Gemeentelijk Salaris team optimaal effectief, flexibel en uitwisselbaar

20 juli 2020

Momenteel werken we in opdracht van een middel grote gemeente in het westen van het land, samen met het gemeentelijk salaris team. Dit in het kader van een cursus timemanagement en effectief werken voor teams. Super leuk om te doen.

Voor mij een inspiratie voor een blog. In deze blog beschrijf ik praktische tips in volgorde van de stappen en experimenten die het team zet en uitvoert. Als inspiratie voor teams, teamleden en teamleiders die ook een stap voorwaarts willen maken met hun eigen team. Mijn idee: een mini online cursus timemanagement en effectief werken voor teams. Klinkt mooi toch?

De situatie

Het salaris team bestaat uit 5 enthousiaste vakvrouwen. Het zijn harde werkers met allemaal een eigen expertise. En zeker zo belangrijk scherp en met humor. Ze willen graag een stap voorwaarts maken in effectief werken. Het mooie van dit team is dat alles op zich prima verloopt. Alle doelen worden constant behaald. Het afdelingshoofd, hun leidinggevende is tevreden en de organisatie (interne klant) is ook tevreden. En dan is trainer zijn een mooi vak. Zeker als  zo’n team zelf vanuit een intrinsieke motivatie een stap voorwaarts wil maken.

De situatie en de wens

Het salaris team wil samen met elkaar de prioriteiten van de afdeling vast gaan stellen. (doelenfilter). Dit willen ze als basis laten dienen voor hun gezamenlijke aanpak en werkwijze. Of zoals één van de teamleden zei: “het gaat allemaal best goed”…. “Iedereen werkt met de juiste intenties maar we maken gedurende de dag verschillende keuzes”. En dat zien we graag anders. Het is ook de bedoeling dat we als teamleden volledig uitwisselbaar zijn en alle taken beheersen en kunnen oppakken”.

Ook wil het team graag naar 100% overzicht over de workload. En dat overzicht bij voorkeur op één plek. “Nu missen we soms het overzicht. Overzicht en rust in het hoofd zou echt fijn zijn”. Het team heeft een voorkeur voor de online cursus met aandacht vooraf en praktische support nadien.

 

Praktische tips voor een effectief, flexibel en uitwisselbaar team 

 

Tip 1 | Onderzoek de mate van gezamenlijkheid in commitment t.a.v. de wens

De definitie van een team: een groep mensen die gezamenlijke doelen nastreeft en met gezamenlijke kaders. Met andere woorden: willen we samen hetzelfde bereiken op dezelfde wijze ? Dit kun je doen door alle teamleden de teamwens te laten beschrijven. Welke ontwikkeling wil het team graag?  En ook het belang ervan. Voorbeelden van vragen die je hierbij zou kunnen stellen zijn:

  • Welke stap voorwaarts willen jullie maken?
  • Wat willen jullie concreet bereiken?
  • Hoe ziet het eindresultaat eruit?
  • Wanneer willen jullie dat bereikt hebben?
  • Wat gaat dat het team opleveren?
  • Hoe belangrijk is dit voor het team?
  • Wat zijn de effecten voor de organisatie? Wat gaan zij merken?
  • Wat betekent dat voor jou persoonlijk?


Vervolgens “leest” iedereen één voor één zijn visie voor. Met deze aanpak krijg je met elkaar echt gevoel bij de visie van de teamleden en dus het team. Iedereen komt aan het woord. Er ontstaat duidelijkheid over de overeenkomsten en verschillen. En je voorkomt napraten. “Ik sluit me aan bij mijn collega” “Eigenlijk is alles al gezegd” “Ik heb niks meer toe te voegen”.

Bij het salaris team is er direct 100% commitment over de wens. Ieder teamlid benoemt:

  1. Op 1 september kan ieder teamlid alle taken van het team uitvoeren
  2. In de gezamenlijke HRM inbox werken we met MS taken
  3. Benodigde documenten in no time vinden zonder collega te vragen

 

