09 september 2020
Veel deelnemers aan onze cursus timemanagement zijn op zoek naar de beste manier om een goed overzicht over hun acties en taken te krijgen “Ik heb van alles al geprobeerd; Vlaggetjes, kleuren, email op ongelezen zetten als ik er iets mee wil, speciale mapjes” “Maar echt werken doet het niet” Wat is in jullie optiek de beste oplossing?
Doel van deze instructie blog
Deze blog is speciaal voor degene die wil leren werken en experimenteren met MS Outlook Taken. Slim gebruik maken van het hulpmiddel Outlook. Daar willen we je mee helpen. In deze blog leren we jou hoe jij stap voor stap MS Outlook kunt inzetten als effectiviteitsondersteuner en effectiviteitversneller.
Een deel van de blog bestaat uit een praktische instructie: inrichten van Outlook. Stap voor stap 100% praktisch inclusief print screens. Er kan eigenlijk niets fout gaan. Wil je extra support of heb je specifieke vragen. Stel ze gerust via rob.pijlman@hetefectievewerken.nl
De opbouw van deze blog:
In onze cursus timemanagement krijgen we dus vaak de vraag. Wat is de beste oplossing voor 100% overzicht over mijn workload? Ons antwoord: er is niet één beste manier. Heb jij een werkwijze die werkt voor jou. Prima, never change a winning horse. Worstel jij echt met het vinden van een juiste methodiek. Dan adviseren wij: maak een afweging tussen werken vanuit je inbox of werken met taken.
INBOX | Ontvang jij veel mail, dus 60 -120 mails per dag en is het grootste gedeelte van je acties kort cyclisch (tot 15 min). Overweeg dan “werken” vanuit je inbox. Het maken en onderhouden van taken weegt niet op tegen de tijd die taken maken kost.
TAKEN | Ontvang jij 20-60 mails per dag en vraagt een groot deel van je acties meer tijd. En vragen de actie meerdere stappen en sub acties in de tijd. Overweeg dan werken met Outlook taken.
Werken met outlook taken geeft je 100% overzicht. Maar het is en blijft een middel. Onderdeel van een bewezen methodiek. In deze blog gaan we niet uitgebreid in op de methodiek. Wel zet ik de uitgangspunten op een rij.
Insteek is dat je ‘slechts’ 2 (of 3) keer per dag je mailbox checkt. Op het moment dat je dat doet lees je 1x je mailtjes 1-voor-1 goed door en neem je een Besluit (op basis van ‘Het Effectieve Werken slimme denk- en beslis-schema’) en ga je Organiseren (de mail in de “bakken”).
Resultaat van beslissen en organiseren in Outlook:
Inzicht in je workload = taken inclusief benodigde tijd
Wil jij leren werken met taken in Outlook? Of wil jij tijdelijk experimenteren om eens te kijken of werken met taken voor jou werkt? Dan is het zaak om eerst 8 aanpassingen te doen aan de standaard inrichting.
We doorlopen de volgende stappen om jouw inbox onder controle te krijgen en het mailprogramma in te zetten voor 100% overzicht:
Afhankelijk van het antwoord op de 7 vragen van het beslisschema, organiseer je het mailtje op een van onderstaande 5 plekken:
Een nieuwe map maken in Outlook. Hoe doe je dat?
Laten we de benodigde mappen voor dit systeem maken. Binnen Outlook is het mogelijk mappen te maken voor ‘E-mail en Post items’, maar ook voor ‘Taak-items’.
De meest gemakkelijke en snelle manier is:
Alternatief voor antieke Outlook versies
Een nieuwe map kun je aanmaken door slim gebruik te maken van sneltoetsen binnen Outlook. Door Ctrl + Shift + E tegelijk in te drukken geef je de opdracht om een nieuwe map aan te maken.
Instructie
Maak nu 3 onderstaande mappen aan :
Als je iets delegeert, bestelt, of een vraag stelt via e-mail, kun je Outlook de opdracht geven om die e-mail automatisch te kopiëren naar je Wachten Op-map.
