Het Effectieve Werken
Advies op maat? Bel ons:
088 - 2580 100
Het Effectieve Werken

Welke toepassingen zijn wel en niet geschikt voor email?

Veel kenniswerkers geven aan dat email lezen en beantwoorden grote impact heeft op de effectiviteit van hun werkdag. Email is een van oorsprong informeel communicatie middel dat geschikt is voor een aantal toepassingen. Voor andere toepassingen is het minder geschikt.

 

Voor welke toepassingen is email meer geschikt?

 

1.    Gerichte vragen

Email is goed geschikt voor vragen waar een kort en bondig antwoord op mogelijk is. Dus voor ja-nee vragen en eens-oneens vragen is het een prima middel. Zowel de gerichte vraag stellen als het antwoord op de gerichte vraag gaat soepel en snel via email.   

 

 2.    Kennisgevingen

Informatie zoals verslagen, rapporten en facturen en brochures kunnen prima via email verstuurd worden. Tip hierbij is wel om de informatie als bijlage toe te voegen.

 

 3.    Uitnodigingen

Email is een ook een effectief middel om mensen uit te nodigen. Met de email kun je onderzoeken of de ander interesse heeft of aangeven dat je interesse hebt.

 

Voor welke toepassingen is email minder geschikt?

 

1.    Reactie op commerciële interessante vragen

Email is een prima middel om informatie op te vragen bij een bedrijf of organisatie. Het is minder geschikt voor het antwoord of reactie op deze vraag. Immers het belang van de ontvanger is niet de vraag beantwoorden maar een product of dienst verkopen. Het “antwoord” op de vraag is afhankelijk van wensen en persoonlijke situatie. Vragen en doorvragen is noodzakelijk. Email is hiervoor ongeschikt.

 

 2.    Gevoelige informatie

Email is een slecht middel om gevoelige informatie te versturen. Je hebt bv een klacht op persoons niveau over de wijze waarop een leverancier reageerde. Of je kan je helemaal niet vinden in manier waarop een collega op je reageerde. Situaties waar een verschil van inzicht mogelijk is, bij voorkeur niet via email communiceren. Discussiëren via email kost altijd veel tijd en energie en leidt door gebrek aan intonatie vaker tot escalatie dan tot een fijne oplossing. Een afspraak maken in deze situaties kan natuurlijk wel.

 

 3.    Gemakzuchtige vragen

Het is verleidelijk. Met een korte mail stel je vraag waar jij het antwoord met iets meer tijd en aandacht gemakkelijk zelf ook kunt vinden. Het scheelt jou tijd. Maar de ontvanger moet jou mail lezen en er op reageren. Het kost hem/haar tijd en energie. Geef een goed voorbeeld en mail niet te gemakkelijk. Een goed voorbeeld doet goed volgen.

 

 4.    Vragen met complexiteit

Bij een vraag die een grote complexiteit om grote omvang heeft is email minder geschikt. Dit leidt in veel gevallen tot ge-ping-pong van email heen en weer sturen. Dit kost onnodig veel tijd en leidt vaak tot frustraties. In deze gevallen is de telefoon pakken of naar iemand toe gaan effectiever.

 

 5.    Vertrouwelijke informatie

Kijk uit met versturen van vertrouwelijke informatie via email. Delen van email doen mensen sneller omdat het als informeel middel ervaren wordt. Kijk eens wat ik nu voor mail heb gekregen? Dit veroorzaakt mogelijk onrust en kan jou nog lange tijd achtervolgen. Ok is het niet de eerste keer dat het bericht per ongeluk naar een andere geadresseerde gemaild wordt.