Tip 2 | Stel een doelenfilter c.q. prioriteitenfilter vast

Nogmaals de definitie van een team: een groep mensen die gezamenlijke doelen nastreeft en dit aanpakt vanuit gezamenlijke kaders (gezamenlijke speelwijze). Laat de teamleden de resultaten van het team noteren. De resultaten die de organisatie van het team verwacht. Of zoals mijn collega Arjan het noemt; de resultaten waar het team “voor opgesteld staat”. Vraag de teamleden de resultaten op te schrijven in volgorde van belangrijk. Een resultaat beschrijf je meetbaar en tijdgebonden in termen van output. Vervolgens “leest” iedereen zijn top 3 - 5 doelen voor. Met deze aanpak zie je direct of iedereen het zelfde doelen en prioriteiten voor ogen heeft. En door dezelfde “bril kijkt”. Mijn ervaring is dat veel medewerkers het lastig vinden om resultaten te beschrijven. Ze beschrijven eerder activiteiten of verantwoordelijkheden. Een voorbeeld:  

activiteit: aanvragen verwerken  resultaat: aanvragen binnen 3 werkdagen verwerkt

Bij het salaris team gaat deze stap soepel. Alle 5 leden benoemen het zelfde resultaat als prioriteit 1. En na een kort onderling overleg is het prioriteitenfilter helder.

Prioriteit 1 Salarissen uitbetaald de 20e van elke maand. LJP en afdrachten uiterlijk de 23e van elke maand bij financiën aangeleverd

Prioriteit 2 Personeels- en verzuimadministratie (vragen, formulieren en verzoeken die bij ons binnenkomen: telefonisch/mail/Motion)

Prioriteit 3 Iedereen vervangbaar vanaf 1 september 2020

Prioriteit 4 Prognose P-budgetten minder dan 1,2% afwijkend

Prioriteit 5 Onze interne klanten beoordelen onze dienstverlening minimaal met een 9

Wat betekent deze volgorde in de aanpak en werkwijze (speelwijze) van dit team?

  • Het team zal met elkaar alles zo inrichten dat prioriteit 1 altijd gerealiseerd wordt – tijdig en goed. Zodra dit “loopt” zal de focus op prio 2 komen te liggen.
  • En zo verder.


Binnen dit team loopt alles goed en soepel. Maar stel op de 18de van een maand ontstaan er problemen rondom de salarissen. Dan gaat alle aandacht en energie naar de belangrijkste prioriteit en blijft de rest mogelijk even liggen.   

 

Tip 3 | Overweeg een normen en termijnenlijst.

De doelen / resultaten zijn nu helder en “gerankt”. De volgende vraag die je als team nu stelt: Wat is er nodig om de resultaten te realiseren? Welke deelresultaten moeten we behalen om het eindresultaat te behalen?

Even aan de hand van een voorbeeld bij prio 5.

De eerste 4 zijn voor mij te technisch. Wat is er aan deelresultaten nodig om een 9 te scoren?

Een deelresultaat kan zijn:

  • reiskosten die uiterlijk op de 17de van de maand worden ingediend, worden met de salarisrun van die maand meegenomen.
  • Vragen via mail worden binnen 2 werkdagen inhoudelijk beantwoord.


Dit zijn eigenlijk normen die je met elkaar afspreekt. Mijn tip: overweeg om een normen en termijnenlijst te maken. Het grote voordeel is de helderheid die het oplevert voor het team en ieder teamlid. Het geeft richting. Je kunt er met elkaar op sturen. En deel je het als team met de organisatie. Dan manage je de verwachtingen en weet iedereen wat hij mag verwachten.

Extra tip: sommige teams kunnen enorm lang bakkeleien over de exacte norm. Ze komen er niet uit. Dat kost onnodige energie en beïnvloed de sfeer soms negatief. Begin klein. Dus twijfel je met elkaar over – binnen 2 werkdagen of binnen 3 werkdagen? Begin dan met een experiment van 3 werkdagen. Werkt dit goed. En merk je met elkaar dat het sneller kan… of dat de klant sneller verwacht. Dan schakel je over op binnen 2 werkdagen.

