Het Effectieve Werken
Advies op maat? Bel ons:
088 - 2580 100
Het Effectieve Werken

De Kaasschaaf methode

Ons brein heeft een sterke voorkeur voor kleine taken. In onze cursus time management heeft nog nooit een deelnemer geroepen; grote projecten en grotere taken gaan soepel en gemakkelijk. Het zijn bij mij de kleine klussen zoals een mailtje of een telefoontje die altijd blijven liggen. Het is altijd andersom! Bij kleine taken zie je het resultaat goed voor ogen en je ziet veel sneller welke acties je moet doen om de taak af te doen.


De kaasschaaf methode adviseert je om grote klussen en taken eerst op te splitsen in een aantal kleine taken. “Dus je schaaft de grote klus in kleine plakjes”. Dit schaven heeft meerdere voordelen. Door het kiezen van de “plakjes” overdenk je spelenderwijs de grote klus. Hierdoor zie je tussentijdse resultaten en krijg je inzicht en overzicht. Dit verhoogt je energieniveau en zorgt voor rust in je hoofd. Je krijgt er meer zin in. Ook vorm je sneller een realistischer beeld van de timespend die de taak van je vraagt. Immers het inschatten van de tijd bij kleine taken is goed te doen vaak. Tel ze op en je hebt een inschatting van de tijd van de totale taak.


Een ander bijkomend voordeel is dat je kleine taken minder snel uitstelt en sneller aanpakt. Dit heeft een positief effect op de voortgang. Uitstelgedrag zit namelijk altijd bij de start. Begin je je eerste “plak kaas” te eten, dan ga je waarschijnlijk zomaar door met uitvoeren van de andere taken (kaasplakken)


Een aardige bijkomstigheid is dat de taak beter te verdelen is. Je kunt collega’s vragen andere plakken te doen. Zo realiseer je samen snel resultaat.


De kaasschaaf methode past één op één bij de visie van de belangrijkste time management goeroes. Bij de Kaasschaaf methode bepaal je eerst de gewenste resultaten per taak en krijgt daardoor de details goed scherp voor ogen. Covey’s belangrijkste mentale principe luidt: start met het einde voor ogen. David Allen, de time management goeroe van de jaren 90 en 00 adviseert je in Getting Things Done. Denk bij de activiteiten die je wil doen eerst na over de gewenste uitkomst en kies je eerste actie. Dit doeldenken vraagt dezelfde mentale techniek van je als de kaasschaafmethode.


De kaasschaafmethode is ook zeer effectief bij het realiseren van (grote) projecten. Bij projecten is het handig om het project eerst te versnijden in tussentijdse resultaten (milestones). Vervolgens is het slim om de milestone in kleine taken te verdelen

 

Tips voor toepassen

Kaasschaaf in de praktijk

Een suggestie in stappen die wij in de cursus time management geven.

  1. Beschrijf de gewenste uitkomst van de grote taak (hele kaas)
  2. Verdeel deze taak in kleine taken
  3. Maak een Taak aan in je emailprogramma
  4. Noteer in de subjectbalk: gewenste uitkomt – eerste fysiek actie
    Bv Feestelijke opening bedrijfspand – emailadressen van genodigden opvragen
  5. Noteer de andere kleine taken in het notitievlak in de taak

 

Wil je de taak snel doen en jezelf enige druk opleggen. Overweeg dan eens pommodoro te doen. De kleine plakken passen vaak goed in een blok van 25 minuten actie.

Wil je meer weten of zoek je support in de vorm van een cursus time management. Bekijk dan onze trainingen