Concentratieproblemen de baas - 15 praktische tips

18 maart 2019

Diep Werk is een inspirerend boek, geschreven door Cal Newport. Diep Werk: professionele activiteiten die het uiterste van je cognitieve vaardigheden vergen en die in een toestand van afleiding loze concentratie worden uitgevoerd.

 

Ik ben het boek gaan lezen omdat de titel me triggert. Aan mezelf merk ik langere tijd dat het me steeds meer moeite kost om me echt in iets verdiepen en me er zelf tijdelijk een beetje in te verliezen. Nu was het nooit mijn grootste kwaliteit , maar een paar keren per maand lukte het mij altijd prima. De laatste paar jaren merk ik hierin achteruitgang en dat irriteert me.

 

Ook in onze cursus time management merken we dat de veel deelnemers op zoek zijn naar meer grip en meer overzicht over hun taken en email. Veel minder vaak ontmoet ik deelnemers die meer impact willen hebben of die aangeven minimaal 3 uren per dag te willen besteden aan concentratiewerk.

Dit blog is een combinatie van een boekbeschrijving, mijn eigen ervaring als trainer van de cursus time managent en mijn ervaring met diep werk. Met dit blog hoop ik jou te inspireren en inzicht te bieden ten aanzien van ‘diep’ werken, door ideeën, suggesties en praktische tips te beschrijven.

 

Diep werken is een bewust keuze. Het is een bewuste keuze om al je aandacht te richten op een doel dat het opdoen van nieuwe vaardigheden en nieuwe inzichten van je vraagt. Deze keuze voor diep werken maken was vroeger al belangrijk, maar is dat tegenwoordig nog veel meer.

 

Veel kenniswerkers verliezen de waarde van diepte / echte focus steeds meer uit het oog. De oorzaak hiervan ligt vooral in tools als email, sms en social media. Deze tools zijn 24 uren per dag te bereiken door gebruik van smartphones en netwerken op het werk, die er voor zorgen dat je overal en altijd kunt inloggen. 99,9% van alle kenniswerkers is inmiddels bewezen stresshormoonverslaafd. En die verslaving maakt diep werken praktisch onmogelijk. Uit een onderzoek, uitgevoerd in 2012, is vastgesteld dat een gemiddelde kenniswerker 60% van zijn tijd besteedt aan elektronische communicatie, zoals zoeken op internet. Hierbij slokt lezen en beantwoorden van email 30% van de tijd op. Dit betekent maar liefst 1,5 dag per werkweek. Deze manier van versplinterd werken is niet te combineren met diep werk, dat echte concentratie van je vraagt.

 

Kenniswerkers werken over het algemeen hard en hebben in 2019 het gevoel drukker te zijn dan ooit. Dit laat zich grotendeels verklaren door het soort werk waar aandacht aan besteed wordt, namelijk: ‘oppervlakkig’ werk. Dit is cognitief niet veeleisend werk, veelal logistiek gerichte taken, die vaak met veel afleiding worden uitgevoerd. Deze taken scheppen niet veel nieuwe waarden en zijn eenvoudig na te doen. Newport beschrijft kenniswerkers als menselijke routers, die constant bezig zijn met email sturen en ontvangen. Met tussendoor veel onderbrekingen voor snelle vormen van afleiding. Als je echt iets van de grond wilt krijgen ben je vaak meer gediend met diep denken, waarin je grondige aandacht schenkt en je echt verdiept en leert.

 

En oppervlakkig werk heeft extra nadelen. Het is lastiger om een goed overzicht te behouden, omdat je veel meer ‘kleine’ taken in het oog dient te houden. Door de constante afleiding / het multitasken vergeet je sneller zaken en raak je ook sneller vermoeid. Ook prioriteren vraagt nog meer dat je vooraf een scherp en helder doelenfilter aanlegt. Immers in een stroom aan logistieke taken, die allemaal dezelfde waarde hebben, is hoofdzaken van bijzaken scheiden lastiger dan bij taken met grotere verschillen in waarde. Helderheid maakt keuzes maken gemakkelijker, toch?