Bij de cursus timemanagement voor het salaris team blijkt deze stap niet nodig. Ze werken al langere tijd met een zelf opgestelde strakke “normen en termijnlijst” met name tbv Prio 2. Enkele afhandeltermijnen:

Werkgevers verklaring                                                              3 werkdagen

Bruto netto berekening                                                               3 werkdagen

Alle stukken toevoegen aan DPD nieuwe medewerker      14 dagen na in dienst

Opslaan consultrapportages in verzuimdossier Motion      2 werkdagen

 

Tip 4 | organiseer alle taken van het team op 1 plek

Het salaris team werkt met 2 gezamenlijke inboxen en iedere teamlid heeft haar eigen persoonlijke inbox. De gezamenlijke inboxen : HRM inbox en Verzuim inbox. Maar organiseer alle taken van het team op 1 plek!!  Een belangrijke tip in mijn ogen. De plek op zich doet er minder toe. Maar organiseer de taken op één plek. De voordelen:

  • 100% overzicht over de workload van het team
  • Zicht op taken die aandacht vragen
  • 100% overzicht bij alle teamleden over taken waar een collega mee bezig is


Bij het salaris team ligt de HRM inbox voor de hand als plek. Om alle taken op één plek vorm tegen geven, dien je als team aan 3 voorwaarden te voldoen:

  1. De mentale keuze vanuit overtuiging -samen en individueel
  2. Eén heldere speelwijze!
  3. Discipline en volharding bij uitvoering van de “speelwijze”


In de praktijk zie ik regelmatig hoe teams worden uitgedaagd op dit punt. De oorzaken:

  • Interne klanten mailen of vragen teamleden toch persoonlijk – verkeerde inbox
  • Teamleden werken verschillend en blijven bij hun eigen routine
  • Onduidelijkheid bij (interne) klanten t.a.v. het proces


Het salaris team kiest met overtuiging voor de HRM inbox om taken te organiseren.

 

Tip 5 | gebruik Outlook taken

Werk met taken komt mogelijk over als een beetje vreemde tip. Je zou kunnen denken. Logisch kan het ook anders ? En dat begrijp ik goed. Toch merken we in de cursus timemanagement dat mensen een verschillend beeld hebben. Vaak zien deelnemers een mail met een kleur als een taak. Zo ook het salaris team. Ze werken in hun HRM inbox en geven een mail een kleur. Ieder teamlid heeft een eigen kleur. Het betekent dat de kleur aangeeft wie het werk dat in de mail staat uitvoert.  En dat werkt vaak prima. Toch tip ik je : werk met taken. Dat kan met een specifiek systeem bv Topdesk.  Het kan ook in MS Taken dus Outlook taken. De voordelen hiervan op een rij:

  1. Duidelijke omschrijving van de taak in de subjectbalk – ieder teamlid ziet direct in één oogopslag wat er dient te gebeuren.
  2. Je kunt ook pro actief taken maken
  3. Meerdere mails en bestanden kunnen als bijlage worden toegevoegd aan één taak
  4. Je wordt bij de uitvoering niet afgeleid door nieuwe mail die binnen rolt.
  5. Lege inbox geeft een gevoel van overzicht, rust en voldoening
  6. Begindatum toevoegen = datum van binnenkomst
  7. Einddatum toevoegen = afhandeltermijn
  8. Herinnering toevoegen = wekker of alert
  9. Categorie toevoegen = kleur per teamlid


In alle eerlijkheid zijn 5 t/m 8 technisch ook te realiseren in de inbox /email.

Het team salaris heeft in de cursus timemanagement geleerd om te werken met taken. Enkele teamleden had al enige ervaring. Ze experimenteren met de techniek en werkwijze in de persoonlijke inbox. Vanuit die ervaring maken ze binnenkort een gezamenlijke start met werken met taken in HRM mailbox  

 

Tip 6 | werk met een “regisseur”

Je wilt als team grip houden op je inbox (en). Onze tip: werk met een “regisseur”. Kies ervoor om 1 teamlid de mail in de gaten te laten houden per dag of per dagdeel. De andere teamleden kunnen ongestoord en met focus taken uitvoeren.

In de cursus timemanagement horen wij vaak dat ieder teamlid de mail in de gaten houdt. “Ik kijk heel vaak even, zeker als ik ergens op wacht” “Ik heb ook de neiging nieuwe mails die ik zie te gaan beantwoorden”. Steeds switchen kost veel energie en tijd. Door met een “regisseur” te werken , voorkom je dit. De productiviteit van het team neemt toe evenals de kwaliteit.

