Heb je wel eens het gevoel de hele dag achter de feiten aan te lopen? De waan van de dag te laten regeren? Te druk te zijn met te veel dingen? En dat je vele kleine acties hebt die maar blijven liggen? Dan kan deze blog, gericht op cursus timemanagement, je helpen.
Een alledaags voorbeeld
Je rijdt naar je werk. Onderweg bedenk je al wat er allemaal nog moet gebeuren (denken aan druk zijn, terwijl je op dat moment nog niets doet!). Het eerste dat je jezelf voorneemt is het direct opschrijven van die acties. Op je werk aangekomen vraagt een collega je iets. Even snel tussendoor doen en dan aan de slag. Ondertussen vergeet je wat je ook alweer wilde doen en de dag loopt zoals altijd. Telefoontjes en vragen die je hebt gesteld aan anderen waar nog steeds geen antwoord op komt. Vele kleine taken die je wel opgeschreven hebt, maar nog allemaal moet doen. Je to-do lijst wordt eerder groter dan kleiner. Aan het einde van de dag ben je heel druk geweest. Maar waarmee eigenlijk? Je werd geleefd.
Dit overkomt ons allemaal. En aangezien we tegenwoordig per 24 uur meer prikkels krijgen dan vroeger in een heel jaar, is het best een uitdaging om de oplossing te zien. Maar de oplossing is er zeker. Deze begint zoals altijd bij jezelf.
De oorzaken
Bovenstaand voorbeeld komt vaak voor. Maar hoe komt het eigenlijk?
Oorzaak 1
Je lijst met af te handelen zaken bestaat uit allemaal acties. Kleine dingen die je moet doen. Vaak leidt een afgehandelde actie tot twee nieuwe acties. Bijvoorbeeld, het personeelsdossier op orde maken. Uit een recente training is naar voren gekomen dat deze actie enkel leidt tot weer nieuwe acties (ID bewijzen verzamelen, kast opruimen, scannen van diploma’s).
Oorzaak 2
Onze gewoontes zijn erg sterk. Bij elke vorm van afleiding val je terug in je oude gewoonten. Je doet wat je altijd deed. Dat voelt comfortabel.
Oorzaak 3
Ons hoofd kan veel onthouden. Echter, we kunnen het niet ordenen. Dus wanneer je jezelf iets voorneemt en je wordt afgeleid, dan komt hetgeen je in je hoofd hebt op een willekeurig moment weer naar boven. Nadeel is dat het altijd naar boven komt wanneer je het niet wilt.
Oorzaak 4
We worden niet gestimuleerd om de waan van de dag te doorbreken. Een collega die een vraag stelt. Iemand die vreemd kijkt omdat je nee zegt. Een leidinggevende die iets dringends heeft.
Deze oorzaken maken de oplossing niet makkelijker. Ze herkennen is in elk geval stap 1. Wanneer je beseft dat het je overkomt, dan pas kun je er iets aan doen.
Een aantal oplossingen zijn al eens eerder genoemd. Leer nee zeggen. Maak effectiviteit bespreekbaar. Bespreek zaken vooraf, in bijvoorbeeld een werkoverleg.
Er is daarnaast echter nog een mooie oplossing. Wanneer je onderstaande oplossing toepast is er nog maar één uitdaging. Het één maand volhouden en je wilt nooit meer anders.
Waarom is het volhouden dan zo lastig?
Het zit niet direct in je systeem. Wanneer je met iets nieuws begint moet je er allereerst echt in geloven. Wanneer je erin gelooft gaat het meer vanzelf. Het is echt bewezen! Dus wanneer je het volhoudt merk je het verschil.
De oplossing: werk vanuit de gewenste uitkomst
De basis van de oplossing ligt in het feit dat je altijd, echt altijd, vanuit de gewenste uitkomst werkt.
