Commitment? Ze beloven ja maar doen vaak nee.

20 januari 2020

9 ingrediënten naar optimaal actief commitment

“Wij maken binnen ons team goede werkafspraken maar in de praktijk houden collega’s zich er niet aan. “Ze gaan hun eigen gang”. “Ze beloven ja maar doen vaak nee” “Volwassen mensen en goed opgeleid”. Tijdens gesprekken in het kader van de voorbereiding van de training teameffectiviteit – doelrealisatie hoor ik dit regelmatig. Bijna iedereen die werkt in een team of leiding geeft aan een team zal dit wellicht herkennen. Herkenbaar voor jou?

In onze blog van deze week ga ik dieper in op de veel gebruikte term commitment. Wat is commitment? En wat kun jij als teamleider of directe collega concreet zelf doen om aan echt commitment te bouwen. En frustraties en gedoe te voorkomen. Dit beschrijf ik in de vorm van 9 ingrediënten.

Wat is commitment ?

De betekenis van het woord commitment in de van Dale : verplichting, belofte, overtuiging, inzet en betrokkenheid.

Wat kun jij persoonlijk allemaal concreet doen om aan echt commitment te bouwen.

Ingrediënt 1 Ga op zoek naar actief commitment

Er bestaat een groot verschil tussen passief en actief commitment. Wij mensen zijn sociale dieren en geven snel passief commitment. Dit doen we vaak vooral onbewust om de ander een goed gevoel te geven. Je reageert met ja op een idee of voorstel. Maar eigenlijk bedoel je … Ja ik gun je dat… Ik gun jou een goed gevoel en mezelf nu ook…Ja het zou goed zijn om te doen. Lezers met kinderen herkennen dit zeker. Als je enigszins kribbig vraagt…wil je je kamer een beetje netjes houden? Dan geven de meeste kids direct passief commitment af. Jaha.. dat zal ik doen. Ze bedoelen op zo’n moment meestal… Ik gun je een goed gevoel. En ook willen ze op zo’n moment af van de “pijn” die jouw kribbigheid doet. In organisaties en binnen teams werkt dit net zo. Als een manager roept; zullen we de komende tijd extra letten op de kosten en hier bewuster mee omgaan? Actief commitment is 100% bewust ja zeggen in woord én in gedrag tegen een plan inclusief alle consequenties.

Ingrediënt 2 Versterk de mate van kwetsbaar vertrouwen.

Actief commitment realiseer je het best en snelst binnen teams waarin er onderling vertrouwen is. Dat lijkt een open deur maar dat is het niet. Het gaat hierbij namelijk om kwetsbaar vertrouwen. In zijn boek De 5 frustraties van teamwork beschrijft Patrick Lencioni dit kwetsbaar vertrouwen als een basisvoorwaarde voor teamwork. Zonder kwetsbaar vertrouwen geen actief commitment. Kwetsbaar vertrouwen: teamleden voelen zich veilig om zich kwetsbaar op te stellen in alle situaties. Ze vragen elkaar gemakkelijk om advies of hulp. Ook benoemen ze gemakkelijk gevoelens van onzekerheden, twijfel, frustraties of ergernis Maar ook gevoelens van waardering en plezier. Dit vanuit de overtuiging dat het team dit “waardeert”. Versterk de mate van kwetsbaar vertrouwen door zelf het goede voorbeeld te geven. Bevraag teamleden naar hun ideeën, beleving en gevoelens. En laat jezelf daarin ook zien. En vraag vanuit oprechte interesse om feedback over hoe ze de samenwerking met jou ervaren. En ook hoe ze de samenwerking binnen het team ervaren. En vraag daarbij vooral door. Vraag door op alle reacties die ze geven. En bevraag regelmatig!

Ingrediënt 3 Waardeer andere meningen en ideeën én ga er zelfs actief naar op zoek.

