12 tips voor effectief email management

30 augustus 2021

Email management, het is zelfs een standaard woord geworden. Nog steeds laten we ons vaak leiden door e mail. In onze cursus time management krijgen we hier vaak vragen over. Tijd dus om slimmer om te gaan met je mail! Wil je eens naar de volgende vragen kijken? Dan kun je op basis van je antwoorden bepalen of verder lezen zinvol is.
Krijg je nog steeds een signaal of notificatie wanneer de mail binnenkomt? Ja/nee
Hoe vaak check jij je binnenkomende e mails, meer dan 5 keer per dag? Ja/nee
Is je inbox dagelijks leeg (zero inbox)? Ja/nee
Begin je de dag met het openen van je mailbox? Ja/nee
Heb je de neiging om binnenkomende mails snel af te werken? Ja/nee

Wanneer je één of meerdere vragen met Ja hebt beantwoord dan word je in meer of mindere mate geleefd door je mailbox. Verder lezen is dan vooral erg nuttig. Heb je overal een Nee, dan heb je het perfecte email management systeem. Elke tip die je ons dan geeft over bijvoorbeeld deze blog is welkom. Elke dag worden we graag een beetje beter.

Dagelijkse mail management

Meer dan de helft van de werknemers geeft aan te veel mails per dag te ontvangen (bron: onderzoek NBPO). 1/3 van de mensen geeft aan stress door email te ervaren. 50 tot zelfs 100 mails per dag ontvangen is geen uitzondering.  De mail wordt te vaak gezien als leidend in een gemiddelde werkdag. Werknemers besteden gemiddeld een kwart van de gehele werkweek aan email. Tijd dus voor de 12 email management tips.

De 12 tips voor effectief Email management

Tip 1 | Begin de dag met iets doen, en niet met het openen van je email

In de ochtend heb je de meeste energie. De dag starten met iets dat je de avond ervoor hebt voorgenomen geeft direct energie. Begin dan met een kleine taak die je, eventueel in delen, kunt afronden.
Wanneer je met het openen van de mailbox begint, dan start je met activiteiten die anderen belangrijk vinden. Start met zaken die je zelf belangrijk vindt, en je energieniveau stijgt.
Start je om 8.30uur met werken. Open dan pas om 9.30u of 10.00uur je mailbox. Is dat niet mogelijk? Ook om 9.00uur is nog altijd beter dan direct bij het starten van je werkdag.

Tip 2 | Maak de mail niet te belangrijk

Een mail zien we in onze cursus time management als een verzamelbak. Een plek waarop de informatie die je moet onthouden of waar je nog iets mee moet binnenkomt. Niet meer en niet minder. Het kan in die zin dezelfde betekenis hebben als een post-it plakker, een ToDo boekje of een notitieveld in je telefoon.

Tip 3 | Kies bewust momenten waarop je de mail opent

Kies bewust per dag een aantal momenten waarop je de mail checkt. Doe dit maximaal 5 keer per dag. De mail checken is iets anders dan de mail volledig hebben afgewerkt. Checken betekent openen, er een beslissing over nemen en organiseren. Hoe je de mail op ideale wijze kunt organiseren lees je in tip 5.

Tip 4 | Organiseer de mail met het ideale email management systeem

Email management tips beginnen met een goed systeem. Wanneer je op maximaal 5 momenten per dag je mail checkt kun je dit door middel van de volgende stappen goed organiseren:

• Open je mailbox en archiveer of verwijder direct “onbelangrijke” mails. Ook oude mails niet in je inbox bewaren. Maak een archief en verplaats ze van de inbox naar het archief.
• De resterende mail: open de mail helemaal (dus niet half op je scherm) en neem een beslissing.
• Behoort deze mail tot mijn doelen? Bij een regelmatige Nee, actie ondernemen om de mails te reduceren.
• Kan ik de mail binnen 2 minuten afronden? Dan direct doen. Het kost altijd meer tijd om de mail terug te leggen. Na beantwoorden direct archiveren.
• Duurt beantwoording langer dan 2 minuten? Reageer eventueel naar de afzender wanneer je er op terug kan komen. Graag zo duidelijk mogelijk vermelden, dit voorkomt heen en weer mailen. Voordeel van snel reageren, maar niet inhoudelijk, is het voorkomen van mail ping-pong.
• Maak een taak aan (dit kan in Outlook, maar ook in Gmail, of in zelfstandige programma’s zoals Todoist). Zet de mail in de taak, beschrijf de gewenste uitkomst en deadline en verplaats de originele mail naar je archief.

Op bovenstaande manier werken betekent dat je sneller afscheid neemt van mails die er niet toe doen. Ook leer je beter plannen en organiseren in plaats van direct afhandelen. Een lege inbox geeft veel rust en overzicht.

