Werken met categorieën?


Categorieën in Outlook. Hoe worden ze gebruikt? En wat is het nut ervan? Dat lees je op deze pagina.

Wat zijn categorieën?


Met een categorie geef je een kleur en tekst aan een outlookitem. Dit kan een mail zijn, een agenda item of een taak. De kunst is om het aantal categorieën te beperken, zodat overzicht blijft bestaan. En zoals bekend is de basis van effectief werken het maken en houden van overzicht.

Categorieën in de mail


Er zijn 2 belangrijke redenen om een mail te categoriseren:

  1. Wanneer je werkt met een gezamenlijke inbox
  2. Wanneer je mail verwerkt voor meerdere personen (bijvoorbeeld management assistenten)


Ad 1. Werken in een gezamenlijke inbox kan heel effectief zijn, vooral wanneer je elkaars werk snel moet kunnen overnemen en wanneer snelle afhandeling vereist is. Een eventueel nadeel is dat soms werk dubbel wordt gedaan, vandaar dat het handig is om de mail dan per persoon te categoriseren. Maak in dat geval een categorie aan voor elk individu in de inbox. Werk met een regisseur (bijvoorbeeld per halve dag), due vervolgens de mail op binnenkomst categoriseert. Dit principe werkt voornamelijk goed wanneer snelle afhandeling van de mail noodzakelijk is.

Ad 2. Mail voor meerdere contactpersonen. Hierbij is het handig om per contactpersoon een categorie te maken zodat bij binnenkomst heel snel overzicht ontstaat. Ook is het mogelijk om dit vooraf al te programmeren. Hoe dit werkt zie je in bijgaande video.

Categorieën in de agenda


Een kleurcode aanbrengen in je Outlook agenda kan zorgen voor beter overzicht. Het aanmaken gebeurt op dezelfde wijze dan bij de mail. Hieronder volgen een aantal tips:

  1. Hou het aantal categorieën beperkt. Teveel kleuren geeft weer vertroebeling. De tekst en uitleg van de afspraak staat immers al in je agenda. Geef alleen die items een kleur waarbij het handig is om in 1 overzicht over je week te kunnen kijken. Bijvoorbeeld trainingen en
  2. Zet alleen vaste afspraken in je agenda. Gebruik je agenda dus niet om herinneringen en tips op te slaan. Dus iemand bellen is een taak. Een belafspraak op een datum en tijd is een agenda item.
  3. Gebruik categorieën in je agenda om deadlines van grote projecten vast te leggen. Geef hiertoe de naam van het project en eventueel projectnummer een categorie en leg de deadlines vast door op de dag van de deadline de hele dag te blokken. Categoriseer het item en al je deadlines verschijnen bovenin je agenda. Heel handig voor overzicht!

Categorieën in de taken


De belangrijkste reden om categorieën vast te leggen in je taken is het feit dat je dan perfect op thema kan werken. Telkens wanneer je switcht van thema, bijvoorbeeld van bellen naar mailen, kost het onze hersenen 20 minuten tijd om volledige focus te krijgen en de kans op fouten neemt met 200% toe! Hoe minder switchen hoe beter dus. Categorieën maak je dus in je taak wanneer je acties wilt bundelen op thema.

Voorbeeld categorieën in je taken:

  • Bellen
  • Mailen
  • Uitzoeken
  • PC minder dan 15 minuten
  • PC meer dan 15 minuten


Het werken met taken vind je terug in onze blogs en uiteraard op de training. Hier beperken we ons tot de inrichting van categorieën.

Zeer handige tip is dat je in het onderwerp eerst  de gewenste uitkomst weergeeft, vervolgens de eerstvolgende actie en daarachter de tijdsduur van de eerstvolgende actie. Zo krijg je direct overzicht over de tijdsduur van al je acties en kun je eventueel tijd blokken in je agenda voor afhandeling van de taken. Zet nooit de taak zelf in de agenda. Wel bijvoorbeeld “afhandelen taken”

Voorbeeld:
Order binnengehaald    -    offerte uitbrengen       -    90m
(gewenste uitkomst)            (eerstvolgende actie)   -    (tijdsduur eerstvolgende actie)

Wanneer je vervolgens de eerstvolgende actie een kleur geeft heb je compleet overzicht.

In de video wordt het maken van categorieën nog eens uitgelegd.

Veel succes met de uitvoering!