In deze map Wachten Op staat alles waar jij op wacht, simpelweg omdat je een ander hebt gevraagd iets voor je te doen.
Voorbeelden:
De voordelen van de map ‘Wachten op Email’?
Door alles waar je op wacht op deze lijst te zetten, hoef je het niet te onthouden. Deze lijst maakt dat je nooit iets vergeet dat je aan een ander hebt gevraagd.
Loop eens per week of zo vaak als jij dat nodig vindt – je Wachten Op map door en check welke vragen inmiddels zijn beantwoord en welke nog open staan. Onderneem waar nodig actie naar degene aan wie je de vraag hebt gesteld.
De Wachten Op – regel toepassen. Hoe doe je dat ?
Stuur iemand een email en voeg via de optie ‘regels’ een code toe, waardoor het email-systeem jouw vraag automatisch op een ‘Wachten op Email-lijst’ zet. Extra tip: noteer het onderwerp dusdanig concreet dat je in 1 oogopslag kunt zien waar je precies op wacht.
Voeg de Wachten Op regel toe in 15 stapjes!
Test je nieuwe Wachten op Email regel
Nu test je eerst je nieuwe Wachten op-regel om te zien of het werkt.
De Wachten op Email-map als onderdeel van je werkwijze
Het enige dat je nu nog moet doen is Wachten op E-mail-lijst regelmatig doorlopen en nagaan of het nog nodig is dat je actie onderneemt. Je onderbewuste kan deze dingen nu vergeten, omdat ze gewaarborgd zijn in deze map.
Vindt je het prettig om méér overzicht te krijgen in je takenlijst? Gebruik dan de volgende tips:
Weergave op Actief instellen
In 1 oogopslag kunnen zien welke acties je kunt ondernemen; het is mogelijk! Zet het filter aan die alle actieve taken weergeeft.
De juiste kolommen
Voeg de juiste kolommen toe aan je takenlijst. Door je Eerstvolgende Acties met de juiste kolommen te groeperen, zorg je voor meer overzicht! Lijkt je dat handig? Onderneem de volgende stappen:
Wil je nog méér overzicht over al je Eerstvolgende Acties in je Takenlijst? En je Eerstvolgende Acties meer in een flow afwerken? Dat kan door iedere Eerstvolgende Actie een categorie mee te geven in Outlook. En lees mee hoe simpel het is om in Outlook categorieën te maken:
Outlook (vanaf 2010:
|
Best Practise….! Stel de volgende Categorieën in |
Resultaat van werken met categorieën:
Je kent het vast: ben je net lekker geconcentreerd aan de slag verschijnt plots een envelopje of een pop-up in beeld. Je hebt nieuwe mail! En je bent nieuwsgierig…. Wel of niet kijken?? Het leidt je af van waar je mee bezig bent.
Omdat je jouw mail op gezette tijden (max 2-3 per dag) gaat verwerken is deze herinnering overbodig. Sterker nog, wij hopen dat jij deze afleiding helemaal niet meer wilt. Je kunt de notificaties, dus geluidjes, pop-up’s en envelopjes in Outlook uitzetten. Dat doe je als volgt:
Vanaf nu wil je een lege inbox. Elke dag opnieuw. Het aantal ongelezen items (dat nu wordt weergegeven in vette cijfers achter Postvak IN) is hierdoor opeens niet meer belangrijk. Je verwerkt je mail immers tijdens een beslismoment. Let op de valkuil: niet direct bij ontvangen!. Alle items in jouw inbox zijn dus vanuit de systematiek ongelezen items. Na het lezen worden ze georganiseerd in een andere map.
Het is dan ook interessanter te weten hoeveel items in de je inbox staan.
Met andere woorden: hoeveel mailtjes ga jij de eerstvolgende keer verwerken?
Hoe gaat het in zijn werk?
