16 november 2020
Vandaag de dag krijgt ons brein per dag net zoveel prikkels te verwerken als 20 jaar geleden in een maand. Als we niet uitkijken staan we de hele dag “aan”. Zeker nu in Coronatijd is dit risico verder toegenomen. Met nieuwe uitdagingen. Werk en prive loopt steeds meer door elkaar. Momenteel ervaart 2 op de 5 thuiswerkers fysieke klachten en heeft 75 % van de thuiswerkers geen ergonomisch gezonde werkplek.
Naast nadelen zijn er ook enkele voordelen. Veel thuiswerkers geven aan meer werk gedaan te krijgen dat focus en concentratie vraagt. Minder afleiding en minder onderbreking zorgen hiervoor. Een ander voordeel dat kenniswerkers noemen: reistijd is nu vrije tijd.
Nederlanders zijn loyale en harde werkers. Ze committeren zich aan het werk dat gedaan moet worden. Dit is mooi en link tegelijk. In onze training timemanagement zie ik het steeds meer en heftiger. Steeds meer kenniswerkers staan de hele dag aan en zijn hun gevoel van autonomie langzaam kwijt aan het raken. “Het werk moet wel af” “ Dat wordt wel van me verwacht” “Het kan echt niet anders” “Als ik dinsdag mijn mailbox open voel ik echte paniek” “met collega’s in quarantaine moet ik gewoon meer werk verzetten, dat is logisch”.
Van zoom meeting naar Teams overleg, telefoontjes, piepende whatsapp groepen, overleg met collega’s, vol lopende inboxen , collega’s , leidinggevende , collega’s , klanten en leerlingen die rustig tot 22.00 om support vragen via whatsapp. …. Een zorgelijke ontwikkeling!. Het heeft een slopende werking op de motivatie.
Als loyale, betrokken en harde werker, zet je snel een tandje bij totdat je werk af is. Nog even de laptop op schoot, nog even iets af maken. Een uurtje eerder opstaan. Er wordt zoveel meer gewerkt dan de uren op papier. En het werk is nooit af
In deze blog wil ik graag dieper ingaan op het gevoel van autonomie dat steeds minder wordt. Ik beschrijf het principe “aangenomen werk” in 2 stappen. Dit principe kan helpen om je gevoel van autonomie en grip op je werk terug te krijgen. Nou ja eigenlijk terug te pakken. Want grip krijg je niet. Grip pak je of pak je terug!
Wil jij graag het gevoel van autonomie weer terug. Niet steeds de waan van de dag maar weer grip op je werk. En vaker het gevoel van voldoening? Lees dan verder.
Het woord autonomie betekent letterlijk: de vrijheid van een individu om zelfstandig beslissingen te nemen. Dit gevoel van autonomie is één van de drie psychologische basisbehoefte om je gemotiveerd te kunnen voelen. De andere twee basisbehoeften die nodig zijn om je gemotiveerd te voelen, zijn competent en verbonden. Deci & Ryan, 1985; Stroet, Opdenakker, & Minnaert, 2013).
Het principe van “aangenomen werk” als timemanagement techniek heb ik onlangs zelf bedacht. De term “aangenomen werk” kennen we uit de bouw branche. Wellicht heb je er zelf ook ervaring mee. Je wilt je huis laten schilderen, je tuin laten aanleggen of een nieuwe badkamer. Dan kun je dat op basis van uren laten doen of je laat het werk aannemen. Bij aangenomen werk spreek je samen een resultaat af voor een vast bedrag. Zowel de opdrachtgever als opdrachtnemer weet waar hij aan toe is.
Dit principe is in mijn beleving ook goede en gezonde techniek bij timemanagement en effectief werken. Een techniek om effectief te werken en een techniek die helpt om grip te pakken. Natuurlijk gaat de vergelijking niet helemaal 100% op. Maar in mijn beleving is het een aardige metafoor die mogelijk blijft hangen.
De techniek in stappen inclusief enkele praktische tips.
Stap 1 Maak vooraf heldere resultaatafspraken
Bij aangenomen werk maak je vooraf samen heldere resultaat afspraken. Bij een badkamer weet je precies wat je krijgt en hoe het eruit gaat zien.
Wat wij merken in onze training timemanagement is dat 90% van alle deelnemers grote moeite heeft met het benoemen en beschrijven van resulaten waar ze voor opgesteld staan. Ze denken in werkwoorden. Bv leidinggeven, lesgeven, coachen, tekenen etc.
Zo ook Inge docent op een ROC. Ze is het gevoel van grip kwijt. En wil dit gevoel graag terug. Ze coacht 125 leerlingen.
Tip voor Inge: maak vooraf heldere resultaatafspraken. Hoe ziet het gewenste resultaat van coaching eruit voor de school? Hoe kunnen we vast stellen dat het resultaat “ok” en behaald is? Wanneer is het goed ? Wanneer voldoende? Welk meetbaar resultaat wordt er verwacht?
