Veel deelnemers aan onze timemanagement training geven aan dat één van de aanleidingen om in te schrijven is omdat zij geen nee durven of willen zeggen. Ze willen graag met een beter gevoel en met meer overtuiging nee leren zeggen. Ze willen minder met die dingen bezig zijn van anderen en meer focus leggen op activiteiten die er echt toe doen in hun werk. Vaker en meer voldoening voelen en met meer impact het verschil maken. Het aardige is dat ze allemaal aangeven; ik weet het wel en toch gaat het weer mis! Hoe kan dat toch? Wat kan ik doen om beter nee te zeggen?
In de blog van deze maand gaan we dieper in op de mogelijke oorzaken van te gemakkelijk ja zeggen op momenten dat je eigenlijk nee zou moeten zeggen. Dus wat zijn de redenen? En je krijgt 9 tips om gemakkelijker en beter nee te zeggen.
In deze blog:
-
Waarom nee zeggen zo lastig is
-
Mens en nee zeggen is biologisch gezien een lastig combinatie
-
Je Mindset is belangrijk
-
9 praktische tips om beter nee te zeggen
-
Waarom echt iedereen nee kan zeggen
Welk type mens vindt het moeilijk om nee te zeggen? Ben je bang om mensen te kwetsen? Ben je bang voor schuldgevoelens?
Wetenschappelijk onderzoek laat duidelijk zien dat mensen die in alle situaties moeilijk nee zeggen, of helemaal geen nee kunnen zeggen, gemiddeld slechter presteren. Ze ‘verspillen’ hun tijd aan anderen. Dit gaat ten koste van de focus op eigen werk en eigen resultaten. Het leidt tot stress, verlies van productiviteit en een vermindering van kwaliteit van werk en leven. Grappig is wel dat ook de medewerkers die goed presteren qua productiviteit veel ja zeggen tegen vragen om hulp. Er blijkt één groot essentieel verschil tussen ja-zeggers met een lage productiviteit en ja-zeggers die goed presteren. De ja-zeggers die slechter presteren, zeggen ja in alle situaties en tegen iedereen. Ze zeggen eigenlijk nooit nee. De ja-zeggers die goed presteren op productiviteit zeggen gemakkelijk nee tegen ‘nemers’. Merken ze dat ze gevraagd worden uit gemakzucht of enkel eigenbelang, dan zeggen ze gemakkelijker nee. Een ‘nemer’ is iemand die een ander meestal onbewust behandelt als een soort van p.a./butler of levende vraagbaak. Zeg je altijd ja, dan trek je ‘nemers’ aan.
Nee kunnen zeggen is dus een belangrijke competentie om goed te presteren. En iedereen die deze alinea leest zal erbij knikken. We weten over het algemeen echt wel dat af en toe nee zeggen goed is voor ons. Een mooie uitspraak van Gandhi over nee zeggen: ‘Een nee vanuit diepe overtuiging uitgesproken, is beter dan een ja puur en alleen uitgesproken om aardig gevonden te worden of, nog erger, om moeilijkheden te voorkomen.’
Toch is – nee zeggen – geen natuurlijk gedrag van ons mensensoort.
Waarom – nee zeggen – niet in onze natuur zit.
Wij mensen zijn sociale dieren. De wet van de wederkerigheid is voor onze zoogdiersoort belangrijk. Deze impliciete wederkerigheid of het onderlinge vertrouwen zorgde er vroeger voor dat wij mensen overleefden. Wij helpen elkaar. Ik help jou en jij helpt mij als hulp gevraagd wordt als mantra. Onze verre voorouders leefden in kleine gemeenschappen en begrepen heel goed dat elkaar helpen zorgt voor voorspoed, overleven en voortbestaan van onze genen. Nee zeggen vergroot de kans op een latere nee als jij de hulpvraag stelt. Ook loop je risico op sociale uitsluiting. Dat is niet handig in een kleine gemeenschap waar je afhankelijk van elkaar bent om te overleven.
Het zit dus in ons systeem, in ons DNA. Het is goed om je te realiseren dat de situatie binnen de meeste moderne organisaties echt anders is. Een moderne organisatie is geen gemeenschap op basis van impliciete wederkerigheid. Er wordt onderling meer strijd gevoerd. Er is meer onderlinge concurrentie en de onderlinge belangen liggen verder uiteen. Een moderne organisatie heeft af en toe dus meer weg van een roofvogelnest waarin het sterkste jong alle voeding opeist en zo overleeft. Minder sociaal, minder samen! Een houding waarbij je altijd open staat om anderen te helpen verkleint zelfs jouw kans op succes en ‘overleven’.
