Feedback geven - voorwaarden en voorbeelden van feedback vragen

15 september 2023

Feedback geven en feedback ontvangen zijn belangrijke thema's binnen veel organisaties en teams. Er was een tijd waarin bijna elk bedrijf en elke organisatie veel aandacht en tijd besteedde aan trainingen over het geven, vragen en ontvangen van feedback.

Wat is feedback?

Letterlijk betekent feedback 'terugkoppeling'. Het gaat hierbij om het terugkoppelen van ideeën, tips, suggesties en meningen. Bij feedback wordt vaak gedacht aan het aanspreken van iemand op zijn of haar gedrag, vooral wanneer dit gedrag niet wenselijk is.

Waarom is feedback belangrijk voor organisaties en teams?

Feedback is een essentieel ingrediënt voor persoonlijke groei en helpt teams zich verder te ontwikkelen. Het geven en vragen van feedback is hierbij cruciaal. Het versterkt de samenwerking, vergroot saamhorigheid en heeft een gunstige invloed op processen en resultaten. In harmonieuze teams draagt feedback ook bij aan werkplezier en voldoening.

Een recent en praktisch voorbeeld waarbij feedback tot succes leidt, is de samenwerking tussen Verstappen en zijn engineer JP Lambiasi. Verstappen wordt door zijn engineers vooral gewaardeerd omdat hij precies kan aangeven waar de auto tekortschiet. Zijn talent is dat hij ook kan specificeren wat er moet veranderen. Dit helpt de engineers gerichte oplossingen te vinden. Ondanks dat het soms botst tussen de twee, waarderen ze elkaar enorm.

Feedback geven op gedrag ‘werkt’ vaak helemaal niet

In de praktijk blijkt dat feedback op gedrag vaak niet effectief is. Dit blijkt uit recent onderzoek. Voor effectieve feedback moeten bepaalde voorwaarden worden vervuld. Zo niet, dan kan het aanspreken op gedrag hetzelfde effect hebben als wanneer je met een hamer op je duim slaat. Het oudste deel van ons brein, het reptielenbrein, reageert direct als je op gedrag wordt aangesproken en de feedback niet aan de voorwaarden voldoet. Er worden stresshormonen aangemaakt en de ontvanger kan in een vecht-, vlucht- of bevries reactie schieten. De emotie overheerst de ratio op zo'n moment.

Wanneer is feedback effectief?

Feedback werkt wanneer er een cultuur is waarin positieve prestaties worden benadrukt. Medewerkers moeten regelmatig om feedback vragen vanuit oprechte interesse. Het erkennen van wat goed gaat, is cruciaal om een cultuur te creëren waarin feedback wordt gezien als een middel voor verbetering. Alleen focussen op wat beter kan, kan leiden tot een sfeer van onzekerheid en vermijding.

3 voorwaarden voor effectieve feedback:

De 3 voorwaarden voor effectieve feedback zijn:

1. De ander voelt zich veilig.
2. De ander heeft het gevoel dat je hem of haar wilt helpen.
3. De feedback is gericht op het versterken van de capaciteiten van de ander.

Het is belangrijk te onthouden dat de ontvanger bepaalt of hij of zij zich veilig voelt, niet de gever. Een gouden regel is: behandel de ander niet zoals jij behandeld wilt worden, maar hoe de ander dat wenst.

Praktische tips hoe je de andere veilig kan laten voelen

Vraag de ander vooraf; goh, zou je het fijn vinden dat ik je wat suggesties aan de hand doe? Zou je het fijn vinden om samen straks eens terug te kijken op jouw aanpak? En wil je daarbij dan ook wat tips en wat ideeën? Tip: besteed samen aandacht vooraf. Op het moment dat je iemand vraagt om toestemming en je krijgt dat dan voldoe je (op dat moment) aan de ander voelt zich veilig. Extra tip: luister niet alleen naar de reactie, kijk ook naar het nog verbaal. Zie je twijfel vraag dan door.