 

Redelijk alarmerend lijken de onderzoeken, die laten zien dat deze verschuiving naar steeds meer oppervlakkig werken niet eenvoudig omkeerbaar is. Sterker nog, alle wetenschappelijke onderzoeken laten zien dat kenniswerkers, die zich enkel met kort cyclische taken bezighouden, niet meer in staat zijn tot echte verdieping. Internet en social media leiden bewezen af van werk waar onverdeelde aandacht voor nodig is en verminderen ons vermogen om te concentreren. Het mooie van deze ontwikkeling is dat de waarde van kenniswerkers die deze vaardigheid wel bezitten groter wordt. Het creëert grote economische en persoonlijke mogelijkheden voor de kleiner wordende groep die inziet dat richten op diepte echt waardevol is. Hoe beoordeel jij momenteel jouw vaardigheid tot diep werk?

 

Diep werk 1

 

Tip 1 time management – reflecteer eens op jouw waarde

Wat is de waarde van mijn werk? En wat is waarde van mij in mijn werk?

 

Vraag jij je dit wel eens af? En ook… Wat is mijn eigen houdbaarheidsdatum? Wat is mijn verdiencapaciteit?

 

Het kan aan mijn leeftijd liggen, maar tegenwoordig sta ik vaker stil bij deze vragen. Bouw ik nog ervaring op of ben ik vooral aan het herhalen? Juist nu ik bijna 52 ben blik ik wel eens terug op mijn werkzame deel van de afgelopen 15 jaren. Ik realiseer me op zo’n moment dat ik over nog eens 15 jaren AOW ga ontvangen. En dan stel ik mezelf enkele vragen. Blijf ik waardevol als ik op deze wijze doorga met werken? Waar ligt mijn waarde precies? Wat ben ik concreet waard voor mijn klanten, nu en in de toekomst? Zeker nu robotisering en internet of things steeds sneller gaat, zijn dit goede vragen om jezelf eens te stellen. Zijn er over 15 jaren nog taxichauffeurs en hebben we nog dermatologen nodig, of nemen apps al deze functies straks over? Welke nieuwe functies zullen er komen? En wat moet je leren om hierin succesvol te kunnen zijn?

 

Stel jezelf ook eens de vraag: Wat is mijn waarde voor de economie nu? … en over 15 jaren?

 

In het boek Diep Werk beschrijft Cal Newport een hoog opgeleide medewerker die rapporten over ingewikkelde transacties maakt voor banken. Vrij snel komt hij er achter dat het rapport zelf veel waarde heeft voor zijn werkgever, maar dat de waarde die hij toevoegt beperkt is. Hij klopt iedere maand ongeveer 6 uren aan gegevens in, en zijn ervaren collega kan dit in 3 uren. Hij besluit zich te verdiepen in de mogelijkheden van Excel en brengt vervolgens met een format de handling terug naar minder dan 1 uur. Deze ervaring doet hem inzien dat hij zijn waarde moet gaan vergroten. Hij besluit ontslag te nemen en informatica te gaan studeren. Hierbij loopt hij direct tegen het probleem aan dat hij snel is afgeleid door internet. Het lukt hem maar moeilijk om zich te focussen en kennis op te nemen. Hierop neemt de man een drastisch besluit. Hij sluit zich iedere dag op in een kamer zonder computer, maar met enkel leerboeken, kaartjes en een stift om aantekeningen te maken. Door deze aanpak bouwt hij vrij snel een stevige conditie op in diep werken en studeert hij steeds sneller en effectiever.

 

Diep werk - zo waardevol

Reden 1

Om in onze economie blijvend van waarde te zijn is het essentieel om snel nieuwe, ingewikkelde dingen te kunnen leren. Diep kunnen werken is daarbij een voorwaarde. Ontwikkelingen gaan zo snel dat vooral de vaardigheden snel leren en focussen je helpen om bij te blijven. Zo behoud en vergroot je jouw waarde.

 

Reden 2

Om in onze economie blijvend van waarde te zijn is het ook essentieel om echt goed te zijn in de ogen van anderen. Ben je dat niet of is goed zijn minder relevant, dan is het heel eenvoudig om via internet een alternatief te vinden. Onlangs had ik een acte van levering nodig bij de koop van een woning. In mijn ogen een standaard dienst waar niks mis mee kan gaan. Mijn huisnotaris vraagt hiervoor €626,-. Binnen een half uur vind ik een notaris die exact dezelfde dienst aanbiedt voor €372,-. Voor mij een gemakkelijke keuze. Het verschil in prijs zie ik. Het verschil in waarde voel ik niet.

