Het Effectieve Werken
Advies op maat? Bel ons:
088 - 2580 100
Het Effectieve Werken

Concentratieproblemen de baas - 15 praktische tips

Diep Werk is een inspirerend boek, geschreven door Cal Newport. Diep Werk: professionele activiteiten die het uiterste van je cognitieve vaardigheden vergen en die in een toestand van afleiding loze concentratie worden uitgevoerd.

 

Ik ben het boek gaan lezen omdat de titel me triggert. Aan mezelf merk ik langere tijd dat het me steeds meer moeite kost om me echt in iets verdiepen en me er zelf tijdelijk een beetje in te verliezen. Nu was het nooit mijn  grootste kwaliteit , maar een paar keren per maand lukte het mij altijd prima. De laatste paar jaren merk ik hierin achteruitgang en dat irriteert me.

 

Ook in onze cursus time management merken we dat de veel deelnemers op zoek zijn naar meer grip en meer overzicht over hun taken en email. Veel minder vaak ontmoet ik deelnemers die meer impact willen hebben of die aangeven minimaal 3 uren per dag te willen besteden aan concentratiewerk.

Dit blog is een combinatie van een boekbeschrijving, mijn eigen ervaring als trainer van de cursus time managent en mijn ervaring met diep werk. Met dit blog hoop ik jou te inspireren en inzicht te bieden ten aanzien van ‘diep’ werken, door ideeën, suggesties en praktische tips te beschrijven.

 

Diep werken is een bewust keuze. Het is een bewuste keuze om al je aandacht te richten op een doel dat het opdoen van nieuwe vaardigheden en nieuwe inzichten van je vraagt.  Deze keuze voor diep werken maken was vroeger al belangrijk, maar is dat tegenwoordig nog veel meer.  

 

Veel kenniswerkers verliezen de waarde van diepte / echte focus steeds meer uit het oog. De oorzaak hiervan ligt vooral in tools als email, sms en social media. Deze tools zijn 24 uren per dag te bereiken door gebruik van smartphones en netwerken op het werk, die er voor zorgen dat je overal en altijd kunt inloggen. 99,9% van alle kenniswerkers is inmiddels bewezen stresshormoonverslaafd. En die verslaving maakt diep werken praktisch onmogelijk. Uit een onderzoek, uitgevoerd in 2012, is vastgesteld dat een gemiddelde kenniswerker 60% van zijn tijd besteedt aan elektronische communicatie, zoals zoeken op internet. Hierbij slokt lezen en beantwoorden van email 30% van de tijd op. Dit betekent maar liefst 1,5 dag per werkweek. Deze manier van versplinterd werken is niet te combineren met diep werk, dat echte concentratie van je vraagt.

 

Kenniswerkers werken over het algemeen hard en hebben in 2019 het gevoel drukker te zijn dan ooit. Dit laat zich grotendeels verklaren door het soort werk waar aandacht aan besteed wordt, namelijk: ‘oppervlakkig’ werk. Dit is cognitief niet veeleisend werk, veelal logistiek gerichte taken, die vaak met veel afleiding worden uitgevoerd. Deze taken scheppen niet veel nieuwe waarden en zijn eenvoudig na te doen. Newport beschrijft kenniswerkers als menselijke routers, die constant bezig zijn met email sturen en ontvangen. Met tussendoor veel onderbrekingen voor snelle vormen van afleiding. Als je echt iets van de grond wilt krijgen ben je vaak meer gediend met diep denken, waarin je grondige aandacht schenkt en je echt verdiept en leert.

 

En oppervlakkig werk heeft extra nadelen. Het is lastiger om een goed overzicht te behouden, omdat je veel meer ‘kleine’ taken in het oog dient te houden. Door de constante afleiding / het multitasken vergeet je sneller zaken en raak je ook sneller vermoeid. Ook prioriteren vraagt nog meer dat je vooraf een scherp en helder doelenfilter aanlegt. Immers in een stroom aan logistieke taken, die allemaal dezelfde waarde hebben, is hoofdzaken van bijzaken scheiden lastiger dan bij taken met grotere verschillen in waarde. Helderheid maakt keuzes maken gemakkelijker, toch?

 

Redelijk alarmerend lijken de onderzoeken, die laten zien dat deze verschuiving naar steeds meer oppervlakkig werken niet eenvoudig omkeerbaar is. Sterker nog, alle wetenschappelijke onderzoeken laten zien dat kenniswerkers, die zich enkel met kort cyclische taken bezighouden, niet meer in staat zijn tot echte verdieping. Internet en social media leiden bewezen af van werk waar onverdeelde aandacht voor nodig is en verminderen ons vermogen om te concentreren. Het mooie van deze ontwikkeling is dat de waarde van kenniswerkers die deze vaardigheid wel bezitten groter wordt. Het creëert grote economische en persoonlijke mogelijkheden voor de kleiner wordende groep die inziet dat richten op diepte echt waardevol is. Hoe beoordeel jij momenteel jouw vaardigheid tot diep werk?

 

Diep werk 1

 

Tip 1 time management – reflecteer eens op jouw waarde  

Wat is de waarde van mijn werk? En wat is waarde van mij in mijn werk?

 

Vraag jij je dit wel eens af? En ook… Wat is mijn eigen houdbaarheidsdatum? Wat is mijn verdiencapaciteit?

