1. Voorkom last-minute veranderingen
Effectief werken is proactief werken, dat betekent dat het bijvoorbeeld goed is om af en toe te reflecteren op je werk en op je planning. Hoe vaak verandert je planning last-minute? En had je dit kunnen voorkomen? Was het echt zo vreselijk belangrijk dat het nu moest, of kon het ook wel een uur later? En wanneer je weet dat het echt niet anders kan, hou je planning dan flexibel en bouw last-minute in, dan wordt het namelijk first-minute.
2. Plan ook last-minute in
Zorg ervoor dat je flexibel bent in je planning en dat je deze bijvoorbeeld een keer of 5 per dag prima kunt aanpassen. De wereld verandert en ook je werk verandert, dus prima om rekening te houden met zaken die tussendoor moeten. Wanneer je regelmatig naar je planning kijkt en last-minute gaat inplannen dan krijg je een planning die constant up-to-date is.
3. Gebruik het Eisenhower kwadrant
Zoek op het kwadrant van Eisenhower en kijk in de link. Bepaal per last-minute activiteit het volgende:
- Moet ik het doen?
- Draagt het iets bij aan mijn doelen?
- Kan ik het in 2 minuten doen?
Bij 3 keer een ja op deze vragen dan kun je het beste op een beslismoment (welke je hebt ingebouwd in je planning) direct aan de slag. En let op, 2 minuten is echt heel kort. Een telefoontje kost direct meer tijd dan 2 minuten
- Kan ik het delegeren?
- Wat is de gewenste uitkomst?
- Wat is de 1e actie?
- Moet het op een vaste dag en tijd?
Op basis van deze vragen bepaal je of je het echt zelf moet doen, en of het daarna een activiteit is die je op een bepaald moment zelf kan doen (een taak) of dat het iets betreft dat je op een vaste dag en vaste tijd moet doen (agenda)
