Grip het geheim van slimmer werken. Dit is de titel van het boek van Rick Pastoor. Echt een aanrader voor iedereen met interesse in effectief werken én met de wens tot meer grip op werk.
Rick Pastoor werkt bij Blendle. Hij is verantwoordelijk om plannen te ontwikkelen en deze plannen te realiseren. De aanleiding van zijn zoektocht naar meer grip op werk en het schrijven van zijn boek beschrijft hij prachtig. “Echte progressie boek je niet als je simpelweg het werk doet dat “goed voelt” of datgene doet wat je op dat moment te binnen schiet”
De opbouw van zijn Grip methode :
- Grip op je week
- Grip op je jaar
- Grip op je leven
De gedachte erachter spreek me aan. Pas al je grip ervaart op je werk, werkdag en werkweek zul je ruimte kunnen ervaren om te reflecteren op de grotere vragen in het leven. Alla Maslov.
In deze blog zet ik zijn belangrijkste tips op een rij. Met als doel jou te inspireren om ze toe te passen en of zijn boek te lezen. Ik beperk me tot het thema Grip op je week. Dit past praktisch goed bij onze cursus timemanagement.
Grip op je week. Rick Pastoor realiseert dit met 4 ingrediënten:
- Agendabeheer vanuit het mantra: je agenda is heilig
- Rust in je hoofd – bewaar nooit meer iets in je hoofd
- Maak tijd voor je email – plan tijd voor je mail checken
- Bouw een vangnet onder je week – doe aan wekelijks onderhoud
Grip op je week – agendabeheer
14 tips voor optimaal agendabeheer en slim werken
- Zet al je afspraken in je agenda
- Met begintijd en eindtijd
- Neem reistijd op in je agenda
- Neem ook vooral voorbereidingstijd en verwerkingstijd op in je agenda
- Plan taken vanaf een half uur in je agenda
- Plan pauzes en breaks in je agenda
- Check je agenda op belangrijk werk – realiseer ik voldoende impact
- Plan voldoende tijd voor email checken in je agenda.
- Plan 20% minimaal aan tijd per week niet
- Bekijk je agenda en stel jezelf de vraag: bereik ik met deze agenda de juiste impact en voortgang op mijn belangrijkste prioriteiten. Zo niet scherp je agenda aan.
- Voer je agenda precies zo uit als gepland. Loopt het anders, pas dan direct je agenda aan. Houd rekening
- Houd rekening met jouw persoonlijke voorkeuren en energielevel
- Heb je een typische MAAK functie zoals engineer, tekstschrijver, architect. Plan dan grote focus blokken zonder afleiding van notificaties
- Plan op je laatste werkdag van de week – ½ uur wekelijks onderhoud in je agenda
Rick Pastoor adviseert om te kiezen voor een “tweede brein”. Dit is een soort van externe harde schijf. Hierin sla je alles op wat je nog wilt doen of aandacht wil geven. Als je je brein gebruikt om dingen te onthouden bv rijbewijs verlengen, kaas kopen etc. dan gaat je brein in de “stalker mode”. Hij herinnert je eraan. Maar vaak op de verkeerde momenten. Nadeel: je brein komt moeilijk in de focus stand.
Grip op je week – bewaar niets meer in je hoofd
Tips voor meer rust in je hoofd – werk met 6 levels takenlijst
Alle open eindjes of open loops dienen zo snel mogelijk naar een tweede brein (takenlijst, to do list) gebracht te worden. En onderhoud deze lijst regelmatig. Zodra je brein weet dat hij herinnert gaat worden…laat hij los. Dit geeft rust.
Level 1 | Kies je systeem
- Kies een systeem dat bij je past. Bij voorkeur digitaal bv Outlook Taken of Google Workspace, Things , ToDoIst
- Gebruik Braintoss om alle open eindjes die je te binnen schieten uit je hoofd, in je systeem te plaatsen
Level 2 | Zet al de taken in één lijst
Start zo eenvoudig mogelijk en begin met 1 lijst waar je al je taken op zet… alles.
Het voordeel dat alles uit je hoofd is. Het staat in je tweede brein dus takenlijst
Level 3 | Transformeer taak naar actie
Wat belangrijk is dat je goed nadenkt over de precieze acties die je moet doen om de taak te volbrengen. Op je basis takenlijst staan vaak algemene taken. Bv reservering gastenverblijf wk 40 geregeld Denk je er goed over na dan bestaat deze taak uit meerdere next actions.
- Afblokken Natuurhuisje, Airbnb en eigen site
- Factuur maken
- Bevestiging maken
- Routebeschrijving mailen
De acties zijn behapbaar en daarmee aantrekkelijker. Je komt gemakkelijker in actie een tijd inschatten kan nog realistischer. Acties bevatten een echt werkwoord. Kijk uit met management werkwoorden zoals communiceren, implementeren, coördineren etc.