 

Het kan aan mijn leeftijd liggen, maar tegenwoordig sta ik vaker stil bij deze vragen. Bouw ik nog ervaring op of ben ik vooral aan het herhalen? Juist nu ik bijna 52 ben blik ik wel eens terug op mijn werkzame deel van de afgelopen 15 jaren. Ik realiseer me op zo’n moment dat ik over nog eens 15 jaren AOW ga ontvangen. En dan stel ik mezelf enkele vragen. Blijf ik waardevol als ik op deze wijze doorga met werken? Waar ligt mijn waarde precies? Wat ben ik concreet waard voor mijn klanten, nu en in de toekomst? Zeker nu robotisering en internet of things steeds sneller gaat, zijn dit goede vragen om jezelf eens te stellen. Zijn er over 15 jaren nog taxichauffeurs en hebben we nog dermatologen nodig, of nemen apps al deze functies straks over? Welke nieuwe functies zullen er komen? En wat moet je leren om hierin succesvol te kunnen zijn?  

 

Stel jezelf ook eens de vraag: Wat is mijn waarde voor de economie nu? … en over 15 jaren?

 

In het boek Diep Werk beschrijft Cal Newport een hoog opgeleide medewerker die rapporten over ingewikkelde transacties maakt voor banken. Vrij snel komt hij er achter dat het rapport zelf veel waarde heeft voor zijn werkgever, maar dat de waarde die hij toevoegt beperkt is. Hij klopt iedere maand ongeveer 6 uren aan gegevens in, en zijn ervaren collega kan dit in 3 uren. Hij besluit zich te verdiepen in de mogelijkheden van Excel en brengt vervolgens met een format de handling terug naar minder dan 1 uur. Deze ervaring doet hem inzien dat hij zijn waarde moet gaan vergroten. Hij besluit ontslag te nemen en informatica te gaan studeren. Hierbij loopt hij direct tegen het probleem aan dat hij snel is afgeleid door internet. Het lukt hem maar moeilijk om zich te focussen en kennis op te nemen. Hierop neemt de man een drastisch besluit. Hij sluit zich iedere dag op in een kamer zonder computer, maar met enkel leerboeken, kaartjes en een stift om aantekeningen te maken. Door deze aanpak bouwt hij vrij snel een stevige conditie op in diep werken en studeert hij steeds sneller en effectiever.

 

Diep werk - zo waardevol

Reden 1

Om in onze economie blijvend van waarde te zijn is het essentieel om snel nieuwe, ingewikkelde dingen te kunnen leren. Diep kunnen werken is daarbij een voorwaarde. Ontwikkelingen gaan zo snel dat vooral de vaardigheden snel leren en focussen je helpen om bij te blijven. Zo behoud en vergroot je jouw waarde.

 

Reden 2

Om in onze economie blijvend van waarde te zijn is het ook essentieel om echt goed te zijn in de ogen van anderen. Ben je dat niet of is goed zijn minder relevant, dan is het heel eenvoudig om via internet een alternatief te vinden. Onlangs had ik een acte van levering nodig bij de koop van een woning. In mijn ogen een standaard dienst waar niks mis mee kan gaan. Mijn huisnotaris vraagt hiervoor €626,-. Binnen een half uur vind ik een notaris die exact dezelfde dienst aanbiedt voor €372,-. Voor mij een gemakkelijke keuze. Het verschil in prijs zie ik. Het verschil in waarde voel ik niet.

 

Onderscheidend blijven in een competitieve informatie-economie met steeds meer kenniswerkers vraagt diep te kunnen werken. Eenvoudige, kopieerbare handelingen worden uitgevoerd door steeds meer mensen en/of robots en verliezen daarmee aan waarde. Diepe taken zijn taken die moeilijk even na te doen zijn.  Het vermogen om diep te kunnen werken wordt schaars in hetzelfde tempo als waarin het waardevoller wordt voor onze economie.

 

Diep werk 2

 

Tip 2 time management – kies voor waardevol werk

Waar wil jij je echt in verdiepen? Waar wil jij graag alles over weten ? Waar wil jij oprecht een oplossing voor bedenken? Onze tip is: kies en maak de juiste keuzes. Het mag om nieuwe kennis gaan in de vorm van een studie of opleiding. Het mag een project of uitdaging zijn binnen jouw werk of bedrijf. Als je er maar echt mee aan de slag wil. Maar kies voor iets dat studie, verdieping en langdurige concentratie van je vraagt. Veel kenniswerkers weten heel goed een antwoord te geven op de vraag: waar wil jij je in verdiepen? Maar vervolgens voelt echt kiezen vaak lastig, omdat ze zich realiseren dat waarmaken van de keuze een gedragsverandering van je vraagt. Het vraagt van je om naar je eigen patronen en structuren te kijken. Het vraagt  ook om de eigen stresshormoonverslaving in de ogen te kijken. Wil je van vooral oppervlakkig, meer logistiek werk naar werk dat verdieping en langdurige focus vraagt, bedenk en maak dan een concreet en goed doordacht plan. Een plan waar jij in gelooft en dat jij echt wilt waarmaken. Jouw omgeving zal in gedrag vooral de status quo van oppervlakkigheid proberen te handhaven. Dus kies zelf en kies vaker voor waardevol werk.

 

Tip 3 time management - Kies de juiste diepwerkplek

Wat hebben Jung , JK Rowlings, Bill Gates, maar ook onze landgenoot Susan Smit, met elkaar gemeen? Ze zijn allen sterke diepwerkers én ze hebben allemaal gekozen voor een specifieke prikkelvrije ruimte om met volle focus en concentratie te werken. Jung bouwt een toren in het bos. Woody Allen kiest een speciale werkkamer en gebruikt een typemachine zonder elektronische afleiding. JK Rowlings schrijft Harry Potter in een duur hotel dat ze langere tijd huurt. Bill Gates plant 2 x per jaar een denkweek in een vakantiehuisje aan een meer. Susan Smit werkt graag in een kamer waarin ze zich helemaal kan onder dompelen en verdiepen in het thema waar ze op dat moment over schrijft. Ook voor jou geldt: kies de juiste werkplek. Kies een plek waar jij je prettig voelt om ongestoord te werken of te studeren. Een plek waar jij de regie hebt over het prikkelniveau en met een minimum aan afleiding.

