06 februari 2023
In de afgelopen periode kregen wij regelmatig de vraag: welke Outlook sneltoetsen zijn handig om te gebruiken? En welke sneltoetsen gebruik je zelf?
In alle eerlijkheid gebruikte ik voor mezelf de sneltoetsen eigenlijk niet. Het aantal mails dat ik gemiddeld per dag krijg is heel overzichtelijk. En wij richten ons in de trainingen op de regie (weer terug) pakken, resultaten realiseren en vanuit overzicht de juiste keuzes maken. Grip versterken en je omgeving beïnvloeden naar nog meer plezier, energie en voldoening in je werk en leven.
Om efficiënt met mijn mail om te gaan, geef ik mijn inbox een paar keer per dag aandacht. En beslis ik of mijn inbox leeg is uiterlijk eind van de week. Bij iedere mail beslis ik met: weg – bewaar of actie. Weg gaat weg, bewaar in mijn archief en bij actie doe ik de actie direct of ik maak een taak aan. Hiervoor gebruik ik al jaren Snelle stappen in Outlook. Met 1 druk op de knop maak je zo van een mail een taak en van een mail een afspraak in je agenda. Voor mij echt een middel om overzicht en zeker geen doel op zich. En daarin is werken met sneltoetsen weer een detail. Maar wel een prettig detail als je ze beheerst weet ik nu.
Want nu zo’n 2 tot 3 maanden experimenteer ik er wel “stiekem” mee. Puur en alleen om deelnemers in onze trainingen modern timemanagement vanuit eigen ervaring inhoudelijk er iets over te kunnen vertellen. Zeker nu ik de vraag vaker krijg.
En zelf heb ik er onlangs ook al echt mijn voordeel mee gedaan. Ik zat namelijk in de trein ( sprinter) van Utrecht naar Wezep. In een Sprinter zit je veel dichter op elkaar dan in een Intercity. Normaal “zwaai” ik redelijk met mijn armen als ik de muis hanteer. Maar dat kon de zuur kijkende dame die naast me zat niet echt waarderen. Blij met mijn sneltoets experiment!
Handig! Ben je in je e-mail dan start je met deze sneltoets een nieuwe e-mail. Sta je in agenda, dan maak je een nieuwe afspraak en in taken een nieuwe taak.
Hiermee switch je gemakkelijk van je agenda naar je email en weer terug. Zit je in je email en wil je naar Agenda Ctrl +2 en ben je in je agenda en wil je naar mail Ctrl + 1. Aandachtspunt: van agenda naar e-mail schakelt hij terug naar de map waarin je van e-mail naar agenda schakelt. Dus sta je in een submap en doe je Ctrl + 2 dan ga je naar agenda en doe je daarna weer Ctrl + 1 dan schakelt hij terug naar de submap. Met Ctrl + 4 schakel je naar je takenscherm. Echt fijn deze 3 sneltoetsen.
Hiermee schakel je terug naar je inbox. Waar je ook zit in Outlook met deze sneltoets, sta je weer in je inbox. Handig bij snel leeg beslissen van je inbox.
Met de sneltoets Ctrl + R kun je gelijk een antwoord typen op een mail die je leest. R staat voor reply. Wil je reageren naar alle mensen in de aanhef en cc regel , dus naar allen, dan Ctrl +Shift + R. Ga hier terughoudend mee om want zo veroorzaak je vrij snel onbedoeld een mail tsunami. Minder efficiënt voor anderen.
Wil je mails opruimen en verwijderen, toets Ctrl+D en schoon worden je mappen.
Wil je een mail forwarden dus doorsturen Ctrl+F.
Echt een super slimme toets ..Wil je snel in een map een mail zoeken? Ctrl+E en je typt in wat je zoekt en klaar! Super handig als je veel mappen hebt en vaak terug moet zoeken naar mails.
Werk je met submappen en wil je een mail snel in een submap krijgen. Gebruik dan Ctrl+Shift+V als je op de mail staat. Je staat dan gelijk in je mappenstructuur. Door de eerste letters van de map in te toetsen ga je naar de juiste map. En klik Enter. De mail zit in de juiste submap. Super handig. Extra tip: zorg wel dat je met één rij mappen werkt. Heb je mappen onder mappen staan dan vindt hij die niet.
Wil je snel naar een submap navigeren. Toets dan Ctrl+Y en je kunt de eerste letter(s) van de map waar je naar toe wil typen. Tik Enter en je bent in de map van jouw keuze.
Werk je met Snelle stappen dan vind je hier nog 2 sneltoetsen die je zelf kunt aanmaken bij het invoeren van de sneltoets.
Je weet inmiddels dat switchen van agenda naar email naar taken snel gaat met Ctrl+1 naar email, Ctrl+2 naar Agenda en Ctrl+4 naar Taken.
Het is mogelijk om met 1 druk op de knop van een mail een taak te maken. Waarbij de mail als bijlage in de taak zit. Voordeel: je kunt meerdere mails in 1 taak zetten. Dit geeft extra overzicht. Hiervoor dien je een snelle stap te maken. Je kunt hierbij zelf een sneltoets kiezen. Kies voor Ctrl+Shift+4 zou mijn tip zijn. Ezelsbruggetje : 4 staat zo steeds voor Taken.
En de 2 staat voor Agenda. Met Ctrl+Shift+2 maak je met 1 klik van een mail een afspraak in jouw agenda met de mail als bijlage in de afspraak. Let op: collega’s die in jouw agenda kunnen kijken op detailniveau kunnen de bijlage dan ook lezen. Je kunt dit met een slotje voorkomen.
Wil je de sneltoetsen onder de knie krijgen, Print deze blog uit en leg naast je laptop. Drie weken oefenen en ze zitten in je systeem.
Veel plezier en snelheid gewenst!
Ondernemer en trainer