Uit een meer modern onderzoek van Tony Schwarz ( Harvard) komt naar voren dat we vandaag in onze ‘druk druk druk’-cultuur veel te snel ja zeggen omdat het zo goed voelt. Wij krijgen van ja zeggen een adrenalinekick en zijn verslaafd geraakt aan de stresshormonen. We verwarren actief met productief en we verwarren méér met beter. We zijn vooral bezig met de vraag ‘wat moet er allemaal gedaan worden’ in plaats van met het beantwoorden van de vragen ‘Waarom zou ik dit doen?’ ‘Waar leidt het toe?’ ‘Wat levert het op?’ ‘Is het goed voor mij om te doen? ’…voordat we ja of nee zeggen.
De verschillende effecten tussen mannen en vrouwen.
Nee zeggen tegen een werk gerelateerd verzoek is lastig. Wat opvalt is dat het effect van nee zeggen door vrouwen verschilt van de impact die nee zeggen door mannen heeft. Dit is een uitkomst van een wetenschappelijk onderzoek van Katharina O’Brien. O’Brien neemt vooraf aan dat de impact van nee zeggen bepaald wordt door verschil in persoonlijkheid en los van sekse staat. In de werkelijkheid blijken sociale normen juist de impact te bepalen. Haar onderzoek laat 3 beelden zien:
-
Vrouwen worden van nature als ondersteuners en verzorgers gezien. Nee horen op een vraag wordt niet verwacht.
-
Vrouwen die vaker nee zeggen worden bewezen slechter beoordeeld in beoordelingsgesprekken. Ook worden ze minder voorgedragen voor promoties.
-
Vrouwen die vaker nee zeggen worden als minder sympathiek beoordeeld door collega’s.
Iedereen kan nee zeggen.
Nee zeggen kan echt iedereen. Ook degene die aangeeft het juist heel lastig te vinden. Zelfs mensen die het als hun belangrijkste uitdaging zien kunnen het echt prima. Dit bewijs ik altijd even tijdens de cursussen modern timemanagement. Hiervoor doen we wel een testje met de deelnemers. In de voorbereiding op de training beschrijft iedereen zijn of haar specifieke wensen. Dus we weten voor de bijeenkomsten al wie ‘vaker nee zeggen’ als wens heeft om effectiviteit te vergroten. Tijdens de training vragen we bij de kennismaking tussen neus en lippen; wie gaat er binnenkort op vakantie of gaat een weekendje weg? En bijna altijd is er wel iemand van ‘de vaker nee wil zeggers’, die een vakantie of trip in het vooruitzicht heeft. Uiteraard vragen we even door naar bestemmingen, vertrekdata en duur van de reis.
Veel later tijdens de training, bij het onderdeel communicatie en sterker worden in proactief beïnvloeden van je directe omgeving, komen we terug op het thema ‘nee zeggen’. De trainer inspireert de groep met een verhaal over een uitnodiging door de Wereldbank of een speciale afdeling van de VN. De gehele groep die hier aanwezig is, is uitgenodigd mee te doen aan een prachtig project. Het project is bedoeld om vakkennis te delen met mensen uit andere landen. Bij dit specifieke project gaat de reis over precies 1 jaar naar de Malediven, Hawaï, de Seychellen, Maleisië en Zuid-Afrika. Eenieder van jullie is van harte uitgenodigd. Wie doet mee aan dit project?
Nou… de meeste deelnemers geven met een grote lach aan graag mee te gaan en mee te doen. Er is één voorwaarde om mee te kunnen. Er vindt een kick off plaats, een gezamenlijke start, binnenkort op het ministerie in Den Haag. En deze valt natuurlijk op een datum waarop minimaal één deelnemer die moeite heeft met nee zeggen op vakantie is. Wie is er aanwezig bij de kick-off? En de trainer vraagt iedereen persoonlijk…ben jij er ook bij? Wat leuk en opvallend is, is dat echt altijd degene die vakantieplannen heeft aangeven ‘Nee’ antwoordt. Vaak zelfs een beetje verongelijkt dat de trainer het vraagt. “Dat heb ik toch verteld! Ik ben dan op vakantie!” En het hek is helemaal van de dam als de trainer dan ook nog aangeeft “oké, jij kiest, jij beslist. Het zou toch raar zijn als we het niet vragen. Je gaat nu een weekje naar Madeira en je kunt naar de Malediven, Hawaï, Seychellen etc. Maar prima hoor!” “Maar”, zegt de trainer met de ‘Colombo techniek’; “wat wel super is, is dat je heel gemakkelijk nee zegt in deze situatie. Dat is één van je wensen toch?”