 

Diep werk 3

 

Tip 4 time management – Speel optimaal met het principe van aandachtrestant

Voor kenniswerkers geldt de productiviteitsformule : Hoogwaardig werk = Bestede tijd x intensiteit van de concentratie. Kies je ervoor om concentratietaken met volledige focus en zonder afleiding aan te pakken, dan schiet je resultaat per uur omhoog. Dit zowel in hoeveelheid werk als in kwaliteit. Intensiteit van werken bespaart tijd die je vervolgens kunt besteden aan andere leuke zaken of nog meer verdieping.

 

Het fenomeen van Aandachtrestant?

 

Sophie Leroy besteedt in haar onderzoek aandacht aan de effecten van veel taken achter elkaar doen  op de kwaliteit van de prestatie. In onze cursus time management geven veel deelnemers aan dat ze werk ad hoc doen, met veel wisselingen, waarbij verplichte vergaderingen en overlegsituaties er ook nog doorheen lopen. Hoe krijg ik grip op de waan van de dag? Leroy laat zien dat deze manier van werken een probleem oplevert, vooral bij de overgang van de ene taak naar de volgende taak. Bij het overschakelen verhuist je aandacht niet direct mee. Een deel van je aandacht blijft nog een tijd bij de vorige taak hangen. Dit geldt ook voor taken die je hebt afgerond. Dit aandachtrestant zorgt ervoor dat je de taak waar je mee aan de slag gaat minder goed uitvoert. Hoe sterker het restant, hoe slechter de uitvoering.

 

Het kost tijd om in de optimale concentratiestand te raken. Om dit inzichtelijk te maken gebruiken we in onze cursus time management o.a. de uitkomsten van een interessante studie. Deze beelden leiden steeds weer tot hilariteit bij deelnemers en opdrachtgevers. De onderzoeksvraag: wat is het effect van 2 kleine onderbrekingen zonder impact op een 60 minuten concentratietaak? Nou, wat denk je? De taak duurt 40% langer ( 84 minuten), plus de tijd van de onderbrekingen. Bij 2 kleine onderbrekingen van in totaal 5 min zit je al op 1,5 uur. En ook de kwaliteit daalt drastisch. Er worden 2 x zoveel fouten gemaakt. De tijd om de fouten te herstellen zit niet in de 40% extra tijd.

 

Concreet betekent oppervlakkig werken, met veel afleiding, pauzes en constant mails bekijken, een ramp voor je prestaties. Wil jij jouw hoogste niveau van werken bereiken. Werk dan langere periodes aan één taak met volle focus en zonder afleiding. Speel optimaal met het principe van aandachtrestant. Zo bereik je veel meer en ervaar je vaker het warme gevoel van voldoening.

 

Diep werk 5

 

Tip 5 time management –  gooi eens 1 maand social media, mail en WhatsApp van je telefoon

“Twitter is crack voor infojunks”. Dit is een uitspraak van een wetenschapper, die bang is om verslaafd te raken aan social media. Hij voelt angst en is bang dat hij belangrijke zaken niet meer gedaan zal krijgen.

 

Zelf heb ik een iPhone, die mij wekelijks meldt wat mijn schermtijd is geweest. Indrukwekkend! Het lezen van het boek Diep Werk heeft me werkelijk geïnspireerd. Sinds 2 weken is mijn smartphone volledig vrij van Facebook, Instagram , Pinterest, Twitter, LinkedIn en Nu.nl.  Even wennen, dat zeker wel, maar inmiddels voelt het prima. Mijn schermtijd is deze week met 31% gedaald.

 

Een email op je stand alone of laptop kun je zo instellen, dat je deze eerst moet openen om je mail te zien. Apps op je smartphone zijn vooral gemaakt om constant open te staan. Dit zorgt voor meer afleiding en meer onderbreking en het versterkt het risico op een stevige stresshormoonverslaving (FOMO).

 

Dit -1 maand social media van je telefoon - experiment gaat om gedragsverandering. Het gaat om bewust worden van je eigen patronen en overtuigingen, en jouw wens om deze te willen doorbreken. Je gedrag veranderen doe je enkel en alleen als je een echte wens hebt en je je doel absoluut wilt bereiken.  

 

De kracht van jouw overtuigingen

In onze cursus time management geeft een groot deel van de deelnemers vol overtuiging aan dat ze altijd bereikbaar dienen te zijn. “Mijn collega’s verwachten een snelle reactie! Mijn baas wil dat ik direct reageer! Een uur niet naar mijn email kijken, dat accepteren onze klanten niet. Dat geeft alleen maar meer ellende, want dan gaan ze bellen!”  Als je hier echt van overtuigd bent, dan zal jij je gedrag niet gauw veranderen. Wil je echt veranderen, dan is het nodig om je eigen overtuigingen serieus onder loep te nemen

 

Gedragsverandering in ridicuul kleine stapjes

Gedragsverandering mislukt vaak omdat we de verandering te groot en te vaag formuleren. Dus zoiets als ‘vanaf nu ga ik volledig ‘prikkelvrij’ werken’. Voor de meeste mensen is dit veel te groot. Beter is het om kleine, concrete stappen te kiezen. Zo klein, dat jij denkt ‘maar dit kan ik wel!’  Dus bijvoorbeeld; de komende week ga ik op woensdag van 9.00 – 11.00 uur thuis werken met de telefoon uit.

