Na de hectiek van de week, volledig in control je weekend in! Dat klinkt goed toch? In deze blog vind jij een praktisch instrument om volledig in control te blijven over je werk. Met deze eenvoudige methode heb je 100% overzicht op alles in je werk, houd je focus op jouw belangrijkste werk- en persoonlijke doelen en heb je scherp of je nog helemaal op koers ligt.
Lijkt dat onmogelijk? Ontdek nu zelf hoe gemakkelijk het kan zijn! Het kost je niet meer dan drie kwartier per week.
Wekelijks Onderhoud
Organiseer je werk met wekelijks onderhoud om je belangrijkste projecten te managen en je belangrijkste doelen te behalen.
Wat betekent dat concreet?
Eens per week, bij voorkeur op de laatste werkdag, neem je 3 kwartier de tijd om een aantal dingen te doen:
- Onderhoud je werksysteem
- Reflecteer op je werkdoelen
- Reflecteer op je persoonlijke doel
Tip:
Maak eerst ruimte
Neem er lekker een kop koffie of thee bij en zet je favoriete muziek op je koptelefoon. Het is het eind van de week en jij gaat jouw werkweek afsluiten, dus dit wordt een prettig moment!
Een goed moment voor jouw wekelijks onderhoud is de laatste werkdag direct na de lunch. Heb je de middag nog om de nodige acties te doen en ga je lekker opgeruimd je weekend in.
De 3 onderdelen voor jouw Wekelijks Onderhoud
Stap 1 – Jouw werksysteem op orde
Dit is de eerste stap. Doel is om volledig in control te zijn over alles in je werk. 100% overzicht dus. En de zekerheid dat je niets vergeten bent. Met een plan voor je eerstvolgende werkdag.
Dit is wat je kunt doen!
Ruim je mailbox op
Heb je al een cursus time management bij ons gevolgd, dan weet je exact hoe jij je inbox leeg houdt. Zo niet, verwijder en archiveer alle emails waar jij niets meer mee hoeft. Zet alle mails waarbij jij wacht op een reactie van een ander in een email-map wachten op.
Bekijk de afgelopen week in je agenda
Alles afgerond? Heb je nog rest-acties? Zet ze op je takenlijst.
Maak je takenlijst actueel
Schrijfblokken, post-its, je mobiel, to-do-bokjes, etc. Check alle plekken waar jij jouw acties noteert. Zet ze op 1 lijst, bij voorkeur in de taken-functionaliteit van je email-programma. Streep ook weg wat je al hebt afgehandeld.
Check je ‘wachten op’
Ga alles na wat je aan anderen gevraagd hebt en waar je nog op wacht. Heb je iets bij een leverancier besteld? Heb je een collega een bijdrage gevraagd? Heb je alle benodigde informatie van je klant om verder te kunnen? Mail of bel hen ter herinnering.
Kijk vooruit in je agenda.
Welke afspraken en meetings heb je voor de komende week staan? Wil je überhaupt dat die nog doorgaan, meld je je af of verschuif je die? En moet je nog iets voorbereiden?
Bekijk in je takenlijst wat de totale werkvoorraad is voor de volgende week. Dat kan een actielijst zijn, je agenda, een digitale planning of gewoon een schrijfblok. Heb je de komende week belangrijke mijlpalen of deadlines? Bepaal ook wat je prioriteiten zijn; als niet alles lukt, wat moet dan zéker gebeuren?
Vind je dat je de komende week voldoende tijd hebt voor alles of moet je tijd creëren? Wat valt er dan af en wat kan doorschuiven? Overleg dit eventueel met je collega, leidinggevende of je klant. Met deze actie heb je alle deadlines in beeld en je weet wat je nog te doen staat.
- Je hebt een goed beeld van wat er moet gebeuren en je weet dat het past in de tijd die je beschikbaar hebt.
- Je hebt het prettige gevoel dat je weer volledig in control bent na een hectische week.
Stap 2 – Reflecteer op je functiedoelen en projecten
Maak een lijst met de belangrijkste resultaten waarvoor je opgesteld staat. Denk naast je doelen ook aan de mijlpalen van belangrijke projecten en de grotere klussen die van jou verwacht worden.
Bepaal per onderdeel welke voortgang je de afgelopen week hebt geboekt. Lig je op koers om je doel te halen binnen de tijd en welke activiteiten zijn daar de komende week voor nodig?
Zijn er zaken die al heel lang op je to-do lijst staan? Bedenk de eerste kleine actie die je daarvoor kunt doen en plan die in.
Stap 3 – Reflecteer op je persoonlijke en ontwikkeldoelen
Welke doelen heb jij voor jezelf gesteld? Of welke (ontwikkel) doelen zijn voortgekomen uit de gesprekken met jouw manager? In dit onderdeel van je Wekelijks Onderhoud reflecteer je op deze doelen. Welke voortgang heb je de afgelopen week gemaakt? En welke actie wil je komende week in dit doel gaan doen?
Hierbij een voorbeeld van 1 van onze deelnemers
- Echt leren werken met Evernote
- Mijn kennis van reachtrucks verbeteren
- Thuis mijn mobiele telefoon in de la leggen
Het helpt enorm als je ook daar een lijst van maakt: waarin wil je bewegen en op welke punten wil je vooruit komen?
Wil jij je bijvoorbeeld verbeteren in bepaalde vakgebieden, sneller besluiten gaan nemen of wil je als manager meer tijd besteden aan een bepaalde medewerker die niet lekker in zijn vel zit?
Plan ook hiervoor acties in en houd je voortgang bij. Je zult zien, dat je langzaam maar zeker groeit en in je kracht komt te staan.
Slijp je gewoonte
Misschien moet je er even aan wennen, maar wanneer je deze gewoonte aanleert kun je gewoon antwoord geven als je leidinggevende vraagt waar je precies mee bezig bent. Je weet nu precies of je het echt druk hebt en meer aankunt of je kunt juist aangeven dat er te veel op je bordje ligt. Wanneer je weet wat je te doen staat en waarom het juist die acties zijn, dan begrijp je wat er echt belangrijk is, waar je echt tijd voor hebt, waar je hulp bij nodig hebt en wat je speelruimte is.
Tip:
Nogmaals, plan deze week op je laatste werkdag 3 kwartier en maak die checklist van alle zaken waar je naar wilt kijken en die je wilt reflecteren. Ervaar wat het met je doet.
Geniet ervan!
