Stap 1 Schrijf bondige mails
Schrijf mails kort en bondig. Geef helder aan wat je wenst. Het voordeel; het kost je minder tijd en ontvangers gaan gemiddeld ook korter naar jou schrijven. En lezen kost je dan ook minder tijd.
Stap 2 Ga bewust om met de onderwerp regel
Ga bewust om met de onderwerp-regel. Bouw de onderwerp regel steeds op dezelfde wijze op. Tip voor de volgorde: project – gewenst resultaat – eerstvolgende actie. Het voordeel: je vindt mails sneller terug. En een ander voordeel: de ontvanger reageert vaak door reply. Hierdoor is het onderwerp voor jou gelijk duidelijk.
Stap 3 Beslis je inbox leeg iedere dag
Neem over iedere mail in je inbox een besluit. En beslis je inbox leeg. Lees de mail zo goed dat je er een inhoudelijk besluit over kunt nemen. Alles waar je niks mee wil, verwijder of archiveer. Alles wat je snel kunt doen binnen een paar minuten, voer gelijk uit. Vraagt het meer tijd van je, maak een taak aan op een To do lijst of plan in je agenda.
Stap 4 Experimenteer met de wacht op de map
Mails die je verstuurt en waar je een reactie op wenst/ vraagt komen in de map Verzonden item. Handig is om ook een map Wachten op te hebben waar je een kopie van de mail in plaatst. Het voordeel: je hebt 100% overzicht over de mails waar je op wacht.
Stap 5 maak kader afspraken
Zeker als je veel samenwerkt of langere tijd samen werkt binnen een opdracht of project. Maak samen kader afspraken over mail gebruik. Hoe communiceren we wat? Wat communiceren we via email? Binnen welke termijn reageren we op mails? Hoe gaan we het onderwerp gebruiken? Het voordeel: je gaat effectiever om met elkaar en mail organisatie gaat effectiever.