 

Wil jij meer en vaker diep werken, kies er dan voor om social media van je smartphone af te gooien en 1 maand zonder te leven. Dit is een concrete stap. Is de stap te groot voor je? Kies dan voor 2 weken in plaats van 1 maand. En let op: bij ieder goed idee weet jouw brein wel 4-5 redenen te verzinnen waarom dit niet kan, nu niet kan of in de huidige situatie niet handig is. Extra tip: noteer je belemmerende gedachten op papier en bekijk ze liefdevol en kritisch. En gooi vervolgens social media van je telefoon 😊

 

Diep werk 4

 

Tip 6 time management – wees je bewust van het principe van de minste weerstand

De grootste vorm van afleiding, die op de werkplek gekoesterd wordt, is de cultuur van verbondenheid. Dit is een cultuur waarbij van medewerkers verwacht wordt dat ze altijd bereikbaar zijn en ook direct reageren. Ze dienen altijd bereikbaar te zijn tijdens werktijden. Vaak bestaat er ook een ongeschreven regel om dit buiten werktijden te zijn. Uit een actueel onderzoek komt naar voren dat een gemiddelde professional, onderweg en niet achter zijn computer, ongeveer 20 uren per week bezig is met email handling. Hij doet dit vanuit de overtuiging dat een snelle reactie essentieel is voor een goede relatie met klanten en collega’s.

 

Bij een consultancy bedrijf zijn ze onlangs over gegaan op een werkwijze waarbij de consultants 1 dag per week onbereikbaar zijn voor klanten en collega’s. Bij lancering van het idee raakte echt iedereen binnen het bedrijf in de stress. “Het gaat klanten kosten, want klanten accepteren dit echt niet”. Maar na invoering blijkt het helemaal geen klanten te kosten. Sterker nog, de klanten waarderen de werkwijze zelfs. De consultants ervaren meer plezier en meer voldoening. Ze geven aan dat de dienstverlening naar klanten zelfs beter geworden is.  En dat is logisch als je de principes van diep werken kent.

 

Waarom blijven organisaties dan vasthouden aan de cultuur van verbondenheid?

Ingrediënt 1. Ook al is het slecht voor de productiviteit, heeft het een negatieve invloed op de welzijnsbeleving van medewerkers en heeft het een sterk negatieve invloed op het resultaat, toch houden organisatie nog graag vast aan het principe van verbondenheid. Maar waarom toch? Het antwoord is even schokkend als simpel. Het is zo gemakkelijk! Dit principe van de minste weerstand geeft aan dat in een bedrijfsmatige omgeving, waar medewerkers geen duidelijk beeld hebben van de invloed van hun gedrag op het bedrijfsresultaat, de neiging bestaat naar gedrag dat gemakkelijk is. Werk je in een omgeving waar je direct antwoord op je vragen krijgt via email of collega, dan is dat lekker gemakkelijk. Het scheelt je plannen, organiseren en vooruit denken. Ik zie het principe ook terug komen in onze eigen praktijk. Deelnemers aan de cursus time management geven het ook vaak aan in de training. “Ik antwoord direct als een collega mij een vraag stelt; ik ben toch al afgeleid én dan kan de ander verder”. “Dat is toch collegiaal?”. Binnen 1 uur antwoord op je email krijgen maakt je dag eenvoudig. Binnen een paar minuten antwoord op je vraag krijgen via WhatsApp en Linq maakt je dag nog eenvoudiger. Heerlijk toch?

 

Ingrediënt 2. Er is nog een ingrediënt dat verbondenheid het leven gemakkelijk maakt. Het creëert een sfeer waarin de dag organiseren vanuit de mailbox en vanuit meetings aanvaardbaar maakt. Je  lijkt productief. Maar stel dat jij je email pas na 16.00 uur in de middag kan bekijken. Dan moet je zelf initiatieven gaan nemen en je dag zelf inrichten. Dat is minder gemakkelijk, ook al leidt dat wel tot meer impact en een gevoel van voldoening. Ook vergaderingen en overleggen zijn binnen veel organisaties een gewoonte waar sterk aan vastgehouden wordt, ook al zorgt het voor veel frustraties en wordt diep werken minder mogelijk. Het is wel gemakkelijk. Kijk in de komende weken maar eens rond tijdens een vergadering of overleg, en stel je zelf de vraag: wie komt echt met een gewenste uitkomst naar de meeting en wie heeft zich scherp voorbereid? Kijk vooral ook nog even in de spiegel. Ik denk dat je opgeteld tot max 1 of 2 personen op de 10 komt. Wat denk jij?

 

De kosten van het principe van de minste weerstand zijn lastig scherp te krijgen. Dit zorgt ervoor dat veel organisaties onbewust kiezen voor de korte termijn gemak-stand in plaats van een effectieve lange termijn aanpak, ook al leidt dat naar meer voldoening met meer waardevolle productie en minder werkdrukbeleving.

 

Ingrediënt 3. Het derde ingrediënt dat het werken volgens het principe van de minste weerstand ondersteunt, is onduidelijkheid in productiedoelen. Als jij als kenniswerker de opdracht hebt om een boek van 250 bladzijden op te leveren op uiterlijk 1 juli van dit jaar, dan realiseer jij je direct dat dit diep werk van je vraagt in termen van grondig voorbereiden en schrijfdagen plannen. Dit geldt ook voor de opdracht van een bouwproject met duidelijke deadlines of als van jou verwacht wordt dat je binnen 3 jaren een werkend vaccin tegen ALS hebt ontwikkeld. Maar als ik kijk naar veel deelnemers aan de cursus time management, dan valt op dat zij prima de activiteiten en taken kunnen benoemen die van ze verwacht worden. Maar het lukt ze vaak niet om de functiedoelen in termen van output te benoemen. “Poeh.. lastig. Ik vraag me af of mijn leidinggevende het wel weet.”