De allerbeste tip: vraag zelf regelmatig om feedback vanuit oprechte interesse. Aan collega’s waar je veel mee samenwerkt maar ook collega’s die je niet zo vaak spreekt en natuurlijk andere stakeholders zoals leveranciers en klanten. Voordeel: je krijgt wellicht feedback en de ander voelt dat je zijn/ haar mening op prijs stelt. Een goed voorbeeld doet volgen; vaak vraagt de ander dan ook aan jou terug.

Praktische tips voor het geven van feedback:

Voorbereiding is essentieel: voordat je feedback geeft, is het belangrijk om duidelijk te hebben wat je wilt bespreken. Zorg ervoor dat je specifieke voorbeelden hebt en dat je feedback gebaseerd is op feiten en niet op meningen.

Zorg voor een geschikte setting: Kies een rustige en neutrale plek om feedback te geven. Zorg ervoor dat beide partijen zich comfortabel voelen en voldoende tijd hebben om te praten.

Gebruik de 'ik-boodschap': In plaats van te zeggen "Je doet dit verkeerd", kun je beter zeggen "Ik merkte op dat...". Dit maakt de feedback minder beschuldigend en meer gericht op het gedrag dan op de persoon.

Luister actief: Feedback moet tweerichtingsverkeer zijn. Luister naar de reactie van de ander en probeer te begrijpen hoe zij de situatie zien.

Vraag om feedback op je eigen prestaties: Door jezelf open te stellen voor feedback, creëer je een cultuur waarin feedback geven en ontvangen normaal is.

Praktische tips feedback geven gericht op capaciteiten uitbouwen

Ook hier is de belangrijkste fout die kunt maken is enkel benoemen wat iemand fout doet. Bevraag eerst vanuit interesse, visie en ideeën van de ander. Hier kun je dan goed bij aansluiten.

Voorbeeld : wat vind je belangrijk bij een overleg voorzitten? Ik vind interactie belangrijk. Zou je een tip willen hoe je de interactie kunt boosten? Ja, dat wil ik wel. Ok wat je kunt doen is mensen die wat stil zijn er bij betrekken door ze te bevragen …hoe kijk jij naar dit issue en noem dan de naam van degene die je wilt horen. Kun je daar iets mee? Door je feedback geven aan te sluiten bij de wensen qua resultaat van de ander kun je tips geven die de ander ervaart als waardevol naar groei.

In de afgelopen 20 jaar hebben we als trainers veel trainingen over feedback gegeven. Wat opvalt, is dat deelnemers wel de competentie ontwikkelen om feedback te geven, maar het in de praktijk niet altijd toepassen. Veelvoorkomende redenen hiervoor zijn:

• "Ik heb het al zo vaak gezegd, maar er verandert niets."
• "Mijn feedback wordt niet gewaardeerd; mensen worden defensief."
• "Het is niet mijn verantwoordelijkheid; de teamleider zou dit moeten doen."
• "Als ik erover denk om feedback te geven, is er al te veel tijd verstreken."
  
  

Praktische tips voor een gezonde feedbackcultuur

Maak vooraf heldere afspraken over het geven en vragen van feedback. Bespreek daarbij ook scenario's die in de praktijk kunnen voorkomen en bespreek hoe je daar praktisch mee omgaat.

Voorbeelden van kaderafspraken over feedback geven en vragen:

• Iedere medewerker vraagt minimaal 1 keer per maand om feedback op zijn/haar gedrag.
• Leidinggevenden en collega's onderzoeken 1 keer per kwartaal de beleving van veiligheid in overleggen en bijeenkomsten. Dit doen ze één-op-één.
• Regelmatig bespreken we samen hoe onze vergaderingen worden ervaren. Wat gaat goed? Zijn er ideeën om het effectiever of energieker te maken? Hoe is het gedrag van de deelnemers?
• We verwachten van elk teamlid minimaal 2 verbetersuggesties per jaar.
• "Als je ergens tegenaan loopt met betrekking tot mijn gedrag of werkwijze, geef het dan aan, oké?" Ik zal je natuurlijk ook af en toe vragen vanuit interesse. Oké? Wil je dat andersom ook doen?"
  
