Bekijk ook de blog met 130 time management tips met alle facetten die met timemanagement te maken hebben.
Time management tips voor managers
Tip 1 - Wees je bewust van je voorbeeldrol
“Kinderen doen niet wat je zegt; kinderen doen wat jij doet”. Een mooie uitspraak met een grote kern van waarheid. Met volwassen mensen werkt het eigenlijk net zo. Je kunt pas leiding geven aan anderen als je leiding kunt geven aan jezelf. Andre Wiersema zegt het nog stelliger. Top down management werkt niet meer. Top down management is uit. Er is een vorm van topdown management die wel werkt en dat is voorbeeld gedrag. Time management tip 1 voor managers; wees je bewust van je voorbeeldrol. Laat door je gedrag in de dagelijkse praktijk zien aan anderen wat jij belangrijk vindt. Speel hierin geen rol maar wees zoveel mogelijk jezelf. Dit kost je nauwelijks energie en inspireert vaak anderen.
Tip 2 - Creëer 100% doelduidelijkheid in functiedoelen
Doelen zonder acties zijn als dromen. Acties zonder heldere doelen blijken vaak zomaar tijdverspilling. Je doet net iets teveel of te weinig. Of je kiest niet de juiste acties. Time management tip 2 voor managers: creëer 100% doelduidelijkheid in functiedoelen. Een klein aantal helder omschreven doelen helpt je kiezen om de juiste activiteiten te doen. Een goed functiedoel is als eindresultaat in output geformuleerd. Is meetbaar en objectief vast te stellen. Het geeft de medewerker een vorm van kick om het te gaan behalen. Het is uitdagend en motiveert je om te verbeteren en te vernieuwen. En iedereen begrijpt precies de bedoeling bij een goed omschreven doel. 100% doelduidelijkheid is de basis. Pas dan kan een medewerker of team een doel omarmen en gas geven.
Tip 3 - Besteed echt aandacht aan de mate doelacceptatie
De beste stap direct na doelduidelijkheid is doelacceptatie. Hoe groter de acceptatie, hoe meer eigenaarschap. Omarmt een team of individuele medewerker een 100 % duidelijk doel, dan helpt je dat als manager enorm. Het team of de medewerker geeft graag gas en verbetert en vernieuwt zichzelf gemakkelijker om het resultaat te behalen. Geloof je in je doel? Dan wil je er echt voor gaan. Is het geloof minder dan ga je snel in de stand van remmen en gasgeven, remmen en gasgeven.(remmen en gasgeven = aan de slag en twijfelen) Time management tip 3 voor managers: besteed echt aandacht aan de mate van doelacceptatie. Vraag je team of je medewerker om zelf de resultaten te benoemen. Waar geloof je in en waar wil je echt voor gaan? Laat ze nadenken over een plan: hoe ben je van plan het resultaat te gaan neerzetten? En vraag ze vaker om het geloof uit te spreken. Extra tip: zie of proef je twijfel, bespreek dit dan ook. Mensen zijn intelligent: geloven ze zelf niet dat ze een resultaat kunnen behalen, dan is gedrag zo maar gericht op het bewijzen hiervan.
Tip 4 - Onderhoud relaties vanuit persoonlijke interesse
Effectiviteit werken en leven vraagt een pro actieve houding. Een goede relatie met mensen om je heen beïnvloed je effectiviteit positief. Vind je iemand aardig en leuk dan heb je er meer voor over. Zo werkt dat biologisch. Je houdt meer rekening met de ander en zoekt degene sneller op.
Als manager heb je natuurlijk vaak contact met collega’s vanuit inhoudelijke redenen. Zorg dat je ook voldoende aandacht besteed aan de relatie vanuit persoonlijke interesse. Plan hiervoor tijd in je agenda. Toon interesse in de persoon zelf , z’n ideeën , gevoelens en visie zonder verdere bijbedoelingen. Jouw collega’s voelen zich meer gewaardeerd. Ze gaan meer met je delen en denken meer met je mee. Een extra voordeel is dat managen gemakkelijker wordt en veel minder tijd kost. Immers iets doen voor je manager is leuk. Iets doen voor je manager, die je als mens ook enorm waardeert is logisch en fijn.
Tip 5 - “Gun in alle situaties de ander de mond”
Besluitvaardig is een gewaardeerde competentie bij managers. In veel situaties heb je voordeel van deze kwaliteit. Maar ieder voordeel heeft vaak z’n nadeel. Vooral in lastige situaties zoals menselijke fouten of conflictachtige situaties loop je de kans als besluitvaardig manager soms te snel te reageren en te oordelen. Time management tip 5: Gun in alle situaties de ander de mond. Dit is een Drentse uitspraak. Het betekent oordeel pas als je van iedereen het verhaal en vooral de achtergrond van het verhaal hebt gehoord. Stephan Covey noemt het principe: eerst begrijpen dan begrepen worden. En in de journalistiek wordt het hoor en wederhoor genoemd. Het dwingt je als manager tot objectief gedrag. Het kost je meer tijd maar je neemt er beter gefundeerde besluiten door. En je creëert er een veiliger omgeving voor je medewerkers mee. Dat levert veel tijd en geld op. Het geeft jou een goed en rechtvaardig gevoel. Heerlijk eerlijk en rechtvaardig!
Tip 6 - Neem af en toe bewust afstand
Als manager ben je vaak de spin in het web. Je wordt in alles gevraagd en gekend. Je bent bezig op operationeel niveau met de dagelijkse praktijk. Ook wil je graag stilstaan en nadenken over de keuzes voor de langere termijn. Time management tip 6: Neem af en toe bewust afstand. Afstand nemen levert betere inzichten op. Ideeën en inzichten opdoen vragen om “lummeltijd” en rust om je heen. Echt uit de actiestand.
Heb je zin in een experiment? Pak dan je agenda eens en plan voor de komende maand iedere week 1 dagdeel op afstand. Geef collega’s aan dat je op die momenten niet bereikbaar bent. Het is wellicht even wennen maar je zult waarschijnlijk ook denken: had ik veel eerder moeten doen. En de bijvangst van jouw afstand nemen is dat de medewerkers sneller zelf keuzes gaan maken en zelfstandiger gaan werken. Een win-win toch?
Tip 7 - Leg je eigen prioriteitenfilter aan
Effectief werken betekent doeltreffend werken. Je draagt als manager verantwoordelijkheid voor het geheel van bedrijf, afdeling of team. Alle activiteiten die jij aandacht geeft, dragen al snel bij aan het resultaat. Maar wanneer heb jij het als manager goed gedaan? Wanneer heb jij een goed jaar “gedraaid”? Time management tip 7 voor managers : leg je eigen prioritietenfilter aan. Kies en formuleer helder en meetbare doelstellingen. Kies voor maximaal 3 scherpe doelen en “rank” ze 1 t/m 3. Je legt bij effectief werken in alles wat je doet en laat verantwoording af aan 2 “entiteiten”: aan jezelf en aan je doelen. Met je prioriteitenfilter scherp voor ogen maak je bewuster en sneller de juiste keuzes en focus je beter. Zo maak je gemakkelijk het verschil.
Tip 8 - Focus op het vergroten van de medewerker betrokkenheid
Medewerkers met een slechte “baas” lopen 20-40% meer kans op een hartaanval. Een groep van 75% van alle medewerkers ervaart omgaan met hun leidinggevenden als meest stressvolle deel van het werk. Betrokken medewerkers kiezen minder snel voor een andere werkgever en hebben een betere relatie met jouw klanten. De kwaliteit van het werk gaat omhoog.
