Hoe ga ik om met deadlines

12 september 2022

Iedereen heeft ze wel eens en iedereen gaat er verschillend mee om: Deadlines! De één vind het geweldig om ergens naar toe te kunnen werken en de ander geeft het vooral deadline stress. Wat is een deadline en hoe kun je er het beste mee omgaan? Dat lees je in deze blog.

Wat is een deadline?

Een deadline is een uiterste datum en tijd waarop iets moet zijn afgerond.
Dit kan dus een klein taakje zijn, zoals bijvoorbeeld het aanleveren van salarismutaties of het aanleveren van een arbeidscontract of verlenging, maar kan ook een afronding van een groot project zijn.

Wat is deadline stress?

Deadline stress is de stress die ontstaat wanneer je weet dat iets moet worden afgerond maar je er niet direct alle grip op hebt. Wanneer je weet dat echt vanmiddag de mutaties moeten zijn afgerond en tegelijk liggen er nog 4 andere taken en je kind moet van school worden gehaald, dan kan er stress ontstaan.

Is deze stress erg? Wanneer het kortstondige stress betreft dan geeft het een soort adrenaline wanneer de taak is afgerond. Een extra goed gevoel wanneer je weet dat het gelukt is. In die gevallen is korte stress niet erg, sterker nog, het is zelfs prima. Wanneer deze stress een langdurig karakter krijgt dan is het wel erg, althans het kan leiden tot mentale en fysieke klachten en zelfs tot volledige uitval.

Redenen genoeg dus om ervoor te zorgen dat deadlines juist leuk worden en dat ze kunnen worden afgevinkt van je takenlijst. Hieronder volgen tips om deadline stress te voorkomen en algemene tips hoe om te gaan met deadlines.

Tips hoe om te gaan met deadlines

Tip 1 | Sturen voor de bocht (goed voorbereiden)

Een deadline werkt erg prettig wanneer je er goed op bent voorbereid. Welke dag moet je wat opleveren? En hoe ga je om met verstoringen? Wat doe je wanneer het tegenzit? Welke werkplek kies je? Hoe neem je anderen mee in je deadline? Bijvoorbeeld een manager die weet dat er iets aankomt en je niet stoort of samen gaat kijken naar een rustige werkplek? Het zijn bijna altijd de harde werkers die zichzelf op dit onderdeel te kort doen. Ik los het zelf wel op, het is mijn probleem! En juist die groep kan een goede voorbereiding erg goed gebruiken.

Tip 2 | Werk met een takenoverzicht of takenlijst

Overzicht geeft rust. Wanneer je werkt met een overzicht van al je taken en je hebt deze in volgorde van belangrijkheid gezet, dan ontstaat overzicht. Voordat het harde werken begint is het advies om altijd eerst overzicht te hebben. En een echte taak bestaat uit minimaal 3 onderdelen met als voorbeeld salarismutaties erachter.

  1. De gewenste uitkomst (salarismutaties doorgegeven)
  2. De deadline van de eerstvolgende actie
  3. De eerstvolgende actie (verzoek om mutaties aan te leveren per mail)

Wanneer dit in een overzicht staat en elke deadline ligt vast dan hoef je er alleen maar aan te denken wanneer je in actie komt. Dit scheelt veel tijd en vooral veel frustratie.

Tip 3 | knip je taak en deadline op in kleine stukjes

Wanneer je een wat groter project niet opknipt in kleine deelresultaten dan ontstaat er vaak uitstelgedrag. Ach dit kan later nog wel…toch? En voor je het weet komt er veel werk op je af en moet je hard doorwerken om iets af te krijgen. Incidenteel is dit prima. Het wordt een probleem wanneer dit structureel wordt. Knip je taak dus op in kleine deelresultaten en zet deze in volgorde in je taak. Welke kleine stapjes moet je allemaal nemen, en wanneer moet je beginnen met de 1e stap. Wanneer dit duidelijk is ontstaat overzicht en is elk deeltaakje behapbaar.

Tip 4 | Reflecteer op je deadlines

Wanneer de deadline is gehaald, dan is er opluchting en gaan we vaak weer door met de dagelijkse werkzaamheden. Reflecteren en stilstaan bij wat er goed ging en wat je de volgende keer graag anders wilt zien is voor jezelf erg goed en helpt je de volgende keer. En deel vooral je eigen evaluatie met anderen vooraf.

Voorbeeld: Vaak horen we dat mensen op de financiële administratie een maandelijkse deadline hebben met het verwerken van de salarisgegevens. Urenbriefjes komen te laat en mutaties worden pas na meerdere dringende verzoeken doorgegeven. Dit geeft telkens stress en kost vooral ook heel veel tijd voor zowel de administratie alsook voor de mensen die het moeten aanleveren.

Wanneer je dit weet wat kun je dan vooraf ondernemen om het voor de volgende keer te voorkomen? Ga eens in gesprek met iemand en overleg wat je samen kunt doen zodat we beide veel meer tijd overhouden. Simpel en enorm effectief.

Tip 5 | Commitment is essentieel

Deze tip is ook voor managers belangrijk. In hoeverre committeren mensen zich aan de deadline en in hoeverre doen ze het omdat het aan ze gevraagd is? Bij echt commitment zal iemand eerder geneigd zijn de deadline te halen dan wanneer dit minder belangrijk wordt gevonden. Mensen komen altijd eerst in beweging voor zichzelf. Vraag dus nooit aan mensen of ze iets willen doen, maar of ze iets willen opleveren.

Tip 6 | Pas timeboxing toe

Timeboxing is de hoeveelheid tijd die je aan een bepaald resultaat wilt besteden. Dit vastleggen kun je op verschillende manieren doen. En het vergt discipline want echt timeboxen betekent dat je na de tijd die er voor staat je ook echt stopt met de activiteit. Je kunt in je taak of agenda als volgt te werk gaan.

  1. Zet in het onderwerp je te behalen resultaat
  2. Bepaal de tijd die je er aan wilt besteden (wanneer en hoe lang)
  3. Zet alle acties die nodig zijn om het resultaat te behalen onder elkaar
  4. Voeg tijd toe aan elke actie
  5. Tel 20 tot 40% tijd op bij je eigen inschatting

Probeer het maar eens. Het werkt echt goed. En je krijgt steeds meer focus op hetgeen je wilt afronden.

Je kunt dus prima plannen voor een deadline en deadlines werken erg prettig wanneer je er goed mee omgaat. Stress zal plaatsmaken voor energie en focus!

Succes met deadlines

 

Martin van Limbeek

Ondernemer en trainer

Martin is trots dat hij deel uitmaakt van Het Effectieve werken team.. Hij gelooft in inspiratie door echtheid. In geen enkel boek leer je hoe te inspireren, dat komt uit je hart en uit de diepe wens om anderen echt te helpen. Als trainer / ondernemer binnen Het effectieve werken ziet Martin de combinatie van inspiratie en een bewezen methodiek waardoor je in iedere training de deelnemer raakt om het morgen nog beter te doen, effectief te gaan doen.

Lees meer over Martin van Limbeek