Projectmatig werk? Start met het einde. En met je bedenkingen.

02 december 2019

Jori vertelt het mooi in de video:
Ga samen op zoek naar een gezamenlijk doel en gewenst resultaat.
En doordenk pro-actief de twijfels van alle leden van je project-team.

Uit meerdere onderzoeken blijk dat ongeveer 80% van de projecten niet binnen de tijd, kwaliteit of budget worden gehaald. 80%?! Best schrikken toch?

Hoe je dit kunt voorkomen? Ik neem je mee.
Om te beginnen …. projectmatig werken bestaat uit veel onderdelen.
Waar starten met het einde de meest cruciale is.

 
In de praktijk zien we vaak dat het ons overkomt ….
Stel je voor. Je zit in een projectbijeenkomst.
Samen bespreek je een nieuw project.
De gewenste uitkomst wordt bepaald.
De deadline van oplevering geschetst.
En de acties en taken worden verdeeld.
Herkenbaar? Mooi. So far so good!

En dan ineens …… komen de volgende gedachten in je op.  

  • Hoe regel ik dit met mijn andere projecten en werkzaamheden?
  • Ik ben al zo druk, komt dit er ook nog bij?
  • Hoe gaan we dit realiseren?
  • Ach er zal wel weer veel veranderen. Lossen we dan wel op
  • Ik doe mijn best, en meer kan ik niet

En ondanks deze gedachten …… gaan we gewoon van start.
Om er het beste van te maken.
Niet lullen maar poetsen.
We gaan er voor.

 

De effecten zijn enorm
We beginnen te vaak zonder de twijfels en praktische invulling voldoende te doordenken. Waardoor allerlei reparatie werkzaamheden noodzakelijk worden.
En het rendement op het project  direct afneemt.
De deadline verschuift. Projectteamleden werken over.
Er worden extra mensen ingezet.
Met als uiteindelijk effect.
Een klant die minder tevreden is. Onnodig hoge werkdruk.
En het budget is overschreden.

Gelukkig kan het anders …

Stel we starten met het einde.
En  staan veel langer stil bij de deadline, eventuele tussentijdse resultaten
Onze twijfels en belemmeringen.
En hoe we dit samen gaan realiseren.

Stel we kijken meer realistisch naar het project.
En bedenken samen vooraf oplossingen voor komende uitdagingen.

Stel we verdelen geen acties maar werken vanuit resultaten en deelresultaten.
Wat zou dan het effect op het project zijn?


Concrete tips voor jou

Hieronder staan een aantal concrete tips die direct kunnen helpen.

TIP 1  | Niet teveel tegelijk.
Kleine stapjes leiden tot groot resultaat.
Start eens met een klein project en sta wat langer stil bij de gewenste uitkomst.
En bij de consequenties ervan voor jezelf, medewerkers en klanten;

TIP 2 | Maak afspraken over, hoe om te gaan met projecten zonder dat er een project is.
Gebruik hiervoor bijvoorbeeld een werkoverleg.

TIP 3 | Ga pro-actief in gesprek met je leidinggevende of projectleider.
Kijk samen hoe we nog meer rendement uit onze projecten kunnen halen.
Gebruik, nadat je overeenstemming hebt, Stel dat vragen
>> Stel, ik heb eigenlijk teveel werk om een extra project te doen, hoe moet ik hier dan mee omgaan?

TIP 4 | Maak geen verwijten, maar probeer samen te kijken naar het nog beter laten slagen van projecten. Denk vanuit kracht, niet vanuit klacht.

TIP 5 | En reflecteer eens op jezelf. Herken jij één of meer van onderstaande oorzaken in jezelf waardoor het zo lastig is om meer stil te staan bij het resultaat en de bijbehorende uitdagingen.

Vertrouwen. Durf je toe te geven dat het project er eigenlijk niet bij kan? Welke reactie ontstaat er dan? Hoe reageren de overige teamleden? En hoe komt dit over bij de leiding?

Conflicten. Er kan een angst bestaan voor een conflict situatie met bijvoorbeeld de leidinggevende. En wat is dan de consequentie?

Uitstelgedrag. Je bekijkt het later wel even op je gemak en lost het dan wel weer op.

Vaste patronen. Bij ons gaat het altijd zo. Het zal nu ook wel weer goedkomen.

Onduidelijkheid bij de klant. De klant is zelf ook nog zoekende of heeft verschillende belangen.

 

Bekijk de ervaring van Jori
Jori geeft een mooi voorbeeld in de video.
KTBA is toonaangevend op het gebied van (voedsel)veiligheid.
Door klanten en medewerkers nog meer mee te nemen in het eindresultaat ontstaat optimale synergie tussen klanten en KTBA, in alle lagen.
Zij hebben dit in de praktijk mogen ondervinden!


Wil jij net als KTBA een stap voorwaarts in projecten?
Stuur Martin van Limbeek, de trainer die KTBA begeleidt in projectmatig werken, een email. Hij praat je graag bij.
Volg een workshop van een paar uur in Projectmatig Werken
Of kies voor een training op maat.