 

Dat is een reactie die we meer dan eens horen op zo’n moment. Toch verwacht iedere organisatie productie van iedere medewerker. Hierbij vallen organisaties vaak terug op de oude definitie, dus die van aantallen per uur. Dit zorgt ervoor dat kenniswerkers ‘druk doen’ als alibi voor productiviteit gaan gebruiken. Als je je gezicht laat zien bij overleggen en je laat je mening horen, dan ben je zichtbaar. Als je mails snel beantwoordt, dan ben je zichtbaar. Als je moeilijke vragen stelt aan Jan en alleman in de organisatie, dan ben je zichtbaar. Als je dag en nacht online bent en reageert op iedere mail, dan ben je zichtbaar. Zo lijk je heel productief. Dan zijn er ook nog leidinggevenden die hierop gaan controleren en bijvoorbeeld thuis werken verbieden, omdat ze niet kunnen zien wat je produceert. Stel jezelf de vragen eens… Welke waarde voeg ik echt toe in mijn werk? Wat betekent mijn werk in mijn ogen voor mijn eigen houdbaarheid? En in welke mate geeft mijn werk mij voldoening, energie en maakt het mij gelukkig?

 

Diep werk 6

 

Tip 7 time management – experimenteer eens met een diepwerkfilosofie

Werken met een optimale focus en je echt grondig verdiepen vraagt om een geschikte werkplek, zoals beschreven in tip 3. Maar het vraagt ook om het omarmen van de juiste filosofie. ‘Juist’ betekent dat het voor jou fijn werkt. Een diepwerkfilosofie is een sterk ritueel dat je helpt om je optimaal te kunnen concentreren. Een goed gekozen ritueel zorgt ervoor dat diep werken minder wilskracht kost en gemakkelijker een routine wordt. De belangrijkste filosofieën die Cal Newport beschrijft: 1. Kloosterlijke filosofie, 2. Bimodale filosofie en 3. Ritmische filosofie.

 

Kloosterlijke filosofie

Onlangs was ik te gast bij een oud klooster in Drachten. Sinds 1993 heeft het klooster zijn functie verloren en worden er exposities en trainingen georganiseerd. Die middag krijgen we een rondleiding van een kloosterkenner. Hij besteedt ruim aandacht aan het leven en de dagbesteding van de nonnen die er ooit woonden. Het was vroeger een zogenaamd ‘gesloten’ klooster. ‘Gesloten’ betekent hierin dat je na vrijwillige intreding alle contact met de buitenwereld 100% kwijtraakt. Wat opvalt is dat iedere dag uit vaste rituelen bestaat, met vroeg opstaan, bidden en studie. De kloosterkenner vertelt ook dat veel mensen denken dat je niet al te slim bent als je je op laat sluiten in een klooster. Maar weten jullie dat kloosters vroeger het hoogste percentage aan universitair geschoolde mensen kenden?  

 

Een kenniswerker die de kloosterlijke filosofie omarmt beperkt oppervlakkig werk tot een minimum en sluit dit werk het liefst helemaal uit. Ook mensen die zo werken hebben altijd een hoog in aanzien staand en duidelijk doel, waaraan ze hun succes ontlenen en waarin ze willen uitblinken. Deze duidelijkheid en het aanzien van het doel zorgen ervoor dat de omgeving accepteert dat ze minder bereikbaar zijn en logistieke taken niet doen of door anderen laten doen.

 

Een beroemd schrijver zegt het zo: ‘Als ik mijn leven zo inricht dat ik veel lange periodes achtereen ongestoord mijn gang mag gaan, dan schrijf ik boeken. Word ik vaak onderbroken, dan schrijf ik geen boek dat lang bestaat en door iedereen gelezen wordt. Nee, dan heb ik een berg e-mails die ik aan individuele mensen heb gestuurd en die vluchtig zijn.

 

Bimodale filosofie

De bimodale filosofie is een iets praktischer en een meer eigentijds ritueel. Hierbij verdeel je de tijd in periodes. Bepaalde duidelijk afgebakende periodes werk je op de kloosterwijze en tijdens andere periodes ben je volledig beschikbaar. Veel kunstenaars, muzikanten, wetenschappers maar ook software ontwikkelaars werken graag op deze wijze. Kenniswerkers die zo werken waarderen de productiviteit van de kloosteraanpak, maar zien ook dat contact met de wereld en uitvoering van meer oppervlakkige taken bijdragen aan hun succes. De minimale focusperiode bij deze filosofie dient één hele dag te zijn.

 

Ritmische filosofie

De ritmische filosofie is een ritueel die voor iedere kenniswerker meerwaarde oplevert. In de cursus time management adviseren wij deelnemers om ermee te gaan experimenteren. Het ritmische zit in een wekelijks of dagelijks terugkerend, duidelijk afgebakend tijdsblok. Dit blok besteed je aan focuswerk. Zorg dat je op een prikkelvrije plek werkt en schakel telefoon en internet uit. Zo wordt focussen routine en werk je productiever. Begin bij voorkeur in de ochtend. De ochtendstond heeft goud in de mond. Deze methode leidt niet tot het intense, diepe denken van de bimodalist, maar zorgt wel voor een extreem hogere productie dan collega’s die altijd ‘aan’ staan. Het is een realistische en vrij gemakkelijk te organiseren werkwijze. Een ideale aanpak voor mensen die graag diep werken en een kantoorbaan hebben. Experimenteer eens met een diepwerkfilosofie. Kies een doel of project. Kies vervolgens je ideale diepwerkplek, plan de diepwerktijdsblokken in je agenda en experimenteer een aantal weken. Een diepwerktijdblok bestaat minimaal uit 3 uren. Op de diepwerkmomenten schakel je het contact met de wereld uit. Extra suggestie: geniet van je experiment en de voortgang die je boekt. Jij kiest, jij hebt de regie, jij beslist.

