een handig hulpmiddel bij Beslissen en Organiseren!
Veel deelnemers van onze cursus timemanagement willen meer tijd voor belangrijke zaken. Meer grip en werken vanuit echt overzicht. Te vaak en teveel ben je bezig met de waan van de dag. Daar wil je vanaf want dat geeft je geen voldoening en energie. Herkenbaar?
In deze blog lees je hoe je in Outlook makkelijk taken met bijlage kunt maken vanuit je inbox middels Snelle stappen. In Outlook 2010 of een jongere versie is dit een snelle en superhandige tool.
Beslis en Organiseer
Eén van de eerste tips die we geven is: beslis en organiseer maximaal vier keer per dag en wees verder bezig met doen. Focus op je doelen met meer tijd voor initiatieven (activiteiten die aan doel bijdragen) en reageer minder op prikkels.
100% overzicht krijg je door je werkload in je agenda en taken onder te brengen. In de agenda plaats je activiteiten die tijdgebonden zijn, dus taken die op en bepaalde dag en/of moment moeten gebeuren. Taken die niet gebonden zijn aan een tijdstip zet je in de takenlijst. Door dit alles overzichtelijk te maken, krijg je meer plezier en voldoening. Deelnemers herkennen en erkennen vaak dat ze taken uitstellen en soms zelf kopiëren naar de volgende dag. Diep van binnen roept jouw systeem op zo’n moment: SUKKEL! Geen taken in de agenda dus. Bijkomend voordeel is dat je agenda voor jezelf en collega’s overzichtelijk blijft.
Opruimen
Tijdens de beslis- en organiseermomenten op een dag ‘pers’ je aan de hand van een beslisschema al het werk uit e-mails, notities en voicemails. Al je verzamelbakken zoals je inbox en werkbakjes verwerk je en maak je leeg. Mails en notities waar je niks mee wil , gooi je weg of bewaar je in een map Archief. Taken die je binnen twee minuten kunt doen, doe je ook meteen. Bij taken die echt langer twee minuten duren, maak je een taakitem of een agenda-item aan. Om dit snel en handig te doen, heeft Outlook de zogenaamde Snelle stappen. Dit maakt het mogelijk om vanuit je mail met één druk op de knop een taakscherm of agendascherm te open waarbij mail direct als bijlage aanwezig is. Super handig en snel!
Instellen Snelle Stappen binnen één minuut
Stap 1 | Ga naar je mail en open klik op het pijltje bij Snelle stappen (Snelle stappen beheren
Stap 2 | Klik op Nieuw en kies voor Aangepast
Stap 3 | Typ in het veld Naam het woord TAAK en kies bij actie voor Taak met bijlage
Stap 4 | Kies voor Actie toevoegen en kies voor actie Kopiëren naar map Archief.
Stap 5 | Doe stap 1 t/m 4 nogmaals maar dan met naam Agenda en kies voor Afspraak met bijlage.
Het mooie van deze instellingen is tweeledig:
- Je hebt altijd de inhoud van je taak/agenda-item bij de hand en dat werkt effectiever. Mails die je bij de taak/agenda wilt bijvoegen kun je met Invoegen en dan Outlookitems bijvoegen. Mooi overzichtelijk!
- Een kopie zit direct in archief waardoor je het item in inbox kunt verwijderen. Weer een mail minder. Mocht je de taak met bijlage later verwijderen, dan heb je de inhoud nog in Archief.
Mocht je willen weten hoe je een taak het beste kunt beschrijven , lees dan onze eerdere blogs:
Vertrouwt jouw hoofd jouw werkwijze
Echt effectief werken , werk vanuit de gewenste uitkomst
Al je taken binnen projecten keurig in beeld
Veel plezier en voldoening!
Mocht je vragen hebben, bel me gerust
