Een goede takenlijst helpt om met plezier echt meer gedaan te krijgen. Maar wat is dan een goede takenlijst? En hoe maak je die? Het effectieve werken helpt je graag met een aantal tips uit de cursus time management. En het resultaat mag er zijn:
- 100% overzicht over alles in je werk – en dat werkt pas fijn!
- je merkt dat je gemakkelijker in actie komt
- je krijgt meer gedaan en dat met meer plezier
Tip 1 – Gebruik 1 takenlijst voor 100% overzicht
Simpele tip, maar wel een die echt helpt. In onze cursus time management zien we dat veel mensen hun taken verdelen over verschillende plekken. In een schrijfblok, op de voicemail, in de agenda, post its op je pc of je bureau, briefjes in de auto. Ons advies? Overzicht geeft rust ….. Neem dus 2 keer per dag een kwartiertje om al deze aantekeningen bij elkaar te pakken en je ‘nieuwe’ acties op 1 (bij voorkeur) digitale ‘lijst’ te zetten.
Tip 2 – Noteer je taken in de vorm van Gewenste Uitkomst / Eerstvolgende Actie
Als wat? Eerst een paar voorbeelden. Dat maakt direct duidelijk wat we bedoelen met Gewenste Uitkomst / Eerstvolgende Actie.
- Order Jansen gescoord / offerte schrijven
- Nieuwe accountmanager West Nederland begonnen / advertentietekst schrijven
- Arjan blij gemaakt / naar bakker rijden voor melkchocola
Het eerste deel is de Gewenste Uitkomst, het eindresultaat dat je tot stand wilt brengen – alsof het al klaar is! Na de slash noteer je jouw Eerstvolgende Actie. Dat is datgene wat je als eerste fysiek actie gaat doen om een stapje dichterbij de Gewenste Uitkomst te komen.
Denk bijvoorbeeld aan mailen, bellen, schrijven, lezen, lopen, googlen ….. Het effect is dat wanneer je jouw takenlijst ook ziet, je direct in actie kunt komen zonder dat daar denkenergie voor nodig is. Zelfs na een weekje in de sneeuw of een vermoeiende vergadering.
Tip 3 – Maak een onderverdeling in je takenlijst die jou helpt
Een prettige onderverdeling in je takenlijst zorgt voor overzicht en maakt ook dat je gemakkelijk in actie kunt komen. Maar wat is dan een handige onderverdeling? De meningen van de grote effectiviteits- en time management goeroes als David Allen en Stephen Covey loopt wat dat betreft uiteen. Om kort te gaan heb je een tweetal mogelijkheden.
De eerste is een onderverdeling naar activiteit. Zoals bellen, mailen, lezen, schrijven. Prettig aan deze indeling is dat je soortgelijke werkzaamheden achter elkaar kunt uitvoeren. Het voordeel? Aantoonbaar tijdwinst.
De tweede indeling is op basis van functiedoelen. De gedachte is dat je al je activiteiten onderverdeelt naar het functiedoel waar de betreffende activiteit aan bijdraagt. Deze indeling maakt je voortdurend bewust van de vraag of al je functiedoelen wel voldoende aandacht krijgen. Het voordeel? Aantoonbaar effectiviteitswinst.
Waar je voor kiest heeft vooral te maken met persoonlijke voorkeur. Wel adviseren we je om niet meer dan 8 categorieën te hebben om het geheel overzichtelijk te houden. En overzicht geeft rust …..!
Tip 4 – Voeg een wachten-op categorie toe
Erg handig! Zodat je hersenen geen overuren hoeven maken om al die zaken die jij hebt gevraagd aan een collega, klant, leverancier of je leidinggevende te onthouden. Alles wat je uitzet bij een ander en vervolgens ‘op wacht’ noteer je op je takenlijst onder de categorie “wachten op”. Check regelmatig of je al een reactie hebt gekregen. Zo niet, beoordeel dan of het tijd is om degene waar je op wacht even te herinneren.
Dit waren ze! 4 praktische tips om echt meer gedaan te krijgen. En dat met meer plezier! En bewezen dat ze je echt helpen. Heb je vragen? Bel of mail ons gerust. Wil je een volledige methodiek aanleren voor meer effect en meer plezier in je werk volg dan de cursus time management – effectief werken. Wij wensen je veel plezier in je werk!
