De meest essentiële vraag die eigenlijk niet zo vaak gesteld wordt tijdens onze training timemanagement en cursus timemanagement. Uiteraard besteden we er wel de nodige aandacht aan. Timemanagement en focus management is zelfmanagement. En zelfmanagement gaat over mindset en gedrag. En als je een ontwikkelwens hebt, ook over gedragsverandering. Gedrag veranderen is heel lastig voor veel mensen. In deze blog geven wij jou graag enkele handreikingen en inzichten om jouw gedrag duurzaam te veranderen.
In de voorbereiding van iedere training én bij de start van iedere training vragen we aan deelnemers; Wat is jouw wens? Stel we zijn 3 maanden verder… welke stap voorwaarts wil je dan gemaakt hebben kijkend naar jouw effectiviteit en timemanagement? Wat opvalt is dat veel deelnemers vaak beginnen met het beschrijven en benoemen van de problemen en uitdagingen waar ze mee te maken hebben. En niet hun wensen benoemen.
- Prioriteiten veranderen de laatste tijd per week bij ons en dat maakt de juiste keuzes maken lastig
- Ik krijg niet gedaan wat ik me steeds voorneem
- Ik mis overzicht en dat maakt me onrustig
Het nadeel hiervan is dat je mentaal bezig bent met wat je niet wilt. En je focus niet ligt op waar wil ik wel naar toe. En hoe ziet dat eruit voor mij?
In deze blog beschrijven we graag vijf praktische suggesties en handreikingen.
Tip 1: Vertrek in alles vanuit je wens
Effectieve mensen zien vaak meer details voor ogen van waar ze naartoe willen. Als je jouw wens tot in detail voor ogen ziet, is ernaar toe bewegen relatief gemakkelijker. Stel je wilt op vakantie en je weet wat je wenst qua accommodatie, locatie en activiteiten en budget dan is het zoeken en boeken van de vakantie relatief gemakkelijk. Probeer het resultaat wat je wilt bereiken zo scherp mogelijk voor ogen te zien. Zo werkt het met alles.
- 100% overzicht over mijn werk en rust in mijn hoofd
- Grip op mijn projecten
- Gezonde balans werk privé
- De sfeer in ons team moet beter
De vier wensen die je hierboven ziet zijn resultaat wensen. Ze zijn in termen van resultaat beschreven. Resultaat willen we allemaal wel. Maar willen we ook de inspanning op gedragsniveau leveren dat nodig is. En willen we ook de worsteling die het soms vraagt. De meeste resultaten vragen om een inspanning. Ze vragen om gedrag. En gedrag veranderen is vaak niet gemakkelijk.
Tip 2 Verbind het gewenste resultaat aan iets dat het voor jou echt de moeite waard maakt
Onlangs belde een ondernemer ons. Hij wil graag meer overzicht en een betere werkorganisatie. Dit wil hij omdat hij dan minder stress en onrust voelt. “Ik speel al jaren met de gedachte om er eens iets mee te gaan doen. En nu moet het gebeuren”. Mijn vraag aan hem: wat maakt dat het nu moet gebeuren? Zijn reactie; “mijn huwelijk. Mijn vrouw is mij alles waard en ik wil meer rust en vooral ook aandacht geven thuis”. Dit vind ik zelf een mooi voorbeeld waarbij iemand een gewenst resultaat als beter timemanagement koppelt aan iets wat het voor hem meer dan de moeite waard maakt.
- Grip op mn projecten. Als ik dit realiseer kom ik in aanmerking voor een nieuwe functie binnen ons bedrijf
- Gezonde balans werk privé zodat ik weer goed en ontspannen kan slapen
- De sfeer in het team moet beter om verzuim en verloop te minimaliseren
Tip 3 : Wil je een resultaat .Bepaal zo specifiek mogelijk het gedrag dat nodig is
Vaak noemen we gedrag te veel op intentie en ambitieniveau niveau én zelfs soms negatief omschreven. Dus we benoemen eigenlijk gedrag waar we mee willen stoppen.
Voorbeelden hiervan:
- Ik wil me minder af laten leiden
- Ik wil minder met meerdere zaken tegelijk bezig zijn.
- Ik ga niet meer naar vergaderingen waar ik geen of nauwelijks toegevoegde waarde heb
Dit zegt nog niks van wat we dan wel willen.
Beter is het om gedrag in ieder geval zo te beschrijven dat je aangeeft wat je wel wilt gaan doen.
- Ik begin mijn dag met iets te doen en met een taak die ik steeds uitstel
- Focus taken ga ik op een rustige plek doen zonder afleidingen
- Projecten waar de deadline ver in toekomst ligt ga ik eerder oppakken
Het voordeel van je gedrag op ambitieniveau te beschrijven en uitspreken is dat het de kans 2x zo groot maakt dat jij de juiste richting op gaat. Goede voornemens hebben dus wel degelijk zin!
Tip 4 Maak een plannetje. Dat is de beste manier om een gewoonte te beginnen
Nog effectiever is het om je gedrag 100% specifiek en concreet te benoemen in termen van een plannetje. Uit onderzoek blijkt dat de kans op duurzaam gedrag veranderen dan enorm toeneemt. In het boek Dromen, Durven, Doen geeft de schrijver aan dat de kans op realisatie 12x zo groot wordt.
