Het Effectieve Werken
Advies op maat? Bel ons:
088 - 2580 100
Het Effectieve Werken

Hoe maak je van een email een taak op je takenlijst?

Echt overzicht over al jouw taken, geeft rust in je hoofd.  Alle tijdsgebonden activiteiten noteer je in je agenda. Wij adviseren je niet tijdgebonden activiteiten, die meer tijd vragen dan 2 minuten, op je takenlijst te zetten.


Handige efficiëntie-tip
Maak eerst een snelle stap aan: Taak met bijlage (voor uitleg kijk bij snelle stappen )


Hoe noteer je een taak op je takenlijst?

Je kunt op verschillende manieren een taak maken in je emailprogramma. In onze uitleg hier, gaan we uit van Outlook 2007 of jonger.


Stap 1

Van een email een taak maken. Stel je wilt van een email een taak maken. Ga op de mail staan en druk met de muis op de snelle stap TAAK. Het taakscherm opent zich nu. Je ziet de mail als bijlage in notities staan. Het voordeel hiervan is dat je straks extra mails als bijlage kunt toevoegen.

 

Stap 2

Haal de tekst uit de onderwerp-regel van de taak weg. Vervolgens noteer je de uitkomst van taak ( gewenste uitkomst) en daarna de eerste next action (eerst volgende actie. Een voorbeeld: opdracht Jansen binnen – offerte maken

 

Stap 3

Kies (optioneel) de vervaldatum. Dit is de datum waarop jij de eerste actie uiterlijk gedaan wilt hebben. Met een reminder kun je jezelf een alert geven om op tijd te starten. In het vlak notities kun je een lijst / braindump met de volgende next actions noteren, die je wil gaan uitvoeren om het resultaat te bereiken.

 

Stap 4

Geef jouw taak een kleur , cq een categorie mee. Het voordeel is dat je een overzicht kunt krijgen van soorten taken. Sla de taak nu op. Kijk maar eens even of je taak nu op je takenlijst staat.

 

Tip voor extra overzicht

Ga naar je Agenda en klik op beeld. Kies voor Takenlijst vandaag en kies de optie Normaal. Nu zie je jouw taken direct onder de data in je agenda afspraken staan. Echt 1 overzicht van tijdgebonden en niet tijdgebonden. Dat werkt fijn.