 

Onderscheidend blijven in een competitieve informatie-economie met steeds meer kenniswerkers vraagt diep te kunnen werken. Eenvoudige, kopieerbare handelingen worden uitgevoerd door steeds meer mensen en/of robots en verliezen daarmee aan waarde. Diepe taken zijn taken die moeilijk even na te doen zijn. Het vermogen om diep te kunnen werken wordt schaars in hetzelfde tempo als waarin het waardevoller wordt voor onze economie.

 

Diep werk 2

 

Tip 2 time management – kies voor waardevol werk

Waar wil jij je echt in verdiepen? Waar wil jij graag alles over weten ? Waar wil jij oprecht een oplossing voor bedenken? Onze tip is: kies en maak de juiste keuzes. Het mag om nieuwe kennis gaan in de vorm van een studie of opleiding. Het mag een project of uitdaging zijn binnen jouw werk of bedrijf. Als je er maar echt mee aan de slag wil. Maar kies voor iets dat studie, verdieping en langdurige concentratie van je vraagt. Veel kenniswerkers weten heel goed een antwoord te geven op de vraag: waar wil jij je in verdiepen? Maar vervolgens voelt echt kiezen vaak lastig, omdat ze zich realiseren dat waarmaken van de keuze een gedragsverandering van je vraagt. Het vraagt van je om naar je eigen patronen en structuren te kijken. Het vraagt ook om de eigen stresshormoonverslaving in de ogen te kijken. Wil je van vooral oppervlakkig, meer logistiek werk naar werk dat verdieping en langdurige focus vraagt, bedenk en maak dan een concreet en goed doordacht plan. Een plan waar jij in gelooft en dat jij echt wilt waarmaken. Jouw omgeving zal in gedrag vooral de status quo van oppervlakkigheid proberen te handhaven. Dus kies zelf en kies vaker voor waardevol werk.

 

Tip 3 time management - Kies de juiste diepwerkplek

Wat hebben Jung , JK Rowlings, Bill Gates, maar ook onze landgenoot Susan Smit, met elkaar gemeen? Ze zijn allen sterke diepwerkers én ze hebben allemaal gekozen voor een specifieke prikkelvrije ruimte om met volle focus en concentratie te werken. Jung bouwt een toren in het bos. Woody Allen kiest een speciale werkkamer en gebruikt een typemachine zonder elektronische afleiding. JK Rowlings schrijft Harry Potter in een duur hotel dat ze langere tijd huurt. Bill Gates plant 2 x per jaar een denkweek in een vakantiehuisje aan een meer. Susan Smit werkt graag in een kamer waarin ze zich helemaal kan onder dompelen en verdiepen in het thema waar ze op dat moment over schrijft. Ook voor jou geldt: kies de juiste werkplek. Kies een plek waar jij je prettig voelt om ongestoord te werken of te studeren. Een plek waar jij de regie hebt over het prikkelniveau en met een minimum aan afleiding.

 

Diep werk 3

 

Tip 4 time management – Speel optimaal met het principe van aandachtrestant

Voor kenniswerkers geldt de productiviteitsformule : Hoogwaardig werk = Bestede tijd x intensiteit van de concentratie. Kies je ervoor om concentratietaken met volledige focus en zonder afleiding aan te pakken, dan schiet je resultaat per uur omhoog. Dit zowel in hoeveelheid werk als in kwaliteit. Intensiteit van werken bespaart tijd die je vervolgens kunt besteden aan andere leuke zaken of nog meer verdieping.

 

Het fenomeen van Aandachtrestant?

 

Sophie Leroy besteedt in haar onderzoek aandacht aan de effecten van veel taken achter elkaar doen op de kwaliteit van de prestatie. In onze cursus time management geven veel deelnemers aan dat ze werk ad hoc doen, met veel wisselingen, waarbij verplichte vergaderingen en overlegsituaties er ook nog doorheen lopen. Hoe krijg ik grip op de waan van de dag? Leroy laat zien dat deze manier van werken een probleem oplevert, vooral bij de overgang van de ene taak naar de volgende taak. Bij het overschakelen verhuist je aandacht niet direct mee. Een deel van je aandacht blijft nog een tijd bij de vorige taak hangen. Dit geldt ook voor taken die je hebt afgerond. Dit aandachtrestant zorgt ervoor dat je de taak waar je mee aan de slag gaat minder goed uitvoert. Hoe sterker het restant, hoe slechter de uitvoering.

