Hoe houd ik al mijn deadlines goed in beeld? En hoe zorg ik dat ik ze ook echt haal? Deze vragen krijgen we regelmatig. Logisch ook. Verrast worden door een deadline of moeten overwerken om deze te halen, is niet leuk. Weten hoe het anders kan en voortaan fluitend je deadlines halen? Bij deze vijf praktische tips.
TIP 1 | Overzicht geeft rust
Hoe beter je je deadlines in beeld hebt, hoe meer rust je hebt. Hier is een simpel trucje voor: Maak een ‘afspraak’ aan in je agenda. Vink bij het maken van de afspraak ‘duurt de hele dag’ aan en Outlook zet hem helemaal bovenaan op de dag voor de deadline verstrijkt. Een lekker opvallend kleurtje doet de rest. Een belangrijk voordeel van deze aanpak is dat je in je agenda heel makkelijk een paar weken vooruit kunt kijken. Zo houd je prima overzicht over al je deadlines.
Bonustip: Zet ook ‘bijna-deadlines’ in je agenda. Bijvoorbeeld een week voordat de deadline verstrijkt.
TIP 2 | Verzamel direct alle info die je nodig hebt
Krijg jij een taak of project met een deadline op je bordje? Neem dan de tijd om te kijken welke informatie je nodig hebt van collega’s of externen. Vraag dit tijdig op en bewaak dit op een ‘wachten op-lijst’. Zo zorg je dat je alle informatie compleet hebt vóór je deadline. En voorkom je bovendien last minute stress omdat je nog zit te wachten op dat ene cruciale stukje informatie …
TIP 3 | Deel je taak of project in kleine behapbare stukken
Schuif je grotere klussen voor je uit? Heel herkenbaar, want dat doet bijna iedere kenniswerker. Komt omdat onze hersenen kleine en simpele acties voorrang geven boven grotere en complexere taken. Dit voorkom je door een grotere taak simpelweg op te delen in kleine klusjes die je in korte tijd kunt doen.
TIP 4 | Begin je dag met een klein klusje
Iets afronden geeft een goed gevoel. Dus je dag beginnen met een behapbare klus is een goed begin van de dag. Je komt op je werk. Zet de computer aan. Haalt een kopje koffie. En direct een uurtje lekker gefocused aan de slag met jouw belangrijke project. Deze aanpak werkt het fijnst als je de tijd hebt om behapbare klussen ook af te ronden.
Dat geeft energie en je bent weer een stukje dichterbij het halen van je deadline. En na een uurtje werken aan je project, ga je verder met je ‘normale’ werk.
TIP 5 | Beloon jezelf
Lekker gewerkt aan die behapbare klus? Gun jezelf dan een verwenmomentje. Even googlen naar een leuke vakantiereis. Een lekker kopje koffie. Of even socializen in de pantry. Doen! Het mag. Je hersenen kunnen best wat ontspanning gebruiken. En daarna kun je weer vol energie verder met je werk.
Ik wens je veel succes!
Hartelijke groet,
Arjan Bloemendaal