“Maar dit is echt iets totaal anders. Dit kun je niet vergelijken! Echt niet!”
Tip 1 sterker in Nee zeggen – Zeg Ja tegen een helder plan, jouw plan
In het voorbeeld hierboven heeft de vakantieganger een plan. De vakantiedagen zijn geregeld, de vliegtickets voor de reis heen en terug zijn betaald en het hotel is geboekt. Partner en kinderen verwachten de vakantie en verheugen zich er enorm op. Kortom, het plan is helder. Nee zeggen tegen verzoeken die dat plan doorkruisen is relatief gemakkelijk. Tip 1 sterker in Nee zeggen – Zeg Ja tegen een helder plan, jouw plan. Zo zou je er bijvoorbeeld voor kunnen kiezen om in de maandagochtend en de woensdagochtend met concentratietaken aan de slag te gaan. Maak een heldere en concrete planning voor de twee ochtenden. En neem je voor deze ochtenden tot een succes te maken. Als nu iemand je vraagt…zeg je vast gemakkelijker nee.
Tip 2 sterker in Nee zeggen- Wees je bewust van je eigen denkpatronen
Als je merkt dat je regelmatig ‘ja’ zegt terwijl je eigenlijk ‘nee’ wilt zeggen, dan is het belangrijk om eens stil te staan bij deze situaties. Probeer je bewust te worden van jouw denkpatroon. Het is prima om anderen een plezier te doen en te helpen. Maar doe je dit vaak op basis van denkpatronen die je ‘stressgevoelens’ geven, dan is dit niet effectief voor jou. Je doet aardig, vriendelijk en bereidwillig op basis van angst en onzekerheid. Tip 2 sterker in Nee zeggen: wees je bewust van je eigen denkpatronen.
Tip 3: sterk in Nee zeggen – Probeer de situatie van Nee zeggen voor te zijn
Nee zeggen tegen collega’s, leidinggevenden en vrienden is nooit leuk. Wij horen vaak van deelnemers aan onze time management training dat ze te snel instemmen. ‘Vaak knik ik al instemmend en zeg ik ja voordat ik me realiseer dat ik eigenlijk nee wil zeggen. Het voelt goed als ik ja zeg, maar tegelijk weet ik dat ik dan vaak ’s avonds overwerk of mijn werk thuis af maak. Dat voelt altijd minder fijn.’ Midden jaren ‘90 maakte een trainer indruk door deze situatie met bedplassen te vergelijken. “Eerst voelt het lekker warm, maar al snel wordt het koud en dat voelt minder prettig”. Tip 3 sterker in Nee zeggen: probeer de situatie van Nee zeggen voor te zijn. ‘Be pro active’ zou Covey roepen! Maak een afspraak met je collega of leidinggevende of bel je vriend. Geef aan dat je de komende week of weken geen ruimte hebt om extra support te bieden. En vraag: “wil je daar iets rekening mee houden?” Je komt professioneel over en jouw aanpak voelt totaal niet als afwijzing op dat moment. Idee voor je om eens mee te experimenteren?
Tip 4 sterk in Nee zeggen – test jezelf een maand op misbruik door ‘nemers’
Uit onderzoek blijkt dat mensen die geen nee zeggen of moeilijk nee kunnen zeggen tot de groep ‘slechtste’ presteerders behoren. Hun tijd wordt verbruikt door anderen. Dit verstoort de focus op eigen resultaten. Opvallend is dat zowel goede presteerders en ‘slechte’ presteerders allebei graag ja zeggen als er iets gevraagd wordt. Er is één opvallend verschil. De goede presteerder zegt wel gemakkelijk nee tegen misbruik door nemers. Een nemer is iemand die enkel met z’n eigen belang bezig is. Een goede presteerder blijkt meer oog en oor en meer gevoel te hebben voor neemgedrag. Vragen vanuit gemakzucht, steeds dezelfde vragen, direct pushen en mentale druk zetten, goed een slachtofferrol neer kunnen zetten. Het is allemaal neemgedrag. De ‘slechte’ presteerder zegt ja tegen iedereen, dus ook tegen ‘nemers’, en worden al snel een doelwit. Tip 4 sterker in Nee zeggen: test jezelf een maand op misbruik door ‘nemers’. Noteer iedere dag wie je vraagt iets te doen en waarom? Bekijk je notities aan het einde van iedere week. Schrijf achter iedere vraag: ‘oké’ of ‘nemer’. Sta extra stil bij de nemers en ga proactief in gesprek met de nemers voordat ze weer iets vragen ( tip 3). Het boek Geven en Nemen van Adam Grant is een aanrader.