In het verleden ben ik wel eens betrokken geweest bij de invoering van veranderprogramma’s. Programma’s waarbij korte termijn snelheid boven lange termijn actief commitment lijkt te gaan.Tijdens de kick off gaat een directeur op een zeepkist staan. Met de 8 stappen van Kotter spreekt hij het bedrijf of afdeling toe. Hij licht het belang van “change” toe. En wil de groep de sense of urgency laten voelen. Hij geeft aan wat er gaat veranderen. En licht de effecten in voordelen toe. Hij geeft de betekenis voor het bedrijf of afdeling helder aan. En vervolgens presenteert hij de stappen van het programma. Aan het einde van zijn speech toont hij de voorlaatste slide: Vragen? En kijkt vragend de zaal in. Als de vragen opdrogen toont hij z’n laatste slide: Gaan we er samen een succes van maken? Enkele medewerkers die als positief reagerend te boek staan, worden gevraagd om een reactie. Dan vraagt de directeur met een afrondende houding en blik; wil iemand anders nog reageren? Dit is een praktisch voorbeeld waarbij met name passief commitment ontstaat. Wil je actief commitment? Dus echte betrokkenheid. Dan is een open dialoog met elkaar een voorwaarde. Bevraag iedereen vanuit oprechte interesse naar zij of haar mening en ideeën. Ga er echt actief naar op zoek én waardeer andere denkbeelden. Lencioni ziet deze dialoog als een voorwaarde om tot actief commitment te komen. Uit onderzoek blijkt dat medewerkers zich gemakkelijker actief committeren als hun mening er mag zijn en zij echt gehoord worden. Ze begrijpen heel goed dat er na een weging van argumenten soms andere besluiten genomen worden. Anders dan hun persoonlijke voorkeur. Zo creëer je actief commitment.

Ingrediënt 4  Spreek verwachtingen af - 100% concreet én specifiek in zichtbaar gedrag.

“Ze beloven ja maar doen vaak nee!” Maar is dat wel altijd zo? Vaak maken we afspraken die voor meerdere interpretaties vatbaar zijn. Zorg dat je je kamer een beetje netjes houdt. Of laten we met elkaar de kosten in de gaten houden en terughoudend zijn met uitgaven. Het is goed bedoeld maar vaag. En dat leidt gemakkelijk tot passief commitment. Kijk maar naar verdragen van internationale organisaties zoals de VN en de G7. Die zijn zo “vaag” geformuleerd dat alle landen commitment geven en uiteindelijke tekenen. Wel vaak passief commitment by the way. Kijk iedereen wil een betere wereld. Maar als dat betekent dat we op dagbasis 8 soorten plastic moeten gaan scheiden. Dan wordt het anders. Laat staan als je met een idee komt om de maximum snelheid op snelwegen terug te brengen naar 100 km per uur. Spreek verwachtingen 100% concreet af. En beschrijf daarbij specifiek en zichtbaar gedrag dat nodig is. Wanneer doe je het goed? Je doet het optimaal als je het zo afspreekt dat je het kunt laten zien. En ook letterlijk voor kunt doen. Belangrijk is ook dat je het vertaalt in uitkomsten. Een voorbeeld: direct na ieder intake gesprek maak je een verslag volgens format 1.1. Het verslag sla je dezelfde dag op onder … klantnaam – soort aanvraag …op de K schrijf > Aanvragen. Zo kan de afdeling beoordeling gemakkelijk beoordelen of de aanvrager voor subsidie in aanmerking komt. En voor welk bedrag.    

Ingrediënt 5 Werk met meetbare normen.

Spreek met elkaar meetbare normen af. Enkele voorbeelden: alle aanvragen die voor 10.00 uur binnen komen zijn dezelfde dag verwerkt. Bij maatwerkaanvragen is er altijd telefonisch contact dezelfde dag met de aanvrager. Alle klanten ontvangen op de eerste werkdag van de maand de periodevergelijking in hun inbox. Het voordeel van meetbare normen is 100% duidelijkheid. Als medewerkers geloven dat de norm realistisch is, leidt dit sneller tot actief commitment. En belangrijke bijvangst is dat medewerkers sneller pro actief hulp gaan vragen als het dreigt niet te lukken een dag.

Ingrediënt 6 Bevraag mogelijke scenario’s

Maak afspraken zo concreet mogelijk. Om commitment extra te versterken is het goed om mogelijke scenario’s te bevragen. Een voorbeeld: stel je spreekt met elkaar af om alle aanvragen op dag basis te verwerken. En stel iedereen geeft direct commitment. Dan is het handig om scenario’s te bevragen. Je helpt je team of collega’s hiermee met het “doorleven” van de consequenties van de keuze. Een voorbeeld van een scenario vraag: stel aan het einde van de middag om 16.30 komen er nog 8 aanvragen binnen? Wat betekent dit dan? En hoe ga je hiermee om? Bevragen van scenario’s heeft 2 mogelijke uitkomsten. Of het commitment wordt nog actiever of de afspraak wordt aangepast met optimaal actief commitment…. Bijvoorbeeld :alle aanvragen die tot 16.00 uur binnen komen worden op dag basis, dus dezelfde dag verwerkt.