Uit onderzoek van Gallup blijk dat bedrijven met betrokken medewerkers meer banen, meer omzet en meer winst creëren. Time management tip 8 voor managers: focus op vergroten van de betrokkenheid van medewerkers. Ga met medewerkers in gesprek en vraag ze om ideeën. Bekijk en bespreek samen met de medewerkers de werksfeer en optimaliseer deze samen. Extra tip: overweeg een platvorm waar medewerkers verbeter ideeën kunnen aangeven. En onze belangrijkste tip: ga samen met de ideeën ECHT aan de slag. Nederland scoort Europees gezien slecht op, met een duur woord “sociale innovatie”. Dit betekent min of meer gelijkwaardig samenwerken. Deze manier van samenwerken levert veel effect, tijd en voldoening op.
Tip 9 - Reflecteer regelmatig op overleggen en vergaderingen
Overleg, vergadering en andere meetings vormen een vast element in de agenda van bijna iedere manager. Ik stel in een cursus time management met managers vaak de vraag: hoe vaak komt het voor dat je tijdens een 1 uur durende vergadering dacht; dit had ook in een kwartier of half uur gekund? Een feest van herkenning vaak met lachten, zuchten en puffen. Time management tip 9 voor managers: Reflecteer regelmatig op overleggen en vergaderingen. Kijk in alle rust rustig terug en noteer: Wat gaat goed ? Wat is effectief? Wat moet beter? Wat kan efficiënter? Extra tip: werk met gewenste resultaten lijst i.p.v. agendapunten. Hierdoor focus je samen beter op wat je wilt bereiken en niet op wat je wilt bespreken. Bespreken neemt vaak de meeste tijd. Andere experimenten: halveer de vergadertijd en overleg eens staand. Meer bereiken samen in minder tijd, maakt iedereen vrolijk. Een jij houdt tijd over voor andere prioriteiten. Fijn toch?
Tip 10 - Onderbreek je teamleden zo weinig mogelijk
Bijna iedere kenniswerker noemt meer grip op afleiding en onderbrekingen een grote wens. Wat opvalt bij 80-90% van de deelnemers met deze wens , is dat ze hun leidinggevende / manager als grootste onderbreker ervaren. Time management tip 10 voor managers: Onderbreek je teamleden zo weinig mogelijk. Als iets niet echt 100% urgent is, overweeg dan om je vraag of verzoek via email te sturen. Iedere onderbreking die jij voorkomt levert tijdwinst op, hogere kwaliteit van werk en meer energie bij je collega op. Dat wil toch iedere manager!
Tip 11 - Maak effectief en fijn werken bespreekbaar
Fijn werken en effectief werken geef je samen vorm. De meeste “kenniswerkers” hebben behoefte aan onderling overleg en contact. Maar ze hebben ook behoefte aan rustige momenten zonder onderbrekingen. Time management tip 11 voor op kantoor: Maak effectief en fijn werken bespreekbaar. Vraag maar eens aan je directe collega’s wat ze graag wensen om lekker te werken. Of breng het eens in als agendapunt in een overleg. Wat kan ik doen of laten om jouw dag op kantoor nog leuker en effectiever te maken? Maar denk ook zeker eens na over jouw eigen wensen hierin. Hoe ziet mijn ideale dag op kantoor eruit? Hoe krijg ik meer gedaan op een meer ontspannen manier? Hoe ga ik vaker met een meer voldaan gevoel naar huis? Extra tip: Leef…. en dus ook werk meer vanuit het principe: eerst begrijpen en dan begrepen worden. Onderzoek vaker de wensen van je collega’s. Maak samen afspraken en houd meer rekening met de wensen van je collega’s. Hierdoor ontstaat gemakkelijker wederkerigheid. Het voelt fijn om anderen te helpen en het naar de zin te maken. En dan te merken dat je dat ook links en rechts terug krijgt.
Video: effect van stress op je brein
Tip 12 - Heb je functiedoelen 100% scherp
Doelen zonder acties zijn als een droom. Acties zonder doel voor ogen maken acties al snel tot tijdverdrijf. Je doet gauw teveel of te weinig en maakt zomaar verkeerde keuzes. Van hard werken en acties wordt je enkel moe. Resultaten bereiken die jij hebt omarmd, geeft je een fijn gevoel van trots en voldoening. De gezichten van de Feijenoordspelers tijdens de laatste wedstrijd van het seizoen, zagen er anders uit na het laatste fluitsignaal, dan tijdens de wedstrijd. Time management tip 12 voor op kantoor: Heb je functiedoelen 100% scherp. Het mooie van 100% heldere doelen, is dat je gemakkelijker de juiste keuzes maakt. En je wordt echt sterker in prioriteren. Wil jij je doelen scherper ? Speel eens met de volgende 5 vragen als check:
Is het doel echt als eindresultaat omschreven / in output termen geformuleerd?
Is mijn functiedoel meetbaar? Kan ik objectief vaststellen of ik mijn doel heb gehaald?
Geeft mijn doel me een kick op onderbuikniveau? Wil je er echt voor gaan? Ben je echt blij als je het haalt?
Is mijn doel uitdagend? Motiveert het je om het beste uit je zelf te halen?
Is mijn doel zo uit te leggen dat iedereen in 1 x begrijpt wat precies de bedoeling?
Als je je functiedoelen scherp hebt, rank ze dan in volgorde van belangrijk.
Extra tip: Rank je doelen een keer samen met je leidinggevende. Schrijf de ranking allebei op een briefje zonder het van elkaar te zien. Leg de briefjes naast elkaar en bespreek de beelden.
Tip 13 - Kies je acties heel bewust
Effectief betekent doeltreffend. Effectief werken betekent dus vooral bezig zijn met activiteiten waarmee je direct je doelen bereikt. In de praktijk van kantoor komt er van alles op je af. Collega’s met hulpvragen, telefoontjes, extra projecten via de manager, verzoeken om reviews of je mening op een dossier en cc mails. Time management tip 13 voor op kantoor: Kies je acties heel bewust. Tussen alles wat er op je af komt en jouw reactie zit tijd. Stel jezelf de vraag, bereik ik hiermee mijn functiedoelen? Het geeft een fijn gevoel en voldoening om veel tijd te besteden aan taken waarmee jij je doelen bereikt. Kies vaker voor nee bij acties die niet direct bijdragen tot je doelen. Voelt het lastig om direct nee te zeggen of te doen? Of help je graag anderen en zeg je te gauw ja. Dan helpen de volgende tips je mogelijk:
Zeg ja tegen je eigen plan en leg het belang ervan uit aan de ander
Stel je besluit uit: Mag ik daar vanmiddag even op terug komen?
Doe eens niets en reageer niet. Reageer niet op CC mail en op gesprekken in jouw buurt
Tip 14 - Richt een flexplek in om rustig te werken
Bijna iedere kantoormedewerker wil af en toe rustig werken zonder afleiding en onderbreking. Stel je hebt precies 1 uur aan concentratiewerk. Je gaat ermee aan de slag. En je krijgt 2x in deze 60 minuten een korte vraag van bv..koffie? of …alles goed? Wist je dat: De uitvoering van deze taak jou minimaal 24 minuten meer tijd kost. En je foutmarge verdubbelt. Dit blijkt uit wetenschappelijk onderzoek gedaan in Nederland. Time management tip 14 voor op kantoor: Richt een flexplek in om rustig te werken. Hier kunnen jij en je collega’s aan de slag in alle rust aan de slag met taken die volledige focus vragen. Meer werk en kwalitatief beter werk gedaan krijgen in minder tijd. Dat geeft toch een voldaan en goed gevoel?
Tip 15 - Overweeg de notificatie van je mail uit te zetten
Je kent inmiddels het effect van onderbrekingen en afleidingen. Ons brein is super scherp op alles dat nieuw is. Dit is ons goed ontwikkelde overlevingsmechanisme. Time management tip 15 voor op kantoor: Overweeg de notificatie van je mail uit te zetten. Dit maakt je echt effectiever. Prikkels hebben op ons brein hetzelfde effect als bv cocaïne. Dus het kan soms even ontwennen zijn. Maar het levert je extra effectiviteit op. En dat voelt toch goed!