 

Diep werk 7

 

Tip 8 – time management – ontwikkel je eigen ondersteunende rituelen

Als je kiest voor duidelijk afgebakende tijdsblokken om diep te werken, dan zet je een eerste goede stap. Maar dat is niet voldoende. Deze stap vraagt specifieke, persoonlijke, ondersteunende rituelen. Deze rituelen helpen je naar diepgang. Goed of fout bestaat niet zolang jouw ritueel jou helpt. Kies voor structuren die jou helpen tijdens diepwerken. Denk hierbij aan het jezelf opleggen van doelen, bijvoorbeeld 1 hoofdstuk bestuderen per uur of 250 woorden schrijven per uur. Zelf werk ik graag thuis aan de keukentafel als er helemaal niemand thuis is. Ik kies er dan voor om ieder uur even naar buiten te lopen en ieder half uur pak ik koffie of water, meestal koffie. Mijn eigen soort van Pomodoro techniek  Ook maak ik altijd aantekeningen en streep ik met pen in studieboeken. Heerlijk! Het geeft me een gevoel van grondigheid en echt bezig zijn. Heel af en toe loop ik om onze boerderij en praat ik hardop met mezelf. Dat werkt voor mij! En Nietzsche is het met mij eens. Zijn quote: ‘slechts die ideeën die je tijdens het wandelen opdoet zijn van waarde’.

 

Diep werk 8

 

Tip 9 time management – overweeg een groot gebaar als extra stimulans

Soms is er iets extra’s nodig om in de juiste mood te komen. Newport adviseert een ‘groot gebaar’ te overwegen. JK Rowling worstelt in 2007 met het voltooien van haar laatste Harry Potter boek. De druk is extreem hoog. De verhaallijnen van de zes voorgaande boeken dienen in dit boek samen te komen. Het lukt haar dit keer niet om in haar vertrouwde omgeving te schrijven. Ze besluit een fancy 5 sterren hotel te boeken voor maar liefst €1000,- per nacht. Door deze aanzienlijke financiële/ mentale inspanning worden haar motivatie en energie geprikkeld. Het grote gebaar mag ook wel kleiner hoor! Mijn partner in business kiest bijvoorbeeld in het voorjaar wel eens voor een werkweek naar de sneeuw (ondernemersarrangement). Een week met enkel ondernemers om je heen. In de ochtend volle focus op productontwikkeling. In de middag fysiek lekker bezig zijn en ontspannen, en ’s avonds een borrel en goede gesprekken. Vooral de nieuwe omgeving met andere positieve energie werkt voor hem goed.  Zelf ervaar ik een dag ‘vrij’ plannen al als een groot gebaar. Het maakt eigenlijk niet uit waar je voor kiest. Als het jou maar een speciaal gevoel geeft en uitdaagt om je te verdiepen en te leveren.

 

Tip 10  time management – werk niet alleen maar samen met anderen

Als je de titel van het boek Diep Werk ziet en je leest de kloosterfilosofie, dan kan ik me voorstellen dat je het idee krijgt dat je diep werk alleen doet in volledige afzondering, zonder contact met anderen, en één zijn met jezelf. En dan toch de tip om niet alleen te werken maar samen met anderen. Niets is zo inspirerend voor veel mensen als samen werken aan één resultaat. Je stuwt elkaar op naar grotere hoogte door het uitwisselen van ideeën en directe feedback. Zorg hierbij echter wel dat de momenten van overleg en interactie en de focusblokken niet door elkaar heen gaan lopen. Dan is de kans op het bereiken van beide doelen het grootst. Zorg dat je de overleggen en gesprekken vooraf plant met een helder doel en duidelijke verwachtingen t.a.v. uitkomst en duur.  Een voorbeeld van een aanpak die uit gaat van de ideale combi tussen samen werken en diep werken is bijvoorbeeld de scrum methode.

 

Tip 11 time management – kies bij werken met focusdagen / focusblokken voor de bedrijfsaanpak

Iedere kenniswerker weet echt wel dat werken volgens de ritmische filosofie een positief effect heeft op productie en kwaliteit. Toch vinden veel deelnemers van de cursus time management het lastig vorm te geven. “Dan zit ik op een rustige plek zonder afleiding en telefoon, maar kom ik maar niet op gang”. Op dit soort momenten geldt altijd: hoe harder je je best doet, hoe minder je voor elkaar krijgt. Herken jij dit? Ja? Overweeg dan de bedrijfsaanpak.

 

Focus op je doel

Kies voor één of enkele ‘waanzinnig’ belangrijke doelen. Een goed doel is tastbaar en in termen van output omschreven, en jij moet er echt naar verlangen om het te bereiken. Dan is de kans dat jij echt ‘ja’ zegt tegen je focusblok optimaal en zeg je gemakkelijker ‘nee’ tegen oppervlakkig werk en afleiding. In mijn persoonlijke aanpak besteed ik ook tijd aan visualiseren van de waarde van het doel op mijn omgeving. Ik ‘fantaseer’ over het effect op de waarde van onze klantbeleving en de waarde ervan op onze omzet. Ook beeld ik me de tevreden blikken van mijn collega’s in. En sta ik stil bij het effect op de waarde van mijn eigen vakbekwaamheid. Soms ‘fantaseer’ ik zelfs dat ik word gebeld voor een interview. Dromen helpt!

 

Meet je gedrag

Als jij je doelen hebt gekozen moet je succes ook kunnen meten. Er zijn 2 soorten metingen: doelmeting en gedragsmeting. Het nadeel van doelmeting is dat je achteraf meet. Hierdoor komen de gegevens te laat om gedrag te veranderen. Kies ervoor om je gedrag te meten. Hierbij meet je gedrag dat leidt tot succes in de toekomst. Bijvoorbeeld, meet het aantal hoofdstukken dat je leest of het aantal woorden dat je typt per 30 minuten of het aantal uren per week dat je besteedt aan diep werk. Deze aantallen kun jij onmiddellijk beïnvloeden en levert jou waarschijnlijk direct betere resultaten op.