 

Het kost tijd om in de optimale concentratiestand te raken. Om dit inzichtelijk te maken gebruiken we in onze cursus time management o.a. de uitkomsten van een interessante studie. Deze beelden leiden steeds weer tot hilariteit bij deelnemers en opdrachtgevers. De onderzoeksvraag: wat is het effect van 2 kleine onderbrekingen zonder impact op een 60 minuten concentratietaak? Nou, wat denk je? De taak duurt 40% langer ( 84 minuten), plus de tijd van de onderbrekingen. Bij 2 kleine onderbrekingen van in totaal 5 min zit je al op 1,5 uur. En ook de kwaliteit daalt drastisch. Er worden 2 x zoveel fouten gemaakt. De tijd om de fouten te herstellen zit niet in de 40% extra tijd.

 

Concreet betekent oppervlakkig werken, met veel afleiding, pauzes en constant mails bekijken, een ramp voor je prestaties. Wil jij jouw hoogste niveau van werken bereiken. Werk dan langere periodes aan één taak met volle focus en zonder afleiding. Speel optimaal met het principe van aandachtrestant. Zo bereik je veel meer en ervaar je vaker het warme gevoel van voldoening.

 

Diep werk 5

 

Tip 5 time management – gooi eens 1 maand social media, mail en WhatsApp van je telefoon

“Twitter is crack voor infojunks”. Dit is een uitspraak van een wetenschapper, die bang is om verslaafd te raken aan social media. Hij voelt angst en is bang dat hij belangrijke zaken niet meer gedaan zal krijgen.

 

Zelf heb ik een iPhone, die mij wekelijks meldt wat mijn schermtijd is geweest. Indrukwekkend! Het lezen van het boek Diep Werk heeft me werkelijk geïnspireerd. Sinds 2 weken is mijn smartphone volledig vrij van Facebook, Instagram , Pinterest, Twitter, LinkedIn en Nu.nl. Even wennen, dat zeker wel, maar inmiddels voelt het prima. Mijn schermtijd is deze week met 31% gedaald.

 

Een email op je stand alone of laptop kun je zo instellen, dat je deze eerst moet openen om je mail te zien. Apps op je smartphone zijn vooral gemaakt om constant open te staan. Dit zorgt voor meer afleiding en meer onderbreking en het versterkt het risico op een stevige stresshormoonverslaving (FOMO).

 

Dit -1 maand social media van je telefoon - experiment gaat om gedragsverandering. Het gaat om bewust worden van je eigen patronen en overtuigingen, en jouw wens om deze te willen doorbreken. Je gedrag veranderen doe je enkel en alleen als je een echte wens hebt en je je doel absoluut wilt bereiken.

 

De kracht van jouw overtuigingen

In onze cursus time management geeft een groot deel van de deelnemers vol overtuiging aan dat ze altijd bereikbaar dienen te zijn. “Mijn collega’s verwachten een snelle reactie! Mijn baas wil dat ik direct reageer! Een uur niet naar mijn email kijken, dat accepteren onze klanten niet. Dat geeft alleen maar meer ellende, want dan gaan ze bellen!” Als je hier echt van overtuigd bent, dan zal jij je gedrag niet gauw veranderen. Wil je echt veranderen, dan is het nodig om je eigen overtuigingen serieus onder loep te nemen

 

Gedragsverandering in ridicuul kleine stapjes

Gedragsverandering mislukt vaak omdat we de verandering te groot en te vaag formuleren. Dus zoiets als ‘vanaf nu ga ik volledig ‘prikkelvrij’ werken’. Voor de meeste mensen is dit veel te groot. Beter is het om kleine, concrete stappen te kiezen. Zo klein, dat jij denkt ‘maar dit kan ik wel!’ Dus bijvoorbeeld; de komende week ga ik op woensdag van 9.00 – 11.00 uur thuis werken met de telefoon uit.

 

Wil jij meer en vaker diep werken, kies er dan voor om social media van je smartphone af te gooien en 1 maand zonder te leven. Dit is een concrete stap. Is de stap te groot voor je? Kies dan voor 2 weken in plaats van 1 maand. En let op: bij ieder goed idee weet jouw brein wel 4-5 redenen te verzinnen waarom dit niet kan, nu niet kan of in de huidige situatie niet handig is. Extra tip: noteer je belemmerende gedachten op papier en bekijk ze liefdevol en kritisch. En gooi vervolgens social media van je telefoon