Betere communicatie binnen een team

09 augustus 2022

Je mede teamlid gaat er met jouw idee vandoor. Je hebt dubbel werk gedaan. Het zoveelste project belandt in de bureaula. Je merkt dat niemand zich echt verantwoordelijk voelt. Alweer een nieuw teamleider, zal mij benieuwen. Ik maak me niet meer zo druk.
Allemaal uitspraken uit de directe praktijk wanneer het over een team gaat en de samenwerking en communicatie in een team. Zijn bovenstaande uitspraken herkenbaar? Lees dan snel verder.

Waarom is communicatie belangrijk?

Een simpele vraag met een best wel lastig antwoord. Want wat is eigenlijk communicatie en wat is het belang van communicatie?

Communicatie is een containerbegrip

We moeten beter communiceren. Ok, en wat gaan we dan vanaf nu exact anders doen? Wat betekent dit concreet? Net als proactiever zijn is ook beter communiceren een volledige loos begrip zonder dat je het concreet maakt.

Onderzoek naar het belang van communicatie kun je het beste doen naar teams die mooie prestaties neerzetten en dit samen weten te behalen. Hoe communiceren zij en hoe krijgen ze het voor elkaar om de teamprestatie te verbeteren?

Neem een succesvol team, of neem een willekeurig boek over communicatie, het begint altijd met het doel voor ogen. Wanneer je niet weet waar je naartoe wilt bewegen, dan blijft communicatie een containerbegrip.

Sarina Wiegman

Een heel mooi voorbeeld is de rol van bijvoorbeeld Sarina Wiegman, als bondscoach van het Engelse damesteam. Eerst was ze erg succesvol met Nederland en nu zet ze hetzelfde door in Engeland. En haar opvolger? Praat veel, vertelt veel, vraagt veel en legt graag dingen uit en….geen succes.

Het succes zit vooral aan duidelijkheid en helderheid vooraf over de te behalen doelen, de acceptatie ervan en de manier waarop ze dit samen willen gaan bereiken. En alleen bij volledig commitment vooraf zie je dan direct enorm succes. En hoe zit het dan met communicatie binnen het team? Dat regelen de spelers zelf, zij voelen zich namelijk verantwoordelijk om samen het resultaat neer te zetten, kennen hierin hun eigen taak en schuiven die nooit af op een ander.

Communicatie binnen je team verbeteren? Zo pak je het aan

Zijn de te behalen doelen duidelijk? Geloof je erin? En ken je de eigen rol binnen je team om die doelen te halen? Dan is het verbeteren van de communicatie een proces dat vanzelf gaat lopen. Voel je verantwoordelijkheid? Dan wil je graag een bijdrage leveren en zie je ook dat het mogelijk is om het te halen. Je merkt daardoor direct open communicatie binnen het team (kwetsbaar vertrouwen) waardoor doelen sneller en beter behaald worden.
Hieronder worden wat stappen beschreven die direct leiden tot betere communicatie en behalen van teamdoelen.

Stap 1 | Zijn de teamdoelen duidelijk beschreven?

Wat moet je als team bereiken? Wanneer ben je, of zijn jullie, tevreden? Wanneer je een jaar verder bent en je kijkt samen terug, op welk behaalde resultaat ben je dan trots? Is hier onduidelijkheid over? Vraag het en streef naar maximale duidelijkheid vooraf. En hoe specifieker en meetbaarder beschreven hoe beter.

Stap 2 | Zijn de teamdoelen geaccepteerd?

Geloof jij erin? Ben je trots wanneer je als team iets neerzet en ben je dan bereid je eigen belang in te ruilen voor een teambelang? Wanneer dit niet het geval is vraag jezelf dan af wat je nodig hebt om dit wel te krijgen. Wanneer stap 1 en 2 niet in orde zijn, zal er direct slechter worden gecommuniceerd en gaan de teamprestaties achteruit in plaats van vooruit.

Stap 3 | Is je rol in het team helder?

Een team is nooit verantwoordelijk. We beslissen ook nooit iets, dat doe jij. Wanneer meerdere mensen verantwoordelijk zijn, is er dus geen eigenaarschap meer. Wie kan ik aanspreken? Wat is mijn eigen rol? En voel ik me daar als individu verantwoordelijk voor? In een voetbalteam is dit wel helder, maar hoe zit het in je eigen team. Hoe duidelijker je rol is, en daarmee je verantwoordelijkheid hoe beter het gaat.

Stap 4 | Is bekend hoe we met elkaar willen omgaan?

Wanneer ik ineens wordt aangesproken door een collega en we hebben het er vooraf nooit over gehad dan zal die goedbedoelde feedback niet zo goed overkomen. Met als gevolg dat er minder vertrouwen ontstaat en minder samenwerking. Vooraf heldere afspraken maken over hoe we met elkaar willen omgaan en waarom is essentieel voor de teamprestatie en bevordert direct de communicatie onderling. Feedback geven omdat we dit hebben afgesproken geeft veel meer richting.

Stap 5 | Regelmatig met elkaar stilstaan bij successen en uitdagingen

Wat gaat goed, wat kan beter (en hoe) is erg prettig wanneer dit in een vooraf bepaalde meeting wordt gedeeld. Communicatie wordt onderling direct verbeterd wanneer naast verbeterpunten en acties vooral ook successen worden gedeeld. En heb je een meeting? Begin dan eens met besluitenlijsten en resultatenlijsten, in plaats van notulen en actielijsten.

Stap 6 | Stop met verdedigen

Wanneer je feedback krijgt of een tip hoe je bijvoorbeeld je probleem kunt oplossen ben je snel geneigd om erop te reageren. Dat zit namelijk in onze natuur. Dat heb ik al geprobeerd, maar werkt niet……herkenbaar?
Wanneer je een tip krijgt om iets op te lossen of feedback krijgt over een activiteit, neem het dan aan en doe er vooral mee wat je wilt. Jij bent de professional en bepaalt zelf wat je er mee wilt doen. Discussies leiden vaak tot hele lange bijeenkomsten waarbij aan het einde niets is opgelost. Een vorm van intervisie kan daarbij goed helpen.

Communicatie staat dus nooit op zichzelf

Beter communiceren begint altijd bij het stellen van heldere doelen, dan weet je ook waarom je moet communiceren en hoe het je gaat helpen. Een leidinggevende die aangeeft dat we beter moeten communiceren of die vindt dat je toch echt pro-actiever moet zijn geeft eigenlijk aan dat hij/zij geen idee heeft waar het team naar toe moet bewegen. Dan zou die opmerking niet worden gemaakt. Bij onduidelijkheid in doelen (en daarmee communicatie) is een manager vaak ook sturend en zal altijd druk zijn met het beantwoorden van vragen. De term zelfsturend team is dan ook heel bijzonder. Een team is altijd zelfsturend, mits het de juiste richting mee krijgen toch? Sturen moet je toch echt zelf doen, wellicht kan iemand je soms wel helpen waar je naartoe moet rijden.

Geniet van je team

Martin van Limbeek

Ondernemer en trainer

Martin is trots dat hij deel uitmaakt van Het Effectieve werken team.. Hij gelooft in inspiratie door echtheid. In geen enkel boek leer je hoe te inspireren, dat komt uit je hart en uit de diepe wens om anderen echt te helpen. Als trainer / ondernemer binnen Het effectieve werken ziet Martin de combinatie van inspiratie en een bewezen methodiek waardoor je in iedere training de deelnemer raakt om het morgen nog beter te doen, effectief te gaan doen.

Lees meer over Martin van Limbeek