 

Houd een scorebord bij

“Mensen spelen anders als ze de score bijhouden”.  Deze tip geven wij aan teams in de training teameffectiviteit. Het scorebord zorgt voor een sfeer van competitie en vergroot de betrokkenheid van deelnemers op weg naar het doel. Je raakt erop gebrand om prestaties vol te houden of te verbeteren. Een scorebord bijhouden werkt ook goed bij focuswerk. Zo kun je overwegen om de uren per week aan focustijd te meten. Als je daarnaast ook per week je productie meet in termen van aantal hoofdstukken gelezen, aantal oorzaken geduid of aantal woorden geschreven, dan geeft je dat een scherp beeld over het verband tussen inspanning en resultaat. Dit geeft je een goed gevoel van de voortgang.  

 

Creëer een ritme van verantwoording

Bij teamwork is regelmatig verantwoording afleggen over de voortgang aan elkaar essentieel. Dit hoeft niet langer dan een paar minuten te duren. Het levert inspiratie en feedback op en fungeert voor mij zelf ook als een ‘warme’ stok achter de deur. Dit ritme kun je ook prima toepassen bij jouw persoonlijk doelen. Ook al heb je dan misschien geen team, kies in ieder geval voor regelmatig verantwoording afleggen aan jezelf. De tip: plan een wekelijks onderhoud. Dit is één van de stappen uit de methodiek Getting Things Done van David Allen. Bestudeer op zo’n moment je scorebord met aandacht en bekijk je resultaten en werkwijze van die week.  Overweeg ook om regelmatig verantwoording af te leggen aan jouw teamleider, collega of coach. Zo wordt het een mooi voorbeeld van samenwerken. Voor mijzelf is verantwoording aan een ander afleggen redelijk essentieel om de doelen te bereiken. ‘Diep Werk doelen’ stem ik eigenlijk altijd af met mijn collega Arjan. Eén keer per maand bespreken we resultaten. Dit overleg zorgt er bij mij voor dat ik mijn milestones voor dit overleg altijd bereikt hebt. Niet bereiken is geen optie! Nu ik dit zo schrijf realiseer ik me dat ik wellicht meer ‘ons’ waanzinnige doel nastreef in plaats van ‘mijn’ waanzinnige doel. Maar toe maar, het leidt bij mij in ieder geval wel tot focus en verdieping.

 

Overweeg een bedrijfsaanpak bij jouw diepe werk. Ben Tichelaar beschrijft het mooi in zijn boek Dromen Durven Doen.  Met een concreet plan en met een bedrijfsmatige aanpak is de kans 12 x zo groot dat jij je doelen bereikt.  Waanzinnig toch?

 

Diep werk 9

 

Tip 12 time management – zet jezelf vaker in de uit-stand

‘Wees lui’, tipt Newport ons in zijn boek Diep Werk. Niets doen is voor ons brein net zo onmisbaar als vitaminen en mineralen. Niets doen is nodig om diep werk gedaan te krijgen. Voor oppervlakkige, logistieke taken geldt vaak dat je meer gedaan krijgt naarmate je er meer tijd aan kunt besteden. Deze productiviteittheorie geldt niet voor inspanningen die zaken van serieuze waarde opleveren. Deze inspanningen lukken het best met een brein dat regelmatig vrij heeft. Dit vraagt ‘lummeltijd’! Je kunt dit op verschillende manieren bereiken. Overweeg om je na je werk af te sluiten van alles wat met werk te maken heeft of kijk na het avondeten niet meer naar je email en denk niet na over alles wat er nog moet gebeuren. Het denken over werk moet eigenlijk helemaal uit. Zorg voor ‘dode’ tijd en ga bij voorkeur naar buiten, de natuur in. Dode tijd is nuttig, zo blijkt uit verschillende wetenschappelijke onderzoeken.

 

Dode tijd leidt tot betere inzichten

De Nederlandse psycholoog Oosterhuis bewijst dit met zijn onderzoek. In dit onderzoek wordt een groep mensen gevraagd om na te denken over een ingewikkelde beslissing. Een deel van de groep wordt gevraagd grondig na te denken na het lezen van alle info en dan een besluit te nemen. De andere helft van de groep wordt na het lezen afgeleid met enkele spelletjes. Deze groep wordt na de spelletjes gevraagd een besluit te nemen. Uitkomst: de afgeleide groep neemt betere besluiten. Dit komt door de rol van het onbewust denken. Het blijkt dat voor beslissingen, waarbij veel informatie en allerlei minder heldere en soms tegenstrijdige gegevens spelen, je onderbewustzijn beter geschikt is. Het lijkt een oneindig aantal algoritmes te hebben dat leidt tot betere besluiten. Bij bewust denken zijn dat vaak enkel de logische oplossingen. Niet ‘aan’ staan geeft je onderbewustzijn de ruimte. Zet jezelf dus vaker in de uit-stand.

 

Dode tijd laadt je batterij voor concentratieklussen op

Uit een onderzoek uit 2008 wordt dat klip en klaar duidelijk. Twee groepen worden gevraagd een wandeling te maken. De ene groep een mooie boswandeling. De andere groep een wandeling naar het drukke centrum van de stad. Daarna krijgen beide groepen een opdracht met moeilijke getallenreeksen. De boswandeling-groep scoort 20% beter. Toeval denk je dan wellicht. Een week later doen ze dezelfde soort proef nog een keer, waarbij ze nu de boswandeling-groep van de week ervoor de wandeling naar het drukke centrum laten maken. De andere groep maakt nu de boswandeling. Ook nu scoort de groep die de boswandeling maakt weer 20% beter. Enige tijd in de natuur is goed voor je concentratievermogen. De natuur verschaft je prikkels die een beperkt beroep doen op je concentratie. Na 50 minuten in de natuur kun jij je beter concentreren en is je focusbatterij weer grotendeels opgeladen. Ook activiteiten als muziek luisteren, leuke gesprekken voeren met vrienden, hardlopen en spelletjes doen met de kinderen laden de focusbatterij op. Altijd handig bij slecht weer!

