Het Effectieve Werken
Advies op maat? Bel ons:
088 - 2580 100
Het Effectieve Werken

De 10 beste tips tegen uitstelgedrag!

 

12 oorzaken én 10 tips om uitstelgedrag aan te pakken

Veel deelnemers aan onze training time management geven aan regelmatig te worstelen met uitstelgedrag. Dit is de voornaamste aanleiding om eens een uitgebreid blog te wijden aan dit onderwerp.

 

Wat levert het lezen van dit blog jou op?

  • inzicht in 12 specifieke oorzaken van uitstelgedrag
  • resultaten van interessante studies en onderzoeken
  • de invloed van je brein en je hormonen op uitstelgedrag
  • één concrete tip om vetcelgroei af te remmen
  • uitnodiging om dit blog samen te optimaliseren
  • 10 goed onderbouwde tips voor in de praktijk
  • 10 experimenten om in beweging te komen
  • enkele leuke YouTube filmpjes

Een aantal praktische tips zijn gebaseerd op onderzoeken en literatuur. Andere tips vooral op eigen ervaringen en ervaringen van deelnemers uit onze time management training. Wij willen je graag uitdagen om dit blog verder te verrijken. Ik wil je vragen om op dit blog te reageren door jouw eigen tips en ervaringen op het vlak van uitstelgedrag of interessante studies / onderzoeken te mailen. Ik beloof dat ik jouw input ga gebruiken om dit blog aan te vullen. Om het blog zelf ook verder te verrijken, ga ik zeker nog 2 boeken lezen. Het eerste boek is ‘Macht der gewoonte’ van Charles Duhigg en het tweede is ‘Mind management Methode’ van Dr. Steve Peters. In augustus 2018 plaatsen we Uitstelgedrag aanpakken 2.0.  

Doe je mee?

 

De definitie van uitstelgedrag

“Uitstel maakt gemakkelijke dingen moeilijk en moeilijke dingen nog moeilijker”. Dit is een prachtige quote van Mason Cooley, en eigenlijk weet iedereen wel dat dit zo is. Wellicht vind jij zelf dat jij ook last hebt van uitstelgedrag. Maar wat is uitstelgedrag of procrastinatie nu eigenlijk? Uitstelgedrag betekent niet dat je werk, of taken die jij je hebt voorgenomen, niet doet. Uitstelgedrag is werk en taken die jij je hebt voorgenomen niet doen én je er echt slecht over voelen. Je lichaam maakt stresshormonen aan; adrenaline, noradrenaline en cortisol. Je ervaart stress, piekert, maakt je zorgen en voelt je opgelaten. Je voelt je minder trots op jezelf. Vorderingen maken in belangrijk werk is één van de voornaamste drijfveren. Dit zogeheten progressieprincipe (onderzoek Teresa Amaible) blijkt een essentieel ingrediënt in de beleving van een topdag.

  

Tip:

Ook last van uitstelgedrag? Volg onze cursus time management.

> Meer weten?

De gevolgen van Uitstelgedrag – minder impact en het maakt je dik!

Uitstelgedrag, zo blijkt uit een groot meta-analytisch onderzoek, is slecht voor de gezondheid en slecht voor je ontwikkeling, welzijn en welvaart. Je wordt minder zichtbaar binnen je organisatie en de impact die hebt op anderen neemt af. Je wordt gauw als minder professioneel en krachtig gezien. Het zorgt er ook voor dat je regelmatig stress ervaart. Je voelt je minder trots op jezelf. Dit alles maakt je sneller vermoeid en is slecht voor je immuunsysteem. En wist je dat het zelfs de groei van vetcellen bevordert? Uitstelgedrag maakt je dus dik als je niet uitkijkt. Genoeg redenen om er eens bij stil te staan en uitstelgedrag aan te pakken! 

 

Oorzaken

Wat zijn de mogelijke oorzaken van uitstelgedrag. Vaak wordt als oorzaak een gebrek aan discipline genoemd. In dit blog proberen we diepgaander de mogelijke oorzaken van gebrek aan discipline te achterhalen en te duiden. Hieronder beschrijven we twaalf oorzaken van uitstelgedrag.