Hoe zet je de notificatie in Outlook uit?
kies bestand
kies opties
kies email
klik dan de 4 vinkjes bij Ontvangst Bericht weg en klik ok
Tip 16 - Sluit je werkdag bewust af
Monteurs maar ook ZZP-ers in de bouw werken graag effectief. Aan het einde van de dag ruimen ze hun werkplek en gereedschap op. Ook leggen ze graag de materialen voor morgen al klaar. Met een opgeruimd gevoel gaan ze naar huis. En de volgende ochtend kunnen ze direct en zonder moeite aan de slag. Dat voelt fijn! Time management tip 16 voor op kantoor: sluit je werkdag bewust af. Neem het laatste kwartier of half uur en kijk even terug op de dag. Sluit bewust mentaal al je projecten af. Wat heb ik bereikt per taak/project/overleg? Wat wil ik hierin nog doen? Schrijf hierna je hoofd eens leeg en noteer de zaken die je nog wilt doen op je to-do lijst. Extra idee: kies eens je taak top 3 voor morgen. Dit zijn 3 (kleine) taken die je morgen beslist wilt opleveren. Ruim fysiek je werkplek op en leg fysiek of mentaal alles klaar voor morgen. Sluit jij je dag bewust af, dan komt je hoofd tot rust. Hierdoor kun je nog meer genieten van je avondprogramma . Ook rust je beter uit!
Tip 17 - Start de dag vaker met DOEN
Een veel gehoorde klacht van kantoor medewerkers: ik rijd regelmatig naar huis met de gedachte; ik heb hard gewerkt maar wat heb ik eigenlijk gedaan? Ik was van alles van plan maar door de waan van de dag is er niet veel van gekomen. Time management tip 17 voor op kantoor; begin je werkdag vaker met doen. Hierdoor ben je gelijk productief in de ochtend. Dit geeft een lekker gevoel van grip en voldoening. Grip terug krijgen is grip pakken. Kies bijvoorbeeld voor je taak top 3. Door doen heeft de waan van de dag minder vat op je. Onderzoek toont aan je de hele dag meer energie voelt als je lekker bent gestart.
Tip 18 - Pauzeer in een andere omgeving en beweeg
Het is verleidelijk, zeker als je veel te doen hebt, om achter je scherm te blijven zitten en door te werken. Een broodje eten lukt ook prima terwijl je nadenkt en bezig bent. Toch heeft dit een negatief effect op jouw effectiviteit. Het kost je uiteindelijk veel tijd en is minder goed voor je gezondheid. Het grappige is dat een kenniswerker eigenlijk een dubbelrol heeft. Je bent medewerker aan de ene kant en tegelijk ook productiemiddel net als een machine. Goed en preventie onderhoud zorgt voor betere productie en langere levensduur. Time management tip 18 voor medewerkers op kantoor; Neem regelmatig een kleine break en blijf dan niet zitten. Pauzeer in een andere omgeving en kom vooral in beweging. Verandering van omgeving zorgt ervoor dat je een hoger energieniveau ervaart. Je ontspant sneller en uit onderzoek blijkt dat wandelen en bewegen sneller inspiratie geeft en je probleemoplossende vermogen versterkt. Extra tip: voel je een dipje opkomen en je aandacht verslapt, loop een paar keer de trap op en neer of loop een paar honderd meter buiten. Je zult je gelijk weer energieker en frisser. Extra tip: drink lekker veel water op de dag. Ook dat geeft je een schoon en fris gevoel.
Tip 19 - Overweeg werken met twee beeldschermen
Uit een onderzoek van een aantal jaren terug komt naar voren dat we gemiddeld 37x per uur van scherm wisselen. Veel medewerkers lachen om dat aantal. Het is bij ons vele malen meer. Iedere keer dat je met alt – tab van scherm wisselt, onderbreek je jezelf . Dit maakt sneller moe en leidt tot meer foutjes. Time management tip 19: Overweeg werken met 2 schermen. Zo hoef je minder te schakelen. Het werkt rustiger en sneller. Dat voelt fijn! Een tweede scherm kost gemiddeld tussen € 250 - € 500. Dat is heel snel terug verdiend. Toch?
Tip 20 - Spreek samen af: we mailen, appen en sms-en elkaar niet in de avond
Het kan verleidelijk zijn om in avonden en weekend even lekker door te werken. Waarom ook niet? Even afmaken van iets geeft je vaak een goed gevoel. Het mantra van effectief werken: ik beslis, ik kies, ik heb de regie en ik heb altijd invloed! Dus geniet ervan! Time management tip 20 voor op kantoor: Spreek samen af : we mailen, appen en sms – en elkaar niet in de avond. De meeste medewerkers zijn teamplayers, collegiaal en helpen graag anderen. Een mail met vraag leidt dan al gauw tot willen reageren. Een prachtige quote van Joop Zoetemelk (onze laatste winnaar van de Tour de France): de tour win je in bed!. Hij geeft daarmee aan dat hard uitrusten meer voortgang oplevert dan hard werken. Dit geldt natuurlijk ook voor ons op kantoor. Rust lekker met elkaar uit. Dan bereik je samen meer. Wil je toch een mail versturen? Extra tip: kies voor opties en uitgestelde bezorging en kies voor volgende ochtend. Zo voel jij je voldaan en opgeruimd en rusten je collega’s en klanten heerlijk uit.
Tip 21 - Reflecteer meer - Doe aan wekelijks onderhoud
Iedere dag probeer je zo effectief mogelijk te werken. Je maakt de hele dag keuzes en plant je werk zo goed mogelijk. Veel werk verzetten op een dag geeft op veel kantoren status. Hard en veel werken wordt nog vaak als betrokken gezien. Time management tip 21 voor op kantoor: reflecteer meer- doe aan wekelijks onderhoud. Door af en toe tijd te nemen voor reflectie , geniet je meer van je resultaten en stuur je gemakkelijker bij. Dat voelt fijn en opgeruimd. Een mooi en natuurlijk moment voor je wekelijks onderhoud is jouw laatste werkdag van de week. Even bewust terugblikken op de week en alvast vooruitkijken naar volgende week. Zo houdt je beter grip en dat voelt fijn!
Na een drukke werkweek is het goed om te ontspannen en tot rust te komen. Een goede Time management tip: Kies vaker voor een rustig en ontspannen weekend. Een weekend zonder drukte van verplichtingen (onthaasten) geeft veel positiviteit. Je herstelt beter lichamelijk en je mentale veerkracht neemt bewezen toe. In de rust reflecteer je gemakkelijker en ga je zaken vanuit andere perspectieven zien. Hierdoor maak je betere keuzes. Ook maak je meer echt contact met jezelf, je partner en je kinderen. Hiermee versterk je de relatie met je partner en kinderen. En dat voelt goed en geeft voldoening. Aan het einde van het weekend is je “accu” beter opgeladen. Dat is toch heerlijk!
Tip 23 - Zorg voor blokken echte aandacht.
Een tweede Time management tip voor drukbezette ouders. Kies vaker en bewust voor blokken “echte aandacht” voor jouw kids. Kwaliteit in minder tijd. Geniet bewust van het kijken, luisteren en praten, stoeien, knuffelen, badderen, spelen en wandelen met je kinderen. Dit zorgt er bewezen voor dat de vanzelfsprekende relatie tussen jou en je kind verdiept. Het zelfvertrouwen van kinderen neemt toe en hun probleemoplossende vermogen wordt sterker. Jouw effectiviteit neemt toe en in je werk ben je productiever. Inspiratie nodig?
Besteed vaker tussen 18.00 uur en 20.30 uur 100% aandacht aan je gezin. Mobiel op uit.
Ga eens kijken bij een training van een van je kinderen.
Zit je met een van je kinderen in de auto. Knoop vaker een gesprek aan en laat de radio eens uit.
Maak samen eens een rustige wandeling of fietstochtje.