Tip 5 sterk in Nee zeggen – oefen nee zeggen in voor jou minder belangrijke situaties
Nee zeggen is gedrag en Ja zeggen is gedrag. Als je sterker wilt worden in nee zeggen, dan beheers jij dit gedrag nog niet voldoende in je eigen optiek. Iedere gedragsverandering begint met een wens en met bewustwording van huidig gedrag. Daarnaast kun je gedrag trainen en inslijpen. Gedrag is net als conditie; je kunt het opbouwen door regelmatig te oefenen. Onze tip 5 sterk in Nee zeggen: oefen nee zeggen in voor jou minder belangrijke situaties. Dit mag van alles zijn. Tip is wel om vooraf al te bedenken ‘als me nu iets gevraagd wordt, zeg ik nee’. Twee voorbeelden: je zit op een zondagochtend lekker in je tuin. Je bedenkt: ‘als me nu iets gevraagd wordt te doen, zeg ik vriendelijk nee’. Je partner vraagt je een half uur later: “Zullen we straks even koffie drinken bij je ouders?” Een ander voorbeeld. Je bent onderweg naar een goede vriend. Je bedenkt: ‘als hij me vraagt om ergens mee te helpen, zeg ik nee …komende week kan ik niet.’ Het aardige is dat je in ieder geval mentaal traint door de keuze vooraf te maken. Ook oefen je praktisch met nee zeggen. En uiteraard ben je er vrij in om een uur of halve dag later alsnog te roepen dat je wel wilt en kunt helpen.
Tip 6 sterk in Nee zeggen; tune jezelf en gebruik de juiste woorden
Hoe je nee zegt maakt nogal uit. Je kunt beter niet zeggen: ‘nee ik kan niet of nee dat gaat me niet lukken’. Ook enkel ‘nee’ zeggen is minder effectief. Het komt wellicht bruut over naar de ander. Het blijkt ook minder effectief voor jezelf. Het meest effectief, zo blijkt uit onderzoek, is: ‘Nee, dat doe ik niet’ of ‘nee dat ga ik niet doen’. Een collega van mij gebruikt een afgeleide hiervan: ‘Nee daar kies ik niet voor’. Je tunet jezelf eigenlijk door de juiste woorden te gebruiken. Met ‘nee dat kan ik niet’ of ‘dat lukt me niet’ straal je onmacht uit naar anderen en ook naar jezelf. Bij ‘nee dat doe ik niet’ of ‘nee daar kies ik niet voor’ straal je wilskracht en daadkracht naar anderen uit en naar jezelf. In een onderzoek wordt een groep studenten in 2 groepen verdeeld. Beide groepen krijgen de vraag: ‘wil je een ijsje?’ De ene groep wordt geïnstrueerd en moet reageren met ‘nee dat kan ik niet’. De andere groep met ‘nee, dat doe ik niet’. Na het onderzoek leveren alle deelnemers een lijstje in en krijgen een snoepje aangeboden. 61% van de groep ‘kan ik niet’, neemt het snoepje aan. Van de groep ‘dat doe ik niet’, neemt 36% het snoepje aan. In een ander onderzoek zijn de resultaten nog opzienbarender. Een groep van 30 vrouwen wordt gevraagd mee te doen aan een fitness programma. Ze worden in 3 groepen geïnstrueerd dat ze nee moeten zeggen als ze gevraagd worden om te stoppen met het programma. 10 vrouwen zeggen ‘nee’, 10 vrouwen reageren met ‘nee, dat kan ik niet’ en 10 vrouwen zeggen ‘nee dat doe ik niet’. Na 10 dagen zijn van de ‘nee’-zeggers nog 3 actief. Van de groep ‘nee dat kan ik niet’ is er nog maar 1 actief. Van de groep ‘nee dat doe ik niet’ zijn er nog 8 actief. Wat een verschil en wat een effect! Het grote effect zit in wilskracht. Nu kan ik me voorstellen dat je denkt: ‘Ja leuk, dat doe ik niet, maar ik vind het lastig om dit uit spreken. Extra tip: zeg niet ‘Nee dat doe ik niet’ maar ‘Nee ik ga aan de slag met…’ of ‘Nee ik focus mij op…’ of ‘Nee ik richt mijn aandacht nu graag op….’. Dit is dezelfde wilskracht, alleen positief gericht.