 

Oorzaak 1 – Uitstelgedrag door gebrek aan korte termijn doelen stellen

Mensen die laag scoren op doelen stellen of laag scoren op energielevel, scoren hoger op uitstelgedrag. Door korte termijn doelen te stellen bereik je in kleine stappen gemakkelijker lange termijn doelen. Zonder deze korte termijn doelen (goalsetting) komen veel mensen pas in actie vlak voor hun deadlines. Vaak te laat en bijna altijd met veel stress.

 

Gebrek aan korte termijn doelen

 

Oorzaak 2 – Uitstelgedrag door onze keuze voor druk doen

Druk doen is altijd gespannen bezig zijn met meerdere dingen tegelijk. Veel ballen in de lucht houden en van bijeenkomst naar activiteit rennen. Je bent druk, druk, druk. Hierdoor kom je niet toe aan de belangrijke initiatieven. Zeker taken die meer denkkracht van je vragen, stel je eerder uit. Ons brein is zuinig met energie. Als er een keuze is tussen eenvoudige en complexe bezigheden, kiest je brein snel voor de eenvoudige. In zijn boek ‘Nooit meer te druk’ haalt Tony Crabbe een onderzoek van Gloria Mark aan. Mensen voelen zich het prettigst bij routineklussen die het brein amper belasten. Complexe taken laat je bij de keuze gemakkelijk liggen. Druk, druk, druk doen is niks anders dan uitstelgedrag.

 

 

 Uitstelgedrag door onze keuze voor druk doen

 

Oorzaak 3 – Uitstelgedrag door gebrek aan overzicht

Je hebt veel te doen. Je hebt jouw collega’s en je klanten van alles beloofd en toegezegd, maar mist een helder overzicht van je workload. Dit zorgt voor veel onrust in je hoofd. Je gedachten vliegen alle kanten op en deze gedachten (pop ups) leiden je af en vermoeien je. De onrust zorgt ervoor dat je moeilijk kunt focussen en dat je gemakkelijk taken uitstelt die echt aandacht van je vragen.

 

Oorzaak 4 – Uitstelgedrag door gebrek aan geloof

Om een project of taak te starten en deze goed af te ronden is het belangrijk dat je motivatie voelt. Je dient echt overtuigd te zijn dat jouw project of taak echt waarde toevoegt. Het dient waarde toe te voegen aan resultaten en doelen die jij belangrijk vindt en graag wilt bereiken. Kijk, in de basis verlies je met werken en acties uitvoeren energie. Je wordt er moe van! Maar als jij overtuigd bent, en oprecht gelooft dat het uitvoeren en realiseren van dit werk je echt effect en resultaat oplevert, geeft dit ook energie. Uitstellen is, zo blijkt, dan minder snel aan de orde.  Als je ook maar enigszins twijfelt aan de toegevoegde waarde van een taak, ligt uitstelgedrag op de loer. Je kiest gemakkelijk voor iets anders dat waardevoller lijkt en stelt werken aan een project of taak even uit.

 

Uitstelgedrag door gebrek aan geloof

 

Oorzaak 5 – Uitstelgedrag door afleidingen en onderbrekingen

Dit is een oorzaak van uitstelgedrag dat de laatste jaren met stip stijgt in deze tijd van smartphones en social media met slim doordachte apps die verslavend werken. Veel deelnemers in onze time management training willen graag meer grip op onderbrekingen krijgen en afleidingen de baas worden. Even email checken, surfen naar een goedkoop adres om de iPhone 8 Plus te bestellen, afgeleid worden door een WhatsApp-geluid of onderbroken worden door een vraag van een collega die naar je toe komt, fysiek of digitaal. Het heeft impact op je effectiviteit en vergroot de kans op uitstelgedrag. Het zijn vaak die activiteiten die jouw focus vragen die je uitstelt. Een onderzoek, in Nederland uitgevoerd, heeft de impact van kleine onderbrekingen op productiviteit bestudeerd. Uit dit onderzoek blijkt dat wanneer je 2 maal kort onderbroken wordt tijdens een concentratietaak, die zonder onderbrekingen van buitenaf 60 minuten duurt, jij 24 minuten langer over deze taak doet. Het kost je dus maar liefst 40% extra tijd. Dit weet je onbewust en diep van binnen. Een aanleiding om datgene waar je mee bezig bent vooruit te schuiven. “Zo werkt het niet, laat ik het morgenmiddag maar doen”.