Tip 24 - Gun elkaar tijd voor eigen dingen
Druk met je werk, druk met de kinderen, druk om alles goed te regelen. Dan is het logisch dat je de tijd die rest, zoveel mogelijk samen door brengt. Samen leuke dingen doen. Dat voelt fijn. Time management tip 24 voor drukke ouders; Gun elkaar tijd voor eigen dingen. Het is af en toe heerlijk om even met niemand rekening te houden en 100% tijd voor jezelf te hebben. Doen waar jij zin hebt. Even uit je vaste patroon is goed voor je. Zeker als je ook nog de rust op zoekt, verwerkt je brein alle indrukken sneller. Uit onderzoek blijkt dat jij hierdoor sneller nieuwe inspiratie en ideeën krijgt en je probleemoplossende vermogen groter wordt.
Tip 25 - Houd met elkaar huis netjes en schoon
Opgeruimd en schoon zorgt voor een opgeruimd en schoon gevoel. Wetenschappelijk bewezen is dat leven en werken in een nette omgeving jullie energie en productiviteit een boost geeft. Wie wil dat nou niet? Maak er jullie routine van om het huis schoon en opgeruimd te houden.
Iedere dag een mand was vouwen voelt beter en kost minder moeite dan 6 manden aan het einde van week. Kies er ook eens vaker voor om met je partner en kinderen samen huishoudelijke klussen te doen. Vele handen maken licht werk. Je kinderen vinden het vast fijner om klussen samen met jullie te doen dan alleen. Het is gezellig samen en de kinderen zien gelijk goed voorbeeld gedrag en leren zo spelenderwijs verantwoordelijkheid mee te dragen. Om het nog leuker te maken; bespreek vooraf samen het resultaat dat jullie willen bereiken. Is het resultaat bereikt, vier dat dan samen met een lekkere lunch of een fruit smoothie of ijsje.
Opgeruimd Marie Kondo
Tip 26 - Eet zo vaak mogelijk samen en met de mobiele telefoons op uit
David Allen zegt het in z’n bestseller Getting Things Done heel duidelijk. Time management gaat eigenlijk om aandachtmanagement. Het gaat veel meer om de aandacht die je iets geeft dan om de tijd die je aan iets besteed. Time management tip 26 voor drukke ouders: Eet zo vaak mogelijk samen en met de mobiele telefoons uit. Hiermee creëer je een oase van rust gevoel. Heerlijk toch! Doe samen de voorbereidingen zoals handen wassen, de tafel dekken en ruim nadien samen op. Ga samen aan tafel en eet samen. In deze “oase van rust” geef je elkaar gemakkelijker aandacht, kom je beter tot rust en voed je jezelf bewuster.
Door je vaker af te sluiten voor prikkels van buitenaf stap je bewust weg van de drukte en komt je brein echt even tot rust. Spreek met elkaar af dat de mobiele telefoons minimaal 1 uur uit gaan. Door de rust beleef jij je eten sterker en proef je beter. Ook train je jezelf en je kinderen bewuster om te gaan met prikkels. Extra tip: let eens vaker op je kauwen. Kauw bewust en kauw vaker voor je je eten doorslikt. Je voelt je sneller verzadigd en eet hierdoor minder snel teveel. En dat voelt goed!
Wat maakt de telefoon verslavend?
Tip 27 - Geef kinderen bewust aandacht en compenseer niet met meer toe staan
De meeste mensen willen de verschillende rollen die ze hebben in hun leven allemaal graag goed invullen. Drukke ouders lopen een grotere kans dat ze zich soms schuldig voelen ten opzichte van de kinderen. Time management tip 27 voor drukke ouders: Geef je kinderen bewust aandacht en kijk uit met compenseren door meer toe te staan .Ietsje later naar bed, vaker een snoepje, meer toestaan en vaker nieuwe spullen valt goed te begrijpen. Toch werkt het vaak averechts. Aandacht en interesse en samen zijn heeft een positief effect op kinderen. Niets kan op tegen aandacht van jou. Het is het fijnste wat er is voor kinderen. De mooiste herinneringen in het leven zijn toch de momenten samen en niet het cadeautje dat je kreeg.
Tip 28 - Ga een uur eerder slapen
Het nadeel van het concept “druk zijn”. Het is een mindset, een overtuiging. Drukke mensen geloven vaak dat ze gelukkig en succesvol zijn omdat ze heel veel doen op een dag. Daarnaast werkt het verslavend. Uit actuele wetenschappelijke onderzoeken komt naar voren dat we structureel te weinig slaap krijgen. Dit komt door de hoeveelheid licht die we om ons heen hebben door apparaten.
Time management tip 28 voor drukke ouders: ga een uur eerder slapen. Sluit je computer en smart phone een uur eerder af. Zo voel jij je meer uitgerust in de ochtend en dat voelt fijn en maakt je nog productiever. En nog leuker in de omgang ook!
Ted talk about sleep
Tip 29 - Spreek waardering uit en ondersteun pro actief
Als je druk bent en veel verplichtingen hebt, probeer je vaak alles zo efficiënt mogelijk te doen. Zeker als zaken dan niet lopen zoals je wilt, ligt stress op de loer. Dit kan soms leiden tot een iets minder humeur en als je niet uitkijkt heeft dat invloed op de sfeer in huis. Time management tip 29 voor drukke ouders: spreek waardering uit en ondersteun pro actief. Juist als je het beide druk hebt voelt het fijn als jij waardering uitspreekt. Het eten is heerlijk! Fijn dat je even de container aan de weg hebt gezet. Ik hou van je! Top geregeld! Super dat je dat hebt onthouden. Waardering uitspreken en complimenten uitspreken heeft veel positief effect. Het voelt goed om op te merken, het voelt goed om te horen en het voelt goed om uit te spreken. Je wordt er allebei vrolijk van en dat geeft je allebei extra energie. Extra tip; probeer juist als je het druk hebt, je partner en de kinderen extra te ondersteunen. Dat geeft je een heerlijk gevoel!
Video: Praised on mindset (Carol Dweck)
Tip 30 - Koop tijdbesparend in
Meer aandacht aan het een besteden betekent automatisch minder aandacht en dus tijd voor andere zaken. Time management tip 30 voor drukke ouders : koop tijdbesparend in. Dit kan op meerdere manieren. Een wellicht voor de hand liggend voorbeeld: koop boodschappen voor een week in. Dit bespaart je de tijd van meerdere ritten. Een andere tip: denk bij iedere aanschaf even na over het effect op je tijd. Kunststofkozijnen hoef je na 7 jaren niet te schilderen. Overhemden met no iron etiket hoef je niet te strijken en een onderhoud vriendelijke tuin vraagt minder onderhoud. Ook goed gereedschap maakt zware arbeid een stuk lichter. Als je een keer met een benzine bladblazer de stoepen en oprit hebt schoon geblazen, wil je vaak niet meer anders. Je geniet vaak meer van de uitvoering omdat je gemakkelijker werkt en sneller een beter resultaat ziet. Met de tijd je bespaart kun je mooi samen leuke dingen doen of heerlijk relaxen. Heerlijk.
