Het Effectieve Werken
Advies op maat? Bel ons:
088 - 2580 100
Het Effectieve Werken

Wat zijn handige categorieën op je takenlijst?

Een takenlijst werkt het best als je alle taken op de lijst kunt onderverdelen in groepen soortgelijke taken. Maar welke onderverdeling werkt in de praktijk nu het best? Het antwoord daarop hangt sterk af van de soort functie die je hebt. En natuurlijk van jouw persoonlijke voorkeuren. In deze FAQ geven we een aantal mogelijkheden.


Groep 1 – Echte aanraders voor categorieën

Op basis van onze praktijkervaring adviseren we je een aantal categorieën altijd op te nemen. Dit zijn de categorieën:

Top prioriteit voor morgen – Deze categorie is bedoeld voor de taken die je morgen absoluut af wilt ronden. Het idee is dat je vanmiddag vlak voor je naar huis gaat deze taken kiest. Als je morgen op je werk komt, heb je direct je top-prioriteiten scherp en ben je direct met de juiste zaken bezig.

Lezen en beoordelen – Deze categorie gebruik je voor alle taken / emails die je eerst grondig moet lezen om er vervolgens jouw mening of reactie op te geven. Ook kun je deze categorie gebruiken voor zaken waar je even ‘op wilt kauwen’ voordat jij er een besluit over neemt of een reactie op geeft.

PC < 15 minuten – Deze categorie is bedoeld om alle korte taken die je binnen een paar minuten (korter dan 15 minuten) af kunt ronden op 1 plek te verzamelen. Als je een paar minuten tijd over hebt (bijvoorbeeld voor een afspraak / vergadering / lunch), vind je hier altijd een paar zaken die je snel af kunt ronden.

Wachten op – In deze categorie plaats je al je taken waar je op dit moment niet aan kunt werken omdat je wacht op een antwoord of informatie van iemand anders. Door deze acties in 1 categorie te plaatsen houd je overzicht over al je openstaande zaken. Dit  geeft overzicht en maakt het gemakkelijk om iedereen waar je op wacht even te herinneren.


Groep 2 – Keuze categorieën

Naast de eerdergenoemde categorieën, adviseren we je een keuze te maken op basis van ‘werkzaamheden’ of op basis van ‘doelen’. Zie onderstaande voorbeelden.

Werkzaamheden                                Doelen

>> Offertes maken                              >> Betalingstermijn < 45 dagen
>> Offertes nabellen                           >> Crediteuren op weekbasis ingeboekt
>> Opdrachten bevestigen                 >> Maandrapportage voor de 7e
>> Klachten oplossen                         >> Vragen MT beantwoord

of

>> Afspraken maken
>> Vergaderingen plannen
>> Notulen uitwerken