In deze blog gaan we in op de 80 20 regel. Een regel die veelal wordt toegepast in de sales ( 80% van de omzet wordt gegenereerd door 20% van je klanten). In deze blog laten we graag zien hoe je deze regel kunt toepassen op effectief werken.
De 80 20 regel en effectief werken
De 80 20 regel, ook wel het Pareto-principe genoemd, en time management gaan heel goed samen. Dit betekent niet dat het Pareto-principe speciaal voor time management is ontworpen. Dit principe wordt ook wel de 80-20 regel of het 80/20-principe genoemd. Het is een principe dat op de meest uiteenlopende vlakken effectief is. Zo kennen we bijvoorbeeld ook de 80/20-regel voor marketing en de 80/20-regel voor klanten. Het Effectieve Werken legt je uit waarom de 80/20-regel ook voor time management belangrijk is.
Wat is de 80 20 regel?
Het uitgangspunt van het hele principe is dat ruwweg 80% van alle gevolgen voortkomt uit uit 20% van de oorzaken.
Pareto principe
Het 80/20-principe werd ontwikkeld door een Italiaanse econoom, Vilfredo Pareto. Deze econoom ontdekte dat mensen in zijn omgeving zich eigenlijk als vanzelf in twee groepen verdeelden. De eerste groep bestond uit mensen met veel invloed, veel (zakelijk) succes en veel status. Deze groep noemde hij de topgroep en iedereen die hier niet bij hoorde viel in de ‘trivial many’, zoals hij dat noemde. Hij ontdekte ook dat de verhoudingen eigenlijk voortdurend hetzelfde waren. De topgroep vormde 20% van de totale groep.
Het idee achter het Pareto-principe
Vilfredo Pareto was zo onder de indruk van de vaste verhoudingen dat hij meer onderzoek wilde doen. Hij breidde zijn onderzoeken steeds verder uit en ontdekte dat bijna alle activiteiten aan deze verhoudingen onderhevig waren, zowel zakelijk als niet-zakelijk.
80 20 regel voorbeelden
Hieronder vind je een aantal voorbeelden van het Pareto-principe:
- 20% van je diensten of producten zorgt voor 80% van je winst.
- 20% van je grondstoffen wordt gebruikt in 80% van je producten.
- 20% van je klanten zorgt voor 80% van je omzet.
- 20% van je klanten is verantwoordelijk voor het veroorzaken van 80% van je problemen.
Zo zijn er nog veel meer voorbeelden. Hierbij kun je bijvoorbeeld denken aan voeding. Je kunt bijvoorbeeld 80% van de tijd gezonde dingen eten en 20% van de tijd mag je zondigen. Daarnaast zien we ook vaak dat ongeveer 20% van je werk of taken zorgt voor 80% van je behaalde resultaten.
Een voorbeeld uit de praktijk
Tijdens de training timemanagement zei een deelnemer dat hij tussen 10u en 14u dagelijks zijn werk doet. Daarvoor en daarna was er bijna geen productiviteit. De meeste energie was dan aanwezig en ook de meeste focustijd. Dit voorbeeld is voor velen herkenbaar.
Uit meerdere productiviteit onderzoeken blijkt dat mensen die veel met PC’s en laptops werken een gemiddelde productiviteit halen van ongeveer 2 uren per dag. Na 45 minuten neemt je focus sterk af en kost concentreren steeds meer energie en hoe meer concentratie je nodig hebt, hoe lager de productiviteit. Het besef dat 20% van je tijd zorgt voor 80% van je resultaten is hiermee aangetoond.
De 80/20-regel en time management
Het eerste wat je moet begrijpen is dat activiteit en productiviteit twee heel verschillende dingen zijn. Niet iedere activiteit leidt tot resultaat. Eerder hebben we je uitgelegd hoe je van activiteit naar productiviteit gaat. Als je dit eenmaal onder de knie hebt, dan merk je al een groot verschil. Wanneer we hier eens beter naar kijken, dan zien we direct dat de 80/20-regel en time management ook nauw met elkaar verbonden zijn.
Het is zo dat 20% van al je taken zorgt voor 80% van je resultaten. Het is nu heel simpel om te denken dat je er al bijna bent als je die 20% uitvoert, maar helaas is het zo dat die 20% bestaat uit de moeilijkste en meest ingewikkelde taken die je hebt. Alle andere taken zijn ‘bijzaak’. Deze 80% van je taken zorgen immers maar voor 20% van je resultaat.
Focus altijd eerst op je 20%
We kunnen het nog makkelijker uitleggen. Je werkt goed aan je time management als je je eerst focust op je 20% taken. Verdeel je taken volgens de 80/20-regel en maak op basis daarvan een takenlijst. Heb jij ook altijd een takenlijstje dat nooit af is op je bureau liggen? Dit heeft er hoogstwaarschijnlijk mee te maken dat je je te veel focust op de verkeerde taken, namelijk de taken die in je 80% vallen. Het resultaat is dan veel te klein en je hebt geen focus meer voor je 20% taken. Maak dus onderscheid in je takenlijst: een deel met je 20% taken en een deel met je 80% taken. Start pas aan je 80% takenlijst als je 20% takenlijst af is. Je hebt dan al 80% van je resultaat bereikt!
Makkelijker werken volgens de 80/20-regel
Als je makkelijker kunt focussen, dan kun je makkelijker werken. Je krijgt meer rust in je hoofd en dit werpt zijn vruchten af. Als je je taken hebt verdeeld volgens de 80/20-regel, dan heb je een lijst met heel belangrijke taken (je 20% lijst) en een lijst met minder belangrijke taken (je 80% lijst). Je kunt je veel makkelijker focussen op je 20% taken, eenvoudigweg omdat deze belangrijker zijn. Je hebt meer focus voor het uitwerken van rapporten (20%) dan voor het printen van facturen (80%), bijvoorbeeld. Met het uitvoeren van die 20% taken heb je al 80% van je resultaat behaald, waardoor je meer kunt ontspannen. Dit zorgt er dan weer voor dat je ook de nodige focus kunt opwekken om die 80% taken uit te voeren. Zo heeft de 80/20-regel een sterk effect op je time management.
