2 beïnvloeding tips naar beter en 6 effectieve vergader suggesties
De arbeidsproductiviteit in ons land is in 2018 met 0,3 % gestegen. Een minimale stijging. De stijging komt vooral doordat we met z’n allen meer werken. Méér banen en méér uren. We werken vooral meer, niet slimmer!
Vergaderingen en andere overlegsituaties vormen in de visie van veel medewerkers een doorn in hun oog. “Onze overleggen gaan echt ten koste van mijn productiviteit”. Het principe van een zinvol overleg omarmen ze volledig. Het is de frequentie , de duur en de uitvoering waar veel medewerkers op leeg lopen.
Bijna 100% van de deelnemers in onze trainingen timemanagement / effectief werken is niet tevreden over de vergadercultuur binnen de eigen organisatie. Ze schieten bijna allemaal in de lach bij mijn persoonlijke toelichting. Mijn persoonlijke toelichting op de uitleg van de 3 ingrediënten van een werkdag. De lach van herkenning!
Uitleg 3 ingrediënten van een werkdag
Een werkdag kent 3 ingrediënten:1 prikkels , 2 vaste elementen en 3 initiatieven. Een prikkel is wat er op je af komt of in je opkomt terwijl je kiest voor een andere activiteit. Een voorbeeld: ben je bezig met het maken van een planning én een collega loopt bij je binnen met een vraag. Dan is de vraag van de collega een prikkel. Immers jij kiest voor de planning. Je hebt alleen last van prikkels als je keuzes maakt en planmatig werkt. Kies je niet dan heb je geen last van prikkels. Je hebt dan last van je eigen ..minder effectieve… werkmethodiek
Een initiatief in het kader van effectief werken is een activiteit, die jij zelf kiest om te doen. Jij gelooft dat je met deze activiteiten je doelen (gemakkelijker) behaald.
Een vast element is een activiteit of taak die je echt op vaste tijden uitvoert. Een voorbeeld : salarisrun op 25ste van de maand van 8.30 tot 15.00 uur. Een vergadering of overleg iedere maandag van 15.00 tot 16.30 uur is ook een vast element.
De lach van de herkenning
Een wekelijkse vergadering is ooit gestart als een initiatief. Vanuit het idee … we bereiken onze doelen hier gemakkelijker mee. Maar nu lopen we er met z’n allen met de pest in het lijf naar toe. Discussies die alle kanten op vliegen. Altijd dezelfde types die zich laten gelden. Hoe lang zal het vandaag weer uitlopen? En die rondvraag… kijken wat Rene nu weer te mieren heeft. Waarom toch? Wie heeft dit ooit bedacht? De meeting gisteren duurde 1,5 uur maar had prima binnen een half uur gekund! …. En toch gaan we er de volgende keer gewoon weer naar toe. Toch? ….en dan lacht bijna iedereen met de lach van de herkenning. Herkenbaar ook voor jou?
Gelukkig voor mijzelf gaan onze vergaderingen op dit vlak prima en redelijk soepel. Mijn uitdaging ligt meer in het terug dringen van onnodige reistijd en onnodige kilometers. Mijn zakelijke partners wonen op 60 km afstand. Even de koppen bij elkaar voor overleg kost al snel 2 uren reistijd. Deze reistijd is bijna altijd ineffectief. Reistijd die ik persoonlijk beter aan meer waardevolle initiatieven wil besteden.
Zo zie je maar dat effectief overleggen de nodige uitdagingen kent. Het vraagt om bewuste keuzes. Bewuste keuzes van jou en mij.
Stel je pro actief op zou Stephan Covey roepen als hij nog zou leven!
“ Ik heb al zo vaak aan gegeven dat onze manier van overleg mij niet bevalt. “Maar er verandert niks”. Dit soort reacties horen wij vaak van deelnemers tijdens de training time management. Gek eigenlijk. Je stel je pro actief op. Je geeft je mening en jouw feedback. En toch helpt het niet. Levert het niet of nauwelijks beweging op. Sterker nog; soms levert het zelfs enkel extra gedoe op met een manager of een teamleider. Absoluut gek en toch ook verklaarbaar. In dit voorbeeld wordt de aandacht gericht op wat niet bevalt. Dit kan ook zomaar als strijd opgevat worden door een ander. Zeker als je de opmerking maakt naar de persoon die de vergadering in het leven heeft geroepen. Hij of zij voelt zich aangevallen. En strijd geeft vaak strijd!
Tip 1: stel je pro actief op én vertrek hierbij vanuit gezamenlijk belang.
Geef aan wat je graag wilt. Vertrek hierbij zo veel mogelijk vanuit gezamenlijk belang. Onderzoek en versterk dit gezamenlijk belang door vraagstelling.
Een voorbeeld:
Stel je wens is dat jullie vergadering echt op de geplande begintijd start en eindtijd eindigt en efficiënt en gestructureerd verloopt. In dit voorbeeld besluit jij het gesprek aan te gaan met je teamleider. Ook de organisator van de vergadering.
