Wat zijn de beste manieren om e-mailstress te verminderen?
Email Stress is een gevoel dat door het omgaan, behandelen en organiseren van je mailbox ontstaat. Er kan ook stress ontstaan door de inhoud van een bericht in je mail. Dat voelt ook als druk maar valt niet onder de noemer email stress.
De beste manier om email stress te verminderen.
-
Plan voldoende tijd om jouw mail te checken. Stelregel: iedere mail moet je zo goed kunnen lezen dat je er echt een inhoudelijk besluit over kan nemen; wat ermee te doen? Zorg dat je in 2-4 blokken per dag je mail beslist en organiseert. De rest van de dag notificaties uit.
-
Beslis je mailbox leeg. Dat is wat anders dan leeg werken. Lees de mail goed en neem een besluit: weg of bewaar of ik wil er iets mee (actie). Alles wat weg kan verwijder je. Alles wat je wilt bewaren doe je in een submap of archiefmap. Wil je er iets mee doen? En kan dat in een 2-3 minuten doe het direct en anders categoriseer of maak een taak of agenda item aan.
-
Zorg dat je je inbox niet constant open hebt staan de gehele dag. Zo zie je notificaties of de mail zelf binnenkomen Dit beïnvloedt je focus, het leidt af en je stress levels worden hoger.
-
Eindig je werkdag met het maken van je definitieve plan voor je volgende werkdag en check je mail. Zo houdt je grip op je inbox en mis je geen mails die je niet wilt of mag missen. Zo ga je met een goed gevoel en opgeruimd gevoel naar huis. En verminder je stress.
-
Ga bewust om met het middel e-mail. Vraag je af of mail het juiste middel is of kan ik beter bellen of een afspraak maken?
-
Schrijf heldere en bondige mail. Een goed voorbeeld doet vaak volgen. Je krijgt gemiddeld ook bondiger mails terug
-
Lange onduidelijk geschreven mails veroorzaken soms irritatie en stress. Stem met collega’s en anderen af hoe jullie mails schrijven en willen hebben van elkaar. Dit vermindert stressmomenten.
-
Het schrijven van formele mails met een belang die je bij regelmaat dient te schrijven geeft wel eens een stressgevoel. Werk met sjablonen of maak een handtekening van zo’n document. Dit werkt efficiënter en fijner en vermindert stress
-
Archiveer je mails op een voor jou heldere wijze. Zo vind je sneller terug en dat voelt fijn. AI zoals Co pilot kunnen je hier super mee helpen. Dus dat is ook de overweging waard. Het is een soort personal assistent. Een personal assistent dat werkt zeker stressverlagend.
-
Email Stress is een vorm van stress. Zorg dat je voldoende slaapt. En neem voldoende pauzes en beweeg voldoende overdag door een stukje te wandelen. Ieder uur een paar minuten bewegen. Dit verlaagt je stress levels