Heb je stap 1 tm 3 voor elkaar dan zul je de rust van een opgeruimd hoofd ervaren
Level 4 | Bundel acties tot projecten
Het is handig om alle taken te groeperen voor nog meer overzicht. Rick Pastoor tipt voor slimmer werken om taken te groeperen. Project Ooit: alle taken die je wilt gaan doen als er ooit tijd voor is. Geen prio. Project Privé: alle taken die privé zijn.
Level 5 | Hang labels aan je acties
Het is mogelijk om nog meer uit je takenlijst te halen. Door slim gebruik te maken van labels.
Rick Pastoor gebruikt zelf 3 labels: Energie, Locatie en Personen. Hij labelt acties met low energie voor gemakkelijke taken als hij laag in z’n energie zit. Hij labelt acties met thuis die focus vragen en labelt acties met kantoor die hij het best op kantoor kan doen.
De acties die hij met zijn zakenpartner Martin wil bespreken of samen doen, labelt hij met Martin.
Level 6 | Definieer werkgebieden
Je kan nog een laatste stap zetten met nog meer overzicht met de level 6. Je kunt de projecten in werkgebieden labelen. Zo kun je nog sneller filteren. Rick Pastoor kiest voor 4 werkgebieden. Productontwikkeling, teamontwikkeling, strategische ontwikkeling en persoonlijke ontwikkelingen. Dit zijn de 4 gebieden waar Rick aandacht aan wil schenken.
Grip op je week – maak tijd voor je email
Rick geeft aan : email is als jeuk. Krabben maakt alleen maar erger. Als je snel op mails reageert krijg je steeds meer mail. En hoe meer mail je verstuurt hoe meer je er krijgt
12 tips voor optimaal emailmanagement
- Doe email niet tussendoor maar plan 3 blokken per dag in je agenda. Zo krijg je echt inzicht in de tijd die je met email bezig bent
- Werk emails niet weg maar verwerk je email. Neem een besluit over elke mail.
- Hanteer 5 opties: 1 afwijzen – 2 archiveren – 3 direct afhandelen – 4 plan tijd in je agenda – 5 voeg actie toe aan takenlijst
- Email checken voelt als een beloning. Ga op zoek naar andere beloningen bv een korte pauze in de buitenlucht of een kop koffie
- Zet notificaties uit en start je systeem op in taken of agenda EN niet met je inbox
- Gebruik email niet voor conversaties – plan een korte belafspraak of een kort fysiek overleg
- Maak inbox zero niet tot doel. Het is een middel. Beter is het aandacht te besteden aan je prioriteiten en doelen. Dat geeft meer voldoening
- Verdiep je in de mogelijkheden van je systeem met sneltoetsen, snelle stappen en handige regels etc
- Vertrouw niet op het werken met mails op ongelezen zetten. Sommige kenniswerkers zetten email op ongelezen als ze er nog iets mee willen doen.Deze manier van verwerken is erg foutgevoelig. Je vergeet dit gemakkelijk een keer en bent je overzicht kwijt.
- Wees kritisch op wat binnenkomt aan nieuwsbrieven , cc, etc. Schrijf je uit.
- Mail niet tijdens vergaderingen.
- Kijk uit met instant messaging tools. Nog meer afleiding
Grip op je week – bouw een vangnet onder je week
Je agenda is gevuld. Je takenlijst op orde en je hebt 3 e mail momenten in je dag.
Dit overzicht en rust in je hoofd. Rick Pastoor waarschuwt je in z’n boek Grip. De methodiek werkt alleen als je regelmatig aandacht besteed aan onderhoud.
Heel simpel is de basisregel: een half uur per week in je agenda.
Het wekelijkse opschoon en planning actie noemt Rick een wekelijkse review. David Allen noemt dit Weekly review. Het dient als vangnet. Tijdens deze review zet je alles weer op de rails. Je kijkt terug op de afgelopen week, je blikt vooruit naar komende week.
8 tips voor een effectieve wekelijkse review.
- Plan iedere week een half uur in je agenda. Kies de dag die bij je past. Suggestie: experimenteer vooral aan het einde van de week.
- Check je agenda van de afgelopen week en bekijk ieder item. Stel jezelf de vraag: wil / moet ik hier nog iets mee? Of is het afgerond?
- Controleer je takenlijst en schoon deze op en actualiseer waar nodig. Fresh up
- Check je lopende projecten per level.
- Deel je agenda voor de komende week definitief in en kies je 2 prioriteiten voor die week.
- Gebruik een persoonlijke checklist om je weekly review efficiënt uit te voeren.
- Reflecteer op je werk. wat is mijn grootste prestatie deze week? Heb ik mijn 2 grootste prioriteiten kunnen realiseren? Wat is de belangrijkste les? En wat doe ik daarmee komende week?
- Open loops of open eindjes uit je hoofd en neem er een besluit over.
Rick Pastoor : Als er één ding is dat je week gigantisch kan veranderen is het wel een wekelijkse review.
Wil je 100% overzicht en meer rust in je hoofd en spreekt grip op jouw week je aan. Ga aan de slag met alle praktische tips. Wil je support hierbij in de praktijk. Schrijf je in voor onze open training of 1 op 1 training Effectief Werken.