  

Voorbeelden van Feedback vragen die je kunt stellen?

1. Hoe ervaar je de samenwerking met mij?
2. Wat spreekt je aan? En wat nog meer?
3. Wat is je eerste indruk van mij als collega?
4. Wat zijn in jouw ogen mijn beste 3 competenties of vaardigheden?
5. Hoe beoordeel je mij als collega?
6. Als je mij moet vergelijken met een dier, welk dier ben ik dan? Vertel eens
7. Welke tips heb je voor me Als je kijkt naar gedrag?
8. Welke tips heb je voor mij als je kijkt naar de samenwerking met jou als collega?
9. Welke tips heb je voor mij als je kijkt naar mijn werkwijze?
10. Wat gaat in jouw ogen goed als je kijkt naar de samenwerking met mij?
11. Wat gaat in jouw ogen goed als je kijkt naar mijn werkwijze?
12. Wat zijn in jouw ogen 2 competenties die ik verder mag ontwikkelen?
13. Wat zijn mijn 3 voornaamste valkuilen in jouw ogen?
14. Waar ligt mijn talent?
15. Op welke momenten voel je weleens lichte ergernis in de samenwerking met mij?
16. Wat veroorzaakt die lichte ergernis?
17. Waar erger je je dan op zo'n moment aan?
18. Hoe vind je dat ik om ga met regels en werkafspraken?
19. Wat is in jouw ogen mijn rol in groepen?
20. Hoe stel ik me op binnen groepen?
21. Welke rol heb ik binnen ons team als ik het jou vraag?
22. Welk cijfer geef je me kijkend naar verbinding maken met collega’s
23. Wat mag ik loslaten?
24. Wat mag een onsje minder?
25. Op welke wijze maak ik verbinding in jouw ogen?
26. Merk je aan mij of ik ontspannen ben of stress ervaar?
27. Waaraan merk je dat bij mij?
28. Welk gedrag laat ik op zulke momenten zichtbaar zien?
29. Welk effect heeft mijn stress op jou en op collega’s?
30. Hoe ervaar je mij in overlegsituaties?
31. Wat spreek je hierbij aan?
32. Welk cijfer zou je me geven op proactiviteit?
33. Wat moet ik doen om een punt hoger te scoren?
34. Wat ben ik in jouw ogen meer een teamplayer of een individualist?
35. Wil je dat eens toelichten?
36. Welk cijfer zou je me geven op nauwkeurigheid en accuratesse?
37. Maar mag het in jouw ogen iets nauwkeuriger en preciezer?
38. Waarin vind je dat ik echt gegroeid ben in de tijd dat we nu samenwerken?
39. Stel mijn huidige functie komt te vervallen, welke andere functie vind jij dan het meest bij mij passen?
40. Waarom juist deze functie?
41. Stel je wordt gevraagd om een review over mij te schrijven, wat zou jij dan benoemen?
42. Een collega heeft dus tegen mij gezegd dat hij zich niet altijd veilig voelt In de samenwerking met mij? Kun jij dat plaatsen?
43. Welke tips heb je voor mij om anderen zich nog veiliger te laten voelen In de samenwerking met mij?
44. Wat is in jouw ogen kenmerkend aan de wijze waarop ik mijn werk organiseer?
45. Hoe beschrijf je de aanpak van mijn werk?
46. Wat is als ik jou vraag mijn belangrijkste karaktertrek?
47. Welke wensen heb je nog in de samenwerking met mij? Wat zou je graag willen?
48. Hoe ziet dat er precies uit?
49. Wat zou jou dat opleveren?
50. Wat zou ons dat samen opleveren?
51. Wat denk je dat onze leidinggevende het meest in mij waardeert?
52. Wat is in haar ogen mijn belangrijkste ontwikkelpunt denk je?

Succes met het vragen en het krijgen van feedback!