 

Uitstelgedrag door afleidingen

 

Oorzaak 6 – Uitstelgedrag door stress

Wanneer je piekert, jezelf zorgen maakt, angstig bent of je gestrest voelt is het moeilijk om je te focussen en productief te zijn. Je zit in je hoofd en komt daardoor moeilijk in de juiste actiestand. Ook wordt jouw scope nauwer, waardoor je minder ruimte ervaart. Kleine acties doen lukt vaak nog wel, zoals een telefoontje of een factuur maken, maar taken die echt denkkracht en creativiteit vragen stel je gemakkelijk uit. 

 

 

Uitstelgedrag door stress

 

  

Tip:

Ook last van uitstelgedrag? Volg onze cursus time management.

> Meer weten?

 

Oorzaak 7 – Uitstelgedrag door gebrek aan inzicht  (competenties, zelfvertrouwen)

Uitstelgedrag ligt op de loer bij projecten en taken die ‘nieuw’ voor je zijn en waarbij je nog niet goed weet wat een juiste aanpak is. Je denkt na over een goede aanpak en wat te doen. Denken kan, zeker wanneer je de oplossing niet ziet, al snel in piekeren veranderen. Piekeren zorgt weer voor stress. Nog erger wordt het als je ook nog eens de overtuiging hebt dat je deze opdracht of taak al wel zou moeten beheersen. Het nadeel van deze belemmerende overtuiging is dat je mogelijk langer blijft aanmodderen en uitstellen dan goed voor je is. Je hebt de overtuiging dat je het zelf zou moeten kunnen en wacht met vragen van support. De taak gaat jou ‘pijn’ doen en je zelfvertrouwen neemt af. Alles wat pijn doet stellen we graag uit. 

 

Uitstelgedrag door gebrek aan inzicht

 

Oorzaak 8 – Uitstelgedrag door de overtuiging ‘ik werk goed onder druk van deadlines’

Veel deelnemers in onze time management training geven aan graag echt meer vat te willen krijgen op hun eigen uitstelgedrag. Uitstelgedrag vinden ze irritant, met name door het slechte gevoel dat ze ervan krijgen. Opvallend is dat een groot percentage van deze groep deelnemers met dit gedrag echter ook aangeeft juist goed te presteren onder de druk van deadlines. Dit vertellen ze vaak met een grote glimlach en roepen dan: “Dat is echt zo hoor!”. En dat is natuurlijk niet zo. Het is een misvatting met effect. In dit kader wil ik graag 2 wetenschappelijke onderzoeken noemen die het effect van overtuigingen op gedrag en resultaten beschrijven.

 

Onderzoek 1 – Pygmalion effect

In de jaren 60 hebben 2 Amerikaanse onderzoekers onderzoek gedaan naar het effect van overtuigingen op prestaties in termen van resultaat. Het onderzoek was ethisch uiterst twijfelachtig. De onderzoekers namen een groep leerlingen van dezelfde leeftijd en intelligentie. Ze verdeelden de groep volledig willekeurig in 2 groepen. Tegen één groep leerlingen werd verteld dat ze een slimme groep zijn die geselecteerd is op intelligentie en talent. Tegen de andere groep vertelden ze de leerlingen dat ze een groep zijn die speciaal is samengesteld uit langzaam lerende kinderen. De uitkomsten van dit onderzoek wordt het Pygmalion effect genoemd. De leerlingen die geloven dat ze slim zijn behalen daadwerkelijk hogere cijfers. Uit onderzoek blijkt vervolgens ook nog dat dit zowel bij kinderen als volwassenen zo werkt. Dus bekrachtig je iemand op dat hij niet slim is, dan wordt hij ‘dommer’.