Resultaat van werken met totaal aantal items weergeven in je inbox
Snelle Stappen
Outlook 2010 en nieuwer kent de mogelijkheid van Snelle Stappen. Hiermee maak je met één druk op de knop een Taak met bijlage én een kopie van de mail naar je archief. Lekker snel en gemakkelijk.
Snelle stappen in Outlook maken. Hoe doe je dat?
Lees de instructie in 10 stappen hieronder.
Klik op het pijltje rechts naast "snelle stappen".
Je hebt nu een snelle stap gemaakt die er met 1 klik voor zorgt dat:
Probeer maar eens uit.
op een mail staan waar je niet tijdgebonden actie voor wilt gaan doen die langer dan 2 minuten van je vraagt. Klik op taak zoals hierboven te zien is..
Controleer of alles gelukt is door naar taken te gaan en de taak te openen. En ga daarna naar Kort Archief en bekijk of de email daar inzit.
Snelle stap AGENDA
Je kunt ook een agenda item dus een afspraak maken van een mail. Ook hiervoor kun je op bijna dezelfde wijze een snelle stap aanmaken.
In de cursus timemanagement krijgen we vaak de vraag: waarom kies je voor kopiëren van het origineel naar Kort Archief en niet voor verplaatsen. Een goede vraag!. Het voordeel: in de praktijk komt het bij regelmaat voor dat je degene die de mail heeft gestuurd een reactie wil geven. Ook komt het voor dat je de mail door wilt sturen. Het werkt fijner in de praktijk om mail te verwijderen dan eerst naar Kort Archief te moeten om te reageren. Het is natuurlijk aan jou!
Outlook op laten starten in je Takenlijst.
Waarschijnlijk opent Outlook bij het opstarten direct je mail. In dat geval ben je direct afgeleid door nieuwe prikkels. We gaan Outlook nu zo instellen dat je bij het opstarten direct in je Taken of Takenlijst terecht komt. Zo kun je direct aan de slag met je Eerstvolgende Acties, zonder dat je wordt afgeleid door nieuwe Email.
Opstarten van Outlook in Taken. Hoe doe je dat?
Onderneem de volgende stappen:
Zo nu heb je Outlook ingericht om effectief aan de slag te gaan met werken met outlook taken.
Stel je voor dat je een moment van beslissen en organiseren hebt. Bijvoorbeeld aan het einde van je werkdag. Je hebt net mooie stappen gemaakt met een taak dat focus en concentratie vraagt. Nu gun je jezelf 15 minuten om je inbox te checken en 100% overzicht te creëren……
Je neemt een besluit over ieder mailtje dat zich heeft verzameld in jouw mailbox. Dit besluit neem je op basis van een 7-tal vragen van ‘Het Effectieve Werken- denk- en beslis-schema’.
De gouden regel: neem een besluit over elk mailtje. Een voor één en sla geen mail over. Zet geen mail op weer ongelezen. En laat geen mail staan in je inbox. Beslis je inbox leeg. Altijd en zonder uitzondering ! In de basis zijn er 3 opties: weg of bewaar of actie.
Vraag 1: Is dit belangrijk vanuit mijn doelen?
Dit is een bewustwordingsvraag. In je functie wil je vooral de resultaten bereiken waar jij voor opgesteld staat. Door bij alles waar je een besluit over neemt de vraag te beantwoorden: voegt dit doen direct waarde toe aan de resultaten die ik wil bereiken word je bewust van waar jij allemaal ja tegen zegt. Je wordt spelenderwijs doelgerichter in je acties. Prioriteren in uitvoering!
Vraag 2: Wil ik hier iets mee?
Jij kiest bij alles wat er op je af komt. Kies je voor Nee. Kies dan voor weg of bewaar. Dus verwijder de mail naar Verwijderde Items of sleep de mail naar Kort Archief of naar een submap. Wil je er wel iets mee. Dan vraagt het om actie. Vraagt de actie meer tijd dan 2 minuten. Klik dan op de snelle stap; TAAK. Je ziet het taakscherm openen. De mail zit er als bijlage al in.
