Om effectief te werken moet je wel gestructureerd zijn.
Iemand met perfectionisme kan beter effectief werken.
Ik ben erg chaotisch dus timemanagement is niks voor mij.
Ik vind een beetje rommel om me heen niet zo erg, en een volle mailbox ook niet.
Allemaal uitspraken uit de dagelijkse praktijk, en mocht je denken dat ze kloppen, lees dan vooral even verder.
De basis: keuzes maken
Effectief werken heeft niets te maken met structuur, maar met het maken van keuzes en vooral pro-actief handelen. Hoe beter je in staat bent om echt te kiezen hoe effectiever je werkt.
Ga maar eens na: Vaak voel je jezelf prettig wanneer je ergens een echt besluit over hebt genomen toch? Dit kan gaan over werk, maar ook over privé aangelegenheden. Wanneer de vakantie definitief geboekt is kan de voorpret beginnen. Wanneer je hebt besloten om ontslag te nemen voelt dat bevrijdend. Zodra jij kiest heb je de regie. Wanneer anderen voor je kiezen, overkomt het je. Dus hoe vaker je een echt besluit neemt, hoe meer je in control bent en hoe fijner dit voelt.
Beter een slecht besluit dan geen besluit
Keuzes maken betekent ergens voor gaan, maar ook iets anders niet doen. En dat vinden vele mensen best lastig. Vooral ook omdat je niet weet welke consequenties sommige keuzes hebben. Wanneer je die vaste baan opzegt weet je nog niet wat de toekomst je gaat brengen. Dus blijven velen maar “hangen” in die vaste baan, met vast inkomen en zekerheid. De zogenaamde zekerheid wint het dan van het onzekere. Het niet kiezen betekent dan dat uiteindelijk anderen wel voor je kiezen, bijvoorbeeld door ontslag of een burn-out. Wanneer je zelf kiest heb je de regie!
Waarom vinden we keuzes maken lastig?
Het antwoord op die vraag is niet in een paar zinnen op te schrijven. Wel zien we verschillen in gedrag van mensen. Mensen die van nature wat meer dienstverlenend zijn, afwachtend, bescheiden, conflict mijdend, loyaal, betrouwbaar of bijvoorbeeld veranderingen lastig vinden hebben over het algemeen meer moeite met kiezen. Zij zullen de keuze meer afwegen, en het meer op feiten baseren. Mensen die wat meer resultaatgericht zijn, uitbundig, initiërend en iets minder bescheiden zijn eerder geneigd te kiezen, en zullen wat minder over de consequenties nadenken. Er is hierin geen goed of fout en ook zijn andere factoren, zoals ambitie, hierin niet meegenomen.
Wanneer je jezelf goed kent, qua gedrag, weet je ook waarom je het soms lastig vindt om keuzes te maken. Dit herkennen maakt al dat kiezen zelfs makkelijker wordt.
Tips om keuzes te leren maken
Tip 1 | Begin klein en simpel
Een keuze maken over je relatie of werk heeft enorm veel impact. Start met het maken van wat simpeler keuzes. Ga ik wel of niet uit eten, of stop ik vandaag hoe dan ook om 17u met werken. En maak die kleine keuzes vooral heel bewust.
Tip 2 | Gun je brein één keuze tegelijk
Ik moet allerlei ballen in de lucht houden, ik heb nog zoveel in mijn hoofd zitten en in mijn hoofd zitten nog vele prioriteiten. Besef dat je maar 1 ding tegelijk kunt doen, en hoe bewuster je dit doet hoe beter.
Praktisch voorbeeld: Hoe open jij een mail? Volledig op je scherm door dubbel te klikken? Of half op je scherm zodat je tijdens het lezen van de mail afgeleid wordt door de overige mails en binnenkomende mailtjes. In het eerste geval kies je heel bewust. In het 2e geval overkomt het je. Open dus een mail helemaal op je scherm en neem er een definitieve keuze over (waarom, wat en wanneer)
Maar ook werken op je laptop met 12 schermen die open staan. Kies 1 scherm en switch alleen wanneer het echt nodig is.
Tip 3 | kies met je gevoel
Je gevoel wordt ook wel het limbische brein genoemd. Hierin zit ons gevoel, onze loyaliteit en ons “onderbuik” gevoel. Je kunt vele cijfers en feiten verzamelen, maar maak je daarmee de juiste keuze? Vaak gaat kiezen gepaard met onzekerheid, en dat is simpelweg niet te onderbouwen. Dit wordt ook wel eens kiezen met je hart genoemd, echter is het gewoon je limbische brein. Wat is je eerste ingeving? Wat zegt je gevoel je al een hele tijd? Ga daar op af, wat het is sterker dan je denkt.
Tip 4 | Bespreek ‘wat als’ scenario’s
Zijn we bereid ons huis te verkopen wanneer ik mijn baan opzeg en niets anders vind op korte termijn? Een grote vraag met een enorme consequentie. Bespreek het eens met bijvoorbeeld je partner, dan maak je sneller en makkelijker je keuze. Dit kun je uiteraard ook toepassen bij eenvoudiger keuzes. Wat kan er allemaal gebeuren en zet dit eens op een rijtje.
Tip 5 | Doe een gedragsanalyse
Er zijn vele analyses die je kunt doen zodat je eigen gedrag in kaart kan brengen. Zelf werken we vaak met DISC. Hoe beter je eigen gedrag kent, hoe beter je snapt hoe je zelf in elkaar zit en waarom je soms lastig tot een keuze komt bijvoorbeeld. Ook helpt het je om anderen beter te begrijpen.
Hoe dan ook is echt bewezen dat zelf kiezen veel prettiger is voor je brein en jezelf dan wanneer je zaken overkomen. Kies bewust, kies in kleine stappen, maar kies. En daarmee heb je dan ook een basis gelegd voor effectief werken. Overzicht en het maken van de juiste keuzes geven je rust en grip. Harder werken en hopen dat je alles afkrijgt geven alleen maar meer onrust. En keuzes maken kan klein beginnen, door bijvoorbeeld pas naar huis te gaan wanneer je over alles over je werk een besluit hebt genomen. Dus niet dat je het hebt gedaan maar alleen een besluit. En een goed besluit bevat 3 elementen:
- Een gewenste uitkomst
- Een eerstvolgende actie
- Een deadline
In onze andere blogs nemen we je graag mee in het vastleggen van deze besluiten (Taken, Todoist, Asana bijvoorbeeld). Kies bewust en geniet van je dag.
