Effectief vergaderen

09 januari 2023

Vergaderen blijft ons allen bezighouden. We vinden massaal dat we te veel vergaderen, te lang vergaderen en tijdens vergaderingen niet met de juiste dingen bezig zijn. En toch neemt het aantal vergaderingen nog steeds toe. Dus blijkbaar wordt het als een handig middel gezien om een hele groep ineens te informeren, of snel samen besluiten te nemen. Vergader jij te veel? Of krijg je er niet echt veel energie van? Lees dan snel verder.

Welk soort vergaderingen zijn er?

In hoofdlijnen zijn er 3 soorten vergadering:

1. De informatieve vergadering
2. De besluitvormende vergadering
3. De opiniërende vergadering

De informatieve en besluitvormende vergadering zijn helder toch? De opiniërende vergadering is opgezet om met elkaar van gedachten te wisselen, te brainstormen, ideeën uit te wisselen en hierbij te komen tot een gezamenlijk standpunt.

Zijn vergaderingen met de tijd meegegaan?

Kijkend naar de soorten vergaderingen die er zijn is het antwoord hierop vaak nee. De huidige middelen om elkaar bijvoorbeeld te informeren zijn mega. Pakweg 15 jaar geleden was het handig om een bijeenkomst te plannen en mensen in 1 keer te voorzien van informatie. Met de huidige middelen is dit toch wel wat achterhaald. De snelheid en manier waarop je elkaar kunt informeren via bijvoorbeeld een intranet, de mail, teams of welke software dan ook zijn veel sneller en gerichter. Wanneer de huidige middelen effectief worden ingezet zal een informatieve vergadering dus overbodig zijn.

En hoe zit het met de opiniërende vergadering? Wanneer het bijvoorbeeld gaat om brainstormen dan is de conclusie steeds vaker dat dit in een grote groep niet altijd werkt. Ga maar eens bij jezelf na. De beste ideeën komen uit je brein wanneer je zelf rust hebt en alleen bent. Wanneer iemand echt een probleem heeft of een case die hij of zij niet weet op te lossen, dan kan een effectieve vergadering direct bijdragen. Hoe veel moderne middelen er ook zijn, elkaar bevragen en het thema echt begrijpen lukt je niet via de mail of app.

En de besluitvormende vergadering? Deze kan heel nuttig zijn wanneer het besluit ook echt tijdens de meeting genomen gaat worden en wanneer ieders mening nog telt. In de praktijk is het besluit vaak al genomen en dienen dit soort vergadering als een soort toelichting. Dan is het dus in feite een informatieve bijeenkomst.

Zet vergaderingen dus vooral in wanneer ze een helder doel dienen en wanneer bewezen is dat vergaderen het meest slim is. Dan wel om tijd te besparen of tot een betere beslissing te komen.

Hoe moet je effectief vergaderen?

Effectief vergaderen is vergaderen met het doel voor ogen. Dus vooraf weten wat je na de vergadering bereikt wil hebben. Neem eens een vergadering die je nu bijwoont in gedachten. Is het doel altijd vooraf bekend? Wanneer je wegloopt uit de vergadering wat heeft je dit dan persoonlijk opgeleverd? Wanneer je die vraag niet of lastig kunt beantwoorden dan is er in elk geval nog geen sprake van effectief vergaderen.

Online en hybride vergaderen

Sinds de corona maatregelen tijd zijn meer en meer mensen online en hybride gaan overleggen. Op zich was dit 1 van de weinige positieve ontwikkelingen uit die tijd. Online vergaderingen zijn korter en daardoor effectiever. Ook de hybride variant kwam sterk op. Hieronder wat voordelen en nadelen.

Voordelen online vergaderen

• Geen reistijd dus snel en overal kunnen overleggen
• Korter overleg omdat de spanningsboog online veel korter is
• Scherper op de uitkomst en veel meer to the point. Het is simpelweg minder gezellig
• Steeds betere verbindingen en software.
  
  

Nadelen online vergaderen

• Veel minder persoonlijk
• Minder invloed van bijvoorbeeld de voorzitter op vasthouden attentie
• Afgeleid raken door mails en “stiekem” ander werk doen
  
  

Hybride werken

• Minder betrokkenheid van de persoon die online deelneemt
• Verkeerde apparatuur zodat de online deelnemer vergeten wordt
• De vergadering kan vaker doorgaan door minder reistijd, thuiswerken etc

De 5 tips voor effectief vergaderen

Tip 1 | Is vergaderen het juiste middel?