Tip 5 | Weet wanneer je mailt

Mail kan heel handig zijn, maar kan ook enorm tegen gaan staan. Onduidelijkheden. Heen en weer mailen. Lange mails. Allemaal ergernissen die je simpel kunt voorkomen door je af te vragen of mail het meest geschikte medium is. Zit er emotie bij? Vergt je verhaal een duidelijke uitleg? Moet je iemand overtuigen? Dan is bijvoorbeeld een gesprek aan tafel of telefoneren een veel betere oplossing.
Mail wordt gebruikt om zaken goed vast te kunnen leggen, bijlagen mee te sturen en wanneer de boodschap rationeel is. De notulen van de vergadering mailen kan prima, en ook de uitwerkingen ervan. Wil je iemand om een gunst vragen? Dan is elkaar spreken toch echt handiger.
Bellen of live spreken lijkt meer tijd te kosten. Toch blijkt uit de praktijk dat bellen soms juist enorm veel tijd bespaart.

Tip 6 | Bedwing je nieuwsgierigheid

In onze cursus timemanagement komt regelmatig voor dat mensen het lastig vinden de mail niet te openen, in verband met nieuwsgierigheid. Tegenwoordig krijgen we in 24 uren meer prikkels dan 30 jaar geleden in een hele maand. Wanneer nieuwsgierigheid de hele dag wordt gevoed gaat dit enorm ten koste van je eigen effectiviteit.
Nieuwsgierigheid is geen slechte eigenschap. Het wordt pas lastig wanneer je het echt niet kunt bedwingen, en bijvoorbeeld je mail moet bekijken van jezelf. Stel je mist een hele belangrijke boodschap? Dan wordt het tijd om er echt iets aan te gaan doen.
Start de dag dus met iets doen, en laat je mailbox dicht.

Tip 7 | Open Outlook met Taken

Je hebt waarschijnlijk Outlook taken nodig om je werk op te kunnen starten. Vandaar dat er een mogelijkheid is in Outlook om op te starten vanuit je taken en niet vanuit je mail. Dan word je dus niet afgeleid door binnenkomende mails, maar kun je direct aan de slag met je taken. Hoe werkt dat:

• Start Outlook op
• Ga linksboven naar Bestand en dan naar opties
• Ga naar het tabblad geavanceerd en dan naar openen en afsluiten Outlook
• Door te browsen kun je hier Taken van maken

Vanaf nu start je op vanuit je taken

Meer tips voor minder mail vind je in onze blog 'Lekker werken. Minder mail. Het kan!'

Tip 8 | Gebruik taken ook voor je andere items

Ons brein kan niet multitasken en we kunnen niet ordenen. Vandaar dat het goed is om vanuit 1 systeem te werken (email management systeem). Dus zet niet alleen je emails in taken maar ook al je andere acties.

Tip 9 | bespreek mailgebruik met je collegae

Je collega mailt je bijna elke minuut en de mailbox stroomt vol met CC mails. Ook herken je dat de mail soms aan meerdere personen is gestuurd. Wat wordt er nu precies van je verwacht? Is dit herkenbaar? Maak dan eens mailgebruik kenbaar in je organisatie. Wanneer mail je wel, en wanneer is het handiger om even te bellen? En wat wordt er precies verwacht van elkaar?
Het komt nog regelmatig voor dat een collega al na een kwartier belt wanneer er geen antwoord op een mail komt. Is dit wenselijk? Of wil je graag anders werken? Maak het simpelweg bespreekbaar en de mailcultuur zal langzaam verdwijnen.

Tip 10 | Zet je CC mail in een aparte map

Ontvang je vele CC mails? Zet ze dan in een aparte map. Dit kun je heel simpel doen door een regel aan te maken bij regels en waarschuwingen. Op die manier verdwijnen al je CC mails in een apart mapje. Dit geeft direct rust en overzicht.

Tip 11 | Mail op tijd maar niet altijd inhoudelijk

Vele mensen hebben de neiging om mails direct te beantwoorden, dan ben je er immers vanaf. Dat klopt ook wanneer het gaat om 1 mailtje. Maar wat nu wanneer dit regelmatig voorkomt? Dan begint het je dag te beheersen. Bedenk vooraf of je het mailtje binnen 2 minuten kunt afhandelen. Zo ja, doe het dan direct. Het kost altijd meer tijd om het terug te leggen. Reageer op de overige mails naar de afzender, maar niet inhoudelijk. Bedank voor de mail en vertel erbij wanneer je erop terugkomt. Dit voorkomt allerlei heen en weer mailen. Bij tip 4 staat deze bij de stappen.

Tip 12 | Zorg altijd voor een lege inbox

Bewaar nooit mailtjes in je inbox. Archiveer ze. En zorg dat de mails waar je nog iets mee moet in taken worden opgenomen. Op die manier hou je altijd overzicht en nog belangrijker, je inbox blijft leeg. En dat geeft een heerlijk gevoel.

Lees meer over Tips over snelle stappen in Outlook