Om te bepalen wat belangrijk is en wat urgent is het handig om iets meer te weten waar de termen vandaan komen. Ze komen van het Eisenhower kwadrant. Eisenhower bedacht dit kwadrant om goed te kunnen prioriteren. En goed te kunnen bepalen: wat is belangrijk en wat is onbelangrijk. En wat is urgent en wat is niet urgent?
Hierbij kijk je enkel door de bril van je functie doelen. Voegt een taak of actie direct waarde toe aan de resultaten die je nastreeft in je functie, dan is de actie of taak/afspraak belangrijk. Doet het dat niet, dan is het onbelangrijk. Voegt een actie of taak direct waarde toe aan de resultaten waar jij voor opgesteld staat en moet het direct en kan het niet later dan is het urgent. Alles wat wel even kan wachten is niet urgent. Als je wacht met uitvoeren, urgente actie of taak levert dat direct schade op in termen van leven, dood, continuïteit, geld en claims.
Hoe bepaal jij nu concreet wat is urgent en belangrijk is?
Zorg dat jij je functiedoelen (prio’s) scherp hebt. Alle taken, projecten, acties en afspraken die jou helpen deze doelen te behalen zijn belangrijk. Maak vervolgens een lijstje met acties en taken waarbij jouw organisatie van jou verwacht dat jij alla minute schakelt. Dat zijn jouw urgente taken.
Voorbeelden belangrijk en onbelangrijk
Een ICT-er heeft een collega die hem om advies vraagt in een vervelende situatie met z’n manager. Door de bril van zijn doelen is dit gesprek waarschijnlijk onbelangrijk.
Heeft de collega dit gesprek met een vertrouwenspersoon dan is dat gesprek voor de vertrouwenspersoon belangrijk. Immers hij staat hiervoor opgesteld.
Voorbeelden urgent en niet urgent.
Een accountant en tevens BHV-er ziet een klant onwel worden, dan is dat urgent. Immers hij is BHV-er dus mensen helpen staat hij voor opgesteld. Wil een klant advies of een antwoord op een concrete vraag t.a.v. de jaarrekening dan is dat niet urgent.