 

Onderzoek 2 – Fixed of growth mindset

Onderzoekster Carol Dweck heeft decennialang onderzoek gedaan naar het ontstaan van, en de effecten van verschil in, mindset. Carol onderscheidt 2 soorten mindsets: fixed mindset en de growth mindset. Mindset heeft een grote invloed op uitstelgedrag. Carol verdeelde in haar onderzoek een groep van 400 studenten in 2 groepen en liet de studenten een relatief simpele IQ-test doen. De eerste groep studenten kreeg in een speciale ruimte te horen dat ze de test super hebben gedaan. Ze kregen erbij te horen dat het komt omdat ze slim, intelligent en getalenteerd zijn. De andere groep studenten kreeg ook te horen dat ze de test super hebben gedaan. Deze groep studenten kreeg als toelichting dat het succes komt door hun inzet, betrokkenheid en harde werken. Vervolgens kreeg de groep van 400 leerlingen een keuze opdracht. Ze mochten kiezen voor een opdracht die gemakkelijk te volbrengen is of voor een opdracht die goed te volbrengen is als jij je erop toelegt en er hard mee aan de slag gaat. De talentgroep koos vooral de gemakkelijk opdracht. Ze gingen risico uit de weg en lieten preventiegedrag zien. De groep “harde werkers” koos vooral voor de opdracht die hard werken vraagt en lieten meer promotiegedrag zien. Deze laatste groep ontwikkelde sneller een growth mindset die gericht is op leren door hard werken en door aandacht geven. Wederom blijkt ook bij dit onderzoek dat dit onderzoek later bij volwassenen dezelfde uitkomst geeft.

 

Overtuigingen hebben een essentieel effect op gedrag. Geloof jij dat je goed presteert als je vlak voor je deadlines aan de slag gaat? Dan is de kans groot dat jij werk blijft uitstellen tot vlak voor je deadlines, ook al is dit feitelijk niet zo. Jouw eigen overtuiging versterkt jouw uitstelgedrag! 

 

 

 

Uitstelgedrag door overtuiging

 

Oorzaak 9 – Uitstelgedrag door gebrek aan flow

Je voelt je niet helemaal fit door een verkoudheid of je hebt slecht geslapen. Dit heeft een negatieve invloed op je concentratievermogen en zorgt ervoor dat je gemakkelijk ‘zware’ taken uitstelt voor je begint of sneller onderweg stopt en de rest uitstelt. Zeker als je rookt, zal je vast herkennen dat je na enige tijd trek ervaart in een sigaret. Als je eraan toegeeft, raak je even uit je flow. En altijd als je uit de flow raakt, dan ligt uitstel op de loer. Deze vorm van uitstelgedrag geldt bij iedere vorm van verslaving. Dus ook voor mensen met een suikerverslaving, met dips en hypo’s, of mensen met een informatieverslaving (FOMO). Uit de flow raken vergroot de kans op uitstelgedrag.

 

 

Oorzaak 10 – Uitstelgedrag door afnemende interesse

Herken jij dat je werkzaamheden die je jarenlang direct oppakte en met plezier uitvoerde nu steeds vaker voor je uit schuift en uitstelt? Je snapt niet hoe het kan en zoekt verklaringen in de hierboven beschreven oorzaken, maar vindt de oorzaak eigenlijk niet. Je weet wel dat je ronduit goed bent in de taak, maar krijgt het steeds moeilijker voor elkaar om ermee te beginnen. Dat irriteert je mateloos. Alles in het leven houdt ooit eens op. Het kan natuurlijk zo zijn dat je langzamerhand de motivatie en de fun en energie aan het kwijtraken bent, omdat je er een beetje klaar mee bent. Minder dopamine, minder plezier. Bij alles wat minder leuk voelt om te doen ligt uitstellen voor de hand. 

 

Uitstelgedrag door afnemende interesse

 

Oorzaak 11 – Uitstelgedrag door teleurstelling in anderen

Het komt iets minder vaak voor, maar soms horen we van deelnemers in onze training time management dat ze niet in actie komen, of taken uitstellen, omdat ze teleurgesteld zijn in de betrokkenheid of de werkwijze van collega’s of leidinggevenden. Herken je dat? Merk je dat ook wel eens in jouw omgeving? Vanuit een gevoel van opstandigheid denkt iemand dan: “Bekijk het maar. Doen jullie eerst maar eens iets”. Deze persoon kiest er bewust of onbewust voor om meer achterover te leunen.