Tip 31 - Werk vaker thuis
Op je werk wordt je gemiddeld om de 11 minuten onderbroken door collega’s, klanten, telefoon en lawaai blijkt uit onderzoek. Veel tijd en energie verlies je hiermee en de kwaliteit van je werk gaat ook nog een sterk achteruit. Je maakt bewezen twee keer zoveel fouten en dat is niet fijn. Ook stel je door de onderbrekingen sneller zaken uit. Time management tip 31 voor drukke ouders: werk vaker thuis. Dat is pas effectief. Je krijgt veel meer gedaan. Dat geeft een gevoel van voldoening Het mooie is ook dat je een kleine pauze even kunt combineren met kleine taken thuis. Even aardappels schillen, een was in de wasmachine. Alles blijft mooi schoon en opgeruimd. Heerlijk. Verder bespaar je natuurlijk ook de reistijd op zo’n dag en eventueel frustraties van in de file staan. Maar kijk wel uit dat je niet teveel overwerkt en voldoende aandacht aan je gezin besteed. (zie filmpje)
Kies je een studie met perspectief? Of kies je een studie die je echt leuk lijkt? Dit kan soms een lastig dilemma zijn. Twijfel je echt en heb je nog geen voorkeur? En lijken een aantal opleidingen je even leuk? Dan is het wellicht handig om voor perspectief te kiezen. Time management tip 32 met stip voor studenten: kies de studie die bij je past. Kies met je hoofd maar vooral met je hart. Iets wat je echt leuk vindt kost minder moeite. Een studie vormt je vooral als mens. Veel mensen doen heel iets anders dan ze ooit voor geleerd of gestudeerd hebben. Leren je best te doen en ergens voor gaan en genieten van leren. Dat voelt fijn! En uit onderzoek blijkt, dat wanneer jij leert je graag ergens in te verdiepen, de kans op een succesvolle carrière groot is. Je ontwikkelt dan sneller een growth mindset.
LET OP!!!!!!!
Video: Mindset
Tip 33 - Doe zoveel mogelijk al op school
De school of universiteit is naast een opleiding, ook een sociale ontmoetingsplaats. Het is fijn om samen met je collega studenten naast studeren andere leuke dingen te doen en met elkaar te praten. Time management tip 33 voor studenten: doe zoveel mogelijk al op school. Het voelt fijn om exact te weten wat je concreet moet doen om het gewenste resultaat te behalen. Doe zoveel je kunt direct op school tijdens de schooluren. De eerste klap is een daalder waard en je zit er vaak lekker in. Dat voelt als flow! Houd je vaak ook nog meer tijd over om te chillen.
Tip 34 - Maak een planning per vak
De tijd goed indelen en op tijd starten is bij studie essentieel. Het geeft je een gevoel van overzicht en grip. Het ontspant waardoor je gemakkelijk focust. Noteer per vak de activiteiten die nodig zijn om een goed resultaat te halen. Maak per onderdeel een zo reëel mogelijke inschatting van de tijd die je er denkt voor nodig te hebben. Zet alle activiteiten op volgorde van doen. Begin met het einde voor ogen. Dat betekent praktisch dat je de activiteiten in je agenda zet op de datum dat de activiteit uiterlijk opgeleverd is door jou. Heb je deze tussentijdse resultaten op de juiste datum. Verdeel dan de ingeschatte tijd terug tot aan het begin. Een voorbeeld:
Resultaat voor Vak management
Werkstuk 7 habits van Covey opgeleverd uiterlijk 1 juli
Activiteiten
Boek 7 habits lezen –geschatte tijd 8 uren uiterlijk 1 juni
Werkstuk maken - geschatte tijd 10 uren uiterlijk 15 juni
Het is nu half mei. Nu pak je de agenda en plant de ingeschatte tijd weg in je agenda. Voor het boek kun je per week 4 uren plannen op momenten die jou passen. Geloven in je planning geeft je energie en richting.
Tip 35 - Denk in uitkomsten en doe In 1 x goed – vraag om advies aan docenten
David Allen geeft in zijn boek Getting Things Done in alles de gewenste uitkomst voor ogen te zien. Dit geeft je energie om de taak uit te voeren en inspiratie. Stel je band is lek. Dan vraagt David je na te denken over het resultaat. Wat levert je het op als je fiets weer top is. Stel dat je met de fiets naar de kroeg gaat vanavond voor een feest. Dan geeft David je het advies om steeds te denken aan het gewenste resultaat: Super avond in de kroeg! Precies zo kun je dit ook met je studie ook doen. Time management tip 35: Denk in uitkomsten en doe in 1 x goed – vraag om advies aan docenten. Extra tip: bevraag leraren of mentoren om adviezen en tips over waar je het best op kunt focussen. Waar veel aandacht aan geven en waar minder en niet? Probeer ook beeld te krijgen wat de belangrijkste thema’s en onderwerpen zijn waarop getoetst wordt. Een 100% gedetailleerd beeld van het resultaat vooraf, helpt je enorm. Lekker efficiënt!
Tip 36 - Studeer vaker met Pomodoro techniek
Een goede focus en concentratie maakt je productiever. Herken je dat ook? Je bent aan het studeren en onbewust denk je af en toe aan andere dingen of zit zomaar even op social media. Dat is natuurlijk prima alleen voor jouw gevoel schiet het niet op. Time management tip 36 voor studenten: studeer vaker met de Pomodoro techniek. Het is studeren met optimale focus maximaal 3 uren met steeds je gewenste resultaat voor ogen. Hoe pak jij het aan? Bedenk van tevoren welk resultaat je precies na 3 uren behaald wil hebben. Bedenk daarna wat je precies hiervoor wilt doen. Bepaal nu per blok van 25 minuten wilt bereiken: bv hoofdstuk 1 gelezen plus aantekeningen klaar. Kies dit zo dat je echt even je best moet doen om het in 25 te doen. Zo heb je straks max 6 tussentijdse resultaten omarmd die je alle 6 in 25 minuten kunt doen. Jij gelooft erin. Dat is belangrijk. Vervolgens leg je alles klaar wat je nodig hebt. En dan… ga je aan de slag. Maximaal 25 minuten om een resultaat te halen, afgewisseld met 5 minuten verplichte actieve rust. Even naar buiten of naar het toilet of een koffie halen. En dat max 6 keren. Zo zet je jezelf lekker onder druk en geniet je van de tussentijdse resultaten. Dat voelt fijn en goed. Regelmatig krijgen we de vraag. En als ik na 25 minuten nog net niet af heb. Ons antwoord; jij kiest jij beslist, jij hebt de regie! PS: ik maak mijn blok snel af in een paar minuten. Mag niet van de bedenker. Voelt voor mij heerlijk.
Tip 37 - Volg een cursus snel lezen
Voor de meeste studies dienen studenten veel en intensief te lezen en lesstof op te nemen. Leraren brengen de lesstof tot leven tijdens colleges en andere klassikale momenten. Ook mag je aan de slag met praktijkopdrachten, stages en scripties schrijven. De meeste tijd van een opleiding zit toch vaak in lezen. Time management tip 37 voor studenten: volg een cursus snel lezen. Hierin leer je technieken die je leessnelheid verdubbelen in korte tijd. Ook ga je aan de slag met trainen van je geheugen. De helft van de tijd maar nodig voor lezen. Dat scheelt je zo maar een paar uren per week. Dat voelt fijn!
Tip 38 - Stel minder leuke opdrachten niet uit – eet vaker een kikker
Tijdens je studie ga je aan de slag met een aantal vakken. Het ene vak ligt je beter dan het andere. Dat zelfde geldt voor je studieload. De ene opdracht spreekt je meer dan de andere. Het liefst ben je bezig met wat je leuk vindt. Time management tip 38: Stel minder leuke opdrachten niet uit – eet vaker een kikker.
Het idee is om vaker met je minder inspirerende taken en opdrachten te beginnen. Uitstelgedrag zit altijd voor de start, nooit na! Uit Engels onderzoek Eat that Frog komt naar voren dat je meer energie ervaart na het uitvoeren van een uitsteltaak. Je voelt je trots en leukere activiteiten wachten op je.
