Het onderwerp van een email heeft veel invloed op de wijze waarop de ontvsanger er mee om gaat. Een mail met een vaag onderwerp, krijgt geen prioriteit. Ben je te dwingend? Gebruik je termen als spoed? Of gebruik je rode uitroeptekens? Dan bestaat de kans dat je de nodige irritatie oproept, met alle negatieve gevolgen die daar bij horen.
Maak de onderwerpregel gemakkelijk scanbaar voor de lezer
Begin met 1 woord dat duidelijk maakt ‘wat de ontvanger moet doen’.
Gebruik bijvoorbeeld 1 van onderstaande woorden of bedenk een variant die je beter bevalt.
TER INFO | BEOORDELEN | LEZEN | KORTE VRAAG | IDEE | JA OF NEE | ANTWOORD
Geef daarna de essentie van de mail weer in het onderwerp. Wees ook in deze omschrijving zo helder en specifiek mogelijk. Onderzoek laat zien dat ons brein (en dus ook het brein van de ontvanger) de voorkeur geeft aan taken en acties die heel concreet zijn omschreven. Kijk maar eens naar de volgende voorbeelden.
In alle voorbeelden is het idee dat de ontvanger, alleen al op basis van het onderwerp weet waar zijn of haar actie uit bestaat.
TER INFO / nieuwe collega per 1/10
JA OF NEE / 250 euro voor een 2e beeldscherm
TER INFO / gespreksverslag bezoek Jansen
KORTE VRAAG / Welke marge moet ik berekenen voor De Grave?
Het effect is dat je sneller reactie krijgt van degene aan wie je jouw vragen stelt.
Kijk maar eens hoe goed dit werkt!