Regelmatig vragen deelnemers aan mij; je geeft aan max 2 tot 3 je mailbox checken per dag. Moet dat op specifieke tijden of maakt dat niet uit? Nou het hoeft niet op specifieke tijden maar het helpt je wel om de gewoonte aan te leren en in te slijpen.
Een aardig onderzoek dat dat bevestigt is een onderzoek gedaan in Engeland. In 2001 worden 3 groepen mensen gevraagd in 2 weken beter sportgewoontes te ontwikkelen. Aan iedereen van alle 3 groepen wordt gevraagd om het aantal keren bij te houden dat ze sporten. Een van de twee groepen wordt daarbij gevraagd om ook artikelen te gaan lezen over de voordelen van sporten voor je gezondheid. En deze groep krijgt ook een presentatie over de relatie van niet bewegen en hartkwalen. De derde groep wordt gevraagd om naast het bijhouden van het aantal keren sporten het verzoek om de volgende zin in te vullen op papier: ik ga de komende week 20 minuten sporten op (dag) om (tijd) op (plek).
Uitkomst onderzoek
In de eerste 2 groepen sporten 35-38% van de mensen 1 x per week. Het motiverende praatje en kennis over sport blijkt geen enkel extra effect. In de groep met het concrete “plannetje” op papier sport 91 % van de deelnemers 1 x per week. Dat is meer dan het dubbele!!! Dat is de kracht van een plan Een eenvoudige en effectieve manier om in beweging te komen.
Ik ga om …. (tijd) …(gedrag) en plaats.
Extra overweging
Koppel het aan een gewoonte die je al hebt. Zoals het voorbeeld hieronder:
Ik ga om 13.00 direct na mijn pauze mijn mailbox organiseren mbv mijn laptop.
Tip 5 Wees je bewust van de kracht van ‘jouw identiteit” en jouw overtuigingen
Vaak veranderen we ons gedrag omdat we een specifiek resultaat willen bereiken. Het risico hiermee is dat je met het gedrag, de gewoonte in spe stopt, als je het resultaat dreigt te bereiken. Je kan er ook voor kiezen om meer identiteitsgericht te veranderen. Je gedrag is vaak een afspiegeling van je identiteit. De kracht van je overtuigingen helpen je maar ze kunnen je ook net zo gemakkelijk afremmen.
Iemand die gelooft dat hij niet technisch is zal niet snel aan een klus in huis beginnen. Iemand die zichzelf als een goede troubleshooter ziet zal bij problemen, ook bij die van anderen sneller zijn planning loslaten. Iemand die zichzelf als flexibel ziet zal minder gauw met structuur aan de slag gaan.
Andersom kun je het ook inzetten en voor je laten werken.
- Besluit wie je wilt gaan zijn
- Bewijs het aan jezelf met kleine gewoonte stapjes – gedrag
In stappen
- Start maar eens bij de resultaten die je graag wil. Bv Ik wil grip op mn werk en rust in mijn hoofd en wil meer gedaan krijgen binnen deadlines
- En bedenk vervolgens eens hoe zit iemand in elkaar, die dat voor elkaar krijgt dus hoe zit iemand in elkaar die grip op zijn werk heeft en met rust in het hoofd en die binnen deadlines levert?
- Beantwoord vraag twee eens. Dat is waarschijnlijk een proactief iemand die altijd vanuit overzicht werkt en echt keuzes maakt, ook op moeilijke momenten en die betrouwbaar is (pro actief , betrouwbaar, besluit krachtig = identiteit)
- Ga vervolgens met kleine stappen van concreet gedrag aan de slag. Bijvoorbeeld:
- Je creëert overzicht in je agenda en mbv een to do
- Over iedere notitie of mail neem jij een besluit (weg – bewaar of actie)
- Je belooft een deadline aan een collega
- Voordat je ja of nee op een verzoek geeft, vraag je eerst naar het gewenste resultaat
- Je stelt voor een overleg dat niet loopt, voor om met een duidelijke agenda te gaan werken.
Het mooie is dat je met deze kleine stapjes aan jezelf je nieuwe identiteit bewijst.
En dit principe werkt ook de andere kant op.
Zo willen wij binnen Het Effectieve Werken graag de praktische ondersteuners zijn. Dat benoem ik 3x per training en als ik een verzoek voor support krijg reageer ik daardoor snel en zeker dezelfde dag. Immer is ben de praktische ondersteuner.
Ook bij mij thuis heb ik een voorbeeld. Mijn zoon van 7 jaar voetbalt. Hij is voetballer. En zo benoemen we dat ook regelmatig. Je bent een echte voetballer. Hij bewijst deze identiteit aan zichzelf ( en aan mij …sorry) met kleine gewoonte stapjes. Zo loopt hij iedere dag in voetbalkleding , speelt dagelijks met de bal in tuin, bekijkt voetbal fragment van topvoetballers op Youtube en slaapt onder een Ajax deken en is gek op Fifa spelen. De kracht van identiteit op gedrag.