 

Werk dat je doet i.p.v. dode tijd inlassen is meestal onbelangrijk

Uit onderzoek blijkt dat je vermogen tot diepe concentratie begrensd is. Een beginner komt tot max 1 uur per dag. Een getrainde kenniswerker tot max 4 uren. Dat betekent in de praktijk dat je ’s avonds met minder energie veelal oppervlakkig werk zult doen. Tip: zet jezelf in de uit-stand en geniet van je dode tijd!

 

Tip 13 time management – jezelf in de uit-stand zetten vraagt om beëindiging van je werkdag op autistische wijze

Jezelf vaker op uit zetten gaat niet vanzelf. Het vraagt een strategie dat het einde van je werkdag en werkweek helder duidt. Overweeg een afsluitritueel met een heldere reeks stappen, die je iedere dag exact op dezelfde wijze uitvoert. Het ritueel dient ervoor te zorgen dat je een 100% overzicht over je taken, je werk en jouw projecten creëert. Je brein wil namelijk precies weten wat jij nog wilt voltooien. Ook wil je brein exact weten hoe jouw plan naar voltooien ervan eruit ziet. Breinactiviteit stopt pas als het brein het gewenste resultaat scherp heeft en de eerste actie weet. David Allen noemt deze activiteit ‘beslissen en organiseren’. Newport geeft als extra tip om een slotritueel te kiezen waarbij je iets roept van: ‘werkdag klaar’ of ‘zo, dat is af’. Hiermee geef je jouw brein het sein ‘veilig’. Zo ga je soepeler in de uit-stand en blijf je er gemakkelijker in.   

 

Tip 14 time management – neem geen pauze vol afleiding, neem pauze van focus

Veel kenniswerkers denken dat ze onbeperkt en zonder effect kunnen switchen tussen afleiding en concentratie. Dit is een misvatting. Wie op afleiding en oppervlakkigheid is afgestemd raakt eraan verslaafd. Het is raadzaam om je brein te trainen om in de concentratiemodus te blijven. Een vaak genoemde suggestie om de afleidingverslaving te lijf te gaan, is kiezen voor een digitale detox of een internet sabbat. Het idee erachter is om een hele dag smartphone- en internetvrij te leven. Bij dit concept is de mindset vooral gericht op periodiek afscheid nemen van prikkels. Het brein blijft bij deze aanpak hunkeren naar afleiding en oppervlakkigheid. Je kunt het vergelijken met één dag geen suiker gebruiken. Eén dag gezond eten helpt ook niet je gezondheid structureel te verbeteren. De tip in deze situatie is ‘omdenken’. Kies voor een plan waarin je een focuspauze plant. Je spreekt met jezelf tijden af waarin je internet mag gebruiken. De rest van de dag leef je en werk je volledig internetvrij. Dit zorgt ervoor dat je niet constant, op ieder moment van dreigende verveling, afleiding zoekt en op je smartphone loert. In de rij bij de kassa, tijdens het eten in het bedrijfsrestaurant en op het toilet geen internet meer. Je gaat je wellicht vervelen en je gaat de wereld om je heen weer zien. Het voortdurende heen en weer schakelen verzwakt je mentale spieren. Door internet en afleiding te isoleren train je jouw orde scheppende spieren. En het grappige is ook nog dat het aantal afleidingsblokken of de duur ervan niet uitmaakt. Als je je maar strikt aan de focusblokken zonder internet houdt. Concentratiefitness!

 

Diep werk 10

 

Tip 15 time management – denk jezelf sterk in diep werk

Newport noemt dit ‘productieve meditatie’. Je traint jezelf mentaal op momenten dat je lichamelijk wel, maar geestelijk niet bezig bent. Benut een wandeling, een autorit of een hardloopsessie om je te focussen met al je aandacht op één afgebakend issue. Dit kan van alles zijn. Een presentatie die je moet gaan geven, een volgende stap in een onderzoek, een marketingidee uitwerken of een probleem met een leerling oplossen. Zo train je jezelf in denkwerk en denk jij jezelf sterk. Steeds als je aandacht afdwaalt stuur jij je gedachten terug naar dat issue. Door steeds scherper en dieper over één issue na te denken groeit je focuskracht. Een aandachtspunt is handig om te weten. Je brein heeft wellicht soms de neiging alle kanten op te schieten, waarbij andere zaken oppoppen. Stuur op zo’n moment je gedachten weer terug naar het onderwerp waar je voor gekozen hebt. Denk jezelf sterk in diep werk.

Andere lazen ook

De 60 beste time management tips

17-07-2017

We hebben de 60 beste time management tips voor je verzameld. Tips voor op kantoor, thuis, je studie en drukbezette ouders.

Lees meer

Prioriteiten stellen kun je leren! [Update 2018]

4-04-2018

Prioriteiten stellen en realiseren gaat over je tijd goed benutten. Het lezen van deze blog is een waardevolle tijdsbesteding als de volgende opbrengsten jouw aanspreken.

Lees meer

Concentratieproblemen de baas - 15 praktische tips

18-03-2019

Last van concentratieproblemen? In deze blog lees je 15 nuttige tips voor een optimale concentratie als je werk daarom vraagt

Lees meer