Video: Eat that frog
Tip 39 - Studeer op een voor jou fijne plek
Herken jij dat ook dat je op sommige plekken en ruimtes goed zit en je lekker rustig voelt en op andere plekken onrustig en minder fijn. Time management tip 39 voor studenten; studeer op een voor jou fijne plek. Wetenschappelijk (Wang en Boubekri) bewezen blijkt voldoende daglicht en veel frisse lucht (zuurstof) belangrijk. De optimale temperatuur voor je brein om te leren blijkt 18 graden. Vindt je dit te fris voor de rest van je lichaam trek dan een warme trui aan. Uit onderzoek komt verder naar voren dat goed verlichting veel effect heeft. De tip is om “koud wit licht” te overwegen. Dit is goed voor je concentratie. Een fijne opgeruimde omgeving geeft vaak een opgeruimd gevoel . Ook natuur in vorm van planten in je omgeving versterkt de concentratie. Extra overweging: zorg dat studeerruimte en eetruimte en slaapruimte niet dezelfde zijn. Experimenteer maar eens. Veel plezier!
Tip 40 - Wissel studie af met ontspanning
Studeren is een vorm van inspanning. Goed inspannen houdt je beste en langste vol als je het afwisselt met goed ontspannen. Time management tip 40 voor studenten; wissel studie af met ontspanning. Zorg dat je zeker een keer per 2 uren een pauze neemt van 15 minuten. Het beste werkt het dan om in beweging te komen en naar een andere plek te gaan. Doe iets waar je zin in hebt en weinig tot geen mentale inspanning kost. Wordt je vrolijk van sociaal contact, bel even iemand. Ook kun je deze pauze combineren met kleine andere klussen zoals bv een kleine afwas doen of je sporttas alvast inpakken. Even in beweging, even iets anders en je gevoel van grip versterkt. Extra tip: kijk uit met nemen van extra suiker. Het geeft je gelijk een goed gevoel maar maakt je alleen maar moe. Beter is een hand walnoten en een groot glas water.
Video: Inspiratie effect van bewegen op studie resultaten
Tip 41 - Kies bewust voor uit wonen of thuis wonen
Gaan studeren is een grote verandering. De opleiding is nieuw en nieuwe mensen op je heen. Een goede start is veel waard. Time management tip 41 voor studenten; kies bewust voor uit huis wonen of thuis wonen. Uit huis wonen heeft vaak als voordeel dichter bij je studie dus minder reistijd. Ook versterkt je zelfstandigheid en ervaar je meer vrijheid. Aan de andere kant heeft thuis blijven wonen, eventueel tijdelijk voordelen. Je hoeft je enkel te focussen op je studie en financieel is het vaak voordeliger. Ken je zelf en kies bewust. Alternatief: thuis blijven wonen tot aan je propodeuse. Zo weet je zeker dat je studie en studiestad bevalt en heb je meer tijd en meer netwerk voor het vinden en kiezen van een fijne plek.
De kantoortuin, overgewaaid uit Amerika, is veel besproken. Onderzoekers hebben aangetoond dat de kantoortuin een directe aanslag is op je productiviteit. Stijging van het aantal gemaakte fouten met 50%. Het ziekteverzuim neemt toe tot meer dan 80%. En per dag een productiviteitsverlies van 86 minuten. Is er nog hoop? Ja hoor! Want hoe dan ook, de kantoortuin is er, en blijft er. Vandaar praktische tips over time management in de kantoortuin.
Tip 42 - Zet afleidingen en onderbrekingen op de agenda.
Dingen bespreekbaar maken werkt heilzaam. Kantoortuinen kunnen inspirerend werken. Je maakt snel en gemakkelijk verbinding en doet gemakkelijk nieuwe ideeën op. Voor taken die concentratie van je vragen is de kantoortuin minder geschikt. Gemiddeld worden we iedere 11 minuten onderbroken. Het aantal prikkels is nu per 24 uur net zoveel als 30 jaar geleden in een hele maand. Time management tip 42 voor werken in de kantoortuin: Zet afleidingen en onderbrekingen op de agenda. Maak samen afspraken en geef aan wat jij prettig vindt! Extra tip: wees zo concreet mogelijk. Bijvoorbeeld, ik wil graag op maandag van 9.00 tot 11.00 rustig werken. Door wekelijks samen te spreken over de wijze waarop jullie samenwerken en met elkaar omgaan in de kantoortuin blijft iedereen bewust van elkaars wensen.
Video: Wees pro actief (Ben Tiggelaar)
Tip 43 - Richt een stilteplek in.
Je herkent het vast wel. Je hebt een taak die jouw volledige aandacht vraagt en opperste concentratie. Dan wil je graag rust. Want wordt je afgeleid tijdens zo’n taak dan is het lastig de draad weer op te pakken. Ook je energie loopt weg. De kans is groot dat je denkt…ach doe ik later wel of thuis. Uit onderzoek blijkt dat bij onderbreking bij zo’n taak het 22 – 25 duurt totdat jij je volledige focus weer terug hebt en er weer lekker in zit. De uitvoering van deze taak 40% langer duurt bij kleine onderbrekingen. Ook je foutmarge neemt toe. Deze wordt 2 x zo groot. Werk je altijd foutloos, dan heb je geen last. Maar het gezegde luidt: waar gewerkt wordt vallen spaanders. Genoeg redenen om er iets aan te doen toch? Time management tip 43 voor in de kantoortuin; richt stilteplekken in. Spreek af dat je elkaar niet stoort tijdens werken op deze plek. Routinematig werk kan prima in de kantoortuin. En overweeg om je concentratietaken op een stilteplek. Dan scheelt jou dat veel tijd en energie. Mocht een stilteplek om een of andere reden niet kunnen, overweeg dan om in een hoek te gaan zitten met een goed isolerende koptelefoon.
Tip 44 - Gebruik geluiddempende hulpmiddelen om rust te krijgen
Bij time management tips voor in de kantoortuin gaat het om het gegeven dat de tuin niet te veranderen is. De omstandigheden kun je wel veranderen. Akoestiek is de wetenschap die zich bezig houdt met geluid. Bij slechte akoestiek neemt je concentratie snel af. Lange geluidsgolven. Veel galm via je eigen stem. Weerkaatsende geluiden. Slechte akoestiek is tevens stress verhogend, ook los van de kantoortuin. Heb je je eigen echo wel eens gehoord tijdens een telefoongesprek? Time management tip 44 voor werken in kantoortuinen: gebruik geluiddempende hulpmiddelen om rust te krijgen. Hierbij een aantal tips:
Overweeg geluidabsorberende meubels en een dempende vloer
Creëer schotten tussen de bureaus met dempend materiaal
Schaf goede geluidsisolerende koptelefoons aan.
Deuren met dempende stoppers
Handsfree bellen met koptelefoon
Printers in een andere ruimte
Tip 45 - Kijk bij verdelen van werkplekken naar voorkeur in gedrag
Ieder mens heeft een eigen voorkeur in werkgedrag. De ene persoon is sneller afgeleid dan een ander. Sommige personen vinden het heerlijk om zaken goed te plannen en dan werkzaamheden goed uit voeren en af te ronden. Anderen vinden het heerlijk om afgeleid te worden. Sommige mensen kunnen zich geweldig goed afsluiten voor de omgeving, anderen minder goed. Mensen zijn verschillend, en dat is mooi! Niets is goed of slecht. Time management tip 45 voor in de kantoortuin; Kijk bij verdelen van de werkplekken ook naar voorkeur in gedrag. Bevraag de persoonlijke wensen en voorkeuren eens en ervaringen. Dit geeft vast een interessant nieuw beeld. Extra tip: overweeg een Persoonlijke Profielanalyse (PPA) Dit is een wetenschappelijk instrument die met geringe inspanning (10 min) de voorkeur in werkgedrag in beeld brengt. Rekening houden met wensen en voorkeuren in gedrag bij de indelen van werkplekken is goed. Het zorgt voor een beter gevoel bij iedereen en geeft de productie een boost.