 

Uitstelgedrag door teleurstelling in anderen 

 

Oorzaak 12 – Uitstelgedrag door  perfectionisme

Uitstelgedrag door perfectionisme wordt door perfectionisten niet snel als uitstelgedrag ervaren. Een perfectionist wil graag alles top doen en zeker geen fouten maken. Hij blijft in de voorbereiding nadenken en analyseren tot in de diepste details. Analyseren blijkt verlammend te werken op de productiviteit. Hierdoor loop je het risico dat je niet of te laat begint. Je verliest energie en tijd. Dit leidt weer tot stress en energieverlies. Ook vindt een perfectionistisch ingesteld iemand het resultaat niet snel oké, waardoor afmaken en opleveren wordt uitgesteld. 

 

Uitstelgedrag door perfectionisme

 

Het is goed om inzicht te vergroten in de oorzaken van uitstelgedrag. Iedere oorzaak vraagt een eigen aanpak om er grip op te krijgen.

 

Wat te doen tegen uitstelgedrag?

Hieronder vind je 10 tips en experimenten. Gedrag veranderen betekent nieuw gedrag aanleren door te doen.

  

Tip:

Ook last van uitstelgedrag? Volg onze cursus time management.

> Meer weten?

Tip 1 Uitstelgedrag de baas: Focus je op het resultaat van de acties

Focus je op het resultaat van al jouw acties. Uitstelgedrag gaat altijd over acties van taken en projecten. Denk bij alles wat je wilt doen aan het eindresultaat. De schuur opruimen is minder leuk om te doen dan van een mooi opgeruimde schuur genieten en een blije partner in de ogen kijken. Dus bedenk wat je wilt bereiken en schets deze uitkomst mentaal in heldere beelden.

 

Experiment: schrijf een taak op waarbij jij uitstelgedrag bij jezelf ervaart. Beschrijf nu de gewenste uitkomsten / resultaten van deze taak. Meerdere antwoorden zijn mogelijk. Wat levert het op? Wie maak je er blij mee?   

 

Focus op het resultaat

 

Tip 2 Uitstelgedrag de baas: Definieer bij projecten & grote taken altijd kleine eerstvolgende acties

Ons brein heeft een voorkeur voor kleine taken c.q. hapklare brokken. Nadenken hoeft niet meer. Dat is het voordeel. Het vraagt alleen nog doen. Hapklaar en klein verkleint de kans op uitstellen. Als je een project of taak met meerdere acties wilt gaan realiseren, definieer dan voor je begint een aantal ‘eerstvolgende acties’. Ik zal je een voorbeeld geven. Stel, je wilt een blog over uitstelgedrag van 3000 woorden op de site plaatsen binnen een week. Dan is het blog op de site één van jouw gewenste uitkomsten. Om dit te realiseren is het blog schrijven een wezenlijk actie. Zo’n actie stel je mogelijk uit, omdat het nog te ‘groot’ is. Tip: hak deze taak in kleine stukken en beschrijf de stukken:

 

  • research - 3 wetenschappelijke onderzoeken
  • artikelen over uitstelgedrag googelen
  • boek bestellen Brian Tracey
  • opzet blog maken
  • 1 tip beschrijven in 100-200 woorden
  • 300 woorden schrijven zaterdag

 

Experiment: denk na over een project of taak die jij gemakkelijk uitstelt. Noteer het project of de taak en bedenk allereerst een aantal next actions / eerstvolgende acties (kleine eenvoudige taken). Noteer vervolgens alle next actions die je hebt bedacht. Voer direct 1 eerstvolgende actie uit. Hoe voelt dat?

 

Definieer acties

 

Tip 3 Uitstelgedrag de baas: Beloof jouw deadlines aan collega’s partners en klanten

Herken jij dat ook? Je spreekt met jezelf af dat je een verslag over 3 dagen af wilt hebben, maar een week later heb je er nog niks gedaan. Tip 3: Om grip op uitstelgedrag te krijgen. Beloof je deadlines aan je collega, leidinggevende , partner of klant. Als jij een concrete toezegging doet aan iemand die belangrijk voor je is, dan is de kans op uitstellen veel lager. Zo heb ik jou beloofd de 2 boeken te lezen en voor eind augustus te verwerken in dit blog 2.0. Belofte maakt schuld!

