Prioriteitenmatrix; met 4 kwadranten leren prioriteren (urgent vs belangrijk)

17 september 2021

Eigenlijk is het een dagelijks terugkerend iets. Het bepalen van je prioriteiten. Hoe doe jij dat? En hoe doen je collega’s dit? Regeert de waan van de dag en werk je aan de hand van je belangrijkste te behalen resultaten? In deze blog word je meegenomen in de werking van de prioriteitenmatrix van Eisenhower. Ook Stephen Covey gebruikte de matrix in zijn werk en boeken.  

Wat is de prioriteitenmatrix?

Aan de hand van de prioriteitenmatrix van Eisenhower kun je makkelijk en snel prioriteiten stellen. Urgente zaken versus belangrijke zaken. Oftewel hoe belangrijk is iets, en hoe snel moet het gebeuren? Aan de hand van je eigen prioriteiten kun je de matrix dus inzetten zodat je helder krijgt hoe belangrijk iets is, en hoe snel je het dient af te handelen.

Het begint dus met de betekenis van prioriteiten stellen. Hoe belangrijk iets is, kun je alleen bepalen wanneer je helder je eigen doelen voor ogen hebt. Wanneer je, in volgorde van belangrijkheid, weet wat er van je verwacht wordt (vanuit resultaten) dan kun je beter je prioriteiten bepalen.

Tip: Kijk eens naar je werk en bepaal voor jezelf wanneer je tevreden bent? Welke output moet jij hebben geleverd zodat je heel tevreden kunt terugkijken?

De werking van de prioriteitenmatrix

De verticale as beschrijft de urgentie en de horizontale as de snelheid. Bepaal voor elke activiteit (e mail, taak, actie) hoe belangrijk het is voor het behalen van je eigen doelen. Moet ik het doen? Sommige activiteiten lijken urgent maar kunnen prima nog even blijven liggen. Sommige zaken zijn wel belangrijk maar hoeven niet direct. Wat we vaak in onze dagelijkse praktijk zien is dat mensen zo snel mogelijk de taak of e mail willen behandelen, om ervanaf te zijn. En juist dan word je veel meer geleefd door de waan van de dag. Wanneer je echt effectief wilt leren werken is het de kunst om al je activiteiten langs de lat van de matrix te leggen.

We bekijken nu de 4 kwadranten:

Prioriteitenmatrix kwadrant 1 | Wel belangrijk en moet Nu

Laat je niet te snel verleiden door zaken direct op te pakken. Moet het echt nu? En in hoeverre draagt het bij aan mijn eigen doelen? De activiteiten in dit kwadrant zijn belangrijk en urgent. Dan heet het crisis! Heb je de meeste werkzaamheden in dit kwadrant dan word je geleefd en ben je meer aan het reageren dan activeren. Wanneer dit bij je functie hoort is dit prima (bijvoorbeeld 1e lijn IT medewerkers). In de praktijk komt het vaak voor dat we het vooral zelf urgent maken. De meeste dingen kunnen echt wel even blijven liggen.

Tip: Zorg er altijd voor dat je snel reageert, maar niet altijd inhoudelijk. Stel je krijgt een vraag per mail in kwadrant 1. Reageer dan naar de afzender dat je de vraag hebt gekregen en vermeld erbij wanneer je erop terugkomt. Concreet! Daarmee voorkom je meerdere mails of telefoontjes voor 1 vraag.

Ook een valkuil bij velen is het feit dat ze er dan vanaf zijn (dan kan het van mijn lijstje). Zorg eerst voor overzicht en ga dan pas aan het werk. Dus maak gewoon een taak van je activiteit. Wanneer het binnen 2 minuten kan, doe het dan direct. Zit je activiteit na bovenstaande uitleg nog steeds in kwadrant 1, doe het dan direct.

Prioriteitenmatrix kwadrant 2 | Wel belangrijk en kan later

In dit kwadrant zitten al je belangrijke werkzaamheden die je kunt plannen. Dus niet zo snel mogelijk afronden maar een goede planning maken van je werk. Zorg ervoor dat je tijd en plaatsgebonden werk in je agenda zet en al je andere werkzaamheden in je Taken. Ook bij dit kwadrant geldt dat het soms handig is om mensen te laten weten wanneer je er inhoudelijk op terugkomt. Eerst overzicht dan doen.

Prioriteitenmatrix kwadrant 3 | Niet belangrijk en moet Nu

Een collega stuurt een spoedmail en een kwartier later verneem je dat het probleem al is opgelost. In dat geval spreken we van misleiding. Vele taken en zaken lijken erg belangrijk, maar zijn ze het ook? Ook speelt hiërarchie in dit kwadrant een rol. Als mijn manager me iets vraagt moet ik het wel direct oppakken toch? Wanneer je met diezelfde manager commitment hebt over je te behalen resultaten dan krijg je sowieso al veel minder de vraag of je hebt een goed gespreksonderwerp.

En een collega helpen moet ik dus niet meer doen? Zeker wel, daarvoor ben je collega’s. Wanneer je rommel op de grond ziet liggen en je loopt erlangs dan kun je het best even oprapen toch? Of je helpt je collega even verder. Het gaat er in dit kwadrant om dat je steeds bewuster kiest en afscheid neemt van allerlei randzaken die weinig tot niets toevoegen.

Prioriteitenmatrix kwadrant 4 | Niet belangrijk en kan later

Je ontvangt al jaren een nieuwsbrief en neemt jezelf telkens voor om de informatie eens door te nemen, maar doe je het ook? Je surft op social media en dwaalt volledig af. Herkenbaar? Neem er in elk geval zo snel mogelijk afscheid van.

Bij onze training timemanagement ruimen we samen graag mailboxen op. Heel vaak popt er dan weer een oude mail op waar iemand ineens toch iets mee wil gaan doen? Had je dat anders ook gedaan? Wanneer was je die mail weer tegengekomen? Echt leren beslissen en al je activiteiten koppelen aan je doelen is soms nog best lastig. Ook mails die puur een informatieve werking hebben horen hierbij. Wil je alleen maar op de hoogte zijn? Neem er dan snel afscheid van.

Conclusie over de prioriteitenmatrix van Eisenhower

Bepaal je doelen (altijd), koppel je activiteiten aan je doelen en bepaal of ze direct moeten of gepland kunnen worden. En hoe dan ook is plannen en organiseren altijd beter dan direct in de actiestand klimmen. Hoe meer je werkt vanuit je eigen prioriteiten hoe meer grip en hoe meer plezier aan je werk.

Succes met het toepassen van de matrix en tot ziens in onze training.

Martin van Limbeek

Ondernemer en trainer

Martin is trots dat hij deel uitmaakt van Het Effectieve werken team.. Hij gelooft in inspiratie door echtheid. In geen enkel boek leer je hoe te inspireren, dat komt uit je hart en uit de diepe wens om anderen echt te helpen. Als trainer / ondernemer binnen Het effectieve werken ziet Martin de combinatie van inspiratie en een bewezen methodiek waardoor je in iedere training de deelnemer raakt om het morgen nog beter te doen, effectief te gaan doen.

Lees meer over Martin van Limbeek