Een mooie uitspraak: hoe drukker ik het heb hoe meer tijd en aandacht ik besteed aan goed plannen en aan mijn agenda beheren! Best logisch natuurlijk. Meer aandacht besteden aan keuzes maken en nadenken : wat wel , wat niet en hoe dan precies? Toch zien wij tijdens onze trainingen timemanagement dat veel mensen het tegenovergestelde doen.
In deze blog willen wij je graag meenemen in goede manieren om te plannen. Wil je de juiste keuzes maken en goed en realistisch plannen dan is overzicht creëren en behouden essentieel. Een overzichtelijke planning van je workload ( = taken + tijd per taak) geeft jou inzicht. En een overzichtelijke planning en inzicht maakt keuzes maken in je werk gemakkelijker. Zeker in hectische drukke tijden.
Er zijn verschillende manieren om te plannen. Sommige mensen die plannen niks kijkend naar hun werkorganisatie. Ik zie wel hoe het komt. De belangrijkste zaken in het leven plan je toch ook niet. Dit is één visie die ik regelmatige tegen kom. Wil jij graag een stap voorwaarts maken in plannen en organiseren.? Hieronder enkele suggesties en handreikingen en tips.
Goed plannen – vertrek vanuit de resultaten die jij wilt bereiken
Een goede start voor een goede planning is nadenken over: wat doe ik wel en wat doe ik niet (meer)? Prioriteren dus. Zorg dat je de resultaten die je wilt neerzetten helder en duidelijk voor ogen ziet. Bij voorkeur met een deadline. Zo weet je wat je straks aandacht moet gaan geven kijkend naar plannen en organiseren. En zo kun je ook gelijk met jezelf afspreken. Waar ga ik geen tijd en aandacht aan geven in mijn planning.
Schat bij iedere afspraak en iedere taak de tijdsduur in
Realistisch plannen vraagt om goed inschatten van de tijd die je denkt nodig te hebben. Bedenk bij iedere taak en iedere deeltaak : hoeveel tijd ben ik hiermee bezig? En zet je inschatting direct achter je taak of deeltaak in minuten. Ook als je geen idee hebt over de duur, maak toch een inschatting. Op basis van jouw inschatting kun je vervolgens de tijd in je agenda gaan inplannen. En door bij iedere taak en of deeltaak dit te doen, word jij ook steeds beter in het inschatten van tijd.
Knip grotere taken en projecten op in deeltaken en acties
Realistisch tijd inschatten die jij nodig hebt bij grotere taken en projecten is lastiger dan bij kleine taken. Knip daarom grotere taken en projecten eerst op in deeltaken. Zie het als een boodschappenbriefje maken… welke acties moet/wil ik allemaal doen? En zet vervolgens achter iedere actie de tijd in minuten. Extra tip: tel de tijd op en tel er een percentage bij op bv 20%. Zo heb je de meeste kans dat wanneer jij dit in je agenda plant. jij jouw planning ook realiseert binnen de bedachte tijd.
Agenda is heilig
Ga in je agenda organiseren vanuit het mantra; mijn agenda is heilig. Alles wat ik in mijn agenda zet ben ik werkelijk zo van plan te gaan doen. Dit qua moment en qua duur. Natuurlijk lukt het je af en toe niet om een taak te doen zoals gepland. Geen punt maar wel einde van de dag opnieuw inplannen. Plan begintijden en eindtijden in je agenda. Plan lunch en pauzes in je agenda. Plan taken die jij inschat op meer of gelijk aan 30 minuten in je agenda. En plan ook tijd voor ad hoc per dag. Begin daarbij maar eens met 1-1,5 uur per dag. Komt er iets tussendoor of valt een taak tegen in de uitvoering, dan valt jouw planning niet helemaal in duigen.
Extra tip: geef het blok de naam : afspraak met directie of belangrijk prive. . Zo blijft iedereen van jouw blok ad hoc of flex tijd af. Omgaan met je agenda op deze wijze kun je zien als een goede cursus plannen. Je leert plannen op een praktische wijze passend bij jouw werk en jouw stijl.
Eindig je dag met plannen en organiseren
De meeste kenniswerkers zijn harde werkers. Ze werken tot het einde van de dag, dus tot het moment waarop ze gaan afsluiten en/ of naar huis gaan. Beter is het om het laatste kwartier van je werkdag enkel nog aandacht te besteden aan overzicht creëren en aan jouw planning. Eindig je dag met het definitief maken van jouw plan voor morgen. Zo blijf jij in control en houd je optimaal grip.
Houd rekening met voorwaardelijkheden
Om je planning te laten verlopen zoals jij dat wenst is het essentieel dat je goed rekening houd met voorwaardelijkheden. Stel je hebt info nodig van een andere afdeling of een besluit van MT of directie. Houd rekening met de doorlooptijd hiervan.
Maak heldere kaderafspraken
Om je planning te laten verlopen zoals jij dat wenst houd jij inmiddels rekening met voorwaardelijkheden. Dit kun je enkel goed doen als er kaderafspraken zijn. Als jij weet dat de afdeling waar jij info van nodig hebt dit altijd binnen 2 werkdagen aanlevert. Kun jij goed plannen. Stel jezelf de vraag: zijn de kaderafspraken helder? Zo niet …maak ze dan met elkaar.
Eindig je week met reflecteren op je agenda en planningen
Iedere dag aan het einde van de dag een kwartier plannen en organiseren. Zo blijf je in control. Eindig je week met reflecteren op je agenda en planningen. Maak de balans op. Wat is bereikt? Wat is goed gegaan? Heb ik mijn planning gerealiseerd? Wat wel en wat nog niet? Geniet van je voortgang en plan wat je niet gerealiseerd hebt opnieuw. Zo leer je plannen en ga je met een actuele planning het weekend in. Dat geeft rust.
Zorg voor een overzichtelijke planning
Een goede planning geeft overzicht. Een overzichtelijke planning nog meer. Een optimaal overzichtelijk planning is een planning waar jij in 1 x keer een totaaloverzicht hebt. Een paar tips:
- Zorg dat jouw planning altijd actueel en volledig zijn. Actueel door je inboxen leeg te beslissen en volledig door geen taken meer in je hoofd of op andere plaatsen dan je planning te bewaren
- Werk met categorieën en kleuren
- Bouw ritme op door op vaste momenten bepaalde taken te doen
- Probeer tijd specifieke taken en niet tijd specifieke taken in 1 overzicht vorm te geven
Wil jij naast deze tips support van ons in de praktijk …. Schrijf je dan in!