 

Experiment: kies een taak die jij wilt doen in de komende tijd. Kies een deadline die jij realistisch en wenselijk vindt. Met andere woorden; wanneer is het klaar? Denk vervolgens na over de vraag: wie hebben baat bij het resultaat van deze taak? Bel of mail hen en zeg de deadline toe. Leg de gemaakte afspraken vast en leg de deadline vast in je agenda.

 

Beloof deadlines aan collegas

 

Tip 4 Uitstelgedrag de baas: Beweging gaat voor kwaliteit – ga max 30 minuten aan de slag.

Uit onderzoek blijkt dat de belangrijkste reden van uitstelgedrag is dat mensen niet in beweging komen. Uitstelgedrag zit dus altijd bij de start. Tip: ga eens maximaal 30 minuten aan de slag met de uitvoering van een next action van jouw taak/ project waar jij uitstelgedrag bij ervaart. Na een half uur mag je stoppen. Dit is een variant voor kenniswerkers op Marla Cilley’s ‘5 minutes resqueplan’. Dit plan is een oplossing voor uitstel bij opruimen en schoonmaken. Bij het resqueplan kiest de deelnemer de kamer met de meeste rommel en mag precies 5 minuten opruimen en schoonmaken. Na 5 minuten moet je volgens het plan stoppen. De meeste mensen, zo blijkt uit onderzoek, gaan door en blijven aan de slag. Door het eerste resultaat maakt je lichaam dopamine (voortgang-succes hormoon) aan.

 

Experiment:  kies een taak die je uitstelt. Ik geef je graag enkele mogelijkheden ter inspiratie. De belastingaangifte doen, een businessplan schrijven of acquisitieplan maken. Ga maximaal 30 aan de slag. Zet een kookwekker op 30 minuten. Denk na over de gewenste uitkomst en noteer next actions. Ben je al 30 minuten bezig? Zo niet, kies een eerste actie en ga door tot de wekker gaat. Lekker in beweging! 

 

Beweging gaat voor kwaliteit

 

Tip 5 Uitstelgedrag de baas: Eet vaker een kikker (Eat that frog)

Begin de dag vaker met een taak waar je tegenop ziet of een hekel aan hebt. We hebben het dan wel over taken die belangrijk zijn om je doelen te halen. Uit een wetenschappelijk onderzoek, met de naam Eat that Frog, blijkt dat het effectief is om met een minder inspirerende taak de dag te beginnen. Het helpt tegen uitstelgedrag en zorgt voor een gevoel van voldoening en meer energie de rest van de dag.

 

Experiment: kies een taak die je in de afgelopen week hebt uitgesteld. Denk na over de gewenste uitkomst. Leg alles wat je nodig hebt om de taak te doen klaar op de middag/avond vóór de dag dat je de kikker gaat eten. Begin de volgende dag met deze taak en eet de kikker volledig op (of een stevig deel ervan).

 

Eet vaker een kikker

 

Tip 6 Uitstelgedrag de baas: Verander je eigen overtuiging over werken vlak voor deadlines

Een aantal deelnemers van onze time management training geven aan dat ze pas optimaal presteren als het écht moet. “Pas als het echt moet, en uitstel niet meer kan, ben ik op mijn best”. Dit is meestal een misvatting. Vaak ervaar je meer stress op zulke momenten, omdat niets meer mag tegenzitten. Ook de kwaliteit is vaak niet optimaal. Je hebt namelijk minder of geen tijd meer om iets weg te leggen en een dag later nog eens te bekijken. Stephan Covey beschrijft het prachtig. Alles wat echt belangrijk is in het leven, laat zich managen als een boerenbedrijf. Je moet op tijd zaaien om een mooie oogst te krijgen. Tip 6: Verdeel je taak in next actions en spreek quota per dag met jezelf af om bijvoorbeeld 10 klanten te bellen of 500 woorden schrijven. Leg deze actions vast in je agenda en begin de dag er vaker mee.

 

Experiment: google deze week eens op de effecten van werken met deadlines.

