Een inbox is een digitale brievenbus. In onze beleving is je eigen instelling dus de instelling waarmee jij omgaat met je inbox de belangrijkste voor een goede organisatie. Ga met je inbox net zo om als met je brievenbus. Bekijk je inbox 3-4 keren per dag en beslis je inbox leeg. Lees een mail goed en neem een besluit. Alle mails die in uitvoering meer tijd van dan een paar minuten maak je een To Do. De mail verplaats je van inbox naar sub map of archiefmap.
Wat zijn de beste instellingen voor een georganiseerd inbox?
Heb je een instelling die voor jou lekker werkt. Prima houden zo! Ben je op zoek dan de volgende 3 tips.
-
Wees terughoudend met het aantal submappen. En maak een submap Wachten op aan. Dit is een map voor e-mails die jij verstuurd en waar je wacht op een reactie. Ook kun je kiezen voor een map Archief of Kort Archief of Archief (jaartal). In deze map sleep je mails die je wilt bewaren en niet in een specifieke sub map hoeven.
-
Stel je inbox in op chronologische volgorde met nieuwste mail boven aan. Persoonlijk wil ik alle mails in 1 overzicht en haal prioritiet en overige eruit. Zo heb je één brievenbus en niet stiekem toch twee.
-
Plaats indien mogelijk je meest gebruikte mappen in favorieten. Dit doe je door met de rechtermuisknop op de map te klikken en plaats in favorieten te kiezen. Zo heb je alle mappen die veel gebruikt bovenaan. Zet de map verzonden, wachten op en concepten ook in favorieten net als al je andere inboxen. Voordeel: overzicht in een oogopslag.
Deze 3 tips gelden voor jouw persoonlijke inbox. Kijk uit met organiseren in je inbox door bv met categorieën/ kleuren of labels te werken. Dit kan op zich prima werken als je mails hebt die uiterlijk aan het einde van een week zijn weggewerkt. Bij mails die meer doorlooptijd vragen zorgt het voor een steeds vollere inbox. En raak je overzicht kwijt en ontwikkel je email stress. Maak van deze mails een taak of agenda item.
