Delegeren

04 januari 2023

Het woord delegeren wordt dagelijks gebruikt in nagenoeg alle werksituaties. Maar wat is eigenlijk echt delegeren? Kun je delegeren leren? Wat zijn de voordelen? En nog veel meer. Heb je wel eens moeite met delegeren of wordt er wel eens een taak naar je gedelegeerd, lees dan snel verder.

Wat is delegeren?

Delegeren is het volledig overdragen van een klus of taak aan een ander.
En daar zit direct het verschil van inzicht en denken. Sommigen vinden en denken dat delegeren het overdragen van een taak is, maar zonder de eindverantwoordelijkheid hiervoor te dragen. Dat betekent dat iemand wel het werk mag doen, maar de verantwoordelijkheid ligt bijvoorbeeld bij een leidinggevende. In onze dagelijkse praktijk zien we daardoor dat delegeren erg moeilijk is en blijft. Je wilt toch even checken of het goed gebeurt. Of je wilt zeker weten dat het gebeurt op jouw manier. Met als resultaat dat iemand vaak zegt, ach ik kan het beter zelf doen.

Waar ligt de verantwoordelijkheid bij delegeren?

In deze vraag zit geen echte waarheid. Je kunt er prima over van mening verschillen. Bij de beantwoording van de vraag is het belangrijk om te kijken naar je eigen definitie van leiderschap. In onze optiek is leiderschap het beïnvloeden van mensen ten einde een vooraf vastgesteld doel te behalen. De basis hierin ligt dus in het vastleggen van een helder doel en hier acceptatie voor krijgen, en veel minder in het sturen van mensen. Sturen moeten mensen vooral zelf doen. Richting geven is iets totaal anders.

Zodra een leidinggevende zich gaat bemoeien met de inhoud, zal de verantwoordelijkheid van het individu afnemen. Een helder doel voor ogen hebben en samen erin geloven is de essentie. Daarom kan een goede leidinggevende prima een grote afdeling runnen, en ook hierin verschillen de meningen. Mag een leidinggevende zich dan nooit met de inhoud bemoeien? Zeker wel, maar niet als leidinggevende.

Kun je delegeren leren?

In onze optiek kun je delegeren prima leren. Een goede leidinggevende zal er dan ook geen moeite mee hebben. Kijk je dus naar leiderschap zoals hierboven geschetst, dan is delegeren geen thema. Ben je meer sturend en heb je zelf veel kennis, dan gaan andere regels gelden. Wanneer je ziet dat iemand anders trager is of hij/zij doet het op een totaal andere manier, dan ontstaat onrust. En hoe belangrijker de taak hoe lastiger delegeren dan wordt. Stel je delegeert een taak maar wilt wel telkens op de hoogte gehouden worden, dan heb je het summum van delegeren nog niet bereikt.

Maar ik ben als leidinggevende toch altijd eindverantwoordelijk? Zeker, maar dat wil niet zeggen dat je alles zelf moet doen want dat zou betekenen dat de algemeen directeur het drukst van allemaal is toch?

Wanneer je een taak aan iemand anders geeft en je houdt zelf de regie, dan lijkt het meer op het afschuiven van een taak dan op een gedelegeerde taak.

Is delegeren een competentie?

Ja, delegeren is een competentie (vaardigheid), die vanuit een bepaalde optiek van leiderschap prima te leren is. En vanuit een ander perspectief van leiderschap helemaal niet te leren is. Managers die moeite hebben met delegeren zijn niet overtuigd van de kwaliteiten van medewerkers of vertrouwen meer op hun eigen kunnen. Stel jezelf dan eens de vraag hoe belangrijk het is dat je als manager de meeste kennis hebt?

De managers valkuilen bij delegeren

Hieronder staan een aantal veel gehoorde valkuilen rondom delegeren. Herken je er een paar?

