Grip op je projecten

05 oktober 2020

80% van de projecten in Nederland mislukt. Ze worden niet gehaald binnen tijd, kwaliteit of budget. En in het onderwijs is dit zelfs 90%. Vol enthousiasme wordt een nieuw project opgestart, acties verdeeld en de taken bepaald. Hoe kan het dan dat er in de praktijk zo weinig van terecht komt? In deze blog geef ik antwoord op die vraag door in een aantal blokken uitleg te geven.

Gebrek aan eenvoud

Uit hoeveel pagina’s tekst bestaat je projectbeschrijving? Hoe snel is helder wat er bereikt moet zijn? In onze dagelijkse praktijk komen we hele boekwerken tegen van alleen al de uitleg van een project, laat staan het beschrijven. De spanningsboog van mensen is relatief beperkt. Daarnaast kunnen we 1250 woorden per minuut denken, en slechts 250 woorden lezen. Dit geeft dus een lek aan energie (verveling). Ga maar eens na voor jezelf, hoe vaak ben je afgeleid bij het lezen van een boek of een contract? Wanneer dus niet direct helder is wat er bereikt moet worden en binnen welke stappen, dan ontstaat afleiding waardoor de kans op succes direct afneemt.

Kun jij het project op uitkomsten niveau en tussentijds resultaat niveau beschrijven op 1 A4?

Ja? Dan heb je de basis echt op orde

Nee? Ja maar dit project is veel complexer, dit project vergt veel meer uitleg, dit is te moeilijk voor 1 a4? Bedenk altijd dat de stakeholders ook met het project moeten kunnen werken. De kracht van complexe projecten zit in de eenvoud van uitleg en benadering.

Valse start

Meestal starten we vol goede moed met ons nieuwe project. Maar hoe verhoudt zich dit project tot mijn andere werkzaamheden? Hoe krijg ik alles geregeld binnen de uren? Hoe wordt omgegaan met tegenslagen in het project? En wellicht het belangrijkste, is er commitment van de gehele groep om het project te laten slagen?

Een project start vaak bij A en eindigt bij B, de uitkomst. Start eens bij B, en redeneer terug wat er nodig is om er te komen. En sta vervolgens zo lang mogelijk stil bij B.

Hoe belangrijk vinden we dit project?

Wat gaan we niet meer doen?

Wat is de impact van het project op onze organisatie?

In hoeverre geloven we in de deadline?

Welke tussentijdse resultaten zijn nodig om de deadline te halen?

Wie is verantwoordelijk voor welke deadline, en is dit realistisch?

Dit soort vragen zijn essentieel bij de start van een project met als uitkomst de 3 stappen die we vaker gebruiken:

  • Er is commitment van de teamleden op de uitkomst. We geloven erin en willen ervoor gaan.
  • Er zijn heldere afspraken over de speelwijze. Bijeenkomsten, feedback, voortgang en resultaatbesprekingen.
  • Maak mensen verantwoordelijk voor resultaten, nooit voor acties. Acties zetten je aan het werk. Resultaten maken je verantwoordelijk.


Een goede start (project start up) is dus essentieel voor het slagen. Deel hierin dus geen acties uit, maar zorg voor commitment op alle resultaten.

Ontbreken van milestones

Werken met milestones betekent werken met heldere uitkomsten en deadlines binnen het project. Bij de start van een project moet helder zijn hoe het pad eruit ziet. Te beginnen met de gewenste uitkomst, gevolgd door de tussentijdse resultaten om er te komen. Hoe vaak zet een projectleider deze milestones in zijn agenda als succesindicator? En nog belangrijker, in hoeverre weten de teamleden de deadlines en geloven ze in de waarde ervan?

Te ver vooruit plannen

Een uitkomst over 3 of 6 maanden wordt vaak vooruitgeschoven. De ad hoc zaken die dagelijks op je af komen krijgen dan vaak voorrang. En bij het dichterbij komen van de deadline ontstaat stress en overwerk om toch binnen de tijd op te leveren. Herkenbaar?

