Afleidingen de baas in zes stappen

22 februari 2016

We hebben al eerder een blog over afleidingen geschreven. Omdat we veel vragen vanuit de cursus time management kregen, geven we nog een aantal aanvullingen en een helder stappenplan om afleidingen écht de baas te zijn.

Even terug naar de basis

Afleidingen hebben een enorm effect op onze effectiviteit. Per uur worden we gemiddeld elf keer afgeleid. Om weer totale focus te hebben, kost het je ongeveer 22 minuten. De kans dat je op een werkdag écht gefocust kunt zijn, is dus klein. Bij routinematige werkzaamheden is er niet direct een probleem. Maar wanneer het werk concentratie en nauwkeurigheid vergt, wordt het anders. De kans op fouten na afleiding is namelijk twee keer zo groot en wanneer je afgeleid wordt ben je nog bezig met het werk dat je deed.

Al met al voldoende reden om er echt werk van te maken! Iedereen heeft er last van en bijna iedereen wil graag een structurele oplossing. Hieronder zes stappen om afleidingen de baas te zijn.

Stappenplan afleidingen

Stap 1. De vurige wens

Om iets te willen oplossen moet je een probleem ervaren. Want wanneer er geen probleem is, bestaat er ook geen oplossing. Helder begin, toch?

Dit probleem, deze uitdaging, droom of doel wordt beschreven als de vurige wens. Stel je zelf daar eens de volgende vragen bij:

• Waar wil jij heel graag een oplossing voor?
• Wat is de gewenste uitkomst van de oplossing?

Bij vraag 1 wordt de echte wens tot in het extreme omschreven.

Voorbeeld: Ik wil nooit meer gestoord worden.

Bij vraag 2 vertaal je deze wens in een gewenste uitkomst. Oftewel, draai het probleem om. We zijn heel goed in staat om te vertellen wat we niet meer willen. Maar wat wil je dan wel?

Voorbeeld: Ik wil graag altijd ongestoord kunnen werken!

Stap 2. Bepalen Wie en Wat je nodig hebt

Wie kan je helpen om de wens te realiseren. Een leidinggevende? Een collega die je vaak stoort?

Wat kan je helpen om de wens te bereiken. Een nieuwe laptop? Een andere werkplek?

Bij stap 2 geef je je wens handen en voeten. Je weet wat je nodig hebt en wie je daarbij zou kunnen helpen.

Stap 3. Maak het realistisch

Vertaal je vurige wens naar een realistisch doel. Is mijn vraag redelijk? Is mijn wens haalbaar? Het kan zijn dat het realistische doel soms kleiner is dan de vurige wens. Altijd ongestoord werken wordt dan bijvoorbeeld twee uur per dag gefocust werken.

Maar de vurige wens blijft. Het halen van kleine successen geeft je echter energie en draagt uiteindelijk bij aan de veel grotere wens.

Stap 4. Formuleer een gezamenlijk doel

Je wens wordt nog realistischer als het de ander ook iets oplevert. In de basis denken we eerst aan onszelf. Wanneer het ook de ander dan iets oplevert, is de kans van slagen vele malen groter.

Je vraag: Wat levert mijn vurige wens de ander op?

Voorbeeld: Wanneer je te druk bent en je deelt dit met je leidinggevende (ik ben te druk!) dan is de kans groot dat je teleurgesteld uit elkaar gaat. De leidinggevende zoekt het in oplossingen en legt vrijwel direct het probleem bij jou neer. Deel je het werk wel goed in? Ik hoor je collega er nooit over? Dat soort zaken.

Stel je begint met de stappen:

• Ik ben te druk, ik wil graag nog meer tijd!
• Stel je krijgt meer tijd, dan word je wellicht nog productiever toch?
• Stel je wordt productiever, hoe zou een leidinggevende dat vinden?

In dit voorbeeld: Beste leidinggevende, wat ik graag samen met je zou willen bekijken is hoe ik nog meer rendement kan halen uit mijn week met veel meer gevoel van rust en overzicht. Ben heel benieuwd hoe jij hier naar kijkt…..

Let eens op wat de leidinggevende dan voor je gaat doen!

Stap 5. Goede voorbereiding

Onderschatting is de grootste valkuil. Bereid je daarom goed voor op het gesprek dat je gaat voeren. En het klinkt allemaal logisch. Hij ziet toch ook wel dat ik te druk ben? Het is toch logisch dat we allebei meer rendement willen? Klopt volledig, echter het niet benoemen en goed formuleren leidt vaak tot teleurstelling. Bereid je wens, oplossing en gezamenlijk doel dus heel goed voor en ga dan het gesprek aan. Hoe vaak komt het niet voor dat we iets heel graag willen en het vervolgens in het gesprek heel klein maken.

Stap 6. Geniet van het succes

Kijk eens terug naar het behaalde resultaat en leer ervan. Wat heb je gedaan om dit te bereiken? Genieten van kleine dingen geeft veel energie. Kijk ook eens naar 15 praktische tips in de blog 'Onderbrekingen de baas, meer tijd voor focus!'

Conclusie

In zes heldere stappen kom je heel dicht bij je oplossing of je vindt hem. En iets dat je echt graag wilt, mits realistisch, komt uit. In onze training time management behandelen we deze invalshoek met veel plezier en wat we zien is dat met name de gewenste uitkomst en denken vanuit het gezamenlijk doel best als lastig worden ervaren. Vaak wordt ons probleem direct benoemd (ik ben te druk) en wordt er een oplossing verwacht.

Maar is die oplossing er wel? En nog veel belangrijker, wil de ander wel meedenken? Willen we samen hetzelfde bereiken? Meer oplossingen om afleidingen en onderbrekingen terug te dringen? 'Hoe vaak word jij gestoord tijdens je werk'

Veel plezier en laat je niet afleiden!

Martin van Limbeek