Voor meer grip op je werk en rust in je hoofd
Krijg jij altijd op tijd antwoord op de vragen die jij aan iemand anders stelt? Vast niet! En soms is dat knap vervelend. Heb jij vandaag gepland om die offerte, dat rapport of plan van aanpak af te ronden, kom je ineens tot de ontdekking dat je nog zit te wachten op een antwoord van collega. Meteen maar even bellen …. En, ja natuurlijk, Peter heeft vandaag een vrije dag! En hij had nog zo beloofd de stukken uiterlijk vrijdag aan te leveren. Vervelend voor jou. Want zonder die informatie kun jij niet verder met wat je voor vandaag gepland hebt. En in het ergste geval kun je jouw beloftes aan anderen niet waarmaken of overschrijd je een deadline.
De oplossing ligt in een ‘Wachten op’-lijst!
Een ‘Wachten op’-lijst?! Wat is dat nu weer, hoor ik je denken.
Ik zal het je uitleggen. Alles wat je aan een ander gevraagd heb en waar je nog op antwoord wacht, staat in je wachten-op lijst Denk aan een vraag om toelichting, extra informatie, die taak die je delegeert aan een ander. Kortom, alles waar jij een actie van een ander verwacht.
Hoe Outlook het automatisch voor je regelt
Dit is zo fijn! Outlook kent de optie ‘regels en waarschuwingen’. En die optie maakt het mogelijk dat Outlook een e-mail die jij met een bepaald kenmerk in de tekst verstuurt, automatisch voor jou kopieert naar de e-mailmap ‘Wachten op’. Het enige wat jij dus hoeft te doen is een e-mailmap ‘Wachten op’ aanmaken, in Outlook een uniek kenmerk aanmaken (ik gebruik hiervoor [ab], mijn initialen tussen vierkante haken) en vanaf dat moment regelt Outlook automatisch dat iedere mail die jij verstuurt met dat unieke kenmerk ‘als vanzelf ’in jouw ‘Wachten op-map’ terecht komt. Onderaan deze blog vind je alle instellingen die hiervoor nodig zijn.
De vier voordelen voor jou!
Voordeel 1 – 100% overzicht op één plek
Je hebt alles waar je op wacht keurig op een rijtje. En dus 100% overzicht.. Dat geeft rust in je hoofd. Als je ook de onderwerp-regel van je e-mail concreet omschrijft, krijg je nog meer overzicht.
Voordeel 2 – Nooit meer iets vergeten, rust in je hoofd
Door iedere dag (of om de dag) door je ‘Wachten op’ te scrollen, houd je grip op alles wat je aan een ander hebt gevraagd. Waar nodig herinner je diegene aan wie je iets hebt gevraagd. De mail waar je al antwoord op hebt gekregen verwijder je. Deze staan ook altijd nog in je verzonden items.
Voordeel 3 – Meer invloed op anderen, sneller antwoord
Het leuke van deze manier van werken is dat je merkt dat jouw collega’s jouw vragen sneller gaan beantwoorden. Simpelweg doordat ze merken dat jij volledig grip hebt op dat wat je ze vraagt. En ze dus herinnert als het langer duurt dan beloofd of langer dan jij ze hebt gevraagd.
Voordeel 4 – Een (nog) beter imago
Anderen merken dat jij je werk goed georganiseerd hebt. En voor je het weet word jij gezien als een soort ‘timemanagement-ninja’ binnen jouw organisatie.
Hoe stel ik Outlook in?
Daar helpen we je graag bij. Hieronder vind je de stappen die je in Outlook 2013 doorloopt. Wil je weten hoe je dat in Outlook 2007 of 2010 doet? Stuur me dan een mail en ik help je graag op weg arjan.bloemendaal@heteffectievewerken.nl
Ik neem je mee in de volgende stappen:
Stap 1 – Maak een ‘Wachten op’-map voor e-mail
Stap 2 – Stel een ‘Wachten op’-regel in
Stap 3 – Test of de regel werkt
Succes!
Stap 1 – Maak eerst een ‘Wachten op’-map voor je email
Dit doe je door een nieuwe e-mailmap aan te maken op de plek waar jij hem wilt.
Ga bijvoorbeeld op je Postvak in staan.
Klik [recht muisknop] en kies voor [nieuwe map]
Noem deze nieuwe map Wachten op
Stap 2 – Stel een ‘Wachten op’-regel in
Doorloop de volgende stappen en je hebt het helemaal voor elkaar.
Dit zijn de stappen in Outlook 2013. Wil je de instellingen in Outlook 2007 of 2010? Stuur me dan een e-mail – arjan.bloemendaal@heteffectievewerken.nl
Veel succes!!
Stap 2a
Kies vanuit je e-mail linksboven voor [bestand]
en kies [regels en waarschuwingen]
Stap 2b
Kies nu [nieuwe regel] en [OK]
Stap 2c
Kies nu [Regel toepassen op berichten die ik verzend] en [Volgende]
Stap 2d – Vink [met specifieke tekst in de hoofdtekst] aan
Stap 2e (zie bovenstaande schermafbeelding)
Klik op de blauw onderstreepte tekst onderaan: [specifieke tekst]
Je komt dan in het volgende scherm
Stap 2f
Voeg je eigen initialen toe tussen vierkante haken.
Hiermee maak je een unieke code.
Hier in het voorbeeld [ab] (Arjan Bloemendaal)
En dan …
1. Kies [Toevoegen]
2. Kies [OK]
3. Kies [Volgende]
Opmerking
Je hebt nu jouw unieke code ingesteld. Deze heb je straks nodig bij het verzenden van een e-mail waarvan je wilt dat Outlook deze op jouw ‘Wachten op’-lijst zet.
Stap 2g
Selecteer [verplaats kopie van het bericht naar naam map]
Stap 2h – zie bovenstaande schermafbeelding)
Klik met je muis op de blauw onderstreepte tekst onderaan: [naam map] om het venster Regels en Waarschuwingen te tonen.
Hier doorloop je de volgende stappen;
Selecteer hier de [Wachten op], druk dan [OK]
Kies vervolgens voor [Voltooien]
Kies voor [OK]
Je komt dan in een scherm waar Outlook je vraagt om Uitzonderingen
Stap 2i – Outlook vraagt hier of er uitzonderingen zijn
Omdat er geen uitzonderingen zijn, kies je rechts onderaan je pagina [Voltooien]
LET OP – Outlook geeft daarna een waarschuwing.
Door [OK] te kiezen kom je in het volgende scherm
Kies hier achtereenvolgens [Toepassen] en [OK] (zie rechtsonder)
En je bent klaar met de instellingen!
Stap 3 – Test of de regel werkt
We gaan nu kijken of de regel werkt.
Hiervoor stuur je een e-mail naar je privé mailadres.
Met de unieke code die je bij het instellen hebt gemaakt.
In mijn geval [ab] – Bij jou natuurlijk anders.
Na het verzenden plaatst Outlook automatisch een kopie van deze mail in jouw ‘Wachten op’-map. Super handig toch?
Ik wens je veel plezier!