 

 

Tip 7 Boots jouw meest effectieve routines, ritmes en rituelen na

Herken jij dat ook? Je wilt aan de slag gaan met een belangrijke taak en je kunt er maar niet mee starten. Op een of andere manier zit je niet in de juiste mood. Eén deelnemer van onze open time management training gaf aan er veel last van te hebben sinds hij startte met meer thuis werken. Het lukt niet goed om te beginnen aan projecten en taken, terwijl hem dit op kantoor altijd prima afging. Hij geeft aan van alles thuis te doen, behalve zijn belangrijkste taken die focus vragen. In zijn geval: acquisitie en klanten bellen om afspraken te maken. Het veroorzaakt stress en hij krijgt moeilijk vat op zijn uitstelgedrag. Heel irritant! Wij vergeten het wel eens, maar wij mensen zijn dieren en geen machines. Ons energieniveau en onze hormoonhuishouding reageren op plaats, situatie en stemming. Als de zon opkomt en het licht wordt, dan stijgt ons energieniveau en worden we ‘wakker’. Is het donker, dan stelt ons lichaam zich in op de slaapstand. Op de zaak of op kantoor laat je werkgedrag zien. Thuis laat je sneller huiselijk gedrag zien. Veel mensen geven aan nog geen 5 minuten te kunnen lezen of tv kijken in de slaapkamer. Dat komt omdat het lichaam melatonine aanmaakt zodra je de slaapkamer binnenloopt. Hierdoor val je snel en gemakkelijk in slaap. Tip 7: boots jouw effectieve routines, ritmes en rituelen zoveel mogelijk na. Hierdoor kom je min of meer in dezelfde state of mind en ontstaat een effectieve hormonale reactie. Hierdoor pak je zaken beter op en stel je minder uit. Dus doe alles zo veel mogelijk als op je meest effectieve dagen. Sta op dezelfde tijd op, trek dezelfde kleding aan en doe zo veel mogelijk dezelfde dingen als je doet op je meeste effectieve momenten. Er zijn zelfs mensen die zich inbeelden dat ze naar de zaak gaan en lopen dan naar hun werkkamer en gaan aan de slag. Deze acties en gedachten zorgen gelijk voor de aanmaak van de juiste hormonen. Zo kom je sneller in beweging en in de productiemodus, én stel je minder gemakkelijk uit!  

 

Experiment: Sta eens stil bij je productieve dagen. Wat hebben deze dagen gemeen? Sta ook eens stil bij je minder productieve dagen waarin je gemakkelijk uitstelt. Wat hebben deze dagen gemeen? Wat valt je op als je beide soorten dagen met elkaar vergelijkt?

 

Tip 8  Uitstelgedrag verkleinen: Vergroot je grip op afleidingen en onderbrekingen

Uitstellen en vooruitschuiven van werkzaamheden doe je gemakkelijk nadat je bent onderbroken of afgeleid. Doorgaan met de taak na de onderbreking betekent wellicht voor je gevoel eigenlijk een soort van opnieuw beginnen. Een moment waarop je zomaar overvallen kan worden door ineffectieve gedachten. “Nu nog verder gaan heeft even geen zin” Laat ik het maar vanavond doen. Dit moet ik echt op een rustig moment doen”, etc. Bijna iedere deelnemer aan onze timemanagement training zoekt concrete tips en adviezen die écht werken. Tip 8: vergoot je grip op afleidingen en onderbrekingen. Kies er vaker voor om je telefoon uit te zetten, op vliegtuigmodus of op stil. Kies ook eens voor een afleidingsvrije werkplek bij uitstelgevoelige werkzaamheden. Vermijden werkt beter dan de verleiding proberen te weerstaan.  Als je minder afleidingen en onderbrekingen hebt, dan schuif je minder snel voor je uit. Het effect is meer grip op uitstelgedrag.

 

Experiment: plan komende week een blok van 2 uren in waarin je zonder afleiding en onderbreking vrij aan de slag gaat. Reflecteer vervolgens eens: hoe is het je bevallen? Welke gedachten en gevoelens heb je ervaren?