En ga naar vraag 3
Vraag 3: Wat is mijn gewenste uitkomst?
Start met alles wat je wilt gaan doen met het resultaat voor ogen. Denk vooral na over het resultaat dat je wilt bereiken.
Een voorbeeld
Stel je krijgt een mail binnen met een aanvraag voor een offerte van bedrijf X.
De gewenste uitkomst is vast niet een offerte maken. Maar
Bedrijf X order binnen. Je brein gaat zich afvragen. Wat is er nodig om deze order binnen te halen? Dit is een effectievere vraag dan wanneer ga ik de offerte schrijven? Ga vervolgens naar vraag 4
Vraag 4: Wat is mijn eerst volgende actie
Je hebt je gewenste uitkomst voor ogen. Wat is nu het eerst volgende wat ik wil doen om de kans op het resultaat te verhogen? Wees zo specifiek mogelijk. En zorg dat er echte werkwoorden in staan zoals bellen, lezen, printen etc. Je brein weet nu direct wat er verwacht wordt. En komt tot rust. Vermijd werkwoorden als : communiceren, implementeren , organiseren etc. Je brein zal direct vragen: wat moet ik nu doen?
Kijkend naar het voorbeeld bij vraag 4.
Bedrijf X order binnen besluit je om de aanvrager te bellen. Om zo meer beeld en gevoel te krijgen. Zo laat je ook interesse voelen en zien.
Gewenste uitkomst - Eerst volgende actie
Bedrijf X order binnen – Andrea Brakel bellen om aanvraag te bespreken
Vraag 5: Kan ik de actie in 2 minuten doen?
Als je de eerst volgende actie binnen 2 minuten kunt uitvoeren. Doe het dan direct. Een taak maken kost dan meer tijd dan de eerst volgende actie uitvoeren
Vraag 6: Kan ik een ander vragen te doen?
Dit is net als vraag 1 ook een bewustwordingsvraag. De vraagt dwingt je tot nadenken en stil staan bij. De vraag heeft meerdere betekenissen
Bij ja zet een en ander in actie. Wanneer je dat gedaan hebt of bij nee. Ga naar vraag 7.
Vraag 7: Moet ik het op een specifieke dag of tijd doen?
Als het antwoord ja is. Gebruik dan je agenda en maak een afspraak. Kies dan voor de snelle stap AGENDA.
Als het antwoord nee is. En de actie duurt langer dan 2 minuten? Maak dan een taak aan.
Je kunt email toevoegen in een taak of agenda item. Erg handig wanneer je nieuwe Email ontvangt die bij een taak of agenda item horen die je al hebt aangemaakt. Hoe doe je dat?
Werken met Outlook Taken – Wat doe ik als de taak is afgerond?
Heb je een eerstvolgende actie gedaan ? Dan zijn er meerdere opties.
Optie 1 – je hebt de gewenste uitkomst bereikt
Je kunt de taak nu verwijderen. De taak is dan definitief weg. Wil je taak mogelijk nog eens terug kijken. Kies dan voor de Markeren als voltooid
Optie 2 – je hebt de gewenste uitkomst nog niet bereikt
Open de taak. Verwijder de eerst volgende actie uit de subjectbalk.
Ik wens je veel plezier en succes met experimenteren. Onze tip: experimenteer 14 dagen. Dan ga je de werkwijze beheersen. En kun je een goede afweging maken en de vraag beantwoorden. Hoe goed werkt werken met Outlook taken voor mij.
Wij zijn heel benieuwd naar jouw ervaringen.
Wil je een vraag stellen, mail me gerust: rob.pijlman@heteffectievewerken.
Natuurlijk is het ook mogelijk om je in te schrijven voor onze open training timemanagement of onze 1 op 1 training timemanagement.
Rob Pijlman
