Al sinds het bestaan van Het Effectieve Werken gebruiken we de term aanraken is afmaken. In deze blog wordt dieper ingegaan op deze kreet, die eigenlijk in 3 woorden de gehele essentie van effectief werken verwoordt.
Keuzes maken als start
Vraag iemand die een cursus of training timemanagement volgt wat de grootste uitdaging is, en je zult merken dat dit vaak gaat over prioriteiten stellen en de juiste dingen doen. De nummer 1 uitdaging van werkend Nederland lijkt het wel.
En het stellen van prioriteiten start uiteraard met het maken van heldere doelen. Wanneer je heel goed weet wat je wil of moet opleveren en je bent in staat om hier een volgorde van belangrijkheid aan te geven, dan gaat prioriteren al direct iets makkelijker.
Daarnaast vinden velen onder ons het lastig om te kiezen. Want kiezen voor iets betekent automatisch iets anders niet doen. Klinkt simpel maar is het in de praktijk vaak niet. En wanneer je dan keuzes maakt, hoe bewust doe je dit? Of zorg je er aan het einde van de dag gewoon voor dat alle werk af is? Dat is niet direct een keuze maar een vorm van efficiënt werken, en dat is iets wezenlijks anders.
2 checkvragen om te kijken hoe het gesteld is met je eigen keuzes:
- Heb je de notificaties van je mail en/of andere applicaties aan staan?
- Begin je de dag met het ophalen van je mail?
Twee keer een ja en je kiest in feite niet. Doordat je vooraf al tegen jezelf zegt dat je jezelf graag laat afleiden, kies je dus voor de afleiding in plaats van de klus.
Als laatste is keuze maken om iets niet te doen, minimaal net zo belangrijk dan de keuze om iets wel te doen. Drukte gaat nooit over de dingen die je doet, maar over de gedachte of het schuldgevoel van de vele dingen die je had willen doen, en dus niet aanpakt.
Voorbeeld uit de praktijk:
Mijn collega Rob en ik hebben hele duidelijke doelen opgesteld. Eerst trainen, dan verkopen en dan een aantal marketingdoelen, waaronder het wekelijks opleveren van een blog (ja, het is deze week gelukt). Vooraf hebben we afgesproken dat we alleen een blog maken op het moment dat het iets rustiger is rondom trainen of verkopen. En precies daar zit de rust. Met die concrete afspraak zit het maken van een blog nooit in mijn hoofd. Wanneer enkel is afgesproken 1 x een blog per week, dan kan het in een volle week zijn dat het me vanaf maandag bezighoudt, en er donderdag nog geen letter op papier staat. Keuzes maken geeft rust.
De definitie van aanraken is afmaken
De definitie is simpel: Je pakt iets op en je rondt het af, wat er ook gebeurt. En dit kan in 2 situaties.
- Bij doen (concreet aan het werk zijn)
- Bij het nemen van besluiten
Ad 1. Bij doen
Wanneer je aan het werk bent dan kun je zomaar afgeleid raken door van alles en nog wat. De uitdaging zit in 2 dingen:
- De lengte van de taak
- De urgentie van de taak
Wanneer je besluit om de komende 3 uren iets af te ronden, dan ga je dat bij voorbaat al niet volhouden. Je brein kan maximaal 45 minuten focussen en heeft dan echt rust nodig. En geef je die rust niet, dan pakt je brein die rust zelf wel, door je van allerlei gedachten te geven. Knip dus elke taak op in kleine brokjes van bijvoorbeeld maximaal 30 minuten zodat je fit blijft, de kans op afleiding verkleint en het je energie geeft na afronding.
Hoe urgenter jijzelf de taak vindt, hoe groter de kans is dat je aanraken is afmaken succesvol inzet. Wanneer je iets echt moet of graag wil, dan stijgt direct je concentratie.
Ad 2. Bij het nemen van besluiten
Het advies is om bijvoorbeeld 5 keer per dag een echt besluit te nemen over alles dat op je afkomt, zonder uitzondering. Neem als voorbeeld je mailbox, deze spreekt nog steeds het meeste aan. Hoeveel mensen openen een mail om deze vervolgens weer in het Postvak te dumpen. Doe je dit thuis ook met brieven? Gooi je die wel eens terug in de brievenbus?
Bij het aanraken is afmaken principe open je bijvoorbeeld een mail en neemt een besluit.
- Draagt het iets bij aan mijn doelen?
- Kan ik het in 2 minuten doen? Zo ja, doe het dan direct op je beslismoment
- Duurt het langer dan 2 minuten? Dan wordt het een taak of een agenda item
En eigenlijk zijn dit de smaken, en meer niet. Wanneer je over alles een besluit neemt dan heb je het nog niet direct afgerond maar wel een besluit genomen. Aanraken is afmaken dus.
Besluiten geven rust, werken niet
Wanneer je het doet, of het werken op de eerste plaats zet, dan ben je vaak bezig met efficiënt werken en probeer je zo veel mogelijk weg te werken. Over het algemeen geeft dit geen rust, en kan zelfs leiden tot onrust. Wanneer je heel efficiënt werkt en het werk is nog niet af, wat doe je dan?
Wanneer je beslissen of besluiten op plaats 1 zet, dan denk je vooraf na over wat je wil bereiken en geniet je veel meer van het behaalde resultaat. Zelf werk ik nog steeds met Taken in Outlook, en het is en blijft een rustgevend gevoel dat je mailbox leeg is, je resterende verzamelbakken opgeruimd en je precies weet wat je in volgorde van belangrijkheid wilt gaan doen.
Aanraken is afmaken klinkt als een heel simpel principe maar de werkelijkheid is dat het best lastig is. Beginnen met een taak of actie lukt de meesten nog wel, maar het dan ook tot een succesvol einde brengen? Vandaar ook het advies om zowel bij het doen, maar zeker ook bij het nemen van besluiten dit principe telkens hoog te houden. Vooral het simpel denken en het klein maken van je taak, dan wel het opknippen van je taak in kleinere stapjes, helpt je direct in de praktijk.