Een project opknippen in kortere sprints is de oplossing hiervoor. De tip hierbij is, om tussentijdse resultaten te maken van maximaal een maand, en vervolgens taken aan te maken met vervaldata om het tussentijdse resultaat te kunnen behalen. Wanneer het project wordt opgedeeld voel je telkens wat er gedaan moet worden om de deadline te halen. Dit voorkomt uitstelgedrag.

Tussentijdse wijzigingen

De klant heeft iets nieuws bedacht of er komen aanvullende werkzaamheden bij, of bestaande stappen worden gewijzigd. Dit komt regelmatig voor binnen projecten. Over het algemeen wordt geprobeerd de wijzigingen of toevoegingen erbij te doen om alsnog de deadline te kunnen halen. Met als gevolg dat meerwerk regelmatig niet wordt beloond en er extra druk komt op de deadlines.

Welke toevoeging, wijziging, extra werk, aanvulling dan ook. Eerst terug naar je milestones. Wat is de consequentie voor de te behalen resultaten en gewenste uitkomst en wat is de consequentie voor de teamleden? Deel de consequentie op positieve wijze met je stakeholders en er ontstaat veel meer rust, en de kans van slagen neemt enorm toe.

Niet tijdig aanleveren

Je herkent het vast wel. Je wilt aan de slag met je project maar de klant heeft bepaalde gegevens nog niet aangeleverd. Na meerdere keren aandringen lukt het, echter jij komt wel in de knel met je werkzaamheden. Dit fenomeen kan nooit helemaal worden uitgesloten. Wel kunnen we zorgen voor meer invloed op de klant in dit geval.

Hoe vaak vraag je om iets aan te leveren, en hoe vaak help je klanten herinneren aan de deadline?

Dat is de hamvraag. Vraag een klant iets aan te leveren en de kans bestaat dat het niet of te laat gebeurt. Start met het belang van het halen van de deadline, en in hoeverre de klant dit ook belangrijk vindt, en de informatie komt naar je toe. Vertrek vanuit een gezamenlijke verantwoordelijkheid en de kans van slagen op het aanleveren van de materialen neemt direct toe. Lukt het dan altijd? Nee, dat niet. Maar de kans erop neemt enorm toe.

Ook helpt het om vooraf heel goed de milestones te definiëren samen met je klant. Commitment bij alle stakeholders voorkomt vaak ergernis achteraf.

Projecten in het onderwijs

In het onderwijs is het slagingspercentage nog wat lager. En dit komt met name door enthousiasme. Vele projecten die in het onderwijs worden opgestart hebben te maken met lessen, methodes, leerlingen, creativiteit en verbetering van het onderwijs. Allemaal erg belangrijke thema’s die we het liefst morgen willen invoeren. Alleen werkt de praktijk vaak anders. De veelheid aan projecten en projectgroepen (studiegroepen, vakgroepen, werkgroepen) maakt dat er te weinig keuzes worden gemaakt, vooraf. Projecten stranden vaak in allerlei fasen, wat weer leidt tot frustratie.

Bij projectmanagement in het onderwijs staan we dan ook extra lang stil bij het belang en gezamenlijk resultaat. Er is altijd een volgorde van belangrijkheid, dus ook altijd een project dat voorrang zou moeten krijgen. En dit gedegen en goed doen geeft veel voldoening. Beter 1 project goed afronden, dan 5 projecten niet afronden toch?

Conclusie


Hierboven zijn de grootse valuilen binnen projecten beschreven. Kleine stapjes leiden vaak tot groot succes. Pak eens een klein project en experimenteer eens in de praktijk. Grote veranderingen vinden nooit ineens plaats. Zou je hierbij hulp kunnen gebruiken? Bekijk dan eens onze training projectmatig werken, waarin we je stapsgewijs meenemen in een wezenlijk andere kijk op projecten en we je leren 100% grip te houden hierop.

 

Martin van Limbeek