Het belang van timemanagement-tools?

20 mei 2022

ToDo, ViVa, Teams, Workspace, Pomodoro, Gmail, Taken, Asana, Todoist, Braintoss, onenote, evernote. En zo kan ik nog wel even doorgaan. Er zijn vele tools die je kunt inzetten om je tijd goed te managen en dagelijks komen er nieuwe tools bij.

Nog meer instrumenten, nog meer middelen terwijl ons brein door de evolutie heen met ongeveer 3 procent is veranderd. De veelheid aan keuzes, mogelijkheden, middelen en nieuwe gadgets helpen dan ook heel vaak niet en regelmatig horen we in onze training timemanagement dat iemand wel iets heeft geprobeerd en na een tijdje toch weer verviel in oud gedrag. Herken je dit? Lees dan vooral verder.

De geschiedenis

Ons brein werkt nog exact hetzelfde dan het brein van mensen die in de Middeleeuwen leefden (Biologie), terwijl de wereld om ons heen met name de afgelopen 15 jaren absurd veranderd is. Het aantal prikkels waarmee we te maken hebben is binnen 24 uren nu meer dan 30 jaar geleden in een hele maand. Door constant geprikkeld te zijn wordt het gevoel van autonomie en regie steeds minder en zal de drang naar meer prikkels groter worden (dopamine).

Kijkend naar die ontwikkelingen zien we een enorm aanbod van allerlei tools waarvan de 1 nog beter werkt dan de andere, en waarom werken ze dan heel vaak niet? Het antwoord op die vraag zal ik hieronder schetsen.

Waarom werken de tools vaak niet?

Onze gedragspatronen zijn heel hardnekkig. Dus wanneer je iets nieuws probeert moet je het minimaal een maand volhouden zodat het een nieuwe gewoonte wordt. Alleen hoeveel mensen gunnen zichzelf die tijd in deze snelle constant veranderende tijd?

Naast gedragspatronen is er nog iets anders aan de hand. Wanneer de nadruk komt te liggen op een tool wordt het middel tot doel verklaard. Je probeert iets nieuws uit en kijkt vooral hoe het werkt. Soms heb je geluk omdat iets heel handig is en direct werkt. En soms heb je pech. Iets nieuws proberen zonder een gevoel van urgentie zal verspilde tijd zijn.

Een voorbeeld uit de praktijk: MS Teams

Bij de introductie van MS teams was het idee van de maker om projecten te kunnen managen en vooral de interne mailstroom te reduceren. Hoeveel mensen wisten dit voordat ze met Teams begonnen te werken?

MS Teams zat in het offices 365 pakket en al snel werd het geïntroduceerd bij vele organisaties. Superhandig om samen in documenten te werken en elkaar opdrachten te geven toch?

Na introductie werd teams al snel gebruikt als Videochat programma. Mede omdat Zoom niet veilig genoeg was (dit bleek achteraf niet te kloppen). Teams werd snel opgetuigd als videotool en via de mentions werden massaal berichten gestuurd.

Conclusie: 75% van werkend Nederland vindt MS Teams nu 1 van de grootste verstoorders in het werk en ook de interne mailstroom is er niet door verkleind.

De tool is nog steeds erg mooi. Het middel werd als doel verheven en MS Teams schiet zijn doel vaak voorbij.

Hoe om te gaan met al die tools?

Bedenk iets en er is digitaal een oplossing voor. Ergens in de wereld is er vast iemand die over jouw probleem heeft nagedacht toch? Maak dus altijd het middel ondergeschikt aan het doel. Hoe goed je ook je best doet, je zult de technologische innovatie niet kunnen volgen, en dat is ook niet nodig.

Een paar tips:

Tip 1 | zoek geen handige middelen maar vraag je af waar je graag een oplossing voor wil
Hoe vaak komt het voor dat een collega of vriend een heel handig appje heeft ontdekt of iets nieuws op de telefoon. Prachtig, maar had jij dezelfde vraag dan je collega? Zocht je een oplossing voor hetzelfde probleem? Wanneer je helder voor ogen hebt waar je graag een oplossing voor wilt, bijvoorbeeld te druk zijn overzicht willen hebben of je hoofd minder vol, dan zijn er tools genoeg voor je.

Tip 2 | Kies en hou vol
Gegarandeerd dat er altijd een handiger appje te vinden is dan hetgeen je nu gebruikt. Dan is de zoektocht naar nieuwe handige middelen vaak tijdrovend en brengt het je dan wat je graag wil? De nieuwe IPhone kan veel meer dan je oude Nokia. Maar als je alleen wilt bellen is die Nokia veel handiger. En wanneer je gekozen hebt, hou het dan een tijdje vol. Je brein moet wennen aan je nieuwe gedrag, aan je nieuwe gewoonte. Dit kost minimaal een maand.

Tip 3 | wees niet bang dat je de boot mist
Ben je bang dat je te weinig kennis hebt over je systemen zoals Outlook of taken? Hoezeer je ook je best doet, er is altijd iemand met meer kennis. Gebruik die onderdelen die je helpen en vergeet vooral de rest.

Tip 4 | kies bewust
Haal je wel eens oude apps van je telefoon? Zet je Teams wel eens uit? Kies die middelen die je op dat moment helpen met het uitvoeren van je taak en laat de rest je vooral niet afleiden.

Tip 5 | Werk effectief, en dan pas efficiënt
Effectief werken gaat over het halen van je doelen. Efficiënt werken gaat over de slimme weg ernaartoe. Begin altijd met je doel voor ogen. Wat wil ik bereiken en waarom en hoe wil ik daar komen? Zodra helder is wat je wil bereiken kun je kijken naar efficiency (tools, handigheidjes) Draai het vooral niet om.

Conclusie: De wereld verandert dagelijks in een enorm tempo. Dit bijhouden gaat je niet lukken. Je doel voor ogen hebben lukt wel en daar naartoe bewegen ook wel. Op die manier zet je de juiste middelen in om er te komen en laat je de rest mooi zitten in je Appstore.

Pomodoro is superhandig, maar alleen wanneer je een uitdaging hebt met focus.

Taken geven je altijd overzicht, maar is dit wel wat je wil?

In onze training timemanagement komt de inzet van middelen op de 2e plaats. Je uitdagingen, wensen, resultaten en te behalen doelen zetten we heel graag op 1.

Martin van Limbeek

Ondernemer en trainer

Martin is trots dat hij deel uitmaakt van Het Effectieve werken team.. Hij gelooft in inspiratie door echtheid. In geen enkel boek leer je hoe te inspireren, dat komt uit je hart en uit de diepe wens om anderen echt te helpen. Als trainer / ondernemer binnen Het effectieve werken ziet Martin de combinatie van inspiratie en een bewezen methodiek waardoor je in iedere training de deelnemer raakt om het morgen nog beter te doen, effectief te gaan doen.

Lees meer over Martin van Limbeek