Een pakkend voorbeeld
Tijdens een recente cursus time management kwam het volgende naar voren. Een deelnemer hikte er al tijden tegenaan om mensen voor haar verjaardag uit te nodigen. Haar actie was dan ook: mensen uitnodigen. Toen ze begon te redeneren vanuit de gewenste uitkomst werd alles anders. Haar uitkomst: Een gezellig feest gehad!!! Daarmee kwam het besef dat ze veel zin had in een feestje. Om een feest te kunnen houden moet je mensen uitnodigen. Nog diezelfde dag zijn de uitnodigingen weggegaan.
Het klinkt simpel. Het klinkt zelfs bijna kinderachtig, maar het werkt!
De energie zit in de uitkomst en niet in de actie.
De oplossing in stappen
Volg de volgende stappen en je krijgt echt meer gedaan:
- Beschrijf welke actie je wilt gaan uitvoeren.
Gewoon opschrijven op een A4 is voldoende. Doe dit op een rustig moment zodat je even de tijd hebt om erover na te denken. Vaak is een kort moment direct na de lunch het meest effectief. Dat blijkt uit onze cursus timemanagement.
- Kijk naar de actie. En stel jezelf eens een aantal vragen:
- Wat wil ik ermee bereiken?
- Wat moet de gewenste uitkomst zijn?
- Moet ik dit zelf doen?
- Welke belangen hangen eraan vast?
- Stel ik doe het niet? Wat is dan de consequentie?
- Maak een concrete gewenste uitkomst die hoort bij die actie!
Een gewenste uitkomst wordt altijd beschreven als zijnde afgerond. Een paar voorbeelden zijn: cursus timemanagement tot succes gemaakt. Audit succesvol afgehandeld. Evenement perfect opgeleverd. Feest tot succes gemaakt.
- Maak de gewenste uitkomst groter dan de actie
Dit vergt enige toelichting. Een actie is een start van iets. Een gewenste uitkomst is een einde. Dus een heldere deadline. Een uitkomst bestaat vaak ook uit meerdere acties. Allereerst is het zaak om de uitkomst te beschrijven vanuit een gezamenlijk te behalen resultaat.
Even het voorbeeld van de personeelsdossiers.
Het op orde hebben van dossiers is nooit een doel. Wanneer het op orde hebben van dossiers leidt tot het positief af kunnen sluiten van een audit of aan de wet voldoen, dan is dát dus het doel. Het succesvol opleveren van een ISO audit dient een veel groter belang. Wanneer je daarna met de dossiers aan de slag gaat, ga je merken dat ook anderen dit werk meer waarderen. Het belang is simpelweg groter!
Ook het aantal acties zal afnemen. De uitkomst is groter dan de acties. Het overzicht van uitkomsten is veel kleiner dan de te nemen acties. Meer overzicht leidt tot meer rust.
- Noteer de gewenste uitkomst in je takenlijst
Schrijf bij het onderwerp de gewenste uitkomst. Hang er een categorie aan. Geef de taak een deadline. Noteer in het tekstveld de eerstvolgende actie. En klaar!
Conclusie
Het lijkt even werk. De praktijk leert dat werken vanuit de gewenste uitkomst veel tijd bespaart. Denken in uitkomsten en ze ook op die wijze noteren vergt in eerste instantie routinematigheid. En daarna gaat het volledig vanzelf. Denk eens terug aan je eerste autorijles. Je moest wel tien dingen tegelijk doen en overal aan denken. Nu stap je in de auto en alle handelingen gaan vanzelf. Dat geldt ook voor werken met gewenste uitkomsten in je takenlijst. Elke dag doen en over een maand weet je niet beter.
Wat levert het op:
- Pure tijdwinst.
- Rust in en aan je hoofd.
- Meer ruimte om aan je taken te werken. Ze worden immers belangrijker.
- Minder taken omdat je ze beschrijft vanuit de uitkomst.
- Het gezamenlijk belang wordt meer uitgesproken. Dit geeft veel meer energie voor jezelf maar ook voor anderen.
Het lijkt allemaal zo logisch. Wanneer ik ergens aan werk is het grotere belang toch wel duidelijk? Dingen benoemen vanuit een gezamenlijk belang vergroot direct je eigen invloed.
Werk dus vanuit de uitkomst en je zult merken dat het werkt!
Martin van Limbeek