 

 

Tip 9 Uitstelgedrag de baas: Realiseer je dat voorbereiding essentieel is bij uitsteltaken

Newton, de grote natuurkundige, beschrijft het in een door hem geformuleerde wet. Traagheid wordt overwonnen door een impuls. Actie geeft een reactie. Bij grote taken die veel denkkracht en concentratie vragen is in beweging komen soms lastig. Tip 9: Wees je bewust dat deze taken vaak ook de nodige kleinere routine-achtige taken van je vragen. Bijvoorbeeld een onderwerp kiezen, een opzet bedenken, TED talks kijken, informatie zoeken, etc. Als jij je écht bewust wordt en overtuigd raakt dat dit belangrijke stappen zijn bij de realisatie van het totaal, dan span jij je na deze mentale stap gemakkelijker extra in. Dit blijkt uit een onderzoek naar lichaamsbeweging van Crum en Langer. Een bijkomend voordeel is dat je ook ‘last’ gaat krijgen van het Zeigarnik effect. De voorbereidende kleine next actions zorgen ervoor dat jouw brein het bestand van de grote taak openzet. Je denkt er onbewust de hele dag over na. Je herkent het vast wel. Je hebt een probleem waar je de laatste paar dagen over nadenkt. Een oplossing zie je nog niet. En zo ineens, terwijl je met iets anders bezig bent, krijg je een goede ingeving. Dat is het Zeigarnik effect. Het zorgt voor voortgang en beweging. Het vermindert uitstelgedrag

 

Experiment:  sta eens stil bij een project of taak die jij nu uitstelt. Bedenk nu eens, terwijl jij misschien nu denkt: ‘Ga toch eens aan de slag!’, met welke kleine essentiële acties ben je nu al bezig of heb je gedaan. Waar heb je al over nagedacht? Welke keuzes heb je al gemaakt? Welke voorbereidingen heb je onbewust eigenlijk al gedaan. Noteer je bevindingen.

 

 

Tip 10 Uitstelgedrag de baas: Stop met gebruik van vertragende smoezen

Feitelijk is het zo dat je bij uitstelgedrag initiatieven voor je uit schuift. Tip 10: Houd op met vertragende smoezen. Vooral de woorden ‘daarna’ en ‘als’ werken zomaar sterk vertragend. Voorbeeld: Eerst kijk ik even hoe het gaat lopen. Daarna begin ik met... Ik ga beginnen met het project als ik de gegevens ontvang. In beide voorbeelden stel je bewust of onbewust voorwaarden om de uitsteltaak aan te pakken. Je stelt de voorwaarde om te beginnen. Dit betekent mentaal dat je het bestand nog gesloten houdt. Beter is het om je meer proactief op te stellen en na te denken en te kijken welke stapjes je alvast kunt zetten (zie ook tip 9). Je stelt nu niet uit, maar bent in beweging – in de juiste richting.

 

Experiment: Noteer eens een persoonlijke uitsteltaak of uitstelproject. Welke voorwaarden stel jij om te beginnen? Wacht jij ergens op? Welke info heb je nog nodig om te kunnen starten? En, als je dit hebt beantwoord, wat valt je op?

 

 

Wij zijn heel benieuwd naar jouw reactie op dit blog en naar de experimenten die jij van plan bent te gaan doen. Nogmaals dagen wij je graag uit om dit blog verder te verrijken. Reageer met eigen tips en ervaringen op het vlak van uitstelgedrag of mail ons interessante studies / onderzoeken over dit onderwerp. Ik beloof dat ik jouw input gebruik om dit blog verder te verrijken! Doe je mee? Bedankt alvast!

Rob Pijlman

Het Effectieve Werken

 

Andere lazen ook

De 60 beste time management tips

17-07-2017

We hebben de 60 beste time management tips voor je verzameld. Tips voor op kantoor, thuis, je studie en drukbezette ouders.

Lees meer

Prioriteiten stellen kun je leren! [Update 2018]

4-04-2018

Prioriteiten stellen en realiseren gaat over je tijd goed benutten. Het lezen van deze blog is een waardevolle tijdsbesteding als de volgende opbrengsten jouw aanspreken.

Lees meer

6 tips om positief te denken [Update 2018]

18-04-2016

We zijn al gauw geneigd om negatief te denken. Negatieve gedachten brengen je niet verder, positief denken wel. In deze blog meer daarover en een paar tips.

Lees meer