 

Tip 7 | gebruik subjectbalk – bewust en uniform

Een goede takenlijst geeft alle teamleden overzicht en inzicht. Om lekker te werken is het van belang bij taken om direct te kunnen zien: waar gaat dit over? Prioriteren is zo gemakkelijker. Tip: gebruik de subjectbalk allemaal op dezelfde wijze. Met een uniforme opbouw. In de cursus timemanagement adviseren wij de volgende opbouw:

Domein – onderwerp – eerst volgende actie – tijd

In een praktisch voorbeeld zou dit er zo uit kunnen zien….

Arbeidscontract – Martin van Limbeek – nieuw contract opstellen 30

De voordelen

  • Ieder teamlid ziet direct waar de taak over gaat.
  • Ieder teamlid ziet in een oogopslag aan de taak wanneer deze taak afgerond moet zijn. Dit door combi begindatum en norm arbeidscontract.
  • De workload is gelijk helder. Hoeveel tijd is er nodig om de taken te doen.
  • Specifieke taken opzoeken wordt een eitje


Extra praktische tip
:

Hanteer dezelfde opbouw bij iedere email die je verstuurd vanuit de gezamenlijke mailbox. Zo vindt een regisseur mail snel terug bij verzonden items en ziet bij reacties die binnenkomen gelijk waar het overgaat.

RE: arbeidscontract – Martin van Limbeek – exact aantal uren

Dat werkt fijn!

 

Tip 8 | werk met één kleur per teamlid

Er zit verschil in de functie van categorieën bij een gezamenlijke mailbox. In je persoonlijke mailbox staan de “kleuren” vaak voor competentie, prio of thema. Bij een gezamenlijke mailbox adviseren wij je om de kleuren enkel te gebruiken om teamleden te duiden. Ieder teamlid krijgt zijn of haar eigen kleur. Eén kleur per teamlid. Zo zie je met elkaar in een oogopslag wie waarmee bezig is. Zeker ook handig wanneer een collega verlof heeft of ziek thuis is.

Extra tip: maak 2 categorieën per kleur aan. Een voorbeeld:

Groen = Rob taken

Groen = Rob wachten op

De voordelen op een rij:

  • Ieder teamlid heeft overzicht over de eigen case load en de caseload van zijn collega’s en van het team in totaal.
  • Ieder teamlid ziet waar de ander op wacht
  • Bestaande taken opzoeken gaat nog sneller.
  • Optimale werkorganisatie en prioriteren.
  • Inwerken gaat veel gemakkelijker omdat je ahv taken keuzes kunt maken. Ik wil graag leren een arbeidscontract te maken en ik zie dat jij ….. Kunnen we die samen doen?


Belangrijk!!!

De regisseur maakt taken aan zonder kleur. Dit betekent dat de taak niet wordt toegekend. Dat doen de teamleden zelf. Als een  teamlid een taak oppakt, categoriseert hij de taak met z’n eigen kleur  Aan het einde van de dag staan er geen of nauwelijks “witte” taken meer in de takenlijst.

 

Tip 9 | lopende taken – start met initialen subjectbalk

Ben jij regisseur? Dan beslis en organiseer je over alle mails die binnen komen. Het is dan fijn om snel te kunnen zien of een mail “nieuw” is of bij een bestaande taak hoort. Een taak waar een teamlid al mee bezig is. Zo voorkom je dat meerdere collega’s een zelfde taak oppakken. In de cursus time management adviseren wij deelnemers om bij communicatie over “lopende taken” hun initialen met backslash toe te voegen in de subject balk. Een voorbeeld:

RP/ Arbeidscontract – Martin van Limbeek – nieuw contract opstellen 30

Als de ontvanger de mail beantwoord ziet de regisseur RE: RP/ ….

Nu weet hij dat de mail bij een bestaande taak hoort, waar RP mee bezig is. Het team maakt afspraken : hoe hier mee om te gaan?

Opties

  • Mails met initialen laat hij staan en worden door de teamleden zelf verwerkt 1 x per dag
  • Hij geeft de mail de kleur van het teamlid. En 1 x per dag verwerkt ieder teamlid de kleur mails.


