Bij elke crisis ligt, globaal gezien, het management onder vuur. In 2008, tijdens de financiële crisis, was een duidelijke verschuiving te zien en het aantal managers, met name in de zorg, nam enorm af.
In 2020 zien we eenzelfde trend en in onze training timemanagement komt het onderwerp vaak aan bod. Moeten we er geen laag tussenuit snijden? Kunnen we niet zonder die manager? Wat is eigenlijk de opbrengst? Blijkbaar wordt er in tijden van crisis direct gekeken naar kosten en opbrengsten en dus naar resultaat. Maar waarom dan pas? En wat is de rol hierin van de manager zelf? Ben je manager en worstel je met deze vraag, lees dan vooral verder!
Managen door de jaren heen
Tot ongeveer 10 jaar geleden was de term sturen leidend in elke managementstijl. De manager bepaalde, verdeelde het werk en stuurde bij daar waar nodig.
Daarna werd een verandering zichtbaar. De manager werd meer en meer de coach. Coachend leiderschap, vragen stellen en meer verantwoordelijkheid in de organisatie waren de speerpunten.
Ook dit principe is ondertussen weer achterhaald. Een goede manager geeft richting (sturen is iets wezenlijk anders), stelt zich op ten dienste van het team (de coach) en spart indien gewenst (de assertieve partner).
Opvallend is, dat het geven van richting de basis is voor goed leiderschap. Dan is er geen noodzaak om bijvoorbeeld per 10 medewerkers een leidinggevende of manager te hebben, maar kan de groep vele malen groter zijn, mits ze maar op de juiste manier gefaciliteerd worden.
Start met het doel voor ogen
In alle boeken staat het geschreven. Alles begint met het doel voor ogen. Maar hoe vaak gebeurt dit in de dagelijkse praktijk van managers. Vooral de effectiviteit van de manager wordt bepaald door deze gedachte.
Een voorbeeld
Bij een organisatie werken ze met coaches in plaats van managers. De coach is er voor de medewerkers, kan er met alle vragen terecht en ook houdt de teamcoach de vrije dagen bij. In de praktijk geeft de directie de opdrachten door aan de teamcoach, deze verdeelt ze en stuurt daar waar nodig bij. Bij de vraag wat het doel is van een teamcoach was het antwoord: “we willen meer verantwoordelijkheid bij de mensen, wij zijn meer dienend. We gaan toe naar volledige zelfsturende teams.
Herkenbaar? Mijn eerste vraag is: Stel we zijn 3 jaar verder. Wat wordt er dan van het team verwacht en hoe ziet je rol als teamcoach er dan uit? De tweede vraag was: Hoe wil je toe naar zelfsturing zolang je er zelf nog tussen zit?
Het antwoord op die vragen blijkt in de praktijk lastig. Er is een team, ze moeten naar zelfsturing, er komt een teamcoach en langzaam werken we toe naar meer zelfsturing. En in de praktijk werkt het niet! Wat werkt dan wel? Hieronder een paar tips.
Tips voor de effectieve manager nieuwe stijl
Tip 1 | Stel jezelf de vraag: Wat voeg ik toe aan het resultaat
Sturen, managen, eindverantwoordelijk zijn, de spin in het web, vraagbaak voor de afdeling. Allemaal termen die niets te maken hebben met toegevoegde waarde. Sterker nog, daarmee nemen mensen minder verantwoordelijkheid en werk je zelf het hardst. Stel jezelf elke dag de vraag (of liever nog, bij elke opdracht of gesprek) wat je toevoegt aan het resultaat. Dan vind je vanzelf vaker het antwoord. Moet die belangrijke opdracht persé via jou lopen? Mag die vraag niet rechtstreeks worden gesteld? Waarom zit je ertussen en wat voegt het toe?
Tip 2 | Start elke minuut van de dag vanuit het doel
Elk gesprek, elke meeting, elke opdracht. Wat is het doel, wat willen we samen bereiken? En dan pas de inhoud in van het gesprek. Effectief managen betekent richting geven. Alleen dan voeg je altijd iets toe aan een resultaat. Stel je hebt een voortgangsgesprek met een medewerker. Noem het eens een resultaatgesprek, en start het gesprek met: Wat ik graag aan het einde van dit gesprek bereikt wil hebben……en wil jij dat ook? Dan zorg je voor een gezamenlijk doel.
In de trainingen gebruiken we hiervoor 3 stappen
- Resultaat (waarom)
- Kader (hoe)
- Inhoud (wat)
Behandel elke situatie in die volgorde. Eerst commitment op het resultaat. Dan samen afspraken maken over hoe we met elkaar omgaan, en dan pas de inhoud bespreken.
Tip 3 | Algemene tips
Durf telkens kritisch te kijken naar je eigen rol in de organisatie. De voorbeelden hieronder verduidelijken de boodschap.
- Mijn deur staat altijd open. In hoeverre stimuleer je daarna zelfredzaamheid?
- Ik ben de vraagbaak. Mensen stellen een vraag omdat ze onzeker zijn of het antwoord niet weten. Wil je de vraagbaak zijn of stimuleer je het zoeken naar eigen antwoorden?
- Bij ons krijgen ze een gedegen inwerktraject. Is het doel van het traject bekend? En in hoeverre start elke medewerker met het doel voor ogen?
- Ik wil wel graag op de hoogte zijn. In hoeverre vertrouw je de teamleden? Een mens kan 40 minuten informatie per dag onthouden. Geef vertrouwen!
In onze trainingen timemanagement en zeker ook team effectiviteit worden deze thema’s behandeld. Wanneer je altijd vertrekt vanuit het doel zal de invloed enorm stijgen. De richting is bepaald. De weg ernaartoe kunnen mensen prima zelf bepalen.
Martin van Limbeek