Tip 46 - Voorkom digitale onderbrekers waar mogelijk
In de kantoortuin ben je sneller afgeleid en wordt je sneller onderbroken. Tel daarbij op dat we midden in het digitale tijdperk zitten. Gemiddeld kijken medewerkers meer dan 62 keer per dag op hun smartphone. Time management tip 46; voorkom digitale onderbrekers waar mogelijk. Allereerst maken wij je graag attent op Checky. Checky is een aardige en gratis app om je eigen Smartphone gedrag te checken. Bewust wording is de eerste stap naar iedere verandering. Extra tips:
Zet je notificaties uit zodat je geen berichten ziet of geluid hoort als je aan de slag bent
Laat outlook opstarten in taken dan wordt je niet afgeleid door mails
Zet je mobiele telefoon vaker uit. Dit versterkt relaties en verbeterd je focus
Vraag je bij elke keer dat je onderbroken wordt af: Hoe had ik dit kunnen voorkomen?
Overweeg om apps als Nu.nl en Facebook van je smartphone af te halen
Ga bewust om met Whats app en chatapp als Link. Voorkomen is altijd beter dan genezen
Werk je met reminders, werk dan met vaste tijden bv 8.00 uur – 12.30 en 17.30uur. Zo wordt je niet onderbroken
Tip 47 - Meer productiviteit - vergroot de invloed op het binnenklimaat
In de kantoortuin werken veel mensen op een relatief kleine oppervlakte. Sommige dagen is bijna iedereen aanwezig en andere dagen is het lekker rustig. Iedere medewerker heeft z’n eigen voorkeur kijkend naar de ideale werktemperatuur en klimaat. Vaak bij grote gebouwen wordt de temperatuur centraal geregeld. De temperatuur is dan minder gemakkelijk te beïnvloeden en het duurt lang voordat de temperatuur verandert. Time management tip 47 voor in de kantoortuin; vergroot de invloed op het binnenklimaat. Het snel kunnen veranderen van de temperatuur en luchtvochtigheid zorgt voor een gevoel van grip bij medewerkers. Hierdoor ontstaan minder snel frustraties. Dit verhoogt de effectiviteit, Hogere productie, betere kwaliteit en minder verzuim. Extra tips; zorg voor voldoende ramen die open kunnen (bv bovenlichten ivm veiligheid), goede en persoonlijk instelbare zonnewering, mooie grote planten (Co2 vermindering) en printers en andere apparatuur in een andere ruimte.
Tip 48 - Neem bewust en regelmatig een pauze
Je kent het vast wel, even snel door werken. De boterham op de werkplek eten en doorgaan. Zie het als sport. Joop Zoetmelk zei ooit eens: De tour win je in bed. Oftewel: Neem veel rust, dan stijgt je productiviteit enorm. Alsmaar doorgaan betekent een overbelasting van je brein. Time management tip 48: neem bewust en regelmatig een pauze. Pauze nemen ontspant. En na ontspanning is er weer meer ruimte voor inspanning.
Neem bewust een paar keer per dag rust.
Ga een rondje lopen of iets doen waar weinig hersenactiviteit voor nodig is
Neem frisse lucht daar waar het kan
Ga bewust weg van je werkplek.
Geniet van je pauze
Tip 49 - Maak afspraken over zichtbaar gedrag
Een kantoortuin betekent veel mensen op een relatief kleine plek. Dat doet iets met mensen. Kleine ergernissen. Verstoringen. Luid praten. Heen en weer lopen. Vaak om koffie vragen en elkaar onbedoeld overal bij betrekken. Met variabele werktijden loop je de kans 5-6 keer gevraagd te worden: Hoe was je weekend? Mensen zijn verschillend en reageren dan ook verschillend op dit soort prikkels. Time management tip 49 voor in de kantoortuin; maak afspraken over zichtbaar gedrag. Spreek je wensen naar elkaar uit. Maak afspraken over zichtbaar gedrag. Zo hebben een paar klanten van ons de pauzes weer ingevoerd. Samen ontspannen en aandacht voor elkaar op 3 vaste momenten. Stel vragen vaker via email zodat je collega niet wordt afgeleid. En overweeg om af te spreken om koffie/thee enkel voor jezelf te halen. Zo gaat jullie effectiviteit omhoog en blijft de werksfeer optimaal.
Tip 50 - Zorg samen voor een opgeruimd kantoor
Een opgeruimd kantoor heeft een positieve invloed op een opgeruimd hoofd. Samen in een grote kantoortuin werken kan al snel betekenen dat het er rommelig uitziet. Time management tip 50 voor werken in de kantoortuin; zorg samen voor een netjes kantoor. Ruim je werkplek op. Help elkaar met het opruimen van kopjes, bordjes enzovoorts. Haal slingers weg na een feestje. Ruim kasten op (creëer vast planken voor spullen). Je zult merken dat er meer rust komt wanneer de kantoortuin en geordend en strak uitziet.
Tip 51 - Help elkaar bij concentratietaken
Concentratietaken zijn die taken waar je de aandacht echt bij moet houden. Hierbij niet onderbroken worden levert veel voordeel en geeft een gevoel van voldoening. Time management tip 51: Help elkaar bij concentratietaken! Wat kun je doen: Spreek met een collega af dat je elkaar waarneemt daar waar het kan. Bespreek wanneer en hoe vaak je geconcentreerd wilt werken. Maak heldere afspraken over het overnemen van elkaars werk. Bijvoorbeeld de telefoon. Bespreek van te voren de verwachtingen naar elkaar. Wat ga je overnemen? Met welk doel? Wat verwacht je van de over te nemen taken? Hoe ga je ze invullen? En spreek regelmatig reflectie met elkaar af. Samen goede afspraken maken schept heldere wederzijdse verwachtingen, en dat is fijn.
Thuis is de plek waar je ontspant. Thuis kom je tot rust. Ten minste, als het goed is! Iedereen richt zijn of haar huis in met spullen waarbij je jezelf comfortabel voelt. Wat snel kan gebeuren is een te vol huis, of een erg rommelig huis, waardoor onbewust toch wat onrust kan ontstaan. Na een drukke werkdag is thuis komen vaak heerlijk. Maar dan wel graag in je eigen huis waar jij je fijn en ontspannen voelt en jij je accu weer oplaadt. Hieronder 10 time management tips voor in huis. Veel plezier en doe er je voordeel mee.
Tip 52- Creëer rust in huis
Rust is de basis van effectiviteit. Ontspanning maakt dat er weer energie vrijkomt om aan de slag te gaan. Hieronder een viertal praktische tips om rust te krijgen in je eigen huis:
Zet de TV eens uit op de slaapkamer. Lees een boek en neem wat meer rust. TV kijken geeft onrust vlak voor je gaat slapen
Zet minimaal een uur voor je gaat slapen mobiele apparaten uit! “blauwe” schermen, zorgen voor onrust voor je gaat slapen. Zie hiervoor het bijgaande artikel
Laat de wasmachine zijn werk doen op momenten dat je niet thuis bent
Tip 53 - Geef al je spullen een vaste plek
Geef alles wat je hebt een vaste plek. Dit is volgens Marie Kondo, internationaal opruimconsulent, essentieel. Alles wat geen vaste plekken heeft, slingert rond. De mooiste time management tip 53 voor in huis; geef al je spullen een vaste plek. Je hoeft maar een keer te kiezen. Als je een keer gekozen hebt, is opruimen gemakkelijk. Een extra opvallende tip van Marie is: koop geen opbergsystemen zoals handige boxen en kistjes. Uit onderzoek blijkt dat je meer voor jouw “waardeloze” spullen gaat bewaren. Overweeg gelijk om ze weg te doen.
Tip 54 - Handel kleine klussen af
Hoe vaak hoor je het. Mensen zijn verhuisd of hebben verbouwd. Nog een paar kleine klussen en dan is alles klaar. De plint in de kamer. De lamp op zolder. Dat ene vloerkleed nog. Die kabel wegwerken. Herkenbaar? Het gekke is dat het onbewust in ons hoofd gaat zitten. Het popt af en toe op. Het houdt je dus toch af en toe bezig. Dit kost onnodige energie! Het lijkt iets kleins, en eigenlijk is het dat ook. En toch alles wat je uitstelt wordt groter. Time management tip 54 voor in huis: handel kleine klussen af ! Het kost je misschien een halve dag maar je krijgt er veel voor terug. Een nog mooier huis, een meer voldaan en trots gevoel en vaak een blijere partner.