Voorbeeld van resultaat bij coaching: leerlingen geven aan zich veilig en ondersteund te voelen op en door school. Ze geven aan dat de coaching daarbij belangrijk is. Inge scoort bij de leerlingen een dikke goed op betrokkenheid en support.
Tip 1 – zeg niet zomaar ja
Belangrijk bij het principe van aangenomen werk is dat de opdrachtnemer goed inventariseert wat de wensen van de opdrachtgever is. Dit betekent niet zomaar ja zeggen op een vraag maar eerst op zoek gaan naar de wensen. En zich vervolgens afvraagt; kan ik dit leveren? Gaat me dit lukken? Geloof ik hierin? Maak enkel resultaatafspraken waar je in gelooft. Geloof je er (nog) niet? Geef dat dan aan en onderzoek samen verder. Wat is er wel mogelijk?
Stap 2 Maak vooraf heldere kaderafspraken
Bij aangenomen werk maakt de opdrachtnemer op basis van de gewenste uitkomst, wensen en eisen van de opdrachtgever een voorstel en offerte. Hierin beschrijft hij wat je krijgt en onder welke voorwaarden en voor welke prijs. De offerte maakt hij op basis van kennis en ervaring. Hij houdt rekening met mogelijke risico’s. En bouwt een gezonde marge in.
In de praktijk vindt er vervolgens vaak nog iets van een onderhandeling plaats over prijs en voorwaarden. Het mooie bij een deal is dat er 100% duidelijkheid en commitment is over de voorwaarden en prijs. Dit geeft rust en ruimte. Beide partijen weten waar ze aan toe zijn. Het zou goed zijn als kenniswerkers deze stap ook zo zetten.
Veel deelnemers in onze training timemanagement geven aan dat ze te weinig toe komen aan hun kerntaken. Veel afleiding en onderbreking en veel waan van de dag. Veel extra uren in avonden en weekenden. Ze werken zich het schompes en laten zich leven. Ze willen grip, meer focus en vooral meer impact.
Het mantra van effectief werken: ik kies, ik beslis, ik heb de regie en ook al voel ik dat soms niet…ik heb altijd invloed…ik heb altijd invloed.
Jouw leidinggevende mag in principe het resultaat bepalen dat jij dient na te streven. Jij als professional bepaalt het plan waarmee jij het resultaat wil behalen.
Tip 2 Maak een plan op basis van jouw eigen visie
Maak op basis van het resultaat dat van je verwacht wordt, een helder en duidelijk plan. Hierin geef je aan op welke wijze je het resultaat wilt gaan neerzetten. Jouw “offerte” om het werk aan te nemen! Geef precies aan wat je nodig hebt en geef je voorwaarden aan om het werk aan te nemen.
In de praktijk vindt er vervolgens vast nog iets van overleg plaats over details. Maar de uitkomst is een gezamenlijke deal met 100% duidelijkheid en commitment op kader niveau. Beide partijen weten waar ze aan toe zijn en wat ze mogen verwachten. Dit geeft jou ruimte en daarmee rust en je gevoel van autonomie voor een deel terug.
Tijdens de online workshop timemanagement vraag ik Inge wat ze echt graag zou willen kijkend naar de coaching. Inge geeft aan dat ze 20 minuten per maand gemiddeld nodig heeft per leerling inclusief administratie. Bij 125 leerlingen is dat 20,83 uren per maand. Ze wil de coaching graag o.a. op maandag middagen van 12.30 tot 16.30 vorm geven. En op 2 vaste vrijdagochtenden per maand van 8.30 uur tot 12.30. Direct na coaching wil ze het administratieve deel afronden. De coaching wil ze als afspraken in haar agenda en in beton gegoten. Ze wil een ruimte waar ze rustig met leerlingen kan praten. Op vrijdag ochtend wil ze graag vanuit huis werken en wil Inge het contact met leerlingen via Teams. De hele school weet dat wanneer Inge coacht ze niet wil worden afgeleid met vragen etc. Dit is haar wens. Zo gelooft ze het resultaat te behalen. En belangrijker nog … ze voelt de energie toenemen nu ze het uitspreekt.
In het begin van de workshop timemanagement verteld Inge enkel waar ze tegen aanloopt in de praktijk. Ze vertelt ons haar problemen en wat ze niet wil. Iedereen begrijpt haar volledig. Het is ook zwaar.
Nu heeft ze een plan waar ze in gelooft. Dit is echt wat ze graag wil. Haar leidinggevende en de school willen graag goede resultaten, net als Inge. Als Inge daar vanuit vertrekt en haar plan voorlegt met overtuiging is de kans groot dat ze akkoord gaan. Ze gebruikt het principe van “aangenomen werk” in haar praktijk
Mensen volgen graag mensen met visie!
Fijne werkweek