Vraag jezelf af of vergaderen wel het juiste middel is om het doel te bereiken. Hoe vaak komt het nog voor dat de directeur op maandagochtend allerlei mededelingen doet waar niemand op zit te wachten? Dit kan sneller en veel effectiever toch?

Tip 2 | Evalueer regelmatig de vergadering

Zijn we tevreden over de meeting? Kan het ook anders? Welke ingrediënten zijn prettig en welke moeten eruit? Hoe zit het met de tijdsbesteding? Draagt de meeting voldoende bij aan het resultaat? Stel jezelf minimaal eens per maand deze vragen en deel ze in de groep. Op die manier blijft de vergadering zich ontwikkelen. Hoe vaak komt het voor dat al jaren en jaren dezelfde vergadering wordt afgedraaid en dat we niet meer nadenken over het doel en het nut. Scherp blijven helpt om effectiever te vergaderen en het ook leuker te houden.

Tip 3 | Start elke vergadering met het doel voor ogen

Start elke vergadering met te benoemen wat we deze vergadering graag samen bereikt willen hebben. En start dan pas met de agenda, tijd en punten.

Tip 4 | verhef vergaderen nooit tot doel

Vergaderen is een hulpmiddel om iets anders te bereiken toch? Draagt de vergadering hier nog aan bij? En wees vooral niet bang om wijzigingen aan te brengen.

Tip 5 | De algemene vergadertips

Hieronder volgen algemene vergadertips die de vergadering leuker en vooral effectiever maken.

• Wissel van voorzitter zodat ieder de rol van voorzitter krijgt. Werkt erg goed om zelf te ervaren wat het is om voorzitter te zijn. Vaak is het nu een leidinggevende. Wissel af en je effectiviteit neemt toe
• Bespreek de rol van voorzitter. Een voorzitter faciliteert de vergadering en bewaakt de orde en tijd. Dat is iets anders dan een voorzitter die zelf de punten inbrengt, hard aan het werk is, de vragen stelt enzovoorts. Hoeveel tijd per agendapunt, hoeveel vragen en inbrengen, en wat moet er bereikt zijn na afhandeling van het punt.
• Skip de rondvraag. Wanneer de vergadering goed is voorbereid en het voegt iets toe, dan is een rondvraag overbodig. Het zijn altijd dezelfde personen met een rondvraag en voegt het iets toe aan het resultaat van de vergadering?
• Vergader met maximaal 10 personen. Een te grote groep leidt tot afleiding, chaos en minder betrokkenheid. Met 10 personen is er veel aandacht voor het individu en zal er dus effectiever worden vergaderd.
• Beschrijf agendapunten als resultaten. Beschrijf per agendapunt wat je ermee wilt bereiken en niet de actie op zich.
• Stop met notulen. En start met besluitenlijsten en resultatenlijsten Mensen verantwoordelijk maken voor iets wat ze moeten opleveren is beter dan iets dat ze moeten doen.
• Geen agendapunten? Geen vergadering. Zijn er geen agendapunten, dan heeft vergaderen dus geen zin. Vraag jezelf dan af wat het nut is en evalueer vervolgens de vergadering. Draagt deze nog genoeg bij aan ieders resultaat.
• Laat details achterwege. Wanneer iets besproken wordt komen er vaak vele meningen. Dragen deze meningen iets bij? Anders is het zinvol dit als voorzitter mee te nemen in de voorbereiding. Bijvoorbeeld maximaal 1 tip geven over een thema.
• Gebruik intervisie bij probleemstellingen. Iemand schetst zijn of haar uitdaging, elke individu stelt er vragen over en aan het einde geeft ieder persoon 1 tip. Zonder discussie. Ga dus niet in discussie maar neem de tips ter harte en doe ermee wat je wilt.

Op deze manier wordt de vergadering leuker en effectiever. Sneller klaar zijn en meer het doel halen leidt per definitie toe meer tevredenheid. En natuurlijk mag er gelachen worden maar juist daarvoor is meer ruimte wanneer je effectief vergadert.

Succes met het in de praktijk brengen!