Excelleren in je werk vraagt om de juiste keuzes maken. Het vraagt om goed prioriteren
Veel van de deelnemers aan onze training time management vinden dit lastig. Prioriteren in de praktijk. Hoofdzaken van bijzaken kunnen scheiden in de hectiek van alle dag. En echt focussen op de hoofdzaken. “Ik beland snel in de waan van de dag”. “Moet veel ballen tegelijk in de lucht houden” “Ik werk veel te veel adhoc” “Er komt zoveel op me af”.
Excelleren op je belangrijkste prioriteiten vraagt onder andere om de vaardigheid… stoppen met – en de vaardigheid… delegeren van activiteiten.
In de blog van deze week beschrijf ik 3 tips die jou helpen met stoppen met… en delegeren van “onbelangrijke” activiteiten. Onbelangrijk in de zin van draagt niet direct bij aan jouw belangrijkste doelen. Zo kun je optimaal focussen op resultaat.
Tip 1 Excelleren is prioriteren – kwestie van de juiste mindset
In de training time management doen we een oefening Prioriteren. Bij de oefening vragen we de deelnemer zijn belangrijkste functiedoelen te beschrijven. Beschrijven in termen van output. Vervolgens vragen we de deelnemer om de resultaten te ranken. Ranken in volgorde van belangrijk. Wat betekent dit nu eigenlijk voor jou in jouw praktijk? Wat kun je met dit doelenfilter? Met dit kompas?
De reactie die ik vaak hoor. Het geeft de volgorde aan waarin ik mijn werk dien aan te pakken. Eerst prio 1 dan prio 2 en zo verder. De overtuiging is bijna altijd. Alle werk dient te gebeuren uiteindelijk. De testvraag die ik vaak stel. Als dit je prio’s zijn …wat doe je dan niet? Dan zie je ze denken. Wat doe ik niet? Huh?
Prioriteren is een kwestie van de juiste mindset. Excelleren vraagt om keuzes maken. Waar richt ik mijn focus op? Wat doe ik wel? Wat krijgt mijn aandacht? Wat is de meest gandige aanpak om mijn doelen te bereiken? Maar zeker zo belangrijk in de praktijk. Wat doe ik niet? Waar besteed ik geen aandacht aan? Waar ga ik mee stoppen? Prioriteren is niet kiezen van volgorde. Prioriteren is kiezen voor wat wel en wat niet.
Tip 2 Excelleren vraagt om stoppen met onbelangrijk!
Iedere verandering begint met bewust wording. Bij stoppen met activiteiten werkt dit niet anders. In de training time management traint de deelnemer dit d.m.v. een praktische oefening. Kijk eens terug de dag van gisteren. Noteer de activiteiten die jij hebt gedaan en die niet direct bijdragen aan je doelen. En bedenk per item wat je ermee wilt in de toekomst: 1 efficiënter doen 2 delegeren 3 stoppen. Ik ben straks vooral benieuwd naar waar je mee wilt gaan stoppen. Dat levert focustijd op.
Ieder deelnemer beschrijft met gemak 2-4 activiteiten. Wat mij daarbij steeds weer opvalt. Kiest de deelnemer voor stoppen dan brengt hij dit in de praktijk. Het succes zit vooral in de mentale keuze. De schakelaar gaat om! Onlangs koos een dame in de training. Ik kies voor stoppen met alle vragen beantwoorden die te maken hebben met mijn vorige functie. Sinds 4 maanden heb ik een totaal andere functie. Ik wil mijn aandacht besteden aan mijn huidige functie. Ik ga stoppen. Drie weken later op de tweede dag van de training blijkt ze gestopt volgens plan. En zonder problemen. Iedereen op mijn werk, begrijpt het volkomen. Mooi he? Oh ja stop niet alleen met doen. Stop ook vooral met het aandacht geven en er mentaal mee bezig zijn.
Tip 3 Excelleren vraagt om delegeren!
Wil jij excelleren in je werk? Focus je dan op vorm geven en uitvoeren van activiteiten met impact. Impact in de zin van een directe bijdrage aan de resultaten die je nastreeft. Handig daarbij is voldoende aandacht geven aan controle activiteiten. Bij controle activiteiten gaat het om voorbereiden, plannen en controleren c.q. meten. Ook tijd en aandacht besteden aan persoonlijke ontwikkeling en relaties levert vaak een positieve bijdrage. En is belangrijk!.
Excelleren vraagt om delegeren. Delegeren van activiteiten die niet direct bijdragen aan de resultaten die van jou verwacht worden. In het Eisenhower kwadrant… de activiteiten “onder” de middellijn!
Delegeer in 3 stappen.
Stap 1
Bedenk welke activiteit(en) jij wilt delegeren en aan welke collega? Hoeveel tijd gaat dit je opleveren? En beantwoord de vragen. In welke mate is mijn collega competent en betrokken? Hoe sterker de mate, hoe gemakkelijker jij vertrouwt en los laat.
Stap 2
Delegeer uitkomsten….delegeer resultaten. En delegeer niet in activiteiten! Een voorbeeld NIET: wil jij de facturatie gaan doen en de debiteuren controle doen? Voorbeeld WEL ..wil jij zorgen dat facturen iedere maand voor de 15e gedaan zijn. En dat facturen niet langer open staan dan 35 dagen. Zo start je vanuit actief commitment op het resultaat. De collega gaat vanuit eigenaarschap de activiteiten die nodig zijn vorm geven.
Stap 3
Neem bewust….. echt mentaal afstand. Dit is vaak een lastige in de praktijk. We hebben de neiging ons er toch mee te blijven bemoeien. Hierdoor levert delegeren minder voordeel op dan kan. Het is goed om heldere afspraken te maken over de startperiode. Support rustig de eerste tijd de collega als dit nodig of wenselijk is. Maar neem zo snel als mogelijk echt afstand. Dus besteed er geen aandacht meer aan. Controleer niet meer of het werk gedaan wordt of stel geen vragen uit interesse. Sta er niet meer bij stil in je hoofd. Neem het besluit om er geen aandacht meer aan te besteden. Laat bij wijze van spreken desinteresse zien. En focus op voor jou belangrijke resulaten. Zo levert delegeren jou echt op.
Fijne werkweek
Rob Pijlman
