De ideale online-meeting

03 april 2020

In de huidige tijd leren we versneld, en min of meer gedwongen, online te vergaderen. Via Zoom, MS Teams, Whatsapp en vele andere tools is het mogelijk om online te vergaderen. In deze blog ga ik niet in op de techniek maar de inhoud van de vergaderingen.

De online vergader uitdagingen

Het grootste nadeel van online vergaderen is het gemis van non-verbale communicatie. Tijdens live bijeenkomsten zie je scherp de interactie tussen mensen. Dit maakt het gemakkelijker om je standpunt helder te maken en te zien hoe anderen erop reageren. Het standpunt kracht bij zetten door te gaan staan is bijvoorbeeld niet mogelijk. Hoe groter de online groep, hoe minder interactie!

Daarnaast slaat bij online meetings “nog” eerder de verveling toe. De bewegingsvrijheid is simpelweg beperkter en de afleiding vanuit de omgeving is zeer beperkt.

Groot punt van ergernis is de slechte verbinding. Traag inloggen, verbindingen die wegvallen terwijl iemand aan het woord is en uitvallen van internet tijdens de meeting.

Doordat we nu min of meer gedwongen zijn om meer en meer online te vergaderen kunnen we beter kijken naar de voordelen en een aantal praktische tips meegeven  direct toepasbaar zijn in de praktijk. Bij elke verandering kijkt ons brein eerst naar het goede dat was, en zien we dus meer nadelen dan voordelen. Wanneer de omstandigheden ons brein dwingen zien we hoe snel we in staat zijn om te veranderen.
 

De online vergader-tips

Tip 1 | Zorg voor een goede verbinding

Het lijkt zo simpel. WiFi is lang niet altijd stabiel. Vooral bij sessies waarbij een langere tijd een goede verbinding nodig is, kan een check van je internet snelheid wenselijk zijn. Koop bij voorkeur een lange kabel, dit is de meest simpele en meest stabiele oplossing.
 

Tip 2 | Deel voorafgaand aan de meeting de agenda uit

Zorg ervoor dat de te bespreken onderwerpen vooraf zijn bepaald en rondgedeeld. Een goede agenda en planning is de basis voor succes
 

Tip 3 | Zorg voor een goede structuur

Een goede structuur en een heldere procesgang zijn cruciaal bij online vergaderen. Agenda punten, verslaglegging, een flowchart van waaruit we werken, de voorzitter, tijd per onderdeel en opvolging zijn hierin de basis.

Tip 4 |  Vertrek vanuit de uitkomst

Maak geen actielijsten, maar resultaat lijsten. Maak mensen verantwoordelijk voor een afgerond resultaat in plaats van een actie. Dit scheelt enorm veel tijd in de vergadering en vergroot het commitment bij de deelnemers
 

Tip 5 | Maak tijdblokken

Maak tijdblokken per onderwerp. Dit verkleint de kans op lang uitwijden over een onderwerp.

Tip 6 | Neem sneller beslissingen

Grote gevaar van vergaderen is de traagheid van beslissingen. Velen willen er graag nog iets van vinden. In Crisistijd is het een must om sneller te beslissen. Hou dit gevoel vast! Beslissingen worden vaak niet beter wanneer meerdere mensen er hun mening over geven. Elk besluit heeft voor- en nadelen. Het succes van huidige organisaties, en ook overheden, wordt steeds meer bepaald door de snelheid waarmee ze kunnen beslissen, en niet de kwaliteit van de beslissingen.

Tip 7 | Overleg niet te vaak

Stel je zelf altijd de vraag: Wat voegt dit overleg toe aan mijn resultaat? Is het antwoord Nee, ga er dan eens op pro-actieve en positieve wijze over in gesprek. 

 

Tip 8 |  Bij grotere vergaderingen: Maak break-out rooms

Bij grote overleggen is de interactie online een enorme uitdaging. Even sparren over een onderwerp is bijna onmogelijk. Stel het overleg heeft een brainstorm karakter, maak dan voor een specifiek onderwerp een break-out room aan. In Zoom is dit erg gemakkelijk te realiseren bijvoorbeeld. Spreek vooraf een tijd of waarmee je in een kleine groep overleg pleegt. De host van de vergadering bepaalt dan het plenaire gedeelte wordt opgepakt.

Conclusie

Met de juiste tools en helderheid vooraf bieden online vergaderingen mogelijk meer voordelen dan nadelen. Het beslissen kan sneller, er is geen afstandsuitdaging en de host van de vergadering kan heel snel structuur aanbrengen.

Veel succes en wie weet “meeten” we snel online

Martin van Limbeek