Stap 1 Onderzoek eerst het belang van de teamleider door vraagstelling. “Hoe belangrijk is voor jou onze wekelijkse meeting?” Hoe belangrijk vind jij betrokkenheid en een goed gevoel van de teamleden bij de vergadering?” “Hoe waardeer jij een actieve deelname van iedereen?” “En hoe belangrijk is voor jou draagvlak kijkend naar de uitvoering van de besluiten in de praktijk?” “En hoe belangrijk vind jij , dat we ook onze teamdoelen en persoonlijke doelen behalen?” Waarschijnlijk zal de teamleider op alle vragen “belangrijk” antwoorden. Toch?
Stap 2 Benoem of bekrachtig de gezamenlijkheid. “ Mooi om te merken dat wij op één lijn zitten” “Ook ik vind dit heel belangrijk”.
Deze aanpak heeft meerdere voordelen voor jou:
- In de voorbereiding denk je meer na over de belangen van anderen
- Je bereid je plannen bewuster dus beter voor.
- Je wordt sterker in positieve beïnvloeding van mensen en situaties.
- Je krijgt meer voor elkaar en wordt professioneler, positiever en pro actiever beoordeeld
Zo werk jij effectief!
Tip 2 – stel je pro actief op én weet wat je wenst
Stel je pro actief op én weet wat je wenst. Benoem je wens, specifiek en concreet. In onze cursus timemanagement merken we dat deelnemers dit lastig vinden om te benoemen. Ze weten heel goed waar ze vanaf willen of waar ze minder van willen. Maar 100% concreet benoemen wat ik wel wil.. Poeh!
“Wensen dat een vergadering op de begintijd echt start is gemakkelijk”. Maar onze vergadering vliegt alle kanten op. “Ik wil gewoon dat ons overleg gestructureerd verloopt” “ Maar benoemen wat ik daar voor specifiek en concreet wens … Jeetje dat vind ik lastig”. Mijn reactie op zo’n moment. Als jij niet weet wat je wenst. Hoe kan een ander je dan helpen je wens te realiseren? Hieronder geven wij je een aantal concrete WENS suggesties als inspiratie:
- Ik wil graag voorafgaand aan de vergadering een heldere gewenste uitkomst per agendapunt. Een voorbeeld: agendapunt: effectiever vergaderen dan bijvoorbeeld als gewenste uitkomst: ieder teamlid geeft in de vergadering 2 concrete verbeterideeën aan. Op deze manier wordt het denkproces vroegtijdig op gang gebracht. Iedereen wordt geactiveerd. En onze teameffectiviteit wordt versterkt.
- Ik wil graag dat in de agenda van de vergadering per agendapunt een helder kader wordt aangeven. Een voorbeeld: ieder teamlid benoemt in de vergadering 2 concrete verbeter ideeën. Kader: iedereen kort aan het woord, vooraf voorbereid en maximale duur van het agendapunt in totaal 15 minuten . Op deze manier wordt onze vergadering gestructureerd en planmatig. En iedereen is op de hoogte van de verwachtingen.
- Ik wil graag, dat in de agenda van de vergadering per agendapunt gewenst zichtbaar gedrag aangeven wordt. Een voorbeeld: jouw 2 ideeën heb je vooraf opgeschreven op papier en je mag een vraag stellen om de wens van een ander helder te krijgen. Dialoog in plaats van discussie. Op deze manier winnen we tijd. Ons overleg verloopt soepel. Vergaderen wordt hierdoor actiever en leuker.
- Ik wil graag experimenteren met een procesbewaker. De procesbewaker bewaakt de kaders en werkafspraken (suggestie 1 t/m 3) . Hij helpt ons met het proces. Op deze manier leren we spelenderwijs optimaal effectief vergaderen. De rest van de deelnemers focust zich vooral op de inhoud en eigen gedrag.
- Ik wil graag experimenteren met andere werkvormen. Heel concreet wens ik bij onze volgende vergadering een inspirerend filmpje of een sketch uitgevoerd door enkele collega’s. Dit als start en intro van een agendapunt. Op deze manier wordt iedereen geactiveerd. Ons energie niveau stijgt direct. En vergaderen met elkaar wordt nog leuker.
- Ik wil graag in een andere ruimte of andere locatie vergaderen. Een nieuwe ruimte geeft nieuwe energie. Zo wordt het voor ons gemakkelijker om suggestie 1 t/m 5 in te slijpen.
Kijkend naar mijn eigen overleg uitdaging. Wij hebben onlangs voor het eerst geëxperimenteerd met Whatapp-groep bellen. Het vraagt een goede voorbereiding, heldere agenda en optimale concentratie. We gebruiken allemaal een noice cancelling koptelefoon tijdens het gesprek. Het werkt perfect én bespaart ons samen in dit specifieke geval150 reiskilometers plus 2,5 uren reistijd plus € 70. Dat gaan we zeker vaker doen.
Wens je veel positieve invloed en effectief vergaderen toe. En een groei van jouw eigen arbeidsproductiviteit van veel meer dan 0,3% in 2020!
Enjoy!
