De zeven vette en zeven magere jaren. Een eeuwenoud begrip. Elke economie kent crises (hoog en laag conjunctuur) In de jaren 80 was er de bouwcrisis. In 2001 kenden we de internet zeepbel, in 2008 hadden we de financiële crisis en in 2020 corona, en de economische gevolgen van de laatste worden pas nu zichtbaar. In tijden van voorspoed redden de meeste ondernemers zich wel. Maar hoe gaat het bij tegenslagen? Hoe ga je daar mee om? Hoe effectief, flexibel en doelgericht is je organisatie? Daarover gaat deze blog.
Een pechvoorbeeld
Een restaurant opent vol goede moed om 17u de deuren. Om 18u is er een persconferentie, en moeten alle restaurants de deuren sluiten. Dit gebeurde letterlijk in Maart.
Dit voorbeeld heeft niets te maken met visie en ondernemerschap maar puur met domme pech. Maar hoe vaak hebben ondernemers domme pech? En wat hadden ze kunnen voorkomen?
Binnen het effectieve werken, en zeker ook bij de cursus timemanagement is de belangrijkste vraag: Hoe had ik dit kunnen voorkomen? Oftewel, hoe zorg je ervoor dat je een situatie voor bent, en hoe voorkom je in de toekomst eenzelfde fout?
Organisaties “moeten” veranderen
In de jaren 90 was je pand je status en hoe meer personeel, hoe succesvoller. Lease auto’s, een duur pand, personeel en financieringen brengen maandelijks verplichtingen met zich mee waardoor de wendbaarheid als organisatie afneemt.
In 2008 kwam een sterke wijziging in het managen van organisaties. De rol van manager veranderde en steeds meer organisaties keken naar toegevoegde waarde van de manager, en veel minder naar het kunnen delegeren van opdrachten. Ook leiderschapstrainingen veranderden. Minder focus op sturen en veel meer focus op richting geven en nemen van eigen verantwoordelijkheid. Anno 2020 is wederom een verschuiving zichtbaar, en het enige positieve van corona is dat de verschuiving nu sneller gaat. Hieronder worden de nieuwe richtlijnen van organisaties beschreven.
Voldoet je organisatie nog?
Er zijn nieuwe criteria waaraan organisaties moeten voldoen, nu en in de toekomst. De status van het pand, personeel en leaseauto’s is aan het verdwijnen en maakt plaats voor nieuwe criteria.
Criterium 1 | Wendbaarheid
Hoe snel ben je als organisatie in staat om te voldoen aan nieuwe omstandigheden, een andere behoefte of wijzigende vraag? In het begin van corona werd duidelijk zichtbaar welke organisaties snel konden schakelen, productie wijzigingen konden doorvoeren, online vragen konden beantwoorden en zelfs compleet nieuwe producten maken voor de nieuwe behoefte. Hoe wendbaar is je organisatie?
Criterium 2 | Snelheid van beslissen
Niet de kwaliteit maar de snelheid van de beslissing bepaalt je succes. Hoeveel mensen beslissen mee in je organisatie? Wie is waarvoor verantwoordelijk? Hoe snel kunnen knopen worden doorgehakt? Hoe groot is je beslisorgaan? Is er nog een managementteam en met welk doel? Hoeveel lagen heb je in de organisatie, en hoe snel kunnen zij samen beslissen?
Interessant hierbij is de opkomst van de Millenials (doelgroep geboren tussen 1980 en 2000). Zij worden steeds meer leidend en bepalend in organisaties en zijn opgegroeid met technologie en snelle innovatie. Wat vandaag nieuw is, is morgen achterhaald nieuws. Zelfs beter een slechte keuze dan geen keuze is al een tijdje het motto. Beslis snel, geniet van succes, leer van fouten en beslis wederom snel.
Uit de dagelijkse praktijk zijn er voorbeelden van organisaties met 15 a 20 personen, met een MT een meewerkend coördinator en een hoofd binnendienst. Wellicht tijd om eens kritisch naar je organisatie te kijken?
Criterium 3 | Duurzaamheid
Duurzaamheid was begin 2000 een modekreet. Nu is het een echt thema geworden. Voor het milieu? Voor slimmere bedrijfsvoering? Voor gezondere medewerkers? Ieder heeft zijn eigen reden om duurzaam te worden. Er is gelukkig steeds meer een gezamenlijk belang om slimmer om te gaan met mensen en middelen. Google en Microsoft hebben bijvoorbeeld powernap ruimtes ingericht in hun organisatie. Fitnessprogramma”s, gezonde voeding? Sporten? Staand kunnen werken? Thuiswerken? Welzijn wordt belangrijker en daarin faciliteren wordt steeds belangrijker.
Criterium 4 | De veranderde rol van HR
POP gesprekken, beoordelingscycli, functioneringsgesprekken, ronde tafel bijeenkomsten? In de jaren 70 deed het zijn intrede, met succes. Op die wijze Kwam er meer betrokkenheid van de bazen bij de knechten en konden zaken worden vastgelegd, bijvoorbeeld bij slecht functioneren. Past het alleen nog in deze tijd waarin mensen hun verantwoordelijkheid nemen, er meer wordt samengewerkt en rol van de manager een wezenlijk andere is geworden (of is verdwenen). Nieuwe tijden vragen om een nieuwe aanpak.
Criterium 5 | Kostenbewustzijn
Duur pand, dure auto’s, leasecontracten, vaste contracten en een grote overhead zorgen voor een enorme vaste kostenpost. De organisatie is daardoor minder flexibel en kan minder snel inspelen op crisissituaties. Hoe meer flexibele kosten, afhankelijk van de omzet, hoe slagvaardiger je bent als organisatie. Dan ontstaat er rust wanneer de omzet tegenvalt of die ene grote klant dreigt weg te gaan. Neem de kosten eens onder loep en besluit in goede tijden over mogelijk slechte tijden. Paar voorbeelden:
- Thuiswerken? Hoe groot is het kantoorpand? Volstaat een kleiner, of zelfs geen pand? Scheelt vierkante meters en reiskosten.
- Kopen of huren? Van panden, machines en materialen. Lease auto’s of zelf aanschaffen van een wagenpark, en dan alleen de strikt noodzakelijke. Reiskosten zijn flexibeler dan leaseauto’s bijvoorbeeld.
- Zelf doen of uitbesteden. Richten op je core business of alles in eigen hand?
- Flexibel personeel, inhuren ZZP of vaste contracten?
Uiteraard hangt het sterk af van het soort organisatie, de grootte en de marktbelangen. Een dienstverlenende organisatie werkt uiteraard totaal anders dan een producent.
Een crisis kost veel, maar brengt ook veel. Het zet ons op scherp, laat ons weer nadenken en nieuwe keuzes maken. En de belangrijkste vraag: Hoe ga je om met de volgende crisis? Want die komt er altijd aan!
Martin van Limbeek