Tip 55 - Ga eens samen weg doen (dus niet samen opruimen)
Heb je wel eens gehoord van lean werken? Steeds meer bedrijven omarmen dit principe. Ze proberen alle vormen van verspilling te minimaliseren. Verspilling kost onnodige tijd en daarmee geld. Een van de basisregels: alle spullen die de laatste 180 dagen niet zijn gebruikt, uit het productieproces! Het staat alleen maar in de weg. De gedachte erachter is opvallend: je hebt enkel waardevolle spullen om je heen. Deze gedachte kun je ook thuis toepassen. Time management tip 55 voor in huis: Ga eens samen ‘weg doen’ (dus niet samen opruimen). Experimenteer maar eens met een kledingkast of zolder of schuur. Het idee is dat je de spullen een voor een vastpakt en denkt: word ik er “blij” van? Alles waar jij of je partner geen uitgesproken ja op roept: weg doen. Alles wat je weg doet hoef je nooit meer op te ruimen. Dat scheelt tijd en ergernis. Je houdt enkel spullen om je heen waar jullie echt iets mee hebben. Dat geeft energie. Met de activiteit zelf loop je wel risico op discussie. Sterkte alvast.
Tip 56 - Organiseer grotere taken in huis als een project
Zo af en toe krijg je in en het huis te maken met klussen met impact. De buitenboel begint af te bladderen en dient geschilderd worden. Je wilt je tuinplan uitvoeren. Een van de kinderen wil graag een trendy slaapkamer. Dit soort klussen vergen meer tijd en aandacht en vragen ook om meer planning. Time management tip 56; organiseer grotere taken in huis als een project. Overweeg de volgende stappen: Beschrijf de klus vanuit de gewenste uitkomst inclusief deadline (fris en waardevol huis begin oktober, tuin BBQ ready 5 juni, trendy slaapkamer Kim 1 december opgeleverd!) Denken vanuit iets dat je graag gerealiseerd wil zien geeft energie. Van acties word je enkel moe. Bepaal tussentijdse resultaten met deadlines en zet deze als reminder in de agenda. Bijvoorbeeld:
materialen en verf in huis – 15 juni
klusteam samengesteld – 20 juni
noordkant en zuidkant klaar – eind juli
west en oostkant klaar - eind augustus
BBQ klusteam – 8 september
Noteer de werkzaamheden per resultaat en kies de tijd die je ermee bezig wilt zijn. Bijvoorbeeld:
Materialen en verf in huis – 15 juni
Lijst benodigde materialen opstellen met Henk- 1 uur
Sikkens bellen voor offerte verf – 15 min
Exacte kleuren met Hanneke kiezen – 1 uur
Steigers Theo vragen – lenen – 10 min
Verf en materialen halen – 2 uren
Het voordeel van deze aanpak is dat je een groot project in kleine praktische stappen verdeeld. Hierdoor ga je het sneller doen en met meer plezier.
Tip 57 - Creëer een plek voor jezelf
Je huis is de plek waar je tot rust mag komen en jezelf zijn. Time management tip 57 voor in je huis: Creëer een plek voor jezelf in huis. Een “eigen” kamer waar jij jezelf even terug kan trekken. Je kunt hier tijd besteden aan je hobby of gewoon lekker rustig zitten. Maak er ook echt je eigen plek van. Met spullen waar jij vrolijk van wordt. Wanneer de ruimte er niet is, kan het ook een eigen plekje in de keuken of kamer zijn, waar jij het meest op je gemak voelt. Je ontspant sneller en beter. Een sneller en sterker herstel zorgt ervoor dat je oplossende vermogen stijgt. Lekker effectief.
Tip 58 - Geniet vaker en meer bewust van resultaten
Druk, druk, druk. Ook als we thuis zijn moet er nog van alles. We zijn in ons hoofd vaak bezig met zaken die we nog moeten doen of niet vergeten . Maar hoe vaak neem je de tijd om eens rustig terug te kijken en te genieten van alles dat al gedaan is? Hoe vaak geniet jij echt van iets moois dat jij of je partner hebt gerealiseerd ? Time management tip 58 voor in huis: Geniet vaker en meer bewust van resultaten. Hier naar kijken en ervan genieten geeft je een gevoel van voldoening. Je wordt er echt vrolijker van en positiever. Wanneer je de hele dag in de tuin bent bezig geweest, loop er dan nog eens doorheen en geniet van wat je hebt opgeleverd. Denk niet te veel aan alles wat nog gedaan moet worden, maar kijk eens terug naar het prachtige resultaat. Hier doe je het toch voor?
Tip 59 - Investeer in een goed, fijn en mooi bed
We brengen bijna een derde van ons leven slapend door. Een gezonde nachtrust levert veel op. Je voelt je energieker, je humeur wordt er nog beter van en je lichaamsfuncties werken beter. Uit onderzoek blijkt dat schouderklachten sterk afnemen en ook stijfheid van de onderrug sterk minder wordt. Wist je dat goed slapen zelfs positief voor je gewicht is? Je stofwisseling werkt beter. Time management tip 59: investeer in een goed, fijn en mooi bed. Als je slaapt rust je beter uit en als je wakker bent wordt je vrolijk van de aanblik. Denk bij de aanschaf als een ondernemer. De baten van deze investering komen pas na de kosten. Alhoewel: dromen van een mooi bed en kijken naar mooie bedden geeft je ook al energie!
Tip 60 - Zet je WIFI router uit iedere nacht
Inmiddels zijn de meeste overkoepelende gezondheidsorganisatie het eens. Straling van telefoons en router is niet goed voor je gezondheid. Wetenschappelijke onderzoeken naar de effecten van Wifi op je brein, laten tegenstrijdige uitkomsten zien. Wel is zeker dat Wifi straling invloed heeft op je brein. In sommige landen in Europa is bellen op crèches met mobiele telefoons al verboden om die reden. Een kinderbrein is nog gevoeliger. Time management tip 60; Zet je WIFI router uit iedere nacht. Extra tip: gebruik een ouderwetse draaiwekker en laat je mobiel zoveel mogelijk buiten de slaapkamer. Zo slaap je lekker schoon zonder straling en zonder dat je er praktisch last van hebt. Je kunt een schakelaar aan het snoer zetten of een tijdsklok instellen waar je de stekker van de router in klikt. Mocht je nauwelijks geloven in een negatief effect van Wifi, overweeg het voor je kinderen. Baadt het niet dan baadt het iets. Je stroomverbruik neemt ietsje af. Jij en je gezin laden goed op. Je productiviteit neemt toe.
Bonustip - Overweeg kleiner te gaan wonen
Het is wereldwijd een duidelijke trend. We gaan kleiner en duurzamer wonen. Bezit wordt minder belangrijk, ervaringen opdoen belangrijker. In veel plaatsen in Nederland kun je inmiddels een kleine kavel kopen voor een zogeheten Tiny House van max 20 m2 woonoppervlakte. Time management tip 61: Overweeg kleiner te gaan wonen.
Het heeft veel voordelen. Je bent veel minder tijd kwijt met schoonmaken en onderhoud. Je woonkosten nemen spectaculair af. Hier kun je leuke andere dingen mee doen. Je leeft toch om te leven!
Heb je zin in een experiment? Pak dan je agenda eens en plan voor de komende maand iedere week 1 dagdeel op afstand. Geef collega’s aan dat je op die momenten niet bereikbaar bent. Het is wellicht even wennen maar je zult waarschijnlijk ook denken: had ik veel eerder moeten doen. En de bijvangst van jouw afstand nemen is dat de medewerkers sneller zelf keuzes gaan maken en zelfstandiger gaan werken. Een win-win toch?