Tip 7 sterker in Nee zeggen – bepaal vooraf jouw voorwaarden voor NEE en JA
“Papa mogen wij een snoepje?” Veel vaders vinden dit vaak een lastige vraag. Wanneer zeg je ja en wanneer zeg je nee? Nee zeggen is in deze situaties vaak lastig. Kinderen hebben een neus voor momentum. Je bent in gedachten en net met iets bezig als de vraag gesteld wordt. Tip: denk na en bepaal vooraf jouw voorwaarden. Een voorbeeld: samen met je partner spreek je af dat de kids in het weekend een snoepje mogen na 10.30 uur en als ze goed ontbeten hebben. Of als we vaker dan 2x moeten waarschuwen aan tafel tijdens het avondeten is het antwoord altijd: nee. In de praktijk ga je merken dat je sneller en gemakkelijker schakelt als je de vraag gaat krijgen. Je geeft iets gemakkelijker het antwoord dat je echt wilt geven. Deze aanpak werkt ook prima op de werkvloer. Een voorbeeld: als jij met jezelf afspreekt dat je pas ja op kleine hulpvragen antwoord als de facturatie voor die dag klaar is. Of dat je op alle vragen om extra taken te gaan doen met nee gaat beantwoorden zolang je nog werkzaamheden voor de projecten X Y en Z doet. Het positieve van deze aanpak is dat je betrouwbaarheid gelijk blijft of stijgt in de ogen van anderen.
Tip 8 sterk in Nee zeggen – kijk zeker uit met verzoeken voor in de toekomst
Wij zijn bij plannen slecht in het inschatten van de tijd die activiteiten kosten. En ook zijn we niet goed in inschatten van onze beschikbare tijd is in de toekomst. We schatten de beschikbare tijd te rooskleurig in. En ook kost de uitvoering van taken minimaal 10- 25% meer tijd dan vooraf bedacht. Tip: kijk uit met verzoeken die in de toekomst liggen en zeg niet te snel ja. Uit onderzoek blijkt dat we snel ja zeggen tegen een verzoek als deze in de toekomst ligt. Als gevraagd wordt om dezelfde taak direct te doen zeggen we sneller nee. Het onderzoek, gedaan door Yale, laat zien dat mensen maar moeilijk kunnen beseffen dat tijd in de toekomst niet ruim beschikbaar zal zijn. Dit blijkt te komen door de onregelmatige wijze waarop wij elke dag onze tijd invullen. Hierdoor blijft het voor ons moeilijk om ons te realiseren dat de tijd die we gebruiken altijd dezelfde is. We krijgen in de toekomst niet opeens veel meer tijd. Tel daarbij op dat we sociale dieren zijn en ja is snel gezegd. Je voelt nu de ‘gelukhormonen’ van ja zeggen en niet de last van een verkeerde inschatting. Dat komt pas later.
Tip 9 sterk in Nee zeggen – Wees je bewust: Nee zeggen zorgt voor minder nee zeggen
Alles waar je goed in bent, daar krijg je meer van. Ben je goed in hulp bieden, dan krijg je al gauw meer hulpvragen. Ben je goed in helder en snel email beantwoorden, dan krijg jij steeds meer email. Zo werkt dat natuurkundig. Ben je goed in altijd ja zeggen, krijg je dus steeds meer vragen. En dat is nu net wat je eigenlijk lastig vindt. Nee zeggen op een aantal van deze vragen, zorgt ervoor dat je minder gevraagd gaat worden. Dus hoef je minder nee te zeggen. Tip: realiseer je goed dat je dubbel invloed kunt uitoefenen door af en toe bewust nee te zeggen. En nogmaals, vooral de vragen uit gemakzucht met 0 toegevoegde waarde voor je eigen resultaten. Ga daarmee aan de slag!
