Het maken van een takenlijst (te vinden onder taken in Outlook) is redelijk eenvoudig. Je eraan houden is over het algemeen wat lastiger. Vandaar het onderstaande stappenplan om een echt goede to do lijst te maken.
Stap 1. Outlook openen
Open Outlook.
Stap 2. De taak icoontjes
Links onderin vind je een aantal icoontjes. En bij de nieuwe Outlook versie vind je de icoontjes links bovenin. Klik op de taak icoon. Zo kom je in het takenvenster van Outlook. Mochten de icoontjes links onderin staan dan kun je de symbolen ook veranderen in tekst. Dit kan door links onderin op de … te klikken en vervolgens Navigatie opties. Zet het vinkje van compacte navigatie uit.
Stap 3. Taken
Klik, in taken, links bovenin op taken (deze staat onder de takenlijst). Het nadeel van de takenlijst is dat gemarkeerde mails hierin tevens zichtbaar zijn. Taken kun je volledig zelf inrichten.
Stap 3. Taken
Klik, in taken, links bovenin op taken (deze staat onder de takenlijst). Het nadeel van de takenlijst is dat gemarkeerde mails hierin tevens zichtbaar zijn. Taken kun je volledig zelf inrichten.
Stap 4. Verwijder balken of voeg ze toe
Het taakoverzicht bestaat standaard uit een aantal kolommen. Bijvoorbeeld “onderwerp” en “vervaldatum”. Je een balk verwijderen door erop te gaan staan en vervolgens de balk letterlijk weg te slepen. Toevoegen van items kan door op de taakbalk te gaan staan, rechtermuistoets en vervolgens de veldkiezer.
Stap 5. Richt taken in
Het inrichten van taken is essentieel om je er vervolgens ook aan te houden. In onze optiek zijn er 3 cruciale kolommen:
- Onderwerp: Hierin zet je de gewenste uitkomst (zie onze blogs over gewenst uitkomst denken)
- Vervaldatum: Dit is de deadline van de eerstvolgende actie
- Categorie: Deze symboliseert de eerstvolgende actie (bellen, mailen, uitzoeken als voorbeeld)
Waaraan voldoet een goede takenlijst?
Een goede takenlijst, of eigenlijk een takenoverzicht is een stand alone overzicht. Oftewel een overzicht waarin je al je taken hebt georganiseerd vanuit de gewenste uitkomst en eerstvolgende actie. ‘Alle’ taken betekent dat het bijvoorbeeld buitengewoon nuttig is om je mailbox leeg te houden en alle taken die voortvloeien uit de mail te organiseren in je taken. Wanneer je dit vanuit de gewenste uitkomst vormgeeft ga je bijvoorbeeld meerdere mail samenvoegen in 1 taak. Meerdere mails kunnen namelijk een bijdrage leveren aan 1 gewenste uitkomst.
Hoe zet ik mails in mijn takenoverzicht?
Wanneer je taken gaat gebruiken dan werkt dit het prettigst met mails die je aan de taak toevoegt en bijvoorbeeld ook beantwoord vanuit je taak. Gebruik je Email vooral als een brievenbus.
Hoe voeg je een mail toe?
Dit kan op meerdere manieren waarvan er hier 1 beschreven wordt. Andere manieren vind je tevens in onze veelgestelde vragen of in onze blogs.
- Open een taak die je al gemaakt hebt.
- Ga rechts bovenin naar invoegen
- Klik op Outlook item
- Voeg de mail in.
Nog meer handige tips?
Met taken kun je oneindig veel. Een aantal handige tips vind je hieronder:
Tip 1 | de koppeling met ToDo
ToDo was vroeger Wunderlist. Microsoft heeft dit bedrijf overgenomen en de software gaat nu verder onder de naam ToDo. Deze app kun je op je tablet of telefoon zetten zodat je een directe koppeling hebt van je taken op elk device.
Tip 2 | Maak een standaard handtekening
Heb je soms routinematig werk waarbij je een checklist nodig hebt? Of een standaard stappenplan? Maak dan eens een handtekening zoals je deze ook in de Email hebt gemaakt. Voeg de stappen toe en bij het aanmaken van een nieuwe taak kun je de handtekening invoegen (links bovenin invoegen). Telkens wanneer je een taak aanmaakt kun je dus in 1 klik een stappenplan toevoegen.
Tip 3 | Zet standaard je notificatie van taken aan
Uiteraard wil je niet herinnerd worden aan binnenkomende mails, maar wel aan je taken die je zelf hebt gemaakt. Je kunt bij het aanmaken van een taak een standaard herinnering toevoegen op een tijd die je zelf wenst. Hoe doen?
- Klik op bestand
- Klik op opties
- Ga naar taken
- Vink standaard herinnering aan en stel de tijd in
- Sluit af met Ok
Tip 4 | Start Outlook op vanuit taken
Je wilt natuurlijk niet gestoord worden door mails maar wel graag met taken werken. Outlook heeft de optie om op te starten in bijvoorbeeld Taken in plaats van Email.
- Ga naar bestand (links bovenin)
- Klik op geavanceerd
- Onder het kopje Outlook opstarten en afsluiten vind je de knop balderen of browsen
- Scroll naar beneden en kies taken.
- Sluit af met Ok
Vanaf nu start je op vanuit taken en kun je dus ook mails vanuit taken beantwoorden zonder dat je wordt afgeleid door binnengekomen mails.
Tip 5 | Zet je te nemen acties in de taak
Om een taak af te ronden zijn er vaak meerdere acties nodig. Je kunt in de taak al je acties zetten en telkens wanneer je een actie hebt afgerond streep je de actie door en ga je naar de volgende toe. Vergeet niet om tevens je vervaldatum aan te passen.
Tip 6 | Maak een aparte bewaarmap in taken
Heel vaak zijn er mensen die een mail nog even willen bewaren omdat er handige informatie in staat. Bewaar nooit informatie in je inbox maar maak bijvoorbeeld een aparte map aan in Taken, geef deze een gewenste naam en in die map kun je alle informatie die je wil bewaren toevoegen. Omdat je per taak een onderwerp kunt toevoegen is het terugvinden van de informatie veel gemakkelijker.
Nog meer vragen? Kijk dan op onze website of mail ons