  • Ik ben veel te druk om te delegeren. Mogelijk hou je met deze opmerking je eigen drukte in stand? Stap over je eigen schaduw en start met delegeren. Je kunt ook starten met een simpele taak om er vertrouwen in te krijgen.
  • Delegeren doe ik niet, de ander is ook al druk genoeg. Delegeren is iets anders dan over de schutting gooien. Wanneer je heel bewust een complete taak afstoot, inclusief verantwoordelijkheid en dit doe je op basis van de competenties van een ander, dan draagt het aan alle kanten bij aan succes.
  • Een ander kan dit niet, ik moet dit echt zelf doen. Krijg je als leidinggevende veel vragen en staat je deur altijd open? Dan ben je vooral bezig met jezelf en niet met de ontwikkeling van de ander. Gun de ander dat je deur altijd gesloten is, gun de ander dat vragen stellen niet nodig is, gun de ander meer kennis dan jezelf en gun jezelf iets meer rust en leiderschap.

Delegeren in 4 stappen

Wil je leren delegeren en ben je het eens met de visie op leiderschap? Dan kunnen de volgende stappen je helpen.

Stap 1 | Hou het simpel

Wil je echt leren delegeren, hou het dan simpel. Doe het bijvoorbeeld met een taak waar iets minder risico in zit. Of een kleine taak, waarbij je echt met jezelf afspreekt je er niet mee te bemoeien.

Stap 2 | Leer vertrouwen

Je hebt het zelf ook ooit moeten leren. Wat maakt dat jij iets beter kunt dan een ander? En gun je het de ander dat hij/zij het op termijn beter kan? Of vind je kennis ook wel prettig? Is kennis nog steeds macht? Leiderschap zit nooit in kennis maar in de juiste richting geven. Heb je dus een taak en weet je bij wie deze bewust kan worden neergelegd, maak er dan een project van voor jezelf.

Stap 3 | Delegeer de uitkomst, niet de inhoud

Wanneer je de persoon hebt, en je hebt er al iets vertrouwen in, dan begint het echte delegeren. Delegeer dan de uitkomst of resultaat en niet de taak zelf. Overleg dus wat diegene moet opleveren en of erbij diegene zelf ook vertrouwen is. Je kunt een binnendienst medewerker vragen om een offerte te maken, maar ook om een order succesvol binnen te halen. Je kunt iemand op de administratie vragen om maandelijks de cijferlijsten uit te draaien, maar ook om zorg te dragen voor de juiste input van cijfers waarop beslissingen kunnen worden genomen. Delegeer dus de uitkomst!

Stap 4 | Check je gedelegeerde opdracht

En hiermee wordt vooral niet controle bedoelt maar of je de juiste weg hebt bewandeld ten aanzien van delegeren. Dit kun je doen aan de hand van 3 stappen, in volgorde:

  • Resultaat
    Duidelijkheid en acceptatie
    Is helder wat de gewenste uitkomst is en vertrouwt de gedelegeerde erop?
  • Kader (hoe)
    Is de speelwijze vooraf helder geschetst? Op welke termijn verwachten we resultaat? Hoe gaan we met elkaar om? Hoe wordt er feedback gegeven en waarom? En hierbij geldt vooral dat dit vooraf wordt vastgelegd met elkaar
  • Inhoud (wat)
    Als leidinggevende vooral niet mee bemoeien. Als collega kun je elkaar prima helpen, met als doel dat de ander het binnen een vooraf vastgestelde termijn, zelf kan.

 

Dus delegeren kun je leren. Maar dan wel met als doel om ook een ander beter te maken, of te helpen?

Veel succes en deel vooral je mening

Martin van Limbeek

Ondernemer en trainer

Martin is trots dat hij deel uitmaakt van Het Effectieve werken team.. Hij gelooft in inspiratie door echtheid. In geen enkel boek leer je hoe te inspireren, dat komt uit je hart en uit de diepe wens om anderen echt te helpen. Als trainer / ondernemer binnen Het effectieve werken ziet Martin de combinatie van inspiratie en een bewezen methodiek waardoor je in iedere training de deelnemer raakt om het morgen nog beter te doen, effectief te gaan doen.

Lees meer over Martin van Limbeek