Het salaris team is gestopt met emails uit de gezamenlijke inbox door te sturen naar de persoonlijke inboxen. De collega die regisseur is maakt taken aan. Als ze twijfelt of de taak als bestaat; checkt ze in taken en zet ze een vraagteken bij eerst volgende actie. En vraagt ze collega’s tijdens de stand up (tip 10)

 

Tip 10 | doe dagelijks een stand up - max 10 min 

Nog een laatste keer in deze blog : de definitie van een team: een groep mensen die gezamenlijke doelen nastreeft en dit aanpakt vanuit gezamenlijke kaders (gezamenlijke speelwijze). Ook al verdeel je als team de taken , je blijft met elkaar verantwoordelijk voor het resultaat. Voor 100% grip een tip. Plan een overleg van max 10 minuten iedere dag op dezelfde tijd. Het is een overleg met 1 agendapunt;

  • Halen we de normen vandaag?
  • Wie heeft hulp nodig ?
  • Wie kan hulp bieden?
  • Regisseur: twijfel over mail- is iemand hier al mee bezig?


Doe de stand up midden op de dag, dan kun je nog sturen met elkaar. Extra tip: iedereen die werkt is aanwezig. En maximaal 10 minuten is essentieel. 

Het salaris team heeft gekozen om de stand up iedere dag om 11.30 te doen. Met flexibele pauzes werkt dit het handigst.

Het salaris team experimenteert en maakt mooie stappen.

 

Tip 11 | Stel samen in een praktisch inwerkplan op

Veel teams werken met een duidelijke taakverdeling. Het voordeel hiervan is expertise opbouw. Het nadeel kan gebrek aan flexibiliteit zijn. Stel je voor je hebt één verzuim ‘expert” en hij wordt ziek of gaat met vakantie. Blijven verzuim taken dan liggen. Worden normen niet gehaald? Kunnen alle teamleden alle taken uitvoeren , dan maakt je dat als team flexibel en weerbaar. Bij het salaris team bestaat de wens tot volledig uitwisselbaarheid. Dit vraagt aandacht en tijd. Tip: stel samen een inwerkplan op. Hoe ziet zo’n plan er uit?

  1. Noteer per thema de resultaten / normen in een logische volgorde
  2. Bedenk per resultaat en norm wat een teamlid moet kennen en kunnen
  3. Bedenk wat er nodig is aan uitleg, instructie en oefenen
  4. Maak een tijdinschatting op basis van punt 3


Om het inwerkplan te realiseren is het handig om gestructureerd te werk te gaan.

  1. Kies teamlid of teamleden die ingewerkt dienen te worden.
  2. Plan vaste momenten in de agenda’s zodat er gericht aandacht gegeven kan worden.
  3. Gebruik de juiste opbouw in stappen:
  • Uitleg en instructie door “expert”
  • Trainen en experimenteren met toezicht en support van de “expert”
  • Zelfstandig aan de slag met “expert” op de achtergrond als coach


Het salaris team heeft per domein een inwerkplan opgesteld. Iedereen dient uiterlijk 1 september zich comfortabel te voelen bij alle taken. De 4 inwerkplannen;

  • Motion
  • Inhuur
  • Motion Pro
  • Verzuim

 

Tip 12 | Meet resultaten dagelijks en werk met een dashboard

Als team streef je dezelfde doelen , normen en termijnen na. Het is goed om de resultaten dagelijks bij te houden. Zo krijg je als een team een goed beeld van de kwaliteiten en aandachtspunten. Wat gaat goed? Wat kan nog beter? Welke normen en termijnen behalen we eigenlijk altijd ? Welke vragen extra aandacht van ons? Tip: meet resultaten dagelijks – werk met een dashboard. Hoe ziet het dasboard eruit:

  • De 5-10 belangrijkste normen onder elkaar (verticale kolom)
  • De dagen van de week op datum naast elkaar (horizontale kolom)
  • 2 kleuren rood en groen


De werkwijze is gemakkelijk. De regisseur checkt dagelijks of er “rode” taken zijn. Dit zijn taken die niet zijn afgerond voor of op de vervaldatum. Bij een rode taak is de norm niet gehaald. Bij een “rode taak” krijgt wordt de norm die dag rood gescoord (rood blokje). In alle andere gevallen wordt er groen gescoord. Het voordeel voor het team:

  • Resultaten in oogopslag helder
  • Rode scores – analyseren en verbeteren
  • Groei en ontwikkeling meer richting


Extra suggestie: je kunt er als team ook voor kiezen om per teamlid te gaan meten. Zo kun je inwerken en coaching nog gerichter vorm geven.

Als je naar aanleiding van deze blog wilt sparren. Heel graag, laat maar weten.

Fijne zomer!

 

Rob Pijlman