Het Effectieve Werken
Advies op maat? Bel ons:
088 - 2580 100
Het Effectieve Werken

Getting Things Done Stap 4: wekelijks onderhoud

Wat is het?

Meer effect, meer plezier, minder stress en nog beter je doelen halen? Daarover gaat Getting Things Done. De basis van de systematiek is dat je 100% overzicht creëert over al die Acties die jij wilt doen - “uit je hoofd in je systeem in 4 heldere stappen.

De vierde stap van Gettings Things Done in de cursus time management gaat over wekelijkse onderhoud. Het laatste onderdeel van de methodiek. Een belangrijke stap van reflectie op de voortgang  en beslissen en organiseren. Wekelijks onderhoud maakt je systeem 100 procent up to date zodat je heerlijk rustig aan je weekend kan beginnen. Ook zorgt wekelijks onderhoud voor persoonlijke en professionele groei  Stilstaan bij je eigen handelen maakt dat je leert, zodat je ontwikkelt zodat je elke week een beetje beter wordt!

Wat heb je eraan?

Wekelijks onderhoud maakt de cirkel rond van Getting Things Done. Belangrijkste wat je ermee bereikt is met een rustig en voldaan gevoel je weekend in. Ook geeft wekelijks onderhoud je een moment van reflectie, waarbij je terugkijkt, en vooruit kijkt naar de volgende week. Je systeem is aan het einde van de week up tot date en 100 procent compleet.

Hoe werkt het?

Het Onderhoud bestaat uit 3 reviews:

  1. Review: grip op je werkmethodiek
    • Mailbox en andere bakken, denk aan Wachten Op
    • Taken en wachten op map
    • Agenda – terugblik op de afgelopen week en vooruitblik komende week cq weken
  1. Review op functie doelen en projecten
  2. Review op persoonlijke (ontwikkel-leer)doelen

Hieronder beschrijven we voor jou  8 praktische stappen:

Stap 1.

Maak al je verzamelbakken leeg en neem de laatste beslissingen.

Stap 2.

Kijk kritisch naar je agenda van de afgelopen week en de komende week. Staan er nog zaken in die niet zijn afgerond? Zijn er nog dingen die je op een andere manier had willen aanpakken? Welke spullen heb je nodig voor de komende week en wat neem je jezelf voor in het kader van reflectie. Is het handig om bepaalde afspraken nog te verschuiven om meer tijd te creeren?

Stap 3.

Bekijk je wachten-op lijst. Dee lijst bevindt zich als map in de Inbox van je mailsyteem. In Wachten op verzamel je alle zaken waarop jij nog een antwoord moet ontvangen. Het gaat hierbij alleen om dingen die voor het behalen van je doelen van belang zijn.

Stap 4.

Bekijk je lijstjes, zoals bijvoorbeeld je ideeën of later lijst. De lijst die je in Taken (outlook) hebt aangemaakt om taken op te nemen zonder deadline.

Stap 5.

Maak je lijst met eerstvolgende acties helemaal actueel. Dat betekent even brainstormen met jezelf (minddumpen)

Stap 6.

Doe een reality-check. Zijn al je wensen haalbaar? En welke acties onderneem je bij voorbaat al om de haalbaarheid te vergroten of de prioriteit aan te passen?

Stap 7.

Review op je functiedoelen: welke resultaten heb ik gerealiseerd deze week. Wat heb ik goed gedaan? Welke extra initiatieven of inspanningen kan ik nog doen? Ben ik goed onderweg? Pak ook je projecten één voor één . Wat is gedaan? Wat is gerealiseerd? Voortgang? Wat moet aandacht krijgen ? Welke concrete acties ga ik doen komende weken.

Stap 8.

Review op je persoonlijke (leer) doelen. Welke aandacht heb ik besteed aan mijn leerdoelen? Welke experimenten heb ik gedaan? Effect? Wat gaat goed? Wat zijn aandachtspunten?  Wat is mijn volgende stap?

Tips voor het toepassen?

De belangrijkste tip voor wekelijks onderhoud is het ook daadwerkelijk in de agenda zetten als item. Het beste tijdstip voor dit onderhoud is je laatste werkdag van jouw werkweek. Bij voorkeur vlak voor of na je lunchpauze. Zo heb je de middag nog om mogelijk invloed uit te oefenen. En zo wordt het gemakkelijk een routine. Door de routine van echt aan de slag te gaan merk je dat rust en van overzicht.