Ingrediënt 7 Houd rekening met voorkeuren in werkgedrag.

Om tot actief commitment te komen is het essentieel, dat ieder teamlid het achterste van z’n tong durft te laten zien. Maar ook laat zien. Houd rekening met voorkeuren in werkgedrag. Er zijn teamleden die pro actief reageren op impulsniveau. Ze reageren onbewust direct non verbaal. Ze knikken, schudden en hummen grommen met als voordeel; je ziet commitment ontstaan of niet. En reageert er vervolgens op. Je hebt ook teamleden die meer re actief reageren op impulsniveau. Aan die teamleden zie je niet zo goed wat ze denken en vinden. Ze laten het “even klotsen” en laten zaken graag even op zich inwerken. Als je meer wilt weten over voorkeuren in werkgedrag ; verdiep je eens in bv de DISC methode. Tip: bouw klotstijd in. Dat kun je doen door overleg zo op te bouwen dat je bv tussen bespreken en beslissen bewust tijd ( een paar dagen) inbouwt. Dit vergroot de kans op actief commitment.  

Ingrediënt 8 Experimenteer voor extra actief commitment

Maak met je team concrete afspraken en experimenteer voor extra actief commitment. Zeg niet vanaf nu gaan we over op de afgesproken werkwijze. Succes ermee!  Nee handiger is om een periode af te stemmen waarin je experimenteert met elkaar in toepassen van de afspraak. Dit heeft meer voordelen:

  1. De afspraak wordt sneller een succes. Immers een maand toepassen lukt sneller dan altijd toepassen.
  2. Teamleden die nog niet de volledige overtuiging voelen , doen sneller actief mee in een experiment. Dit vanuit het idee; we gaan toch nog evalueren.
  3. Optimaliseren met behulp van plan do check act (PDCA) leidt tot actiever commitment

 

Ingrediënt 9 Vertrouwen is goed, controle vanuit oprechte interesse is beter

“We spreken ja af, maar ze doen vaak nee” “Ik heb te maken met professionals en zeer ervaren teamleden, die ga ik niet steeds contoleren” “Je mag toch zelfstandigheid en een professionele houding verwachten” …Ik ontmoet de nodige teamleiders, die zo reageren tijdens de intake van de training teameffectiviteit. Maar zo werkt het natuurlijk niet. Als dat zo zou zijn, is een teamleider overbodig. Je schrijft de doelen ,kaders en werkafspraken op. Je deelt ze uit. En alles loopt vanzelf. Nee, een team leiden lijkt meer op de tuin onderhouden in de zomer. Net als je het gras gemaaid hebt en de maaier hebt weg gezet. Mag je alweer opnieuw beginnen. Het vraagt constante aandacht. Het woord controle heeft bij veel leidinggevenden een negatieve lading. En dat vind ik bijzonder en zorgelijk tegelijk. In mijn beleving check je alles wat je echt belangrijk vindt voor een optimaal resultaat. De temperatuur van het badwater voordat m’n zoon (bijna 5) er in stapt. Is de achterdeur op slot voordat ik naar bed ga. En ook vraag ik wekelijks naar de bankstand van ons bedrijf. Soms vraag ik me wel eens af. Wat vindt een teamleider die zo reageert nu echt belangrijk?  Vertrouwen is goed. Controle vanuit oprechte interesse is beter. Controle is een vorm van aandacht. En ieder mens heeft aandacht nodig. Regels en afspraken zonder een vorm van controle leidt tot ranzigheid of in ieder geval tot het oprekken van regels. Minder actief commitment met elkaar. De mindset van een teamleider bij controle mag vooral zijn: oprechte interesse. Hoe loopt het? Wat kan ik doen om te ondersteunen? Controleren vanuit oprechte heeft meerdere voordelen:

  1. Je bent onderdeel van de uitvoering in de praktijk.
  2. Het belang van de afspraak wordt sterker ervaren door het team.
  3. Het team merkt zo dat ze accountabel is.
  4. Je kunt bekrachtigt commitment door feedback en geniet samen van succes
  5. Je kunt sneller bijsturen en voorkomt daarmee verslapping van betrokkenheid.

Wil je meer weten over teameffectiviteit of heb je een uitdaging en wil je met me sparren.

Heel graag! 06-42467050

Ik wens je een fijne week

Rob Pijlman